Come deskbird si integra con i sistemi HRIS

deskbird si collega al sistema HRIS tramite Merge, mantenendo sincronizzati assenze, utenti e gruppi senza aggiornamenti manuali. Le assenze approvate vengono trasferite automaticamente nella pianificazione settimanale e annullano eventuali prenotazioni di postazioni o parcheggi in conflitto. I nuovi assunti vengono aggiunti e i dipendenti in uscita disattivati ogni giorno, senza necessità di SCIM. Sono supportate oltre 20 piattaforme, tra cui Workday, BambooHR, Personio e SAP SuccessFactors.

Introduzione

Molti strumenti aziendali non sono molto diffusi perché il reparto IT deve creare account, aggiornare le strutture dei team e ripulire gli elenchi degli utenti ogni volta che qualcuno entra a far parte dell'azienda, cambia reparto o se ne va.

Le integrazioni HRIS di deskbird automatizzano la sincronizzazione dei dati dei dipendenti, degli stati di assenza e del provisioning degli utenti. La directory aziendale rimane aggiornata con meno lavoro per il reparto IT e i dati sull’utilizzo riflettono chi è effettivamente disponibile a recarsi in ufficio.

Quali dati vengono scambiati tra deskbird e il sistema HRIS?

Un’integrazione HRIS collega il database delle risorse umane alla piattaforma di gestione degli spazi di lavoro. Il collegamento mantiene coerenti le informazioni sui dipendenti nei due sistemi, evitando di dover aggiornare manualmente più directory.

Quando colleghi deskbird al sistema HRIS, degli specifici campi di dati vengono associati direttamente ai profili utente. Il sistema importa nomi, indirizzi e-mail e ID univoci dei dipendenti per stabilirne l’identità di base. Anche le assegnazioni a team e reparti vengono sincronizzate, consentendo viste delle prenotazioni per team e analisi dettagliate.

Le sedi degli uffici determinano quali sono gli spazi che un dipendente può prenotare. I rapporti con i responsabili sono fondamentali per i flussi di lavoro relativi alla rendicontazione e all’approvazione. Lo stato lavorativo indica se una persona è in servizio, in congedo o ha lasciato l’azienda.

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In sintesi, l’integrazione HRIS di deskbird copre due flussi distinti: la sincronizzazione delle assenze e quella di utenti e gruppi. Entrambi passano tramite Merge, il partner di integrazione di deskbird, senza richiedere interventi da parte degli sviluppatori.

La sincronizzazione viene eseguita automaticamente una volta al giorno, durante la notte. Per la maggior parte delle organizzazioni è sufficiente. Se occorre avviarla su richiesta, è possibile farlo tramite l’API pubblica di deskbird.

In che modo la sincronizzazione delle assenze garantisce l'accuratezza delle informazioni postazione

Gli orari dei dipendenti cambiano continuamente. Ferie, malattie e trasferte influiscono su chi si presenta davvero in ufficio. Quando il sistema HRIS segnala un’assenza o uno stato fuori sede, deskbird lo riporta nel sistema di prenotazione. Questo collegamento evita le prenotazioni fantasma, cioè le postazioni riservate da persone che in realtà non verranno in ufficio.

La sincronizzazione delle assenze importa direttamente dal sistema HRIS le ferie approvate, le date di inizio e fine e le assenze parziali. Quando prendono un periodo di ferie, i dipendenti non devono annullare manualmente le prenotazioni delle postazioni: il sistema le cancella in automatico e rende nuovamente disponibile la postazione.

Per tutelare la privacy, deskbird sincronizza soltanto lo stato di disponibilità necessario per gestire le assenze, non i motivi dell’assenza o i dettagli medici.

Sincronizzazione di utenti e gruppi: provisioning senza SCIM

La maggior parte delle piattaforme aziendali richiede SCIM tramite un provider di identità per automatizzare il provisioning degli utenti. L’integrazione HRIS di deskbird offre gran parte di questa automazione anche senza SCIM.

