Segnalare i problemi sul posto di lavoro è diventato molto più semplice: è arrivato deskbird ticketing

Perché ci abbiamo pensato

Ecco una situazione che si verifica ogni giorno negli uffici: un dipendente passa accanto a una sedia rotta. Il proiettore nella sala riunioni sala funziona. C'è una perdita sotto il lavello della cucina. Si ripromette di segnalarlo più tardi.

Il "più tardi" non arriva mai.

Non perché non ci tengano. Ma perché segnalare il problema è troppo complicato. Uno strumento a parte. Un accesso diverso. Una catena di e-mail che potrebbe arrivare o meno alla persona giusta. Così il problema rimane lì, irrisolto, trasformandosi in una fonte di silenziosa frustrazione.

I dati lo confermano: il 49% dei dipendenti afferma che una manutenzione inadeguata riduce la propria produttività. Il 21% evita del tutto di recarsi in ufficio a causa dei continui problemi di manutenzione.

I clienti continuavano a dircelo. Il personale addetto alle strutture non sapeva cosa non funzionasse. Gli amministratori dovevano rincorrere i dipendenti per ottenere informazioni a posteriori. E i dipendenti avevano smesso del tutto di segnalare i problemi.

Il problema non era la mancanza di strumenti per la biglietteria. Il fatto è che gli strumenti esistenti presentavano troppe difficoltà da usare.

Abbiamo sviluppato deskbird ticketing per l'ufficio risolvere il problema alla radice: rendere la segnalazione dei problemi così veloce e semplice che i dipendenti la effettuino davvero, non appena si accorgono del problema, direttamente nell'app che già utilizzano ogni giorno.

Come funziona

Scansiona o tocca per iniziare. I dipendenti possono segnalare un problema scansionando un adesivo con codice QR posizionato nell'area di lavoro oppure toccando "Crea ticket" direttamente deskbird . I codici QR compilano automaticamente il campo della posizione, così i dipendenti non devono cercarla manualmente.

Aggiungi il contesto in pochi secondi. Seleziona una categoria, scatta una foto, aggiungi una breve descrizione. Il modulo è completamente personalizzabile dagli amministratori, così i dipendenti inseriscono solo le informazioni effettivamente rilevanti e nient’altro.

Inoltro automatico. Una volta inviato, il ticket viene immediatamente inoltrato al team competente o al fornitore di servizi esterno. Nessun inoltro manuale. Nessun sollecito. Le persone giuste vengono avvisate immediatamente.

Segui l'iter dalla segnalazione alla risoluzione. Ogni ticket segue un ciclo di vita ben definito: Aperto, In corso, Chiuso. I dipendenti ricevono aggiornamenti sullo stato via e-mail in ogni fase, così non si chiederanno mai se la loro segnalazione sia finita nel nulla.

Nessun accesso separato. Nessuna registrazione duplicata. Nessun "Qualcuno ha visto il mio messaggio sul condizionatore rotto?"

A chi è rivolto

Per i dipendenti: segnalate un problema non appena lo notate, senza interrompere la vostra giornata lavorativa. Scansionate un codice QR, scattate una foto e il gioco è fatto in meno di 30 secondi. Nessuna nuova app, nessun nuovo accesso. Tutto avviene all'interno deskbird.

Per i team addetti alle strutture e agli ambienti di lavoro: ottenete una visibilità completa su tutti i problemi in sospeso nei vostri uffici. Grazie ai dati precisi sulla posizione e alle foto, potrete valutare, dare priorità e risolvere i ticket più rapidamente, senza il consueto scambio di messaggi per chiarire i dettagli di base. Le categorie e i moduli personalizzabili vi consentono di raccogliere esattamente le informazioni necessarie per ogni tipo di problema.

Per gli amministratori: configurate le categorie dei ticket, assegnate gli utenti autorizzati e generate codici QR per ogni piano o area del vostro ufficio. Impostate l'inoltro ai fornitori esterni in modo che le segnalazioni vengano indirizzate direttamente al fornitore giusto senza alcun passaggio manuale. Il tutto da un'unica piattaforma all'interno del pannello deskbird .

L'impatto

Quando la segnalazione diventa semplice e immediata, i vantaggi vanno ben oltre il semplice fatto di avere meno sedie rotte.

Più segnalazioni, risoluzioni più rapide. Il principale ostacolo alla risoluzione dei problemi sul posto di lavoro è proprio la loro individuazione. Quando i dipendenti possono segnalarli in pochi secondi, i problemi vengono alla luce prima, prima che si trasformino in gravi interruzioni dell'attività o rischi per la sicurezza.

Basta con l'insoddisfazione silenziosa. I problemi non segnalati non solo rimangono irrisolti, ma si diffondono. I dipendenti sfogano la loro frustrazione con i colleghi, l'assenteismo aumenta silenziosamente e la fiducia sul posto di lavoro si erode. Un semplice circuito di segnalazione colma questa lacuna e comunica ai dipendenti che ci si prende cura del loro ambiente di lavoro.

Una gestione più efficiente delle strutture. Grazie alla registrazione, alla classificazione e al monitoraggio di ogni segnalazione, i team addetti alla gestione delle strutture ottengono dati concreti su quali guasti si verificano, dove e con quale frequenza. Ciò si traduce in una migliore pianificazione della manutenzione, una gestione più efficiente dei fornitori e un ambiente di lavoro che nel tempo funziona in modo più prevedibile.

Riduzione dei costi amministrativi. L'instradamento automatico e le notifiche via e-mail eliminano il coordinamento manuale che attualmente assorbe gran parte del tempo dei team operativi e amministrativi. Meno tempo sprecato a rincorrere le cose, più tempo dedicato alla risoluzione dei problemi.

Disponibile subito

ticketing per l'ufficio deskbird ticketing per l'ufficio disponibile da oggi per i clienti Professional ed Enterprise. Gli amministratori possono impostare le categorie dei ticket, generare codici QR e assegnare utenti autorizzati direttamente dal pannello di amministrazione. Nessuna configurazione complessa, nessuna lunga procedura di onboarding.

Stiamo continuando a sviluppare questa base. I prossimi miglioramenti includono dashboard con dati più dettagliati, un sistema di votazione per evitare segnalazioni duplicate e integrazioni bidirezionali più approfondite con i sistemi di gestione dei ticket esterni.

Inizia oggi stesso

Gli amministratori possono attivare ticketing per l'ufficio Admin > Workplace > Ticketing nel pannello deskbird .

Hai bisogno di aiuto per configurare il sistema? Leggi l'articolo nel nostro Centro assistenza.

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