Regole di buona condotta per i team ibridi che condividono le scrivanie

La condivisione delle scrivanie funziona bene quando vengono seguite linee guida chiare. Senza delle regole chiare, la pratica della scrivania a rotazione può diventare rapidamente frustrante per i team ibridi.

Le regole di buona condotta per le postazioni condivise definiscono chiaramente cosa fare e cosa evitare per dipendenti e datori di lavoro, al fine di mantenere l’hot desking produttivo, igienico e rispettoso (dalla prenotazione anticipata delle scrivanie al lasciare le postazioni pulite e sicure). I datori di lavoro dovrebbero sostenere questo approccio con software di prenotazione delle scrivanie, spazi di lavoro ergonomici e diversificati, soluzioni di archiviazione sicura, formazione sulla sicurezza informatica e un feedback continuo dei dipendenti, per far funzionare davvero gli uffici flessibili.

Questa guida illustra 12 regole fondamentali, suddivise tra pratiche dei dipendenti e responsabilità dei datori di lavoro, per aiutarti a creare uno spazio di lavoro flessibile pulito, produttivo e positivo.

Che cosa sono le regole di buona condotta per le scrivanie condivise?

Le regole di buona condotta per le scrivanie condivise definiscono i comportamenti da adottare e quelli da evitare che i team ibridi seguono per mantenere un'esperienza in sede produttiva e positiva. Queste regole si applicano a tutti i membri dell'azienda e combinano la comune cortesia con i valori e la cultura specifici della vostra organizzazione.

Le regole di buona condotta per l'hot desking aiutano i team ad adattarsi a condividere lo spazio d'ufficio e il tempo in modo diverso rispetto alle configurazioni tradizionali. Sebbene la transizione possa essere inizialmente impegnativa, l'applicazione di questi principi crea uno dei modelli di lavoro più piacevoli e produttivi sia per i manager che per i dipendenti.

5 regole di buona condotta per i dipendenti che condividono le scrivanie

1. Chiedi ai membri del team di prenotare una scrivania in anticipo per evitare conflitti di orario

In primo luogo, in un ambiente di hot desking è fondamentale evitare i conflitti di orario. Non c'è niente di più irritante e frustrante per il personale che arrivare in ufficio e scoprire che qualcuno è già seduto al posto che si era scelto per la giornata. Questo è ancora più fastidioso in un modello ibrido, poiché le persone non si recano in sede ogni giorno. 

Per questo motivo, è fondamentale spiegare ai team l'importanza di prenotare in anticipo. Questo ti aiuterà a evitare qualsiasi tipo di tensione e insoddisfazione tra i tuoi collaboratori. Per rendere il tutto più semplice e organizzato, ti consigliamo di dotare il personale di soluzioni facili da usare, come la funzione di prenotazione della scrivania di deskbird.

2. Richiedi che i telefoni siano in modalità vibrazione o silenziosa

L'immagine tipica di un ufficio pieno è quella del rumore. Come in ogni modello di lavoro, in uno spazio condiviso è d'obbligo richiedere che i telefoni siano in modalità silenziosa. L'open space porta a molte interruzioni, spesso causate dai telefoni. Non è necessario che la stanza sia completamente silenziosa, ma deve mantenere un certo livello di quiete adatto a tutti. 

Ricordati di:

• Consigliare l'uso delle cuffie per lavorare con concentrazione
• Permettere l'uso di dispositivi mobili in modalità vibrazione o silenziosa
• Mettere a disposizione delle cabine telefoniche insonorizzate o piccole sale riunioni per le chiamate personali.

Questa diverse soluzioni permettono ai tuoi dipendenti di gestire le questioni personali e professionali in tutta privacy, evitando disturbi.

3. Ricorda al personale di portare i propri dispositivi 

A casa, i dipendenti hanno già impostato il loro ambiente di lavoro, come i loro computer, dispositivi e software. Ma quando arrivano in sede, potrebbero trovare difficile non lavorare con una configurazione familiare. Perché allora non suggerire al personale di adottare il modello BYOD (Bring Your Own Device)? In questo modo possono utilizzare i propri materiali anziché quelli forniti dall'azienda. 

