Come scegliere il software di gestione dell'ambiente di lavoro: funzionalità e criteri da considerare

Molte scrivanie rimangono vuote mentre le sale riunioni sono costantemente sovra-prenotate. Questa discrepanza tra ciò di cui i dipendenti hanno bisogno e ciò che il tuo ufficio offre è uno spreco di denaro e fonte di frustrazione per i team ma è anche un'opportunità per ottimizzare lo spazio ufficio. Il software di gestione dell'ambiente di lavoro risolve questo problema monitorando chi utilizza quali spazi e quando. Ti fornisce i dati per prendere decisioni migliori sulla prenotazione di scrivanie, l'allocazione delle sale e i costi immobiliari. Questa guida spiega cosa fanno questi strumenti e come beneficiano organizzazioni e dipendenti. Imparerai anche cosa cercare quando scegli la piattaforma giusta per il tuo luogo di lavoro ibrido.

TL;DR

Il software di gestione dello spazio ufficio aiuta le aziende ibride a prenotare scrivanie e sale, monitorare l'utilizzo dello spazio e prendere decisioni basate sui dati riguardo al loro patrimonio immobiliare. Ecco cosa devi sapere:

Che cos'è un software per la gestione degli spazi dell'ufficio?

Il software di gestione dello spazio ufficio è uno strumento digitale che aiuta le aziende a utilizzare lo spazio di lavoro in modo più efficiente attraverso dati di occupazione e analytics. Monitora chi utilizza determinati spazi e quando. Questi dati supportano le decisioni su come organizzare il tuo ufficio e le risorse.

L'obiettivo principale è garantire che il tuo spazio fisico venga utilizzato in modo efficiente. Soddisfa sia le esigenze operative della tua organizzazione sia il comfort dei tuoi dipendenti. Per le aziende ibride, questo significa capire quali spazi di lavoro il tuo personale richiede. Quindi, ti assicuri l'accesso a quelle aree specifiche.

Office manager, team di facility management, operazioni HR e manager finanziari si affidano tutti a questo software per migliorare le aree di lavoro e ridurre i costi.

Funzionalità principali da considerare

Le funzionalità principali del software di gestione dello spazio ufficio includono:

Queste funzionalità consentono una gestione dinamica dello spazio di lavoro. Migliorano anche la employee experience in un ambiente di lavoro flessibile.

Chi beneficia di questo software

Diversi stakeholder traggono un valore diverso dal software di gestione dello spazio ufficio.

I dipendenti acquisiscono la capacità di pianificare la settimana, trovare scrivanie disponibili e coordinarsi con i colleghi. Possono vedere chi sarà in ufficio e prenotare spazi che corrispondano alle loro esigenze lavorative. Questo significa una scrivania tranquilla per il lavoro che richiede concentrazione o una sala riunioni per la collaborazione.

I manager di ufficio e facility ottengono visibilità sull'utilizzo effettivo degli spazi. Questo li aiuta a prendere decisioni informate su layout, risorse e programmi di manutenzione.

I team HR possono supportare modalità di lavoro flessibili mantenendo al contempo connessione e cultura. Inoltre, ottengono informazioni sui modelli di presenza che supportano le decisioni sulle policy.

I manager finanziari e immobiliari accedono ai dati necessari per ottimizzare le dimensioni degli uffici e giustificare gli investimenti immobiliari. Quando conosci esattamente come le persone utilizzano lo spazio, puoi prendere decisioni sicure su affitti ed espansioni.

In che modo il software di gestione degli spazi ufficio beneficia la tua organizzazione

Rendi più efficiente l'utilizzo dello spazio con dati reali

Dati reali su come i tuoi dipendenti utilizzano l'ufficio rendono più semplice e pertinente migliorare l'efficienza dello spazio. Puoi individuare aree di miglioramento analizzando come il tuo personale utilizza i diversi spazi di lavoro. Combina questi dati con il loro feedback.

Considera uno scenario comune. Il tuo piano iniziale non funziona. Le persone non vengono in sede perché non hanno accesso agli spazi di lavoro di cui hanno bisogno, le sale riunioni sono costantemente occupate e metà delle singole scrivanie rimangono vuote.

