17 servizi per l'ufficio per aumentare il coinvolgimento e l'efficienza
Le moderne strutture per uffici sono alla base di un ambiente di lavoro produttivo e vanno ben oltre le scrivanie e il Wi-Fi. Se unite a servizi ben ragionati, aumentano il benessere, attraggono talenti e rafforzano la cultura aziendale. Dagli spazi di lavoro flessibili ai centri fitness e alla tecnologia smart, la giusta configurazione supporta l'engagement, l'efficienza e il successo del lavoro ibrido.
Cosa sono le office facilities?
Le office facilities sono i componenti base di uno spazio di lavoro che consentono ai dipendenti di svolgere efficacemente il proprio lavoro. Comprendono spazi fisici come postazioni di lavoro, sale riunioni e servizi igienici ed elementi infrastrutturali come sistemi di illuminazione, riscaldamento e ventilazione. Anche computer, stampanti e telefoni fanno parte delle workplace facilities. Questi elementi fondamentali creano un ambiente di lavoro funzionale che rende possibili le operazioni quotidiane e la produttività dei dipendenti.
Qual è la differenza tra strutture e servizi per uffici?
Le strutture per uffici (office facilities) sono gli elementi indispensabili di cui un luogo di lavoro ha bisogno per operare, mentre i servizi per uffici (office amenities) sono funzionalità extra progettate per migliorare il comfort, la convenienza e la soddisfazione dei dipendenti. In breve, le strutture coprono i “must-have” per la funzionalità e i servizi forniscono i “nice-to-have” che migliorano l'esperienza complessiva sul luogo di lavoro. Le strutture includono elementi come elettricità, Wi-Fi, ascensori, bagni e sale riunioni. Senza di essi, il lavoro non può funzionare correttamente. I servizi, d'altra parte, possono includere palestre e aree relax, asili nido in ufficio o bar.
Esempi di strutture e servizi per uffici
Il confine tra strutture e servizi per uffici può non essere chiarissimo. Ad esempio, mentre un asilo nido in ufficio può sembrare un servizio, molte aziende la considerano una struttura necessaria per venire incontro ai genitori che lavorano. Ecco esempi concreti per distinguere i due concetti.
Le strutture per uffici, o office facilities, includono:
- sedie;
- scrivanie;
- servizi igienici;
- parcheggi;
- WIFI;
- ventilazione;
- sistema di illuminazione;
- contenitori per rifiuti;
- aree per riposare e mangiare;
- accesso all'acqua potabile.
I servizi dell'ufficio includono:
- hot desking;
- spazi di ritrovo;
- deposito biciclette;
- terrazza sul tetto;
- snack e bevande in omaggio;
- mobili ergonomici;
- aree per cani;
- centri di assistenza all'infanzia;
- centro fitness in loco;
- armadietti e docce.
Quali strutture e servizi per uffici fanno la differenza?
Il giusto mix di strutture e servizi trasforma il tuo ufficio in uno spazio in cui i dipendenti possono dare il meglio di sé. Insieme, i servizi e le strutture per uffici supportano la produttività, attraggono talenti e creano un luogo di lavoro in cui le persone desiderano lavorare.
1. Più tipi di spazi di lavoro
Mettere a disposizione più delle semplici scrivanie crea flessibilità. Un design agile dell'ufficio con aree dedicate, zone collaborative e angoli tranquilli consente ai dipendenti di scegliere gli spazi più adatti alle loro attività. Questo approccio adattivo aumenta l'efficienza, concilia diversi stili di lavoro e rende l'ufficio più coinvolgente.
2. Spazi per la registrazione e la creazione di contenuti
Le sale dedicate alla registrazione di contenuti o alle riunioni migliorano la qualità e riducono le distrazioni dovute al rumore. Questi spazi sono particolarmente utili per il lavoro asincrono e per i team di marketing, che può ottenere risultati professionali senza disturbare i colleghi.
