Una guida pratica ai sistemi di gestione integrata dell'ambiente di lavoro (IWMS)

Un sistema di gestione integrata dell'ambiente di lavoro (IWMS) centralizza il modo in cui le organizzazioni gestiscono il patrimonio immobiliare, le strutture e le operazioni sul luogo di lavoro. Riunisce dati e processi per migliorare l'efficienza, la collaborazione e la sostenibilità, il che è essenziale per gli ambienti di lavoro ibridi e flessibili.

Punti chiave:

• Unifica operazioni e dati: IWMS integra la pianificazione degli spazi, la manutenzione, le risorse, i contratti di locazione e la sostenibilità in un'unica piattaforma, offrendo ai facility, workplace e IT manager piena visibilità e controllo.
• Consenti decisioni più intelligenti ed economiche: l'analisi in tempo reale aiuta a ottimizzare l'occupazione, ridurre il consumo di energia e allineare la strategia degli spazi agli obiettivi aziendali.
• ‍Combina IWMS con strumenti di lavoro ibrido: strumenti come deskbird integrano IWMS aggiungendo funzionalità intuitive di prenotazione di scrivanie e sale, pianificazione settimanale, gestione dei visitatori e analisi dell'ambiente di lavoro.

Cos'è un sistema di gestione integrata dell'ambiente di lavoro (IWMS)?

Un sistema di gestione integrata dell'ambiente di lavoro (IWMS) è una piattaforma software centralizzata che aiuta le organizzazioni a gestire tutti gli aspetti del loro patrimonio immobiliare aziendale (CRE) e delle operazioni sulle strutture. L'aggiunta del termine “integrato” significa che tutti i dati e i processi sono unificati in un unico sistema, garantendo visibilità e controllo in tempo reale su come vengono gestiti spazi, risorse e costi.

Quali sono i cinque aspetti principali di un sistema di gestione integrata dell'ambiente di lavoro?

I sistemi di gestione integrata dell'ambiente di lavoro riuniscono molteplici funzioni che aiutano le organizzazioni a gestire in modo efficiente i propri spazi, risorse e operazioni. I cinque componenti principali di un IWMS includono:

1. Spazi e strutture: fornisce planimetrie e dati sull'occupazione. Aiuta a migliorare l'utilizzo degli spazi, a ridurre i costi immobiliari e a gestire la prenotazione di scrivanie e sale riunioni.
2. Portafoglio immobiliare e contabilità dei contratti di locazione: fornisce una panoramica di ogni proprietà, compresi i metri quadrati, l'occupazione e i costi.
3. Manutenzione: utilizzata per la gestione delle richieste di assistenza. Assicura che la manutenzione giusta venga effettuata anche prima del necessario e tiene traccia dei costi.
4. Capitale: aiuta a monitorare la documentazione di costruzione, come progetti, offerte, costi e programmi.
5. Energia e sostenibilità: fornisce una visione completa del consumo energetico.

Cosa dicono le ultime statistiche sui sistemi di gestione integrata dell'ambiente di lavoro?

Il mercato IWMS è in rapida crescita poiché sempre più aziende attraversano la trasformazione digitale, gli obiettivi di sostenibilità e i modelli di lavoro ibrido. Ecco alcune previsioni e proiezioni recenti sulla crescita del mercato.

• Nel 2023, il mercato IWMS è stato stimato a circa 4,69 miliardi di dollari, e si stima che raggiungerà i 12,80 miliardi di dollari entro il 2030.
• Il mercato IWMS globale è stato valutato 5,31 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che raggiungerà i 5,95 miliardi di dollari nel 2025, crescendo a un CAGR del 10,69%.
• Una previsione di Mordor Intelligence colloca il mercato a 6,17 miliardi di dollari nel 2025, in aumento a 11,96 miliardi di dollari entro il 2030 (con un CAGR del ~14,17%).

Chi utilizza i sistemi di gestione integrata dell'ambiente di lavoro?

Il software IWMS è progettato per molteplici ruoli all'interno di un'azienda, dai leader IT e CRE manager ai professionisti delle risorse umane e del digital workplace. Che tu stia ottimizzando lo spazio, gestendo le strutture o migliorando la employee experience, il software IWMS centralizza i dati, automatizza i flussi di lavoro e migliora la collaborazione tra i reparti.

