Pianificazione dell’occupazione: come allineare gli spazi dell’ufficio ai modelli di lavoro ibrido

La pianificazione dell’occupazione aiuta le organizzazioni ad adeguare gli spazi dell’ufficio ai modelli di utilizzo reali, riducendo la capacità inutilizzata e migliorando l’esperienza dei dipendenti. Negli ambienti di lavoro ibridi, dove la presenza varia di giorno in giorno, una pianificazione basata su dati concreti sostituisce le supposizioni. Il risultato? Decisioni migliori sugli spazi, costi immobiliari più bassi e uffici realmente funzionali per chi li utilizza.

Gli uffici ibridi spesso operano al di sotto della piena capacità: per questo dimensionare correttamente gli spazi dell’ufficio è più importante che pianificare in base all’intero organico. La pianificazione dell’occupazione consente di adeguare gli spazi ai modelli di utilizzo reali, riducendo la capacità inutilizzata e garantendo ai dipendenti lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno quando si recano in sede. Questa guida spiega come definire un quadro di riferimento dell’utilizzo attuale, fissare obiettivi basati sui dati, monitorare le metriche giuste e utilizzare le analisi degli spazi di lavoro per prendere decisioni immobiliari solide in un contesto ibrido.

Che cos'è la pianificazione dell'occupazione?

La pianificazione dell'occupazione è il processo di definizione delle strategie e di gestione dell'assegnazione degli spazi all'interno di un edificio al fine di massimizzarne l'efficienza. Si concentra sulla comprensione delle modalità di utilizzo degli spazi, sulla previsione delle esigenze future e sulla pianificazione dei cambiamenti nell'occupazione, al fine di sostenere gli obiettivi organizzativi. Questo processo contribuisce a garantire che gli spazi fisici siano in linea con le strategie aziendali, a promuovere la produttività, a ridurre i costi e ad adattarsi alle esigenze in continua evoluzione della forza lavoro.

Pianificazione dell’occupazione, progettazione degli spazi e gestione quotidiana dell’occupazione

Questi termini vengono spesso usati in modo intercambiabile, ma si riferiscono a problematiche diverse:

• La pianificazione dell'occupazione si concentra sulla previsione e sull'assegnazione degli spazi in base alle modalità effettive di utilizzo dell'ufficio da parte delle persone. Si pone la seguente domanda: di quante postazioni di lavoro, sale e aree abbiamo bisogno, tenendo conto dei nostri modelli di presenza?
• La progettazione degli spazi riguarda la disposizione fisica e il design dell’ambiente di lavoro. Risponde alla domanda: dove devono essere collocate le postazioni, le sale riunioni e le aree collaborative?
• La gestione dell’occupazione riguarda le attività quotidiane legate a chi utilizza quale spazio. Risponde alla domanda: come gestire prenotazioni, check-in e disponibilità in tempo reale?

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Aspetti fondamentali della pianificazione dell'occupazione

I responsabili del corporate real estate (CRE) devono considerare numerosi aspetti per creare un ambiente di lavoro che soddisfi le aspettative dell’azienda e dei dipendenti, riducendo al contempo i costi. Devono analizzare:

• Policy di lavoro per la presenza in ufficio, il lavoro ibrido, gli orari asincroni e i modelli da 2-3 giorni
• Decisioni relative alla progettazione e alla disposizione degli spazi per uffici
• Esperienza e aspettative dei dipendenti
• Analisi degli spazi di lavoro e raccolta dei dati

Ogni elemento incide direttamente sul modo in cui gli spazi vengono utilizzati. Una policy che richiede la presenza il martedì crea esigenze diverse rispetto a una che offre piena flessibilità. Le scelte progettuali determinano se i dipendenti riescono a trovare le tipologie di spazio di cui hanno bisogno. Senza dati, si pianifica alla cieca.