3. Cabine telefoniche
Le "phone boot" o cabine telefoniche garantiscono la privacy per le chiamate e il lavoro di concentrazione. Sfruttano al massimo lo spazio dell'ufficio mettendo a disposizione dei dipendenti aree riservate, dove non ci sono né rumore né distrazioni, per conciliare la concentrazione negli ambienti di lavoro ibridi.
4. Segnaletica digitale nelle sale
La segnaletica digitale delle sale semplifica l'utilizzo degli spazi per riunioni e informa sulla disponibilità in tempo reale. Consente ai dipendenti di prenotare e gestire le sale in modo efficace, riducendo al contempo i conflitti di programmazione e i tempi di inattività. I display visivi aiutano con la navigazione e l'identificazione delle posizioni sia per i membri del tuo team che per gli ospiti. L'integrazione con i sistemi di calendario garantisce un utilizzo più efficiente e l'adattabilità alle esigenze dinamiche.
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5. Centro di assistenza all'infanzia
Un asilo nido in ufficio sgrava i genitori dallo stress del tragitto giornaliero e concilia l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Questa struttura migliora la concentrazione, promuove la soddisfazione dei dipendenti e il morale e segnala un forte impegno per l'inclusività e il benessere dei dipendenti.
6. Sala benessere
Una stanza benessere è uno spazio tranquillo e sicuro per pause salutari, per evacuare lo stress o anche per l'allattamento al seno. Dimostrano l'attenzione che l'azienda ha nei confronti di diverse esigenze, dell'inclusività e del benessere generale durante la giornata lavorativa.
7. Centro fitness
Le palestre all'interno degli uffici promuovono abitudini sane, riducono lo stress e riducono i tempi di percorrenza. Migliorano la produttività, riducono i costi sanitari e rafforzano l'equilibrio tra vita privata e lavoro, il che le rende un investimento di alto valore nelle persone e nelle prestazioni.
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8. Docce e armadietti
Docce e armadietti sono un vero plus per chi fa tragitti casa/lavoro a piedi o in bici e chi vuole mantenere delle abitudini sane. I dipendenti che vanno al lavoro in bicicletta o si allenano durante la pausa pranzo possono rinfrescarsi facilmente. In questo modo, i dipendenti saranno invogliati all'idea di partecipare ad attività fisiche durante la pausa pranzo invece di scrollare il telefono.
9. Food corner con cucina
Le aree cucina incoraggiano un'alimentazione più sana e la creazione di una comunità. Consentono ai dipendenti di preparare i pasti, risparmiare denaro e entrare in contatto con i colleghi durante il pranzo, un bel modo di rafforzare i legami sul posto di lavoro.
10. Accesso 24 ore su 24
L'accesso flessibile 24 ore su 24 si adatta al lavoro ibrido, all'orario flessibile e ai team globali. I dipendenti possono lavorare nei momenti di maggiore produttività, migliora l'equilibrio tra vita privata e lavoro e facilita la collaborazione asincrona tra fusi orari diversi. I membri del tuo team possono adattare il loro ambiente di lavoro alle loro esigenze senza i vincoli del tradizionale orario d'ufficio.
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11. Indirizzo postale
Mettere a disposizione un indirizzo postale aumenta la professionalità, aiuta i dipendenti da remoto o coloro che ricoprono ruoli a contatto con i clienti che richiedono un indirizzo commerciale formale e garantisce la consegna sicura di documenti importanti. Migliora la fiducia, l'efficienza e la credibilità dell'azienda.
12. Opzioni di mobilità più ecologiche
Stimolare l'uso di mezzi di trasporto ecologici come rastrelliere per biciclette, stazioni di ricarica per veicoli elettrici e opzioni di car-sharing dimostra l'impegno della tua azienda per la sostenibilità e promuove un'immagine aziendale moderna. Queste facilities riducono le emissioni e attraggono dipendenti attenti all'ambiente. Inoltre, possono anche produrre vantaggi finanziari, come agevolazioni fiscali e minori costi di andata e ritorno dal luogo di lavoro.