Una volta stabilito il collegamento, il sistema HRIS diventa la fonte di riferimento per determinare chi può accedere a deskbird. I nuovi assunti vengono aggiunti automaticamente e i dipendenti che lasciano l’azienda vengono disattivati. Team, reparti e centri di costo vengono sincronizzati come gruppi, mentre le linee gerarchiche vengono trasferite per consentire ai manager di visualizzare gli orari dei propri team.

Quando un dipendente lascia l’azienda, il suo accesso viene revocato e le prenotazioni future vengono annullate alla sincronizzazione successiva. L’elenco degli utenti rimane così aggiornato senza richiedere interventi diretti su deskbird da parte del reparto IT.

Questa sincronizzazione viene eseguita una volta al giorno. Richiede almeno l'accesso in lettura all'indirizzo e-mail, al nome, al cognome e allo stato attivo/inattivo. I campi relativi a team, reparto, supervisore e centro di costo sono facoltativi, ma consentono di ottenere una struttura di raggruppamento più articolata.

La sincronizzazione di utenti e gruppi è disponibile nel piano Desks Enterprise, nel piano Workforce Enterprise o come plugin per la gestione di utenti e dati.

Per le organizzazioni che desiderano anche l’SSO, deskbird supporta l’accesso tramite Okta, Microsoft Entra ID e Google Workspace. Le due configurazioni sono indipendenti: la sincronizzazione HRIS gestisce i dati organizzativi, mentre l’SSO gestisce l’autenticazione.

LOOPING GROUP, un’agenzia di storytelling con 300 dipendenti distribuiti in cinque sedi, ha integrato deskbird con il proprio sistema di gestione delle identità Okta. I dipendenti accedono usando le credenziali abituali e sicure. L’integrazione ha semplificato l’accesso e migliorato l’accettazione dello strumento in tutta l’organizzazione. 

SSO SAML per un accesso sicuro e senza intoppi

Il Single Sign-On consente ai dipendenti di accedere a deskbird usando le credenziali aziendali esistenti. Non devono ricordare password aggiuntive né creare un account separato. In questo modo l’accesso è più semplice e restano applicate le politiche di sicurezza dell’organizzazione.

deskbird supporta protocolli standard di settore, tra cui SAML 2.0 e OpenID Connect (OIDC). La piattaforma è compatibile con i principali provider di identità, come Microsoft Entra ID, Okta e Google Workspace. I dipendenti si autenticano una sola volta e accedono a deskbird senza ulteriori passaggi.

L’SSO non è necessario per utilizzare deskbird, ma viene abilitato nella maggior parte delle implementazioni aziendali. Un’esperienza di accesso senza ostacoli è uno dei motivi per cui deskbird raggiunge un tasso di adozione superiore al 90%: quando i dipendenti non hanno bisogno di un account separato, utilizzano davvero lo strumento. Di conseguenza, i dati sull’utilizzo diventano così affidabili da poter modivare le decisioni immobiliari.

Sincronizzazione bidirezionale del calendario per postazione sala postazione

deskbird si collega all’infrastruttura di calendario esistente per mantenere aggiornati gli orari dei dipendenti, che non devono passare da un’applicazione all’altra.

Quando una persona prenota una postazione o una sala in deskbird, la prenotazione compare automaticamente nel suo calendario. Questa sincronizzazione bidirezionale riduce le doppie prenotazioni e rende nuovamente disponibili al team gli spazi liberati. Integrare la gestione degli spazi di lavoro nei flussi esistenti favorisce il rispetto delle politiche di lavoro ibrido.

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Analisi delle presenze in ufficio basata sui dati raccolti

Per ottenere analisi accurate degli spazi di lavoro occorrono dati provenienti da più sistemi che operano insieme. deskbird combina i dati del sistema HRIS, gli eventi del calendario e le prenotazioni effettive per produrre analisi affidabili sulle presenze in ufficio.

