Workplace intelligence: quanto costano realmente i dati inaffidabili sull'occupazione

È mercoledì pomeriggio. Un responsabile del luogo di lavoro percorre il terzo piano dell’edificio e conta le scrivanie vuote. Il rapporto sull’occupazione visualizzato sul suo portatile indica che il piano registra un tasso di occupazione dell’85%.

Entrambe le cifre sono reali. Solo una delle due verrà inserita nel rinnovo del contratto di locazione.

Non si tratta di un'ipotesi. CBRE ha condotto uno studio della durata di tre mesi per confrontare i dati dei badge con quelli dei sensori nello stesso edificio. I badge indicavano un utilizzo giornaliero dell’85%. I sensori misuravano invece un picco del 59%. L’azienda occupava otto piani, mentre i dati indicavano che ne servivano solo sei; il raggruppamento degli uffici ha consentito un risparmio di circa 240.000 sterline all’anno.

Nessuno in quella vicenda ha fatto nulla di sbagliato. Hanno semplicemente utilizzato i dati di cui disponevano. Il problema era che quei dati misuravano la cosa sbagliata.

È proprio questa la lacuna che deskbird Intelligence è stata progettata per colmare. Rileva la presenza effettiva dalla rete e monitora gli spazi già di proprietà dell’azienda, in modo che i dati sull’occupazione riflettano ciò che è realmente accaduto in sede, anziché le ipotesi del sistema di prenotazione. Non occorre acquistare sensori e i dipendenti non devono cambiare nulla nelle loro abitudini.

In poche parole

deskbird Intelligence misura l' effettivo tasso di occupazione degli uffici tramite deskbird Dock , un'applicazione desktop leggera che rileva le connessioni di rete e monitora i segnali. Non richiede l'installazione di hardware, né l'intervento dei dipendenti, né la manutenzione di sensori.

• I registri delle prenotazioni misurano l’intenzione, i badge misurano l’accesso, ma nessuno dei due misura l’utilizzo
• deskbird Intelligence misura l'occupazione effettiva senza alcun costo per l'hardware, contro i 80-400 euro per postazione per i sensori
• deskbirdIl livello agenziale trasforma tali dati in raccomandazioni con indicazione dei costi, all'interno di Copilot, Claude, ChatGPT o Gemini

Quasi tutti si basano su dati di cui non si fidano

La cosa più sconcertante è quanto tutto questo sia normale.

Il rapporto “Global Occupancy Planning Benchmark 2026” di JLL ha rilevato che il 90% delle organizzazioni utilizza ora i dati sull’utilizzo degli spazi per prendere decisioni in materia di pianificazione degli spazi, in aumento rispetto al 70% dell’anno precedente. Solo il 7% valuta la propria capacità di gestione dei dati come eccellente.

Quindi i dati vengono utilizzati comunque. La pianificazione degli spazi procede. Si firmano i contratti di locazione, si chiudono i piani, si aggiungono scrivanie e tutti all’interno dell’ sala e sanno bene, anche se in silenzio, che i dati di partenza sono inaffidabili. Quando la decisione si rivela sbagliata, la responsabilità ricade su chi ha presentato il rapporto.

Gli uffici si stanno riempiendo, ma le medie lo nascondono

Secondo CBRE, nel 2025 il tasso medio globale di occupazione degli uffici sarà del 53%, in aumento rispetto al 38% dell’anno precedente. La storia degli uffici vuoti è ormai superata.

Ma la stessa ricerca indica che il picco di occupazione si attesta all’80%. È proprio questo divario a costituire la vera trappola. Le medie indicano che c’è spazio da liberare, mentre i picchi mostrano che il martedì è già quasi al completo. Se si dimensiona lo spazio in base alla media, si finisce per non soddisfare le esigenze dei giorni in cui le persone si presentano effettivamente.

Per “utilizzo” si intende il fatto che le persone utilizzino effettivamente lo spazio, non il semplice passaggio del badge all’ingresso. Il che ci porta al modo in cui la maggior parte delle aziende lo misura.

Ogni metodo sbaglia in un modo diverso

Il sistema di prenotazionepostazione mostra le prenotazioni, che indicano ciò che i dipendenti avevano intenzione di fare, non ciò che hanno effettivamente fatto.