Come il lavoro ibrido ha trasformato la pianificazione dell’occupazione

La pianificazione dell’occupazione è diventata sempre più complessa con l’aumentare della flessibilità dei modelli di lavoro. Poiché ogni giorno sono presenti meno dipendenti in ufficio, il ruolo degli spazi di lavoro è cambiato profondamente.

Gli studi condotti in tutto il mondo dimostrano che i dipendenti ibridi si recano in ufficio da 2 a 3 giorni alla settimana.

Non arrivano tutti lo stesso giorno. La presenza si concentra solitamente nei giorni di punta infrasettimanali, quindi non tutti gli spazi di lavoro vengono utilizzati ogni giorno.

Oggi la sfida va ben oltre il semplice conteggio del personale. Nei giorni di picco, come martedì e mercoledì, gli uffici raggiungono la capienza massima, mentre il venerdì restano quasi vuoti. Le mancate presentazioni generano prenotazioni fantasma: le postazioni risultano occupate, ma rimangono inutilizzate. Senza sapere chi si recherà davvero in ufficio, la pianificazione si riduce a semplici supposizioni.

Gestire queste variazioni nell’occupazione degli uffici e adattarsi alla nuova funzione dell’ufficio è oggi una priorità per le organizzazioni.

Perché la pianificazione dell'occupazione è importante per gli ambienti di lavoro ibridi

Adattare il patrimonio immobiliare ai nuovi modelli di lavoro

Oggi i dipendenti utilizzano l’ufficio in modo diverso. Le file di scrivanie singole non sono più in linea con le moderne modalità di lavoro né con le aspettative della forza lavoro. Aggrapparsi a una configurazione tradizionale significa che metà dello spazio di lavoro rimane inutilizzato o non soddisfa le esigenze dei dipendenti. Adattare gli spazi aziendali alle nuove modalità di lavoro permette di mantenere l’ambiente di lavoro al passo con i tempi, attraente e accogliente.

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Ridurre lo spazio sprecato e ottimizzare l'utilizzo

Mantenere una postazione per ogni dipendente comporta uno spreco di spazio e risorse, perché non tutte vengono utilizzate ogni giorno. Il desk sharing consente di ridurre il numero di postazioni senza creare disagi per i dipendenti. Gli uffici con hot desking sono sempre più diffusi e permettono alle organizzazioni di offrire meno postazioni allo stesso numero di persone. Questa soluzione di gestione degli spazi risponde perfettamente alle esigenze della forza lavoro ibrida.

Offrire ai membri del team diversi tipi di spazi di lavoro tra cui scegliere è oggi uno dei cambiamenti più richiesti in ufficio. Le persone si recano in sede soprattutto per collaborare e incontrare i colleghi, più che per svolgere attività individuali. Sale riunioni, huddle space, aree condivise e altre tipologie moderne di spazio devono quindi far parte dell’ambiente di lavoro.

Tra i problemi più comuni che compromettono l’utilizzo degli spazi figurano le mancate presentazioni, quando i dipendenti prenotano una postazione ma non si presentano, e le doppie prenotazioni, che generano confusione. Senza monitorare questi fenomeni, non è possibile conoscere il tasso di utilizzo reale.

Ridurre i costi grazie a decisioni basate sui dati

Ridurre le spese è un obiettivo comune alle organizzazioni di ogni dimensione. La pianificazione dell’occupazione aiuta a individuare le aree di miglioramento e le soluzioni più efficaci.

Valuta la possibilità di ridimensionare lo spazio degli uffici in base alle effettive esigenze. Se i dati indicano che il tuo ufficio, progettato per 1.000 persone, non supera mai il 60% della sua capacità, hai un motivo chiaro per procedere a un ridimensionamento. Le organizzazioni che adottano decisioni basate sui dati riducono la capacità inutilizzata, garantendo al contempo che i dipendenti trovino comunque spazio quando ne hanno bisogno.

Il risparmio sui costi rappresenta solo una parte del quadro. È la creazione di un ambiente di lavoro fisico che favorisca la collaborazione, la creatività, l’innovazione e il coinvolgimento a generare valore reale.

