Come deskbird si integra con i sistemi HRIS

deskbird al tuo HRIS Merge, garantendo così la sincronizzazione di assenze, utenti e gruppi senza necessità di aggiornamenti manuali. Le assenze approvate vengono trasferite automaticamente nella pianificazione settimanale e annullano eventuali prenotazioni postazione parcheggi in conflitto, mentre i nuovi assunti vengono configurati e i dipendenti in uscita disattivati quotidianamente, senza bisogno di SCIM. Sono supportate oltre 20 piattaforme, tra cui Workday, BambooHR, Personio e SAP SuccessFactors.

Introduzione

Molti strumenti aziendali faticano a diffondersi perché il reparto IT deve creare account, aggiornare le strutture dei team e ripulire gli elenchi degli utenti ogni volta che qualcuno entra a far parte dell'azienda, cambia reparto o se ne va.

HRIS deskbird automatizzano la sincronizzazione dei dati dei dipendenti, la gestione delle assenze e la configurazione degli utenti. La directory aziendale rimane aggiornata con un carico di lavoro minore per il reparto IT, e i dati sull’utilizzo riflettono chi è effettivamente disponibile a recarsi in sede.

Quali dati vengono scambiati tra deskbird il vostro sistema HRIS?

HRIS con HRIS collega il database delle risorse umane alla gestione dell'ambiente di lavoro . Questo collegamento garantisce la coerenza delle informazioni sui dipendenti in entrambi i sistemi. Non è più necessario aggiornare manualmente più elenchi.

Quando si collega deskbird proprio HRIS, determinati campi di dati vengono associati direttamente ai profili utente. Il sistema importa i nomi dei dipendenti, gli indirizzi e-mail e gli ID univoci dei dipendenti per stabilire l’identità di base. Anche le assegnazioni a team e reparti vengono sincronizzate, consentendo di visualizzare le prenotazioni per team e di ottenere analisi dettagliate.

Le sedi degli uffici determinano quali spazi un dipendente può prenotare. I rapporti con i responsabili sono fondamentali per i flussi di lavoro relativi alla rendicontazione e all’approvazione. Lo stato lavorativo indica se una persona è in servizio, in congedo o ha lasciato l’azienda.

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In sintesi, HRIS deskbird copre due flussi di lavoro distinti: la sincronizzazione delle assenze e quella di utenti e gruppi. Entrambi avvengono tramite Merge, il partner di integrazione deskbird, quindi non è richiesto alcun intervento da parte dei vostri sviluppatori.

Questa sincronizzazione viene eseguita automaticamente una volta al giorno, durante le ore notturne. Per la maggior parte delle organizzazioni ciò è sufficiente. Se hai bisogno di un'attivazione su richiesta, l'API pubblicadeskbird la supporta.

In che modo la sincronizzazione delle assenze garantisce l'accuratezza delle informazioni postazione

Gli orari dei dipendenti cambiano continuamente. Ferie, assenze per malattia e viaggi di lavoro influenzano tutti la presenza effettiva in ufficio. Quando HRIS vostro HRIS un periodo di assenza o uno stato “fuori sede”, deskbird lo deskbird nel sistema di prenotazione. Questo collegamento impedisce le prenotazioni “fantasma”: postazioni riservate da persone che in realtà non si presenteranno in ufficio.

La sincronizzazione delle assenze recupera i permessi approvati, le date di inizio e di fine e le assenze parziali direttamente dal vostro HRIS. I dipendenti non devono cancellare manualmente postazione quando prendono un permesso. Il sistema gestisce automaticamente la cancellazione e rende disponibile la postazione qualcun altro.

Per tutelare la privacy, deskbird solo lo stato di disponibilità ai fini della gestione delle assenze, non i motivi delle assenze né i dettagli medici.

Sincronizzazione di utenti e gruppi: provisioning senza SCIM

La maggior parte delle piattaforme aziendali richiede l'uso di SCIM tramite un provider di identità per automatizzare il provisioning degli utenti. HRIS deskbird ti permette di raggiungere gran parte di questo obiettivo senza averne bisogno.

