La gestion des données des employés dans le cadre du travail hybride pour une meilleure productivité et une meilleure conformité

La gestion des données des employés est essentielle au succès du travail hybride. En collectant, centralisant et analysant de manière sécurisée les informations sur les employés, les organisations peuvent améliorer la coordination, la productivité et la conformité. Lorsqu'elles sont gérées efficacement, les données deviennent un atout stratégique qui permet de prendre des décisions plus éclairées, de renforcer la sécurité et d'améliorer l'expérience des employés au sein des équipes à distance et sur site.

Les points à retenir :

• Centraliser et automatiser les données : consolidez les données des employés dans des systèmes unifiés basés sur le cloud et automatisez les rapports de routine afin de réduire les erreurs, de gagner du temps et de maintenir une précision en temps réel.
• Donner la priorité à la sécurité et à la conformité : protégez les données sensibles grâce au cryptage, aux contrôles d'accès et au respect des lois sur la protection de la vie privée telles que le RGPD ou la CCPA afin d'instaurer la confiance et de réduire les risques.
• Transformer les informations en actions : utilisez les analyses du SIRH et des outils de l'espace de travail pour identifier les tendances, améliorer les politiques de bureau hybride et stimuler la productivité.

Qu'est-ce que la gestion des données des employés et pourquoi est-elle importante dans le travail hybride ?

La gestion des données des employés fait référence au processus de collecte, de stockage et d'analyse sécurisés des informations sur les employés afin d'améliorer les opérations sur le lieu de travail et l'expérience des employés. Dans les environnements de travail hybrides, une gestion efficace des données est essentielle car elle permet de :

• Optimiser l'utilisation de l'espace de travail pour vous aider à comprendre les schémas de présence et à planifier efficacement la capacité du bureau.
• Améliorer l'expérience des employés car elle permet une flexibilité personnalisée en alignant la disponibilité de l'espace de travail sur les préférences des employés.
• Améliorer la communication et la coordination : les équipes restent connectées grâce à une planification précise et à la visibilité des ressources.
• Soutenir les décisions fondées sur des données  grâce à des informations exploitables pour affiner les politiques de travail hybride, la conception de l'espace et l'efficacité des coûts.
• ‍Assurer la sécurité et la conformité  à travers la protéction des données sensibles des employés tout en respectant les normes juridiques et de confidentialité dans toutes les régions.

Quels sont les principaux défis de la gestion des données des employés dans le travail hybride ?

La gestion des données des employés dans les environnements de travail hybrides est plus complexe que dans une configuration de travail traditionnelle. Avec des équipes réparties sur plusieurs sites et appareils, les organisations sont confrontées à des risques accrus liés à la fragmentation des données, à la sécurité, à la conformité et au contrôle d'accès.

Fragmentation des données

Lorsque l'on combine des équipes à distance et des équipes au bureau, on peut s'inquiéter du fait que les données soient stockées dans plusieurs endroits, par exemple dans le nuage ou sur place. Dans les deux cas, des problèmes de sécurité se posent. Il peut également y avoir des problèmes de synchronisation des données entre les plateformes à distance et au bureau, ou des incohérences dans la saisie ou la mise à jour des données entre les deux systèmes. En fin de compte, le risque de redondance des données et de perte potentielle d'informations essentielles est plus élevé. 

Risques de sécurité et problèmes de conformité

Les configurations hybrides augmentent l'exposition aux menaces de cybersécurité telles que le phishing, les accès non autorisés et les logiciels malveillants. Parallèlement, les entreprises doivent se conformer aux réglementations régionales en matière de protection des données , telles que le RGPD dans l'UE et le CCPA en Californie. La protection des données des employés nécessite un chiffrement fort, des contrôles d'accès stricts, des VPN sécurisés et des audits réguliers pour maintenir la conformité et prévenir les violations.

‍

💡 Consultez ces 19 conseils pous sensibiliser à la cybersécurité pour les employés dans les configurations hybrides.

Manque de visibilité et de responsabilisation

Lorsque les données sont réparties entre différents services et outils, il devient difficile de savoir qui y a accès et comment elles sont utilisées. Sans une visibilité adéquate, vous risquez un accès non autorisé ou une erreur humaine entraînant des fuites de données. Mettez en œuvre des autorisations basées sur les rôles, établissez une propriété claire des données et utilisez des outils de surveillance pour maintenir une transparence et une responsabilisation totales.

Problèmes d'intégration et d'évolutivité

À mesure que les équipes hybrides adoptent davantage d'outils numériques, l'intégration de nouvelles plateformes aux systèmes existants peut s'avérer difficile. Les silos de données ralentissent les flux de travail et réduisent la précision des informations. Pour surmonter ce problème, choisissez un logiciel évolutif qui s'intègre de manière transparente à vos outils de RH, d'IT et de gestion de l'espace de travail afin de garantir la cohérence et l'accessibilité des données dans toute l'organisation.

Quelles sont les meilleures stratégies pour une gestion efficace des données des employés dans le cadre du travail hybride ?