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Indicatori chiave da monitorare per la pianificazione dell’occupazione

Una pianificazione efficace richiede la misurazione degli aspetti giusti. Ecco le principali metriche di utilizzo dell’ufficio da monitorare:

• Tasso di occupazione: la percentuale di posti disponibili occupati in un determinato momento. Si calcola dividendo il numero di persone presenti per la capienza totale.
• Picco di occupazione: il livello massimo di occupazione raggiunto in un determinato periodo. Permette di individuare i giorni e gli orari di maggiore affluenza.
• Tasso di utilizzo: indica con quale frequenza uno spazio viene effettivamente utilizzato rispetto alla sua disponibilità. Una postazione prenotata per 3 giorni ma utilizzata per 2 ha un tasso di utilizzo del 67%.
• Tasso di mancata presentazione: la percentuale di prenotazioni in cui i dipendenti non si presentano. Tassi elevati indicano la necessità di introdurre requisiti per il check-in o di modificare le politiche aziendali.
• Rapporto postazioni/dipendenti: il numero di postazioni diviso per il numero totale di dipendenti. Negli uffici ibridi, l’obiettivo è in genere compreso tra 0,6 e 0,8 postazioni per dipendente.

Il monitoraggio di questi indicatori nel tempo mette in luce tendenze che consentono di prendere decisioni più oculate in materia di spazi.

Come pianificare l'occupazione degli uffici in 6 passaggi

Una pianificazione efficace segue un approccio strutturato. Ecco 6 passaggi per ottenere i risultati migliori:

1. Allineare i team interfunzionali
2. Definire il livello di occupazione attuale sulla base dei dati
3. Definire gli obiettivi e le politiche in materia di spazi
4. Creare scenari e testare le modifiche
5. Raccogliere il feedback dei dipendenti
6. Definire la governance e la cadenza delle revisioni

1. Allineare i team interfunzionali

Parti dalla collaborazione. I responsabili CRE devono lavorare con facility manager, specialisti IT, progettisti degli spazi di lavoro, Risorse Umane e altri reparti. Riunire queste competenze consente di valutare gli spazi dell’ufficio da ogni prospettiva.

Ogni membro del team apporta competenze specifiche su infrastrutture, tecnologia, esigenze dei dipendenti e design. Affrontare la sfida collettivamente garantisce che il processo di pianificazione tenga conto dei diversi aspetti dell’ambiente di lavoro, aumentando l’efficienza e migliorando l’esperienza dei dipendenti.

2. Definire il livello di occupazione attuale sulla base dei dati

Una pianificazione dell’occupazione efficace richiede tecnologie moderne e solide analisi dei dati. L’integrazione di strumenti come sensori IoT, software per l’analisi dell’utilizzo degli spazi e soluzioni basate sull’intelligenza artificiale offre informazioni essenziali su come gli ambienti vengono utilizzati in tempo reale.

Tra le principali fonti di dati figurano:

• Dati sulle prenotazioni, che mostrano chi ha riservato quali spazi
• Dati relativi all'accesso tramite badge che rivelano chi è effettivamente entrato nell'edificio
• Dati dei sensori che rilevano la presenza in tempo reale
• Integrazioni con i calendari, che mostrano i modelli ricorrenti delle riunioni

Questo approccio basato sui dati ti aiuta a prendere decisioni informate e a definire strategie che rispondano alle esigenze dei dipendenti, adattandosi al contempo alle mutevoli dinamiche del posto di lavoro.

3. Definire gli obiettivi e le politiche relative agli spazi

Una volta raccolti i dati di riferimento, definisci obiettivi chiari. Quale rapporto postazioni/dipendenti è più adatto alla tua policy di lavoro ibrido? A quale tasso di utilizzo dovresti puntare? Tra gli obiettivi più comuni figurano un utilizzo del 70-80% nei giorni di picco e un rapporto di 0,6-0,8 postazioni per dipendente.