Una volta effettuato il collegamento, HRIS tuo HRIS la fonte di riferimento per determinare chi ha accesso a deskbird. I nuovi assunti vengono aggiunti automaticamente. I dipendenti che lasciano l’azienda vengono disattivati. I team, i reparti e i centri di costo vengono sincronizzati come gruppi. Le linee gerarchiche vengono trasferite per consentire ai manager di visualizzare gli orari dei team.

Quando un utente se ne va, il suo accesso viene revocato e le prenotazioni future vengono annullate alla successiva sincronizzazione. In questo modo l'elenco degli utenti rimane aggiornato senza che il reparto IT debba intervenire deskbird .

Questa sincronizzazione viene eseguita una volta al giorno. Richiede almeno l'accesso in lettura all'indirizzo e-mail, al nome, al cognome e allo stato attivo/inattivo. I campi relativi a team, reparto, supervisore e centro di costo sono facoltativi, ma consentono di ottenere una struttura di raggruppamento più articolata.

La sincronizzazione di utenti e gruppi è disponibile nel piano Desks Enterprise, nel piano Workforce Enterprise o come plugin per la gestione di utenti e dati.

Per le organizzazioni che desiderano anche il SSO, deskbird l'accesso tramite Okta, Microsoft Entra e Google Workspace. Le due configurazioni sono indipendenti: HRIS gestisce i dati organizzativi, mentre il SSO gestisce l'autenticazione

LOOPING GROUP, un'agenzia specializzata nella narrazione con 300 dipendenti distribuiti in 5 sedi, ha integrato deskbird proprio sistema di gestione delle identità Okta. I dipendenti effettuano l'accesso utilizzando le credenziali a cui sono abituati. Ciò ha semplificato l'accesso e ha favorito una maggiore accettazione da parte degli utenti in tutta l'organizzazione. Lo strumento è stato inoltre integrato nella gestione delle identità [Okta], consentendo ai dipendenti di accedere a deskbird le credenziali a cui sono abituati e che garantiscono la sicurezza, semplificando così l'accesso e migliorando l'accettazione da parte degli utenti.

SSO SAML per un accesso sicuro e senza intoppi

Il Single Sign-On consente ai dipendenti di accedere a deskbird le credenziali aziendali già in loro possesso. Non occorre ricordare alcuna password aggiuntiva né creare un account separato. Ciò semplifica il processo di accesso, garantendo al contempo il rispetto delle politiche di sicurezza della vostra organizzazione.

deskbird i protocolli standard del settore, tra cui SAML 2.0 e OpenID Connect (OIDC). La piattaforma è compatibile con i principali provider di identità, quali Microsoft Entra , Okta e Google Workspace. I dipendenti effettuano l’autenticazione una sola volta e accedono a deskbird ulteriori passaggi.

L'SSO non è necessario per utilizzare deskbird, ma nella maggior parte delle implementazioni aziendali viene abilitato. Un'esperienza di accesso senza intoppi è uno dei motivi per cui deskbird un tasso di adozione superiore al 90% nelle implementazioni aziendali: quando i dipendenti non hanno bisogno di un account separato, utilizzano effettivamente lo strumento. E quando lo utilizzano, i dati sull'utilizzo diventano sufficientemente affidabili da supportare le decisioni relative agli spazi.

Sincronizzazione bidirezionale del calendario per postazione sala postazione

deskbird con la vostra infrastruttura di calendario esistente per garantire l'accuratezza degli orari dei dipendenti, che non dovranno mai passare da un'applicazione all'altra.

Quando qualcuno prenota una postazione sala deskbird, la prenotazione compare automaticamente sul proprio calendario. Questa sincronizzazione bidirezionale riduce le doppie prenotazioni e garantisce che gli spazi disponibili vengano nuovamente messi a disposizione del team. L'integrazione gestione dell'ambiente di lavoro flussi di lavoro esistenti porta a una maggiore conformità alle politiche sul lavoro ibrido.

