Workplace analytics: come ottimizzare il tuo ufficio con i dati

La workplace analytics rileva ciò che accade realmente in ufficio: vengono raccolti dati da sistemi di prenotazione, badge, calendari e sensori di spazio per rivelare come le persone lavorano e come viene utilizzato il tuo ufficio. Questa guida copre i tipi di analisi, le metriche importanti e come bilanciare l'insight con la privacy dei dipendenti.

Che cosa sono le analisi sul posto di lavoro?

Il Workplace analytics è la pratica di raccolta e analisi dei dati su come le persone utilizzano gli spazi ufficio e gli strumenti, per poi prendere decisioni basate su evidenze che migliorano la produttività, l'utilizzo dello spazio e l'esperienza dei dipendenti. Sfrutta dati grezzi, intelligenza artificiale (AI) e machine learning per decodificare i comportamenti dei dipendenti, l'utilizzo degli spazi ufficio e i modelli di collaborazione, fornendo ai team ibridi insight azionabili per la massima produttività e l'ottimizzazione delle risorse.

Funziona raccogliendo dati sulle performance dei dipendenti, sull'utilizzo dello spazio e sull'efficienza tramite strumenti come calendari, sistemi di prenotazione e piattaforme di feedback. L'analisi avanzata - che usa sempre più spesso l'AI predittiva e il machine learning - rivela poi pattern, colli di bottiglia e tendenze che guidano decisioni basate su evidenze.

Quali sono i vantaggi del Workplace analytics?

A differenza delle decisioni basate su congetture, il Workplace analytics fornisce metriche precise sulle tendenze di presenza, l'occupazione delle scrivanie, gli orari di massima performance e i livelli di engagement, consentendo ai responsabili HR e delle operazioni di ridurre gli sprechi, allineare gli orari e promuovere il benessere senza compromettere la privacy o la fiducia.

L'obiettivo dell'utilizzo dell'analytics in ufficio è però quello di arrivare a decisioni basate sui dati. Quando puoi vedere esattamente come viene utilizzato lo spazio, smetti di fare supposizioni sui rinnovi dei contratti di locazione. Quando comprendi i modelli di presenza, puoi creare politiche che funzionano realmente per i tuoi team. Quando monitori il comportamento di prenotazione, puoi eliminare la frustrazione delle prenotazioni fantasma e delle sale perennemente "non disponibili".

Vantaggi della workplace analytics

• Gestione ottimizzata dello spazio. Una buona piattaforma di analytics mostra quali scrivanie, sale e zone le persone utilizzano effettivamente rispetto a ciò che prenotano. Potresti scoprire che l'ala est rimane vuota ogni venerdì mentre gli spazi collaborativi sono strapieni il martedì. Questo tipo di insight ti permette di riorganizzare i layout e distribuire le risorse basandosi su pattern reali, non su supposizioni o lamentele.

• Costi immobiliari e operativi ridotti. I dati di utilizzo aiutano le aziende a dimensionare correttamente la propria impronta ufficio, migliorando l'efficienza del workplace. Molte aziende hanno ridotto significativamente i costi di locazione sulla base degli analytics, invece di rinnovare i contratti di locazione in automatico.

• Miglioramento della employee experience. Quando fai caso alla cadenza dei momenti di punta, agli spazi preferiti e ai modelli di collaborazione, puoi modellare un ambiente di lavoro che si adatta a come le persone vogliono effettivamente lavorare. I dipendenti che possono facilmente trovare scrivanie disponibili e localizzare i loro colleghi tendono a vedere l'ufficio come un posto dov'è piacevole stare.

• Processo decisionale basato sui dati. L'analytics sostituisce le supposizioni con delle evidenze scientifiche e consente alle aziende di prendere decisioni informate basate sulla realtà. Invece di discutere se aggiungere più sale riunioni, puoi vedere esattamente come funzionano le sale attuali. Questo dà fiducia alla direzione riguardo a dei cambiamenti di policy, alle modifiche al layout o ai cambiamenti che riguardano la capacità dell'ufficio.

Tipi di workplace analytics e metriche chiave

Le organizzazioni utilizzano di solito quattro approcci analitici per trasformare i dati grezzi in qualcosa di utile. Ognuno si basa sul precedente.