Allinea questi obiettivi alla tua policy di lavoro ibrido. Se i team hanno giorni prestabiliti di presenza in ufficio, puoi pianificare sulla base di modelli prevedibili. Una presenza completamente flessibile richiede invece una maggiore capacità di riserva.

4. Creare scenari e testare le modifiche

Una volta individuati gli interventi necessari per migliorare l’ambiente di lavoro, l’approccio “test and learn” è il modo migliore per verificare la strategia.

Inizia con cambiamenti su piccola scala. Raccogli dati sul loro impatto e analizza i risultati. Questo processo iterativo ti permette di perfezionare la strategia in base a ciò che funziona davvero. Testare e apprendere continuamente consente di apportare modifiche informate e mantenere la pianificazione dell’occupazione allineata alle esigenze dell’organizzazione, che evolvono nel tempo.

5. Raccogliere il feedback dei dipendenti

La pianificazione dell’occupazione svolge un ruolo fondamentale nel creare un ambiente di lavoro efficiente, in cui i dipendenti trovino ciò di cui hanno bisogno per lavorare nelle condizioni migliori. Per approfondire, leggi il nostro articolo sull’impatto della disposizione dell’ufficio sulla produttività.

Oltre a garantire la funzionalità degli spazi, una buona pianificazione migliora l’esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti, contribuendo ad attrarre e trattenere i talenti. Chiedi al personale un feedback sull’ambiente di lavoro fisico e su come migliorarlo. L’approccio più efficace combina i dati dell’ufficio con le opinioni dei dipendenti.

6. Definire la governance e la cadenza delle revisioni

I dati contano solo quando vengono utilizzati. Definisci chi esamina le analisi degli spazi di lavoro, con quale frequenza e quali decisioni può prendere. Per la maggior parte delle organizzazioni sono adatte revisioni mensili, affiancate da analisi trimestrali più approfondite per orientare decisioni importanti, come il rinnovo dei contratti di locazione o la riprogettazione degli uffici.

Definisci chiaramente le responsabilità. Chi approva le modifiche alle policy? Chi decide quando aggiungere o rimuovere postazioni? Chi monitora il tasso di mancate presentazioni e interviene? Questa struttura di governance mantiene attiva la pianificazione dell’occupazione, evitando che diventi un esercizio una tantum.

Monitora le tendenze sul futuro del lavoro

La pianificazione dell’occupazione riduce i costi, ma garantisce anche che l’ambiente di lavoro continui a rispondere alle esigenze del personale. Per raggiungere questo obiettivo è essenziale seguire le nuove tendenze che stanno plasmando il futuro del lavoro.

Comprendere i cambiamenti nei metodi di lavoro, tra cui il lavoro da remoto, gli orari asincroni e i team distribuiti, ti aiuta ad anticipare le esigenze in continua evoluzione e ad adattarti ad esse. Questo approccio proattivo garantisce che l’ambiente di lavoro rimanga sufficientemente flessibile da soddisfare le esigenze della forza lavoro man mano che cambiano le modalità di lavoro.

Pianifica pensando alla scalabilità

La scalabilità è un aspetto fondamentale nella gestione dell’occupazione degli uffici. Anticipare la crescita o la contrazione dell’organizzazione semplifica transizioni e modifiche.

Pianificare in funzione della scalabilità consente di ampliare o riconfigurare gli spazi in modo efficiente. In questo modo si evitano ristrutturazioni costose e si mantiene la continuità operativa mentre l’azienda evolve.

Come deskbird supporta la pianificazione dell’occupazione

deskbird aiuta le organizzazioni a trasformare la pianificazione dell’occupazione in un processo basato sui dati. La piattaforma combina visibilità sulle presenze, analisi degli spazi di lavoro e un’esperienza di prenotazione intuitiva, offrendo le informazioni necessarie per prendere decisioni migliori sugli spazi. ILF Consulting Engineers Austria ha affrontato proprio questa sfida: una rapida crescita aveva reso gli spazi limitati, mentre sempre più dipendenti lavoravano in modalità ibrida. Dopo aver introdotto deskbird per gestire circa 800 postazioni, l’azienda ha raggiunto un tasso di adozione superiore all’80% e ora sa esattamente quante postazioni sono necessarie e quante vengono effettivamente utilizzate.

