Condivisione della scrivania sul posto di lavoro: guida introduttiva agli uffici ibridi

La condivisione delle scrivanie in un ufficio ibrido significa che più dipendenti utilizzano le stesse scrivanie in giorni diversi, adattando lo spazio alla presenza effettiva piuttosto che al numero di dipendenti. È una risposta pratica alla realtà che vede la maggior parte degli uffici semivuoti nei giorni tranquilli e sovraffollati nei giorni di punta.

La sfida consiste nel curare i dettagli. Questa guida ti accompagna nell'implementazione del desk sharing sul posto di lavoro, assicurandoti che apporti valore a tutte le persone coinvolte. Inoltre, parleremo di come deskbird la gestione degli spazi condivisi più semplice ed efficiente. Che tu stia appena iniziando o desideri ottimizzare la tua configurazione attuale, ecco come farlo funzionare nel tuo ufficio.

Punti chiave: come rendere efficace il desk sharing nel vostro ufficio?

• Progettazione per i picchi: pianificate lo spazio in base ai giorni di maggiore affluenza (di solito martedì/mercoledì) piuttosto che alle medie settimanali, per evitare il sovraffollamento.
• Rapporti ottimali: per la maggior parte dei modelli ibridi, puntare a un rapporto di condivisione delle scrivanie compreso tra 1,3:1 e 1,7:1.
• Standardizzare le attrezzature: assicurarsi che ogni scrivania disponga di monitor e docking station identici, in modo che i dipendenti possano lavorare in modo produttivo da qualsiasi postazione.
• Politiche chiare: il successo richiede regole documentate per la prenotazione, aspettative di "scrivania pulita" e regole di comportamento relative al rumore.
• Tecnologia: utilizza una piattaforma dedicata alla prenotazione delle scrivanie per fornire visibilità in tempo reale e dati per l'ottimizzazione futura dello spazio.

Cosa significa condividere la scrivania in un ambiente di lavoro ibrido

Il desk sharing è un modello di spazio di lavoro in cui più dipendenti utilizzano le stesse scrivanie in momenti diversi, invece di avere posti assegnati in modo permanente. In un ufficio ibrido, questo approccio ha senso perché non tutti vengono ogni giorno. Invece di pagare per scrivanie che rimangono vuote, si adatta lo spazio alle effettive modalità di presenza.

La condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro si è evoluta in un approccio strategico volto a promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e versatile, che mette in evidenza le inefficienze delle scrivanie fisse. Fa parte di una più ampia iniziativa volta a ottimizzare le risorse e aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Una configurazione di condivisione delle scrivanie di successo combina politiche chiare, un sistema di prenotazione affidabile e una cultura del rispetto. Coinvolgi i dipendenti sin dall'inizio, fornisci gli strumenti adeguati (app di prenotazione, armadietti), stabilisci regole di comportamento in materia di pulizia e rumore, progetta spazi di lavoro vari e utilizza i dati per adattarti nel tempo.

I vantaggi del desk sharing sul posto di lavoro

La condivisione delle scrivanie offre vantaggi sia ai dipendenti che alle organizzazioni. Dal punto di vista dei dipendenti, uno spazio di lavoro più flessibile avrà un impatto positivo sulla collaborazione e sulla socialità.

• Maggiore flessibilità. Le persone possono scegliere dove sedersi in base alle attività da svolgere durante la giornata, che si tratti di un angolo tranquillo dove concentrarsi o di una zona collaborativa per i progetti di gruppo.
• Maggiore collaborazione. La condivisione delle scrivanie mette naturalmente in contatto i membri del team con diversi colleghi ogni giorno, abbattendo le barriere tra i reparti e rafforzando la comunità sul posto di lavoro attraverso lo scambio di idee in tempo reale.

D'altra parte, la condivisione delle scrivanie offre notevoli vantaggi finanziari e operativi per i datori di lavoro.

• Costi immobiliari inferiori. Un numero inferiore di scrivanie per dipendente comporta una riduzione delle spese di affitto, energia e manutenzione, con un miglioramento diretto dei profitti.
• Migliore utilizzo dello spazio. Le ricerche dimostrano che più di un terzo delle scrivanie degli uffici rimane vuoto ogni giorno. La condivisione delle scrivanie consente di sfruttare tale spazio e massimizzare il ROI dell'ingombro del vostro ufficio.
• Spazi di lavoro più puliti. Quando nessuno "possiede" una scrivania, le persone tendono a mantenere gli spazi più ordinati e liberi da ingombri, creando un ambiente più professionale per tutti.