Leader IT

I professionisti IT sono la colonna vertebrale dell'attivazione e dell'integrazione di IWMS. La loro responsabilità principale è quella di collegare il sistema con l'infrastruttura tecnologica esistente dell'azienda. Con un IWMS, possono aiutare ad automatizzare le attività di manutenzione ordinaria, semplificare i flussi di lavoro e unificare le operazioni sul luogo di lavoro in un unico ambiente digitale sicuro. Ciò non solo migliora l'affidabilità del sistema, ma promuove anche l'efficienza e la scalabilità a lungo termine.

CRE e Facility Manager

I Corporate Real Estate e Facility Manager sono i principali utenti delle piattaforme IWMS. Il loro compito è assicurarsi che tutti gli spazi fisici siano utilizzati in modo efficace ed efficiente. Un IWMS offre loro una visione completa dei tassi di occupazione, dei dati di locazione e dei programmi di manutenzione, aiutandoli a ridurre i costi immobiliari e a prendere decisioni di pianificazione degli spazi basate sui dati. Nei modelli di lavoro ibrido, in cui l'occupazione fluttua quotidianamente, gli strumenti IWMS sono essenziali per bilanciare la flessibilità con l'efficienza dei costi.

Professionisti dell'ambiente di lavoro digitale

I professionisti del digital workplace, come i professionisti delle risorse umane e i responsabili di reparto, utilizzano gli IWMS per migliorare la employee experience e accompagnare i loro team. Questi strumenti aiutano in tutto, dall'onboarding e dalle prenotazioni degli spazi di lavoro alla gestione delle risorse tramite una app di prenotazione delle scrivanie. Ad esempio, i team delle risorse umane possono utilizzare un IWMS per gestire le planimetrie dei posti a sedere o tenere traccia delle presenze in modalità di lavoro ibrido, mentre i manager possono analizzare le tendenze di utilizzo dello spazio di lavoro per ottimizzare la collaborazione del team.

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Perché dovresti utilizzare un Integrated Workplace Management System?

Un Integrated Workplace Management System (IWMS) ti aiuta a semplificare il funzionamento del tuo luogo di lavoro, dall'utilizzo dello spazio e il controllo dei costi alla collaborazione e alla employee experience. È un'unica piattaforma basata sui dati che supporta il lavoro flessibile, un processo decisionale più intelligente e un'organizzazione più connessa ed efficiente.

Il lavoro flessibile è diventato la nuova normalità

Man mano che i modelli di lavoro ibrido e flessibile prendono il sopravvento, la gestione manuale della logistica del luogo di lavoro non funziona più. Con un IWMS, puoi facilmente tenere traccia di chi è in ufficio e quando, aiutandoti ad allocare in modo efficiente scrivanie, sale riunioni e risorse. Fornisce inoltre i dati necessari per dimensionare correttamente l'impronta del tuo ufficio, sia che ciò significhi ridimensionare il tuo ufficio o riutilizzare gli spazi disponibili.

I dati alimentano decisioni più intelligenti

Le piattaforme IWMS trasformano i dati grezzi del luogo di lavoro in informazioni utili. Puoi analizzare l'utilizzo dello spazio, le tendenze di occupazione e le preferenze dei dipendenti per decidere se espandere, riprogettare o ridimensionare. I facility manager possono anche identificare le aree sottoutilizzate e riutilizzarle in zone collaborative o spazi per riunioni, il che ottimizza sia le prestazioni che il comfort.

I team collaborano e comunicano meglio

Un IWMS unisce persone, luoghi e processi in tutta l'organizzazione. Centralizzando le informazioni, come prenotazioni, richieste di manutenzione e risorse condivise, elimina inutili avanti e indietro. I team collaborano meglio, rimangono allineati sulla pianificazione e accedono ai dati in tempo reale da qualsiasi luogo, creando una comunicazione più fluida e veloce.

I costi sono ridotti e ottimizzati

Gli strumenti IWMS ti offrono una visibilità completa sui costi e sul consumo di energia. Comprendendo l'occupazione e l'utilizzo delle risorse, puoi ridurre i costi dell'ufficio. I sensori intelligenti negli edifici connessi possono persino monitorare il consumo di energia in tempo reale, il che aiuta a identificare gli sprechi di energia e a prendere decisioni basate sui dati per migliorare la sostenibilità e ridurre le spese generali.