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Analisi delle presenze in ufficio basata sui dati raccolti

Per ottenere analisi accurate sull'ambiente di lavoro sono necessari dati provenienti da diversi sistemi che operino in sinergia. deskbird HRIS , gli eventi del calendario e i dati effettivi sulle prenotazioni per fornire analisi affidabili sulle presenze in ufficio.

HRIS vostro HRIS sull'organico, sulla struttura dei team e sull'assegnazione degli uffici. La sincronizzazione delle assenze mostra chi è effettivamente disponibile a presentarsi in ufficio. I dati relativi alle prenotazioni rivelano chi aveva previsto di presentarsi, mentre i dati relativi ai check-in confermano chi si è effettivamente presentato.

manager delle strutture manager questi dati combinati per analizzare i modelli di presenza e individuare i giorni di picco. I team immobiliari possono così adeguare le dimensioni degli spazi in base a modelli osservabili anziché all’intuizione. Senza un conteggio accurato del personale, le percentuali di utilizzo non hanno alcun significato. Uno spazio che sembra utilizzato al 60% sulla base di un elenco di dipendenti non aggiornato potrebbe risultare utilizzato al 90% se si considera l’organico attuale. HRIS colma questa lacuna.

Poiché HRIS gestisce tutta la gestione degli utenti in background, i dipendenti possono usufruire di un’interfaccia intuitiva. Tra deskbird oltre 500 deskbird , i team raggiungono comunemente un tasso di adozione superiore al 90% senza bisogno di formazione formale. Quando i dipendenti utilizzano effettivamente lo strumento, deskbird Analytics raccoglie dati precisi sull’utilizzo degli spazi in ufficio e sulla presenza dei team.

Quali HRIS deskbird

deskbird si integra con le piattaforme di gestione delle risorse umane più diffuse utilizzate dalle medie imprese e dalle grandi aziende. Supporta oltre 20 HRIS tramite Merge, tra cui Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now e Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox e CezanneHR.

Queste integrazioni native richiedono una configurazione minima da parte dei team IT. Se la vostra piattaforma non è presente nell'elenco, contattate il vostro Customer Success Manager. deskbird supportarla tramite Merge oppure offrire, in alternativa, una sincronizzazione sicura delle assenze basata su SFTP.

Sicurezza e conformità per HRIS aziendali

Il collegamento dei database dei dipendenti alle applicazioni di terze parti richiede rigorosi controlli di sicurezza. deskbird sviluppato e ospitato in Europa per soddisfare gli standard aziendali in materia di sicurezza e privacy.

La piattaforma è certificata ISO 27001 ed è conforme allo standard SOC 2 Tipo II. Tutti i dati sono ospitati su server situati nell'Unione Europea, a Francoforte, il che garantisce la conformità ai requisiti del GDPR. Il sistema applica il principio di minimizzazione dei dati, sincronizzando solo i campi necessari per gestione dell'ambiente di lavoro i fascicoli completi delle risorse umane.

I dati dei dipendenti rimangono sempre entro limiti controllati. deskbird registri di audit che consentono di verificare gli accessi al sistema durante le valutazioni di sicurezza. Questa architettura permette ai reparti IT di approvare l'integrazione senza compromettere le politiche aziendali in materia di dati.

Inizia a utilizzareHRIS di deskbird con il sistemaHRIS

Per ottenere dati accurati sull'ambiente di lavoro occorre partire da dati accurati sul personale. Quando HRIS vostro HRIS deskbird sincronizzati, i dati sull'utilizzo riflettono ciò che accade effettivamente in ufficio, non la situazione del trimestre precedente. Grazie all'autenticazione unica (SSO) e alla sincronizzazione dei calendari, deskbird ai reparti IT e alle strutture una visione unica e accurata di chi è presente, chi è assente e di come viene effettivamente utilizzato l'ufficio.

Il flusso automatizzato dei dati elimina la necessità di aggiornamenti manuali delle directory e riduce il carico di lavoro legato alla manutenzione IT. Grazie alla sincronizzazione dei dati relativi alle assenze, il sistema impedisce la creazione di prenotazioni fantasma e offre un quadro chiaro dell’effettivo utilizzo degli uffici. Scopri HRIS deskbird HRIS tuo HRIS : prenota una demo.