Creare una politica di condivisione delle scrivanie che funzioni

Una politica chiara previene confusione e conflitti. Senza di essa, si finisce per avere regole non ufficiali che variano a seconda del team e creano frustrazione.

Il tuo documento assicurativo funziona al meglio quando copre alcune aree chiave:

• Regole di prenotazione: con quanto anticipo i dipendenti possono prenotare? Esiste una durata massima della prenotazione? Cosa succede se qualcuno non si presenta?
• Aspettative relative alla pulizia della scrivania: i dipendenti devono riporre i propri oggetti personali alla fine di ogni giornata lavorativa. Fornire armadietti o spazi dove riporre gli effetti personali.
• Rumore e galateo telefonico: definire quali zone sono silenziose e dove è consentito telefonare. Indirizzare le persone verso cabine telefoniche o sale riunioni per chiamate più lunghe.
• Sicurezza dei dati: i dipendenti si disconnettono dai computer e non lasciano documenti riservati in vista.
• Adattamenti per l'accessibilità: riservare scrivanie specifiche per i dipendenti che necessitano di configurazioni ergonomiche o postazioni accessibili.

La vera sfida ibrida: picchi di affluenza contro affluenza media

Ecco dove molti piani di condivisione delle scrivanie falliscono: vengono progettati in base alla presenza media anziché ai giorni di picco. Se il tuo ufficio ha un'occupazione media del 50% durante la settimana, potresti pensare che metà delle scrivanie siano sufficienti. Ma le medie nascondono la realtà.

Il martedì e il mercoledì sono solitamente i giorni con il maggior traffico in ufficio. In questi giorni, la presenza può raggiungere il 70-80%, mentre il lunedì e il venerdì si aggira intorno al 30%. Se avete dimensionato il vostro spazio in base alla media, i giorni più affollati diventano caotici.

I dati del settore evidenziano la discrepanza tra il picco e l'utilizzo medio:

• Secondo i dati di occupazione del 2024 di CBRE, il 74% degli uffici registra un utilizzo superiore al 60% nei giorni di punta, ma solo il 28% mantiene questo livello settimanalmente.
• Kastle Systems riporta un andamento simile: le medie settimanali si attestano intorno al 50% dei livelli pre-pandemia, ma nei giorni di picco raggiungono il 60%, mentre nei giorni di calo scendono al 30%.

Questo divario spiega perché a volte i dipendenti arrivano e non trovano scrivanie disponibili, anche se l'ufficio sembra mezzo vuoto per la maggior parte del tempo. Progettate pensando ai giorni di punta, non alla media.

L'importanza del rapporto di condivisione delle scrivanie

Il rapporto di condivisione delle scrivanie è il numero di dipendenti per ogni scrivania disponibile. Un rapporto di 1,5:1 significa che 15 dipendenti condividono 10 scrivanie. Calcolare correttamente questo numero è una delle decisioni più importanti che dovrete prendere. Per orari ibridi moderati, con 2 o 3 giorni di presenza in ufficio alla settimana, la maggior parte delle organizzazioni si attesta tra 1,3:1 e 1,7:1.

Come risolvere i principali punti critici del desk sharing

Nonostante i numerosi vantaggi del desk sharing, esistono anche potenziali svantaggi e persino i sistemi meglio progettati possono incontrare difficoltà. Per alcuni dipendenti può essere difficile adattarsi a spazi di lavoro in costante cambiamento. Condividere la scrivania con altri può anche causare distrazioni e interruzioni che possono influire sulla produttività.