Con gli analytics per il workplace, i responsabili HR, delle facility e finanziari possono collaborare per ripensare lo spazio di lavoro. Possono creare un ambiente che soddisfi meglio le aspettative dei dipendenti, basato su dati di occupazione reali, non su supposizioni.

Riduci i costi immobiliari e operativi

Sfruttare al meglio il tuo spazio di lavoro spesso riduce le spese d'ufficio. Ora più persone lavorano da casa. Molte aziende si rendono conto che il loro layout d'ufficio non è più appropriato. Perché fornire una singola scrivania a ogni dipendente se la metà lavora da remoto?

Scegliere il layout giusto e rendere il tuo ufficio più efficiente può ridurre significativamente i tuoi costi immobiliari. I risparmi si estendono oltre l'affitto:

Vuoi sapere come una configurazione di lavoro ibrido può ridurre i costi? Leggi il nostro articolo sulle idee per risparmiare sui costi d'ufficio. Puoi anche esplorare strategie per ridimensionare lo spazio ufficio senza sacrificare l'esperienza dei dipendenti.

Prendi decisioni basate sugli analytics, non su congetture

Gli sforzi che dedichi alla progettazione di un ambiente di lavoro incentrato sulle persone contano profondamente. Gli studi dimostrano che il layout dell'ufficio influisce sulla produttività in modi misurabili.

Gli analytics per il workplace bilanciano le esigenze spaziali e le preferenze dei lavoratori. Questo ti permette di creare aree di lavoro personalizzate che migliorano il comfort e la produttività. Funzionalità come il desk booking e gli analytics sull'utilizzo dello spazio assicurano che gli spazi di lavoro siano flessibili. Si adattano a vari stili di lavoro.

Dati di occupazione affidabili sono la chiave. Quando i dati di prenotazione corrispondono all'utilizzo effettivo, puoi rispondere con sicurezza a domande chiave: quali sono i giorni di punta? Quali spazi sono sottoutilizzati? Dove preferiscono lavorare i team?

In che modo il software di gestione degli spazi ufficio avvantaggia i dipendenti?

L'esperienza dei dipendenti è più importante che mai per attrarre e trattenere talenti. Il software per l'ufficio ibrido aiuta i lavoratori a pianificare la loro settimana rapidamente, eliminando lo stress inutile.

Prenota scrivanie e sale senza attriti

Niente frustra i dipendenti più che arrivare in ufficio e non trovare scrivanie disponibili. Prenotare una sala riunioni solo per scoprire che qualcun altro la sta già usando è altrettanto frustrante.

Un buon software di prenotazione scrivanie elimina questi problemi. Gli aggiornamenti sulla disponibilità in tempo reale prevengono le doppie prenotazioni. I requisiti di check-in automatico riducono le assenze che sprecano spazio. I dipendenti possono vedere esattamente cosa è disponibile prima di recarsi in ufficio.

Con un sistema di hot desking intuitivo, pianificare un programma di lavoro ibrido diventa semplice. I dipendenti possono organizzare la loro intera settimana in pochi clic. Scelgono gli spazi che corrispondono ai loro compiti per ogni giorno.

Vedi chi è in ufficio e pianifica la collaborazione

Il software di gestione dello spazio ufficio non ti aiuta solo a gestire efficacemente il luogo di lavoro. Aiuta anche la collaborazione e il team bonding.

Le funzionalità di pianificazione settimanale facilitano il coordinamento dei giorni in ufficio, mostrando chi ha prenotato uno spazio di lavoro e quando. Vuoi costruire amicizie con i colleghi? Questa visibilità ti permette di venire nello stesso giorno dei tuoi colleghi preferiti.

La prenotazione di sale consente ai membri del team di riservare spazi di lavoro collaborativi per progetti di gruppo o incontri di team. Alcune attività richiedono quel tipo di spazio per essere completate in modo efficiente. Le funzionalità per gli eventi in ufficio facilitano la pianificazione di eventi aziendali e di team, incoraggiando il team bonding. Queste connessioni più profonde e personali sono cruciali per sviluppare una cultura aziendale positiva.