Il sistema HRIS fornisce dati sull’organico, sulla struttura dei team e sull’assegnazione degli uffici. La sincronizzazione delle assenze mostra chi è effettivamente disponibile a recarsi in sede. I dati delle prenotazioni indicano chi aveva programmato di venire, mentre quelli dei check-in confermano chi si è presentato davvero.

I responsabili degli spazi di lavoro utilizzano questi dati combinati per analizzare i modelli di presenza e individuare i giorni di picco. I team immobiliari possono quindi dimensionare gli spazi in base a modelli osservabili anziché all’intuizione. Senza un conteggio preciso del personale, le percentuali di utilizzo sono prive di significato: uno spazio che sembra utilizzato al 60% rispetto a un elenco obsoleto potrebbe risultare utilizzato al 90% rispetto all’organico attuale. La sincronizzazione HRIS colma questa lacuna.

Poiché l’integrazione HRIS gestisce in background tutte le attività relative agli utenti, i dipendenti usufruiscono di un’interfaccia molto intuitiva. Tra gli oltre 500 clienti di deskbird, i team raggiungono facilmente un tasso di adozione superiore al 90% senza formazione formale. Quando i dipendenti utilizzano davvero lo strumento, deskbird Workplace Analytics raccoglie dati precisi sull’utilizzo degli spazi e sulla presenza dei team.

Quali sono le piattaforme HRIS che supporta deskbird?

deskbird si integra con le piattaforme di gestione delle risorse umane più diffuse utilizzate dalle medie imprese e dalle grandi aziende. Supporta oltre 20 HRIS tramite Merge, tra cui Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now e Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox e CezanneHR.

Queste integrazioni native richiedono una configurazione minima da parte dei team IT. Se la tua piattaforma non è presente nell’elenco, contatta il Customer Success Manager: deskbird potrebbe supportarla tramite Merge oppure offrire, in alternativa, una sincronizzazione sicura delle assenze basata su SFTP.

Sicurezza e conformità per HRIS aziendali

Collegare i principali database dei dipendenti ad applicazioni di terze parti richiede rigorosi controlli di sicurezza. deskbird è sviluppata e ospitata in Europa per soddisfare gli standard aziendali in materia di sicurezza e privacy.

La piattaforma è certificata ISO 27001 ed è conforme allo standard SOC 2 Tipo II. Tutti i dati sono ospitati su server situati nell'Unione Europea, a Francoforte, il che garantisce la conformità ai requisiti del GDPR. Il sistema applica il principio di minimizzazione dei dati, sincronizzando solo i campi necessari per gestione dell'ambiente di lavoro i fascicoli completi delle risorse umane.

I dati dei dipendenti rimangono sempre entro limiti controllati. deskbird mette a disposizione registri di audit che consentono di verificare gli accessi al sistema durante le valutazioni di sicurezza. Questa architettura permette ai reparti IT di approvare l’integrazione senza compromettere le politiche aziendali sui dati.

Iniziare a utilizzare l’integrazione HRIS di deskbird

Dati accurati sugli spazi di lavoro richiedono dati accurati sulle persone. Quando il sistema HRIS e deskbird rimangono sincronizzati, i dati sull’utilizzo riflettono ciò che accade davvero in ufficio, non la situazione del trimestre precedente. Insieme all’SSO e alla sincronizzazione dei calendari, deskbird offre ai team IT e Facilities una visione unica e precisa di chi è presente, chi è assente e come viene effettivamente utilizzato l’ufficio.

Il flusso di dati automatizzato elimina gli aggiornamenti manuali delle directory e riduce la manutenzione IT. Sincronizzando le assenze, il sistema evita le prenotazioni fantasma e offre un quadro chiaro dell’utilizzo reale degli uffici. Guarda in azione la sincronizzazione tra deskbird e il tuo HRIS: prenota una demo.