Questo approccio richiede:

• Allineamento con i requisiti lavorativi della tua azienda
• Soluzioni di sicurezza BYOD in atto
• Una chiara politica BYOD che definisce cosa fare e cosa non fare

4. Chiedi ai dipendenti di rimanere a casa se sono malati

L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie significa che la tua azienda ha già un modello di lavoro ibrido e che i team sono abituati a lavorare da casa 2 giorni alla settimana. Una lezione che abbiamo appreso negli ultimi anni su virus e malattie è che è meglio evitare di incontrarsi di persona e diffondere il virus ai membri del personale. 

Con la condivisione della scrivania, questo aspetto è fondamentale. La regola è semplice: se si è malati, si sta a casa! Non è necessario esporre i colleghi quando si può lavorare a distanza, soprattutto perché diversi dipendenti utilizzano la stessa scrivania, il che aumenta il rischio di contaminazione. 

Ricorda al tuo team di:

• Cancellare le prenotazioni delle scrivanie se stanno male
  
• Avvertire il personale della possibile diffusione di malattie in ufficio
• Prendere precauzioni extra durante la stagione influenzale per evitare picchi di assenze per malattia.

5. Sottolinea l'importanza di lasciare l'area di lavoro come l'hanno trovata

La scrivania è un ambiente molto personale, a volte anche personalizzato con immagini o decorazioni. Ma con la condivisione della scrivania, questo non è possibile. È necessario lasciare il posto come lo si è trovato, pulito e ordinato. Non è consentito lasciare oggetti personali sulla scrivania. Tutto deve essere inserito in ogni rotazione e solo la cancelleria di base può essere fornita dall'azienda.

Come abbiamo appena sottolineato, anche l'igiene è molto importante. Metti sempre a disposizione disinfettanti e fazzoletti umidi per riordinare il posto non appena terminata la sessione. Presta particolare attenzione a qualsiasi problema di pulizia e assicurati di affrontarlo con rispetto per evitare che si ripeta.

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7 regole di condivisione delle scrivanie per i datori di lavoro

1. Investi in un IWMS e in un software per la prenotazione delle scrivanie

Se hai intenzione di attivare l'hot desking nella tua azienda, potresti chiederti come organizzerai le cose. Ti consigliamo di prendere in considerazione l'installazione di un Integrated Workplace Management System (IWMS). Può fornirti office analytics su come e quando viene utilizzato lo spazio. Puoi quindi ottimizzare il tuo layout per renderlo ancora più efficiente. Questo ti darebbe preziose informazioni sulle diverse opzioni che potresti voler offrire ai tuoi colleghi.

Inoltre, è possibile implementare un software di prenotazione delle scrivanie come deskbird per aiutare i dipendenti a trovare il posto disponibile di cui hanno bisogno. Questo software facilita anche la creazione di legami, in quanto consente al personale di scegliere con chi lavorare. Inoltre, sviluppa la cultura aziendale e aumenta la coesione del team.

2. Imposta una politica di condivisione delle scrivanie

Non puoi aspettarti che i dipendenti condividano lo spazio dell'ufficio senza alcun problema se non fornisci linee guida esplicite su cosa fare e cosa non fare. Creare una policy per la condivisione delle scrivanie  è fondamentale per fornire al tuo team istruzioni e aspettative chiare. 

Per esempio, la tua politica di hot desking può includere una checklist facile da seguire per il ripristino di tutte le postazioni di lavoro, che potrebbe essere simile a questa:

• portare via sempre gli effetti personali;

• utilizzare un disinfettante prima di toccare qualsiasi superficie;

• pulire lo spazio di lavoro, compresa la scrivania, prima di uscire;

• disconnettersi da tutti gli strumenti e le risorse (se non si applica una politica BYOD);

• riposizionare la scrivania e la sedia come desideri trovarle al tuo arrivo;

• svuotare il cestino della carta, se possibile.

Tutte queste azioni, se fatte da tutti, garantiranno un ambiente pulito e accogliente.

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3. Forma il personale sui rischi della cybersecurity in uno spazio di lavoro condiviso

Gli uffici condivisi implicano l'utilizzo delle stesse risorse da parte di persone diverse. Cosa succede se qualcuno dimentica di disconnettersi e la persona successiva finisce per avere accesso a dati riservati? Ecco perché la sicurezza informatica è ancora più importante in un ambiente di lavoro flessibile e condiviso.

L'impostazione della giusta strategia di gestione del rischio informatico è fondamentale, ma altrettanto cruciale è la formazione dei membri del team su questo tema. Inoltre, i server devono essere a prova di virus e i dati devono essere protetti da infezioni esterne e interne. Assicurati regolarmente che il personale conosca le regole di cybersecurity applicabili al tuo ambiente di lavoro ibrido.