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Non ci sono più discussioni e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Infatti, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente non scarseggerebbero comunque. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio.

Josef P. Mayr, Amministratore Delegato, ILF Consulting Engineers Austria

Visibilità delle presenze e pianificazione settimanale

Sapere chi verrà in ufficio e quando è alla base di una pianificazione efficace dell’occupazione. La gestione della forza lavoro offre ai team visibilità sulle presenze prima dell’arrivo delle persone. La funzione di pianificazione settimanale di deskbird consente ai dipendenti di condividere i propri programmi di presenza in ufficio, fornendo ai responsabili una visione chiara dei modelli futuri.

I team possono coordinare i giorni di presenza in ufficio, rendendo più facile pianificare il lavoro collaborativo. Poiché i dipendenti vedono chi altro sarà presente, sono più propensi a recarsi in ufficio nei giorni importanti per il loro lavoro.

Analisi dell'ambiente di lavoro per decisioni basate sui dati

deskbird aiuta le aziende nella pianificazione dell'occupazione fornendo analisi precise sugli uffici. Il nostro strumento raccoglie dati sull'utilizzo e sull'occupazione degli uffici per aiutarti a prendere decisioni informate sulla gestione dei tuoi spazi di lavoro.

Ad esempio, mostra quante postazioni e sale riunioni vengono prenotate ogni giorno, individua i giorni di picco e monitora nel tempo le tendenze di utilizzo. Puoi adeguare il numero di spazi alle esigenze reali e riconoscere modelli ricorrenti, come una presenza costantemente bassa il venerdì o un tasso elevato di mancate presentazioni.

Prenotazione di postazioni e sale che favorisce l’adozione

Per ottenere dati accurati sulla pianificazione dell’occupazione, è essenziale che i dipendenti utilizzino davvero il sistema di prenotazione. deskbird registra tassi di adozione superiori al 90% in oltre 500 aziende, perché è intuitivo, non richiede formazione e funziona come le persone si aspettano.

deskbird consente al personale di prenotare postazioni condivise, sale riunioni, huddle space e persino parcheggi quando si reca in sede. La nostra soluzione assicura a ogni persona lo spazio e l’ambiente di lavoro di cui ha bisogno per dare il meglio.

Un tasso di adozione elevato garantisce che i dati sull’utilizzo rispecchino la realtà, non soltanto il comportamento dei pochi dipendenti che effettuano le prenotazioni.

Planimetrie interattive e calcolatore per uffici ibridi

L’app deskbird include molte altre funzionalità pensate per aiutare dipendenti e aziende a sfruttare al meglio l’ambiente di lavoro ibrido. Dalla planimetria interattiva alla pianificazione settimanale, fino alla funzione per gli eventi in ufficio, la nostra tecnologia intuitiva supporta chiunque lavori in modo flessibile.

Utilizza il calcolatore per uffici ibridi per determinare il rapporto postazioni/dipendenti ideale ed evitare sprechi di spazio. In pochi clic saprai esattamente quante postazioni deve includere l’ufficio in base alle sue dimensioni, al numero di membri del team e alla policy di lavoro.

La pianificazione dell'occupazione non è mai stata così importante nel mondo del lavoro. Con l'evolversi delle modalità di lavoro, cambiano anche gli spazi degli uffici e la loro funzione. I responsabili del settore immobiliare commerciale (CRE) e della gestione delle strutture devono affrontare nuove sfide. La collaborazione con altri reparti e l'utilizzo della tecnologia adeguata sono fondamentali per un'analisi e una strategia efficaci in materia di utilizzo degli spazi.