Concilia l'equilibrio tra vita privata e lavoro e la flessibilità

Il lavoro ibrido è ormai una prassi comune per molte organizzazioni. Le persone si sono abituate a scegliere quando lavorare da casa o dall'ufficio.

La flessibilità sul lavoro cambia inevitabilmente il nostro rapporto con il luogo di lavoro fisico. L'esperienza in sede è ora più personale. I dipendenti pianificano i giorni in ufficio per collaborare con i colleghi, partecipare a eventi specifici o connettersi con i membri del team.

Dare alle persone l'autonomia di scegliere quando venire in ufficio permette loro di dare priorità ad altre parti della loro vita. Questo significa dipendenti più felici che possono concentrarsi veramente sul lavoro quando ne hanno bisogno. Significa anche che sono meno propensi a andarsene. Le funzionalità incentrate sulle persone influiscono direttamente sulla soddisfazione dei dipendenti e supportano un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.

Come scegliere il giusto software di gestione dello spazio ufficio

Non tutti i software di gestione degli spazi ufficio sono uguali. Ecco cosa valutare quando confronti le opzioni:

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Valuta le capacità di integrazione

Il tuo software di gestione degli spazi ufficio deve integrarsi con gli strumenti che il tuo team già utilizza. Altrimenti, l'adozione ne risente e i dati diventano frammentati.

Queste sono alcune delle integrazioni essenziali da considerare.

I dipendenti possono prenotare una scrivania dal loro calendario o da Teams senza cambiare app, il che li stimola a utilizzare il sistema con regolarità.

Dai priorità a facilità d'uso e adozione

Il miglior software è inutile se nessuno lo usa. Interfacce confuse e flussi di lavoro complicati ostacolano l'adozione.

Cerca piattaforme che richiedano una formazione minima. I dipendenti dovrebbero essere in grado di prenotare una scrivania o una sala in pochi clic. Le app mobili dovrebbero rispecchiare l'esperienza desktop in modo che le persone possano gestire le prenotazioni da qualsiasi luogo.

Testa il software con un piccolo gruppo prima di implementarlo a livello aziendale e osserva quanto velocemente lo capiscono senza guida. Se fanno fatica, anche il resto del team sarà in difficoltà.

Tieni presente quali sono i requisiti di privacy e sicurezza

Per le organizzazioni europee in particolare, la privacy dei dati è importante. La tua piattaforma di gestione dello spazio ufficio gestirà i dati sulla posizione dei dipendenti e i modelli di presenza e potrebbe anche gestire informazioni sensibili sulla pianificazione.

Le principali funzionalità di sicurezza da verificare includono:

ILF Consulting Engineers Austria ha affrontato la sfida di gestire uno spazio ufficio limitato in sei sedi mentre la loro forza lavoro cresceva rapidamente. Implementando deskbird, ora gestiscono circa 800 postazioni di lavoro con un'allocazione trasparente e basata sui dati che ha eliminato la necessità per la direzione di mediare le controversie sullo spazio. La piattaforma è utilizzata da oltre l'80% della loro forza lavoro, e l'azienda ha scoperto, tramite analisi dettagliate, di avere effettivamente spazio sufficiente per continuare a crescere.

Non ci sono più litigi e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Di fatto, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente sarebbero comunque abbastanza. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio

Josef P. Mayr, Managing Director at ILF Consulting Engineers Austria

In che modo deskbird supporta la gestione dello spazio ufficio

deskbird è un software di gestione dello spazio ufficio progettato per il lavoro ibrido. Combina le funzionalità discusse in questo articolo in un'unica piattaforma intuitiva.

Le funzionalità principali includono:

deskbird è certificato ISO 27001 e SOC 2 Type II. Offre hosting dei dati GDPR-first in Europa. Le organizzazioni spesso registrano tassi di adozione superiori al 90% senza formazione formale.

Vuoi vedere come funziona? Guarda le funzionalità dell'app deskbird in meno di 2 minuti.

Inizia una prova gratuita per scoprire come deskbird ti aiuta ad adottare il lavoro flessibile. Scopri come ti aiuta a gestire il tuo spazio ufficio in modo efficace. Puoi anche prenotare una demo per vederlo in azione con il tuo caso d'uso specifico.