Pour gérer efficacement les informations sur les employés, vous avez besoin d'une gouvernance des données robuste, d'une technologie sécurisée et de pratiques cohérentes qui maintiennent l'exactitude et la protection des informations sur toutes les plateformes.

1. Centralisez vos systèmes de données

Lorsque les données sont consolidées sur une plateforme unique, tous les membres de l'équipe, qu'ils soient à distance ou au bureau, peuvent accéder à l'information. La centralisation de toutes les informations en un seul endroit permet de réduire la fragmentation des données et de minimiser les incohérences. 

Avec un logiciel basé sur le cloud, les données peuvent être consultées depuis n'importe quel endroit. Elles sont également mises à jour automatiquement et synchronisées en temps réel, ce qui réduit l'impact des informations doubles ou obsolètes. 

2. Automatisez la collecte et la production de rapports de données

Les tâches de routine telles que la saisie de données, le suivi et l'établissement de rapports peuvent être automatisées. Cela permet de libérer les ressources administratives et les ressources humaines. L'automatisation améliore également la précision car elle limite les erreurs humaines. 

Parmi les outils utiles aux équipes RH à distance, on peut citer les logiciels de gestion des performances, les applications de suivi du temps de travail et les plateformes de gestion des salaires. Quels que soient les outils utilisés, le plus important est de créer des flux de données efficaces qui rationalisent les informations provenant de différentes sources. 

3. Renforcez la sécurité des données et la gestion de la confidentialité

Le travail hybride augmente l'exposition aux violations potentielles de données, votre organisation doit donc adopter des protocoles de sécurité stricts. Restreignez l'accès en fonction des rôles des employés, cryptez les données sensibles en transit et au repos, et mettez en œuvre une authentification multifactorielle. Des audits de sécurité réguliers et la formation des employés réduisent davantage les risques et renforcent la conformité.

‍

4. Respectez les réglementations pertinentes en matière de protection des données

En fonction de leur emplacement et de leur portée, les entreprises doivent revoir régulièrement leurs politiques en matière de données pour s'assurer qu'elles respectent toutes les réglementations applicables en matière de protection des données, telles que le GDPR, la CCPA et l'HIPAA. Il s'agit notamment de s'assurer que les personnes connaissent leurs différents rôles et fonctions de bureau conformément à la politique de l'entreprise. La conformité signifie protéger les données et la vie privée et éviter les sanctions juridiques et financières.

5. Définir une politique de travail hybride claire

Le travail hybride est un concept relativement nouveau. Cela signifie que des politiques peuvent faire défaut dans certains domaines. Une politique claire en matière de travail hybride peut aider à définir des lignes directrices sur ce qui est attendu en termes de sécurité des données et de protocoles d'accès pour assurer la conformité à la fois à distance et dans les bureaux.

6. Standardiser la saisie des données et le contrôle qualité

Assurer des formats standardisés pour la saisie des données dans les différentes équipes. L'uniformité entre les départements et les plateformes facilite la gestion des données. Pour s'assurer que les procédures sont suivies, il est important de réaliser des audits réguliers. Cela permet d'identifier et de corriger toute divergence dans les données.

7. Donner aux employés un accès en libre-service aux données

Donnez à vos employés la propriété de leurs données personnelles grâce à des portails en libre-service. Leur permettre de mettre à jour leurs informations personnelles, de consulter les documents RH ou de corriger les erreurs renforce la confiance et l'engagement. Cette approche améliore la précision des données tout en favorisant la transparence et le partage des responsabilités au sein de l'organisation.

Comment stimuler la productivité grâce à une gestion efficace des données des employés

Une gestion efficace des données vous aide à améliorer la productivité au bureau en réduisant le travail administratif, en éliminant les doublons et en prenant des décisions plus rapides et plus éclairées. Lorsque les données sont centralisées, automatisées et activement utilisées, les équipes collaborent mieux, les dirigeants bénéficient d'une visibilité en temps réel et les organisations transforment l'information en un moteur stratégique de productivité.

1. Rationalisez l'accès et réduisez le travail administratif

Un accès simplifié et clair à l'information réduit le travail administratif inutile. Lorsque vos données sont bien organisées et accessibles, les employés passent moins de temps à chercher des informations et plus de temps sur des tâches significatives. La saisie, la validation et la synchronisation automatisées des données minimisent les erreurs humaines et les doublons. Cette efficacité permet aux équipes RH et de direction de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée telles que le développement des performances, l'engagement et la planification stratégique.

2. Profitez des informations en temps réel et prenez des décisions plus intelligentes

Des données centralisées et en temps réel permettent aux managers de prendre des décisions rapides et fondées sur des preuves. Grâce à une visibilité actualisée des indicateurs de performance, de la présence ou des tendances des flux de travail, vous pouvez détecter les problèmes à un stade précoce, ajuster les stratégies et suivre les progrès vers les objectifs. Cette agilité garantit que vos équipes restent productives et alignées sur les priorités de l'entreprise.

3. Améliorez la collaboration grâce à des systèmes de données centralisés

Le fait de disposer de toutes les informations au même endroit, des indicateurs RH aux données de planification, crée une source unique de vérité. Cela réduit les erreurs de communication entre les équipes à distance et les équipes sur site et garantit que chacun travaille avec les mêmes informations. Moins d'incompréhensions et un accès plus rapide aux données partagées se traduisent par une collaboration plus fluide et une cohésion d'équipe plus forte.