Ecco come affrontare alcune delle lamentele più comuni:

• "Non riesco mai a trovare una scrivania": questo di solito indica un problema di rapporto o un problema con lo strumento di prenotazione. Tieni traccia della saturazione nei giorni di punta e regola di conseguenza. Assicurati che il tuo sistema di prenotazione mostri la disponibilità in tempo reale.
• "C'è troppo rumore": creare zone silenziose chiaramente segnalate. Stabilire delle regole per le telefonate e le videoconferenze. Valutare la possibilità di utilizzare cabine telefoniche o piccole sale riunioni per le chiamate.
• "Le persone occupano le scrivanie": imposta limiti di prenotazione e regole di rilascio automatico. Se qualcuno non effettua il check-in entro 15-30 minuti, la scrivania torna disponibile.
• "Non riesco a trovare il mio team": utilizza uno strumento di prenotazione con planimetrie interattive in modo che i dipendenti possano vedere dove sono seduti i colleghi. Anche i gruppi di scrivanie aiutano i team a riunirsi.
• "Le scrivanie non sono predisposte per me": standardizza l'attrezzatura delle scrivanie con monitor, docking station e sedie regolabili. I dipendenti portano i propri laptop e tutto il resto è già pronto.

Le migliori pratiche per rendere efficace il desk sharing nel tuo ufficio ibrido

L'introduzione del desk sharing non è semplice come premere un interruttore. Richiede un'attenta pianificazione e gestione per avere successo sia per i dipendenti che per l'organizzazione. Un approccio graduale riduce la resistenza e consente di individuare tempestivamente eventuali problemi.

Valuta in anticipo lo spazio disponibile nel tuo ufficio

Prima di implementare qualsiasi strategia di condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro, è fondamentale valutare lo spazio disponibile nell'ufficio. Prendi nota del numero di dipendenti, della metratura disponibile e delle esigenze della tua azienda. Questo ti aiuterà a determinare il numero di scrivanie necessarie, come devono essere disposte e a ottenere un rapporto di condivisione delle scrivanie equilibrato.

La comunicazione è fondamentale

La condivisione delle scrivanie può essere percepita come una perdita dai dipendenti che attribuivano grande valore alla "loro" scrivania. Affrontate direttamente la questione spiegando i vantaggi che vanno oltre il risparmio sui costi. Coinvolgeteli sin dalle prime fasi del processo per comprendere le loro preoccupazioni specifiche e gli aspetti che apprezzerebbero in un sistema di condivisione delle scrivanie, incoraggiando una comunicazione aperta su eventuali dubbi o problemi. Inoltre, prendete in considerazione l'idea di organizzare una riunione aziendale o un incontro pubblico per rispondere alle domande dei dipendenti e prevedete un periodo di prova per consentire ai dipendenti di adattarsi al nuovo sistema prima di implementarlo completamente.

Creare una politica di condivisione delle scrivanie

Una volta valutato lo spazio disponibile nel vostro ufficio, è fondamentale definire una politica di condivisione delle scrivanie. Tale politica dovrebbe delineare le regole, le linee guida e le aspettative della vostra azienda in materia di condivisione delle scrivanie. Dovrebbe inoltre includere informazioni sulla prenotazione delle scrivanie, sulla pulizia e sull'organizzazione degli spazi di lavoro e altre informazioni importanti relative a tale pratica.

Progettare uno spazio di lavoro flessibile e accogliente

Quando si progetta uno spazio di lavoro condiviso, è importante creare un ambiente flessibile che si adatti a diversi stili di lavoro. Metti a disposizione vari spazi di lavoro, come scrivanie in piedi, sale silenziose e aree di collaborazione. I dipendenti potranno così scegliere lo spazio di lavoro più adatto alle loro esigenze e preferenze. Considerate la luce naturale, i livelli di rumore e la vicinanza alle risorse condivise, come le stampanti, e includete delle linee guida per la personalizzazione degli spazi di lavoro. Consentire ai dipendenti di portare piante o decorazioni contribuisce a creare un senso di appartenenza e di proprietà tra i dipendenti, anche in uno spazio di lavoro condiviso.

Fornire soluzioni di stoccaggio adeguate

Senza scrivanie dedicate, i dipendenti hanno bisogno di uno spazio dove riporre i propri effetti personali. Fornite armadietti o schedari per garantire ai dipendenti un luogo sicuro dove riporre i propri oggetti personali. Ciò può anche ridurre il disordine e garantire che gli spazi di lavoro rimangano organizzati e ordinati.

Implementare un sistema di prenotazione universale

Per garantire che la condivisione delle scrivanie funzioni senza intoppi, è essenziale rendere le prenotazioni semplici. Sistemi imprecisi come i fogli di calcolo vengono ignorati. Se i dipendenti possono prenotare una scrivania direttamente da Outlook, Teams o Slack pochi secondi, l'adozione aumenta. E quando i manager utilizzano lo stesso sistema e seguono le stesse regole, ciò indica che la condivisione delle scrivanie si applica a tutti.