Una migliore workplace experience stimola il coinvolgimento

Una workplace experience eccezionale alimenta la felicità e la produttività dei dipendenti e IWMS ti aiuta a raggiungerla. Questi sistemi migliorano la trasparenza tra leader e dipendenti, rendendo le informazioni essenziali accessibili a tutti. Favoriscono anche il lavoro ibrido e una comunicazione fluida, creando un clima fiducia e una cultura organizzativa positiva e inclusiva in cui le persone si sentono responsabilizzate e l'employee engagement va per la maggiore.

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In che modo deskbird può migliorare la tua strategia di workplace management

deskbird è la soluzione perfetta per la gestione della postazione di lavoro da aggiungere al tuo IWMS se vuoi aumentare l'autonomia dei dipendenti, ottenere informazioni sull'utilizzo dell'ufficio e creare un sistema efficiente di hot desking. 

Ottieni dati chiari e fruibili sull'utilizzo dell'ufficio

L'applicazione deskbird fornisce analisi del luogo di lavoro, consentendo ai dirigenti di esaminare la distribuzione dei dipendenti da remoto, le presenze in ufficio e le assenze. 

Fornisce inoltre analisi dell'ufficio, in modo che i responsabili della struttura capiscano quali risorse sono spesso prenotate e come viene utilizzato l'ufficio in generale. 

I dati vengono visualizzati in tempo reale e possono essere scaricati in rapporti personalizzabili. La ciliegina sulla torta è che possono essere personalizzati per ogni singolo team. 

Dai ai dipendenti la possibilità di pianificare la settimana in modo intelligente

La funzione di pianificazione della settimana offre ai dipendenti l'autonomia di programmare i giorni in ufficio e a casa, che vengono poi visualizzati dai colleghi. 

Inoltre, i membri del team possono prenotare scrivanie e sale riunioni, riservando lo spazio che preferiscono da una planimetria interattiva dell'ufficio. Questo non solo motiva i dipendenti a venire in ufficio, ma migliora anche la gestione della struttura.

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Migliorare la collaborazione e l'esperienza dei dipendenti

deskbird rafforza la connessione sul luogo di lavoro e la collaborazione rendendo più facile per i team incontrarsi di persona. Quando i dipendenti possono pianificare le loro giornate in ufficio e prenotare gli spazi senza problemi, la collaborazione avviene in modo naturale. L'app aiuta a ricreare l'energia sociale e creativa di cui molti lavoratori ibridi sentono la mancanza, aumentando così il coinvolgimento e il lavoro di squadra.

Ottimizza i costi con una gestione dello spazio più intelligente

La comprensione dell'occupazione e dell'utilizzo degli uffici offre maggiori opportunità di ridimensionamento. Se i dati raccolti sull'occupazione mostrano che solo metà del team arriva settimanalmente, i responsabili delle strutture e del CRE hanno i dati per giustificare il trasferimento in un edificio più piccolo. 

Inoltre, i dati di utilizzo potrebbero rivelare che alcune parti dell'ufficio vengono utilizzate meno di altre. Ciò significa che i costi accessori in quella parte dell'ufficio possono essere ridotti spegnendo le fonti di energia. 

Perché gli Integrated Workplace Management System sono essenziali per il futuro del lavoro

Il software Integrated Workplace Management System è una potente piattaforma che combina varie tecnologie e dati in un unico sistema, consentendo una gestione efficiente del patrimonio immobiliare aziendale. L'IWMS comprende cinque aspetti fondamentali: gestione di spazi e strutture, portafoglio immobiliare e contabilità dei contratti di locazione, manutenzione, gestione del capitale ed energia e sostenibilità. 

Con l'aumento del modello di lavoro ibrido e flessibile, il software IWMS è essenziale per tracciare l'utilizzo degli uffici e ottimizzare l'allocazione degli spazi. Inoltre, questi sistemi forniscono informazioni sull'utilizzo delle risorse, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati in merito al ridimensionamento o all'espansione degli uffici. Inoltre, gli IWMS migliorano la collaborazione e la comunicazione tra i team, semplificando le operazioni e centralizzando i dati.

Soluzioni come deskbird contribuiscono a una gestione efficace dell'ambiente di lavoro. La nostra piattaforma consente alle aziende di adattarsi ai modelli di lavoro in evoluzione, prendere decisioni basate sui dati e creare un ambiente di lavoro produttivo. Richiedi una demo gratuita per scoprire di più sui vantaggi dell'app deskbird!