Agile office design: vantaggi, esempi e best practice

La progettazione agile degli uffici crea luoghi di lavoro flessibili e incentrati sulle persone, che si adattano alle esigenze e ai flussi di lavoro dei dipendenti. Combinando layout adattabili, analisi del workplace e tecnologia intelligente, le aziende possono migliorare la collaborazione, la produttività e il benessere, ottimizzando al contempo lo spazio e i costi per un futuro ibrido.

Punti chiave:

• Progettare per la flessibilità e lo scopo: gli uffici agili sostituiscono i layout rigidi con zone polifunzionali per la concentrazione, la creatività e la collaborazione, consentendo ai dipendenti di scegliere come e dove lavorare meglio.
• Utilizzare i dati per guidare le decisioni: l'analisi del workplace rivela come vengono utilizzati gli spazi, aiutandoti a riprogettare i layout, aumentare il coinvolgimento e allineare il tuo ufficio alle reali esigenze dei dipendenti.
• ‍Sfruttare la tecnologia per l'agilità: strumenti come deskbird consentono la prenotazione intelligente delle postazioni di lavoro, il tracciamento in tempo reale dell'occupazione e un coordinamento ibrido senza interruzioni.

Cos'è la progettazione agile degli uffici?

L'agile office design trasforma il tuo spazio di lavoro in un ambiente flessibile che si adatta alle esigenze del tuo team, invece di costringere le persone ad adattarsi a layout rigidi. Si tratta di creare un mix di diverse zone di lavoro (ad esempio, per la concentrazione, la collaborazione, la creatività o il relax) per adattarsi alle aspettative dei dipendenti, non solo in termini di preferenze dello spazio di lavoro, ma anche per quanto riguarda le risorse di cui hanno bisogno. Allineando la progettazione degli spazi al benessere e ai flussi di lavoro dei dipendenti, si promuove l'engagement, si aumenta la produttività e si fa del tuo ufficio un vero e proprio abilitatore di performance.

Quali sono alcuni esempi di agile workspace?

Gli agile workspace sono progettati per soddisfare le esigenze del tuo team. Invece di scrivanie fisse e layout d'ufficio, un agile office offre un mix di zone che supportano la concentrazione, la collaborazione, la creatività e l'interazione sociale, il tutto in un ambiente flessibile. Esempi di agile workspace includono:

• aree collaborative per la condivisione di idee e progetti di gruppo;
• angoli tranquilli per focalizzarsi;
• hot desk per le attività individuali;
• sale riunioni per incontri ufficiali; 
• zone relax per le interazioni sociali;
• spazi per sessioni di brainstorming.

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Quali sono i vantaggi della progettazione agile degli uffici?

Progettare un agile workspace trasforma il tuo ufficio in un ambiente dinamico e a misura d'uomo, che si adatta alle esigenze in evoluzione. Massimizza l'utilizzo dello spazio, riduce i costi operativi, migliora la collaborazione e aumenta la soddisfazione sul luogo di lavoro.

1. Ottimizzazione dello spazio ufficio

Gli ambienti di lavoro agile ti aiutano a sfruttare al meglio lo spazio esistente. Utilizzando l'office analytics per tracciare l'occupazione e l'utilizzo, puoi identificare le aree sottoutilizzate e riprogettarle per una maggiore efficienza. Ad esempio, se solo 20 scrivanie su 50 vengono utilizzate regolarmente, riassegna le restanti per zone di collaborazione, sale silenziose o aree creative. Questo approccio non solo massimizza il tuo spazio, ma crea anche un layout che si adatta al modo in cui il tuo team lavora effettivamente.

2. Efficienza dei costi

Un layout agile riduce i costi eliminando gli sprechi e migliorando l'utilizzo dello spazio. Scrivanie condivise, zone polifunzionali e layout flessibili significano che puoi ridimensionare il tuo ufficio senza compromettere il comfort. Risparmi anche su energia, mobili e manutenzione, ottenendo al contempo adattabilità. A lungo termine, una maggiore soddisfazione e retention dei dipendenti riducono ulteriormente i costi di turnover, rendendo l'agilità un vantaggio sia finanziario che culturale.

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3. Employee experience in ufficio

Con l'aumento dell'hybrid work e delle modalità di lavoro flessibili, i dipendenti oggi vengono in ufficio per connettersi, non per obbligo. L'agile design rende di nuovo significativo il lavoro in sede offrendo spazi che si adattano a diversi stili di lavoro, dalle cabine per la concentrazione alle zone creative. Quando il tuo ufficio è percepito come su misura per le loro esigenze, le persone sono più motivate a venire, collaborare e dare il meglio di sé. Il risultato? Un luogo di lavoro che attrae, energizza e fidelizza i migliori talenti.

4. Collaborazione

Gli uffici agili sono costruiti per il lavoro di squadra. Gli ambienti di lavoro flessibili e gli spazi condivisi favoriscono discussioni spontanee, sessioni di brainstorming e connessioni più forti. Strumenti come la planimetria interattiva e il sistema di desk booking di deskbird consentono ai colleghi di trovarsi facilmente, pianificare insieme le giornate in ufficio e coordinarsi senza problemi. Più le persone si sentono connesse, più le idee e l'innovazione fluiscono naturalmente.