13. Aree esterne
Terrazze, tetti panoramici o giardini sono lo spazio ideale per prendere aria. La natura riduce lo stress, ispira la creatività e favorisce le interazioni spontanee tra i team. Inoltre, una dose di aria fresca e sole può aumentare la produttività e la concentrazione.
14. Angoli sociali e spazi di aggregazione
Gli spazi per il networking e le aree di ristoro sono elementi chiave da considerare quando si vogliono migliorare le office facilities. Con l'aumento del lavoro ibrido, il ruolo dell'ufficio è cambiato, diventando un luogo per interagire con i colleghi e connettersi. I dipendenti possono utilizzarli per staccare la spina per qualche minuto, rilassarsi e ricaricarsi, e possono anche incontrarsi lì per discussioni informali e momenti di team bonding.
15. Zone pet-friendly
Se fatta con criterio, l'attuazione di una policy per gli animali in ufficio ha molti vantaggi, tra cui migliorare il morale dei dipendenti (non solo per i proprietari) e dell'equilibrio tra vita privata e lavoro. Puoi accettarli ovunque in ufficio o dedicare una parte del tuo spazio di lavoro alle persone che desiderano portare i loro amici a quattro zampe al lavoro.
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16. Mobili ergonomici e attrezzature intelligenti
Pratiche ergonomiche e arredi e hardware per smart office creano uno spazio di lavoro incentrato sulle persone e attento alla salute. Sedie e scrivanie progettate ergonomicamente permettono di mantenere una postura corretta e riducono l'affaticamento di schiena e muscoli. Le apparecchiature intelligenti, come l'illuminazione regolabile e il controllo del clima, ottimizzano l'ambiente di lavoro per le esigenze dei dipendenti, riducendo al minimo l'affaticamento e favorendo una migliore concentrazione.
17. Tecnologia per uffici intelligenti
La office technology innovativa è tra i migliori servizi per ufficio per un luogo di lavoro pronto per il futuro. Il controllo automatizzato della temperatura e i sistemi di ventilazione intelligenti garantiscono efficienza energetica e comfort. Gli strumenti di conferenza avanzati permettono di comunicare a livello globale, mentre le scrivanie connesse monitorano gli indicatori di salute e incoraggiano le persone a muoversi.
💡 Importante: assicurati che le strutture e i servizi dell'ufficio siano inclusivi.
Come può deskbird aiutarti a gestire le tue office facilities in modo più efficiente?
deskbird rende più facile per i dipendenti accedere, utilizzare e beneficiare delle moderne office facilities. Con planimetrie interattive, strumenti di prenotazione, prenotazioni di parcheggi e workplace analytics, la nostra piattaforma garantisce che il tuo luogo di lavoro funzioni senza intoppi, adattandosi alle reali esigenze dei tuoi team.
Planimetrie interattive per spostarsi facilmente
La planimetria interattiva di deskbird aiuta i dipendenti a trovare e prenotare rapidamente le facilities di cui hanno bisogno, dalle sale di registrazione agli spazi tranquilli vicino alle aree esterne. Invece di perdere tempo a cercare, il personale può vedere immediatamente cosa è disponibile e scegliere il posto giusto per rimanere produttivo e concentrato.
Prenotazione di scrivanie e sale per spazi di lavoro ideali
L'app deskbird consente ai dipendenti di prenotare scrivanie e sale riunioni che corrispondono alle loro attività e preferenze. Che si tratti di una postazione di lavoro ergonomica per chi ha mal di schiena o di una zona di collaborazione per progetti di team, il sistema garantisce che le persone abbiano sempre accesso allo spazio e alle attrezzature giuste.
Prenotazioni di parcheggio per ridurre lo stress
Con deskbird, i dipendenti possono prenotare i posti auto in anticipo, eliminando la frustrazione di passare 20 minuti a cercare un posto. Questa funzione aiuta il personale ad arrivare in orario, riduce lo stress ed è un ottimo modo per iniziare bene la giornata di lavoro, in modo puntuale e gradevole.