4. Fornisci diversi tipi di spazio di lavoro per rispondere alle esigenze dei dipendenti

Con l'hot desking, ripensare il layout dell'ufficio è spesso un'ottima idea per rendere lo spazio di lavoro più agile e produttivo. Il sistema di scrivanie condivise è la prova che il ruolo dell'ufficio sta cambiando e deve essere rivisto per soddisfare le esigenze e le aspettative dei dipendenti. 

Poiché i dipendenti vengono in ufficio per svolgere diversi tipi di attività, è fondamentale fornire loro lo spazio di lavoro necessario per svolgere il proprio lavoro in condizioni ottimali. Ecco alcuni esempi di spazi di lavoro che puoi creare:

• postazioni di lavoro per persone che lavorano da sole;
• sale riunioni per le interazioni faccia a faccia;
• cabine insonorizzate per telefonate e videoconferenze con clienti o altri;
• stanze confortevoli dove i team possono sedersi e fare brainstorming di idee;
• aree tranquille per il lavoro individuale;
• uno spazio collettivo dove riunirsi per il pranzo o la pausa.

Fornire questi spazi soddisfa tutte le diverse esigenze dei vostri team.

5. Rendi ergonomico lo spazio dell'ufficio

Il benessere dei dipendenti è una seria preoccupazione al giorno d'oggi, e deve essere preso in considerazione quando si pensa a uno spazio progettato per l'hot desking. Come organizzazione, è tua responsabilità fornire al team gli strumenti e le attrezzature adeguate per consentire loro di lavorare nelle migliori condizioni. Il luogo di lavoro deve essere adattabile. Ad esempio, grazie ad arredi ergonomici come:

• scrivanie ad altezza regolabile;
• diversi tipi di sedie e opzioni di seduta;
• lampade da tavolo o luce naturale sufficiente;
• monitor di diverse dimensioni.

Queste funzionalità migliorano la salute dei dipendenti, con un impatto positivo sulla loro esperienza in sede e sulla produttività.

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6. Pianifica un luogo per conservare gli effetti personali

Un ambiente di lavoro flessibile significa anche che il personale non sarà presente tutti i giorni. In una configurazione tradizionale, di solito dispongono di spazi per tenere al sicuro i loro beni. Ma in un modello con scrivania condivisa, potrebbero lasciare le loro borse o le loro biciclette dove capita. Questo può portare a un ambiente disordinato e poco sicuro.

La soluzione consiste nel mettere a disposizione aree in cui i dipendenti possano riporre i propri effetti personali durante il lavoro e, all'occorrenza, lasciarli lì. In questo modo si garantisce una maggiore sicurezza e pulizia. Assicurati di far sapere al personale che questi servizi sono disponibili e rendine obbligatorio l'uso nelle tue regole di condivisione delle scrivanie.

7. Implementa un sistema di feedback per i dipendenti

Quando proponi un nuovo modo di lavorare, presta attenzione alle sensazioni del team e sii aperto ai suggerimenti. Se il modello di hot desking è nuovo nella tua azienda, non vuoi conoscere le prime impressioni dei dipendenti? In questo modo avrai il tempo di apportare modifiche e miglioramenti prima che le cose si mettano male.

Una volta avviato il processo, crea un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti per prevenire eventuali problemi e continuare a migliorare il layout e la gestione dell'ufficio. Fornisci ai team strumenti e piattaforme per comunicare le loro esigenze e presentare richieste di supporto (possono essere anonime). Questo è fondamentale per sapere se c'è qualche problema il prima possibile, perché l'obiettivo è creare un ambiente positivo e dinamico in modo che tutti siano felici e produttivi.  

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L'hot desking sta diventando uno dei modelli di lavoro più diffusi grazie all'implementazione del modello ibrido. Definire delle regole di buona condotta per la condivisione della scrivania è indispensabile affinché questo modello sia efficace e permetta al personale di dare il meglio. La chiave è implementare regole per l'uso della scrivania in modo che tutti sappiano cosa fare e cosa aspettarsi.

L'uso di un sistema di gestione dello spazio di lavoro è altamente raccomandato per gestire il tuo ufficio condiviso senza problemi e con successo. Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per scoprire tutte le nostre funzioni di facile utilizzo, dalla prenotazione delle scrivanie all'analisi dell'ufficio e alla pianificazione della settimana!