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5. Produttività

Il layout dell'ufficio ha un impatto diretto sulla produttività. Gli spazi di lavoro agili consentono ai dipendenti di scegliere l'ambiente più adatto alle loro attività, che si tratti di una postazione tranquilla per concentrarsi, di una comoda area lounge per il pensiero creativo o di una project room per le riunioni di team. Infatti, gli studi dimostrano che le attività vengono completate il 28% più velocemente nei layout basati sulle attività rispetto agli uffici open space. Questa autonomia aumenta la concentrazione, il comfort e la resa. Rimuovendo le strutture rigide, si crea un ambiente di lavoro reattivo e ad alte prestazioni in cui le persone possono dare il meglio ogni giorno.

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Quali sono i potenziali svantaggi della progettazione agile degli uffici?

Sebbene gli spazi di lavoro agili offrano flessibilità, collaborazione e maggiore coinvolgimento, la transizione a questa configurazione può comportare sfide a breve termine. Con una pianificazione adeguata, una comunicazione efficace e gli strumenti digitali giusti, è possibile ridurre al minimo le interruzioni e aiutare il team ad adattarsi senza problemi al nuovo ambiente. Le principali considerazioni da fare quando si adotta uno spazio di lavoro agile includono:

• Periodo di adattamento: alcuni dipendenti potrebbero inizialmente avere difficoltà ad adattarsi a una configurazione d'ufficio non tradizionale. Aiutali con una comunicazione chiara, formazione e un'introduzione graduale.
• Interruzioni temporanee: la riprogettazione dello spazio di lavoro potrebbe richiedere la chiusura di alcune aree per alcuni giorni o settimane. Pianifica in anticipo e organizza il lavoro da remoto o spazi alternativi durante questo periodo.
• Gestione del cambiamento: il passaggio da postazioni fisse a zone flessibili richiede un cambiamento di mentalità. Dai l'esempio, spiega i vantaggi e incoraggia un feedback aperto per facilitare la transizione.
• Adozione della tecnologia: un ambiente agile funziona al meglio con gli strumenti giusti, come un software di prenotazione delle scrivanie o di gestione del workplace. Fornisci ai tuoi team gli strumenti necessari in anticipo per garantire un'esperienza senza interruzioni.
• ‍Investimento iniziale: sebbene i risparmi a lungo termine siano significativi, la riprogettazione dello spazio e l'attivazione della tecnologia possono comportare costi iniziali. Si tratta, tuttavia, di un investimento strategico in efficienza e coinvolgimento.

Come si può creare un layout agile efficace per l'ufficio?

La creazione di un layout agile per l'ufficio richiede più della semplice riprogettazione dello spazio. Si tratta di allineare l'ambiente alle esigenze, alle abitudini e ai flussi di lavoro delle persone. Per rendere efficace la transizione, combina il feedback dei dipendenti, l'analisi del workplace e la tecnologia giusta.

1. Progettare uno spazio di lavoro unico per la tua organizzazione

Il principio di uno spazio di lavoro agile è che si adatta alle persone. Pertanto, deve essere unico e su misura per i tuoi dipendenti. Ciò che potrebbe funzionare per un'altra organizzazione potrebbe non funzionare per te e il tuo team. Non solo ogni lavoro ha esigenze specifiche, ma anche ogni membro del team ha le proprie esigenze. Per questo motivo è necessario discutere il nuovo design agile con il tuo team prima di apportare modifiche.

2. Utilizzare l'analisi del workplace per prendere le decisioni migliori

L'analisi del workplace fornisce chiare informazioni sui tassi di occupazione e sull'utilizzo dell'ufficio. Quanto spesso i dipendenti vengono in ufficio? Prenotano più postazioni individuali che sale riunioni? La revisione regolare dei dati del tuo spazio di lavoro è fondamentale per identificare i problemi e adattarsi di conseguenza per fornire ai tuoi team il miglior ambiente di lavoro e migliorare la loro esperienza in loco. In questo modo puoi rendere il tuo layout agile davvero su misura per i tuoi dipendenti, aiutandoli a prosperare.

3. Sfruttare la giusta tecnologia e i giusti strumenti

Quando si tratta di gestione degli spazi ufficio, gli strumenti digitali ti consentono di gestire e migliorare le tue strutture, consentendo al contempo ai dipendenti di sfruttare al meglio lo spazio ufficio quando vengono in sede. Un software di gestione degli spazi ufficio come deskbird consente la prenotazione intelligente di scrivanie e sale riunioni, fornisce dati sull'occupazione in tempo reale e migliora l'esperienza dei dipendenti attraverso la trasparenza e la flessibilità. Le tecnologie indispensabili per il workplace per offrire la migliore esperienza in loco includono: 

• un'applicazione per la prenotazione di scrivanie;
• un software per la prenotazione di sale;
• una soluzione di analytics per l'ufficio;
• un sistema di feedback;
• strumenti di cybersecurity.

Perché scegliere di applicare un design agile dell'ufficio è una scelta fondamentale per il futuro del lavoro

La progettazione agile degli uffici non è solo una tendenza, è una mossa strategica verso la creazione di luoghi di lavoro flessibili, efficienti e incentrati sulle persone. Adattando il tuo spazio alle reali esigenze del tuo team, aumenti il coinvolgimento, la collaborazione e la produttività, ottimizzando al contempo le risorse. Man mano che il lavoro diventa più ibrido e dinamico, anche il tuo ufficio dovrebbe evolversi, trasformandosi da un luogo statico in uno strumento che potenzia le prestazioni e il benessere.

Quindi, sei pronto ad accogliere i vantaggi di un design agile dell'ufficio? Possiamo aiutarti fornendoti uno dei migliori software di desk booking. Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri tutte le sue funzionalità user-friendly, tra cui l'analisi dell'ufficio, la prenotazione delle scrivanie, la prenotazione delle sale e la pianificazione settimanale!