Workplace analytics per decidere quali migliorie apportare
deskbird mette a disposizione degli office analytics in tempo reale, che aiutano i manager a capire come vengono utilizzate le facilities e dove sono necessari degli aggiustamenti. Combinando il feedback dei dipendenti con gli insight, le aziende possono ottimizzare la disposizione delle scrivanie, migliorare i servizi e creare un luogo di lavoro che si evolve continuamente con le esigenze del team.
Conclusione: le office facilities aiutano a creare luoghi di lavoro in cui le persone prosperano
Mettere a disposizione le office facilities essenziali garantisce operazioni agevoli, ma sono i servizi pensati ad hoc che trasformano un luogo di lavoro in un luogo coinvolgente e produttivo. Il giusto mix non solo concilia le attività quotidiane, ma rafforza anche la cultura, aumenta il morale e aiuta ad attrarre e fidelizzare i migliori talenti. L'impostazione ideale di ogni azienda dipenderà dalla sua forza lavoro, cultura e budget. Quindi la chiave è bilanciare la funzione con l'esperienza.
Sei curioso di sapere come deskbird aiuta le organizzazioni a gestire gli spazi ibridi in modo più efficace, migliorando al contempo la soddisfazione dei dipendenti e riducendo i costi? Richiedi una demo gratuita oggi stesso e scopri come il tuo luogo di lavoro può diventare un vantaggio strategico.
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Fonti:
Domande frequenti
Quali sono i servizi essenziali per gli uffici moderni?
Le strutture essenziali sono i "must-have" che mantengono gli uffici in funzione senza intoppi. Questi includono postazioni di lavoro, sale riunioni, servizi igienici, Wi-Fi, riscaldamento e ventilazione, illuminazione e stoccaggio. Senza di essi, i dipendenti non possono svolgere efficacemente le attività di base. I luoghi di lavoro moderni possono anche considerare i mobili ergonomici e le aree per riposare e mangiare parte delle loro strutture essenziali.
Qual è la differenza tra strutture e servizi per ufficio?
Le strutture sono gli elementi indispensabili che consentono le operazioni di base, ad esempio illuminazione, HVAC, sale riunioni, alimentazione, servizi igienici. I servizi sono i vantaggi extra che migliorano il comfort o l'esperienza, ad esempio palestre, snack, zone relax, aree adatte agli animali domestici.
Quali sono i servizi in ufficio più apprezzati oggi dai dipendenti?
I servizi più richiesti includono arredi ergonomici, spazi benessere, palestre, aree di lavoro flessibili e angoli cucina o ristoro. Queste caratteristiche tengono conto della salute, della comodità e della collaborazione, aiutando le aziende ad attrarre e trattenere i talenti, creando al contempo un ambiente di lavoro più incentrato sulle persone.
In che modo le strutture per uffici ben gestite influiscono sulla produttività e sulla soddisfazione dei dipendenti?
Strutture ben gestite riducono le criticità e creano una employee experience positiva. Quando i lavoratori hanno facile accesso a spazi puliti, affidabili e funzionali, sprecano meno tempo e si sentono più sostenuti. L'aggiunta di qualche comfort, come configurazioni ergonomiche o palestre, migliora ulteriormente il morale, aiutando i team a rimanere coinvolti, produttivi e motivati.
In che modo deskbird può aiutare le aziende a gestire le strutture per uffici in modo più efficiente?
deskbird rende la gestione delle strutture più intelligente grazie alle planimetrie interattive, prenotazione di risorse (sale, parcheggio, scrivanie) e analisi sull'utilizzo. Ciò consente alle aziende di vedere quali spazi sono più utilizzati e di adeguare di conseguenza i layout o le operazioni: riducendo lo spazio sprecato, migliorando il flusso e allineando le strutture alle esigenze reali.
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