4. Activez vos données pour une amélioration continue

Les techniques d'activation des données peuvent transformer les données brutes des employés en informations exploitables. Cela signifie que les entreprises peuvent être proactives et prendre des décisions qui stimulent la productivité. L'activation des données permet aux employeurs d'identifier des modèles, de repérer des domaines de croissance et de prendre des mesures pour résoudre les problèmes avant que les performances ne diminuent. Au lieu d'être simplement stockées, les données des employés peuvent être utilisées comme un atout pour stimuler la productivité. 

Quels outils technologiques utiliser pour optimiser la gestion des données des employés ?

L'utilisation de la technologie la plus appropriée à votre entreprise est cruciale pour optimiser la gestion des données relatives aux salariés. Les systèmes de gestion des données des ressources humaines (SGRH) et autres solutions logicielles spécialisées aident les entreprises à rationaliser les processus de gestion des données, à améliorer l'efficacité et à garantir la conformité. La transformation commerciale d'Ardoq est un exemple de la façon dont les organisations peuvent utiliser de manière holistique des logiciels spécialisés pour aborder les données sur les employés. 

Quelles sont les principales fonctionnalités à rechercher dans les outils de gestion des données des employés ?

Lorsque vous choisissez les bons outils pour améliorer votre gestion des données des employés, recherchez les fonctionnalités clés suivantes :

• Automatisation : les outils d'automatisation prennent en charge les tâches répétitives telles que la saisie des données des employés, l'adhésion aux avantages sociaux et le traitement des salaires, afin de réduire les frais administratifs et les erreurs humaines.
• Rapports : grâce à des rapports détaillés sur les performances, l'engagement, l'assiduité, etc., il devient plus simple pour l'organisation de prendre des décisions. 
• La sécurité : ce point est indispensable. Tous les outils utilisés doivent être dotés d'un contrôle d'accès basé sur les rôles, d'un cryptage des données et de mises à jour de sécurité régulières. 
• Intégrations : l'intégration de votre SGRH avec d'autres systèmes est essentielle. Recherchez un logiciel qui s'intègre aux outils de paie existants, à votre système de gestion de la relation client (CRM) et à tout système utilisé pour la gestion de projet.

Bonnes pratiques pour la gestion des données des employés dans le cadre du travail hybride

Une gestion réussie des données des employés dans un environnement de travail hybride exige plus qu'une technologie appropriée. Il faut un cadre solide de meilleures pratiques pour soutenir l'exactitude, la sécurité et l'accessibilité des données. 

Formation

Les équipes RH et les employés ont besoin d'une formation adéquate sur les protocoles de gestion des données. Cette formation doit porter sur des sujets tels que la confidentialité des données, les pratiques de sécurité et la manière d'utiliser les outils de gestion des données. Lorsque les employés disposent des connaissances adéquates en matière de protection des données, ils contribuent à réduire les risques et s'impliquent davantage dans les systèmes de gestion des données.

Vérification et mises à jour

Les politiques en matière de données et de gestion doivent être révisées et mises à jour régulièrement. Le degré de régularité dépend de l'organisation, mais des délais clairs doivent être définis afin que cette tâche ne soit pas reléguée au bas d'une liste de choses à faire lorsque des tâches plus urgentes se présentent.

Les audits doivent être programmés régulièrement.

Politiques de gouvernance des données à l'échelle de l'entreprise

Une politique claire définira les règles, les responsabilités et les procédures de gestion des données des employés dans l'ensemble de l'organisation. Elle doit préciser qui peut accéder aux données, les modifier, les partager et les supprimer. Lorsque tout le monde suit les mêmes consignes, l'environnement de données est plus sûr et plus sécurisé, quel que soit le lieu où se trouve l'employé. La transformation des processus d'entreprise est essentielle pour les organisations qui souhaitent normaliser et optimiser leurs pratiques de gestion des données au sein des équipes à distance et internes.

Transparence et communication claire

La transparence des pratiques de gestion des données favorise la confiance des employés. Le fait d'indiquer ouvertement quelles données sont collectées, comment elles sont utilisées et qui y a accès peut aider les employés à comprendre ce que l'on attend d'eux. 

Pourquoi une gestion efficace des données des employés est essentielle au succès d'un environnement de travail hybride

Dans un environnement de travail hybride, une gestion efficace des données des employés est cruciale pour une collaboration, une sécurité et des performances optimales. La centralisation des informations, l'automatisation des flux de travail et l'utilisation des bons outils vous aident à transformer les données dispersées en informations exploitables qui soutiennent des décisions plus intelligentes et des liens plus solides entre les équipes et les départements.

Au-delà de l'efficacité, une gestion efficace des données autonomise les employés et bâtit une organisation plus résiliente. Grâce à des informations précises, accessibles et sécurisées, vous pouvez optimiser votre personnel hybride, stimuler la productivité et créer un lieu de travail prêt pour l'avenir, qui prospère grâce à la flexibilité et à la confiance.