Considerare gli aspetti relativi alla sicurezza informatica

I modelli di condivisione delle scrivanie devono tenere conto della sicurezza informatica, soprattutto se si sta cercando di implementare una politica BYOD. Sebbene questa configurazione sia flessibile, solleva preoccupazioni relative alla privacy dei dati e all'integrità della rete. Investite in una strategia di sicurezza digitale completa che includa Wi-Fi protetto, crittografia robusta e autenticazione a più fattori.

Incoraggiare la pulizia e l'organizzazione

Quando più dipendenti condividono lo stesso spazio di lavoro, la pulizia e l'organizzazione sono fondamentali. Avere regole e linee guida adeguate per la condivisione delle scrivanie incoraggia i dipendenti a pulire dopo aver utilizzato lo spazio e a mantenere i propri spazi di lavoro organizzati. Ciò crea un ambiente di lavoro più piacevole, aiuta a prevenire la diffusione di germi e riduce il rischio di incidenti o infortuni. Sentiti libero di utilizzare il nostro modello di politica per la pulizia delle scrivanie.

Investire in mobili e attrezzature regolabili

Per creare un ambiente di lavoro condiviso di successo, è fondamentale disporre di arredi e attrezzature regolabili. Questo permette a tutti i membri del team di lavorare in condizioni ottimali, indipendentemente dalle proprie esigenze fisiche o dal compito da svolgere. Una scrivania in piedi, ad esempio, favorisce una postura migliore e riduce il rischio di infortuni. Le sedie ergonomiche aumentano la produttività e il comfort. Rendi il tuo spazio di lavoro completamente personalizzabile con bracci per monitor e ripiani per tastiera personalizzabili. Investire in arredi e attrezzature versatili dimostra il tuo impegno per il benessere dei dipendenti e per la creazione di un ambiente di lavoro più produttivo.

Come deskbird gli ambienti di lavoro condivisi

deskbird una piattaforma di gestione dell'ambiente di lavoro che semplifica la prenotazione e la gestione delle scrivanie condivise per dipendenti e amministratori.

• Prenotazioni semplici: i dipendenti possono prenotare la scrivania giusta in pochi secondi, sfruttando al massimo la collaborazione del team durantele giornate in ufficio‍
• Ottimizzazione delle operazioni di condivisione delle scrivanie: gli amministratori ottengono una panoramica completa dell'utilizzo delle scrivanie, consentendo una gestione efficiente delle risorse dell'ufficio.
• M igliora grazie ai dati di utilizzo reali: l'analisidegli uffici mostra come vengono effettivamente utilizzati gli spazi, aiutandoti a individuare modelli ricorrenti e a prendere decisioni più intelligenti in materia di layout e politiche aziendali.
• Si integra perfettamente con i tuoi strumenti esistenti: le integrazioni con i calendari Microsoft e Google consentono di mantenere la prenotazione e la pianificazione nel flusso di lavoro.

Rendere la condivisione della scrivania semplice e intuitiva

La condivisione delle scrivanie funziona quando i dipendenti hanno fiducia nel sistema. Ciò significa che le scrivanie sono disponibili quando arrivano, la prenotazione richiede pochi secondi e l'ufficio appare organizzato anziché caotico.

Inizia comprendendo i tuoi effettivi modelli di presenza, non le supposizioni. Stabilisci un rapporto basato sui giorni di picco, non sulle medie. Scrivi una politica chiara che copra prenotazioni, regole di comportamento ed eccezioni. Standardizza la disposizione delle scrivanie in modo che chiunque possa sedersi ovunque. Quindi misura ciò che sta accadendo e apporta le modifiche necessarie.

Infine, gli strumenti giusti fanno davvero la differenza. Quando i dipendenti possono prenotare dal proprio calendario, vedere dove si trova il proprio team e avere la certezza che una scrivania sarà a loro disposizione, la condivisione delle scrivanie smette di essere una seccatura e diventa un vantaggio. Strumenti come deskbird il passaggio a un layout dell'ufficio condiviso e adattabile, rendendo facile la prenotazione e la gestione delle scrivanie condivise per i dipendenti e gli amministratori.