I registri delle prenotazioni riportano ciò che le persone avevano in programma di fare. Qualcuno prenota un “ postazione ” per lunedì, poi lavora da casa. L’ postazione risulta occupata per tutta la giornata. Si tratta di un’intenzione, registrata prima che la giornata abbia inizio, e il suo livello è elevato.

La scansione del badge conferma che qualcuno è entrato nell’edificio. Si tratta di un comportamento reale, quindi ha più peso di una prenotazione. Ma l’ingresso non equivale all’utilizzo. Chi effettua la scansione del badge e trascorre la giornata in riunione sale risulta identico a chi rimane al proprio postazione per 8 ore. È per questo che un edificio registra 26 punti in più rispetto al valore reale.

I sensori fisici misurano con precisione la presenza presso l’ postazione . È proprio questa precisione ad aver messo in luce la lacuna nello studio di CBRE. Il problema è il costo di acquisto: da 80 a 400 euro per postazione a seconda del fornitore, senza contare l’installazione, la calibrazione e la sostituzione delle batterie. Inoltre, una volta installati, sono difficili da regolare, quindi la disposizione che si misura è quella a cui ci si è impegnati.

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Le ragioni economiche a favore di workplace intelligence

"Booked" non viene utilizzato, ed è proprio nella differenza tra i due che si trova il denaro. Una volta che questa diventa visibile, cambiano tre decisioni.

È possibile ottimizzare gli spazi sulla base di dati concreti. L’analisi dell’utilizzo piano per piano mostra quali parti della struttura giustificano lo spazio occupato e quali invece vengono pagate per semplice abitudine. Nell’esempio di CBRE, si trattava di due piani e 240.000 sterline all’anno per un unico edificio.

È possibile definire una strategia ibrida basata su modelli piuttosto che su ipotesi. I giorni di picco, i ritmi settimanali e le sovrapposizioni tra i turni derivano da ciò che le persone hanno effettivamente fatto, non da ciò che hanno dichiarato al sistema di prenotazione.

Puoi giustificare la decisione ai tuoi superiori. La parte più difficile di una decisione relativa agli spazi raramente è prenderla. È sostenerla quando il reparto Finanze chiede da dove provenga quella cifra. L’analisi dei dati sul posto di lavoro basata sulla presenza effettiva ti fornisce una risposta valida.

Nulla di tutto ciò richiede un budget per l'hardware, che è proprio l'aspetto che solitamente blocca questi progetti prima ancora che prendano il via.

Dai dati sull'occupazione alla decisione

deskbird Intelligence non si limita a segnalare le discrepanze. Il suo livello "agente" analizza i modelli presenti nei vostri siti e li trasforma in raccomandazioni, quantificando il risparmio associato a ciascuna di esse. Modella scenari, confronta le vostre sedi con aziende simili e individua modelli che nessuno avrebbe avuto il tempo di cercare.

Funziona all'interno degli assistenti che i vostri team utilizzano già, tra cui Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT e Gemini, quindi non è necessario implementare nulla di nuovo.

Sei sempre tu a prendere ogni decisione, con i dati sull’occupazione ben visibili alla base di ogni suggerimento: è proprio questo che rende una raccomandazione utilizzabile dal punto di vista finanziario, anziché qualcosa che devi accettare per fede.

Come viene misurato da " deskbird Intelligence"

deskbird Dock, l’applicazione desktop alla base di deskbird Intelligence, rileva i segnali già generati dal vostro ufficio. Un dispositivo che si collega alla rete aziendale costituisce un segnale di presenza. Un dispositivo che si collega a un monitor o a una docking station mappati indica la presenza in una sede specifica postazione.

Il reparto IT lo integra tramite il sistema di gestione dei dispositivi esistente, proprio come qualsiasi altra applicazione gestita. Non occorre installare nulla presso l’ postazione e né sostituire batterie, quindi il costo dell’hardware rimane pari a 0 €.

I dati sono, per loro stessa natura, resi anonimi e aggregati, poiché l'obiettivo è misurare spazi e modelli, non le persone.

Prenota una demo e ti mostreremo la differenza tra dove i tuoi team registrano di lavorare e dove lavorano effettivamente.