Tipi di analisi sul posto di lavoro

• Analisi descrittiva. Questa risponde alla domanda "cosa è successo". Si tratta di dati storici che mostrano l'utilizzo passato, le tendenze di partecipazione e l'uso delle sale riunioni in un determinato periodo. Ad esempio, l'analisi descrittiva potrebbe indicare che la sala riunioni A è stata prenotata l'80% del tempo nell'ultimo trimestre.

• Analisi diagnostica. Questa approfondisce il "perché è successo". Se alcune sale sono costantemente sovra-prenotate mentre altre rimangono inutilizzate, l'analisi diagnostica aiuta a scoprirne le ragioni. Forse le sale più popolari hanno attrezzature AV migliori. O sono semplicemente più vicine alla macchina del caffè.

• Analisi predittiva. Questa prevede "cosa potrebbe succedere". Utilizzando i modelli dei dati storici, l'analisi predittiva anticipa la domanda futura di spazi, i picchi di partecipazione o i colli di bottiglia delle risorse. È particolarmente utile per la pianificazione in base ai cambiamenti stagionali o alla crescita aziendale.

• Analisi prescrittiva. Questa raccomanda "cosa fare al riguardo". Combinando modelli predittivi con suggerimenti di azioni specifiche, l'analisi prescrittiva potrebbe proporre di riallocare le scrivanie, modificare le politiche di prenotazione o convertire le sale conferenze sottoutilizzate in focus pod.

Quali metriche tenere d'occhio nella workplace analytics?

Monitorare le metriche giuste trasforma i numeri grezzi in qualcosa di significativo. Ecco alcune delle più importanti per le organizzazioni moderne.

• Prenotazioni vs. partecipazione effettiva. Questo confronta le scrivanie o le sale prenotate con i check-in effettivi, in altre parole, misura il divario tra ciò che le persone intendono fare e ciò che fanno realmente. Un altro modo per analizzare questo aspetto è misurare le prenotazioni fantasma (ghost bookings), ovvero quelle prenotazioni che rimangono inutilizzate senza cancellazione, una delle maggiori fonti di inefficienza sul posto di lavoro.

• Tasso di utilizzo dello spazio. Questo misura la percentuale di spazio disponibile effettivamente utilizzato durante l'orario di lavoro. Un tasso di utilizzo inferiore al 50% segnala di solito una sovracapacità, mentre tassi superiori all'80% potrebbero indicare la necessità di espansione o di modifiche alle politiche.

• Modelli di occupazione di punta. Sapere quando il tuo ufficio raggiunge la massima affluenza consente di programmare la capacità e prendere decisioni politiche. Potresti scoprire che il mercoledì alle 10 del mattino si raggiunge costantemente il 90% di occupazione, mentre il venerdì si supera a malapena il 30%.

• Utilizzo delle sale riunioni. Esamina la frequenza con cui le sale riunioni vengono prenotate, la durata effettiva rispetto al tempo prenotato e i tassi di no-show. Molte aziende scoprono che le loro sale riunioni sono "prenotate" molto più di quanto siano effettivamente occupate.

Perché hai bisogno di una piattaforma di workplace analytics?

Senza una piattaforma centralizzata, sei costretto a collegare manualmente i punti tra il tuo strumento di gestione dello spazio, il tuo software di collaborazione e qualsiasi foglio di calcolo che qualcuno compila faticosamente. Adottare una piattaforma di workplace analytics dedicata è importante perché centralizza i tuoi flussi di dati (sistemi di prenotazione, accesso tramite badge, integrazioni di calendario, sensori) in un'unica immagine coerente invece di costringerti a fare il detective tra cinque diverse dashboard.

Inoltre, l'avvento dell'intelligenza artificiale (AI) e del machine learning (ML) ha rivoluzionato l'analisi dei dati nella workplace analytics e le piattaforme possono ora elaborare grandi set di dati in modo rapido e accurato, scoprendo modelli e intuizioni che potrebbero sfuggire all'analisi manuale. Sono anche in grado di prevedere le tendenze future e fornire consigli pertinenti per un processo decisionale proattivo, attraverso l'analisi predittiva e prescrittiva. Di conseguenza, le piattaforme di workplace analytics sono ora più pertinenti e potenti che mai, pronte a generare un ROI per la vostra organizzazione in tempi piuttosto rapidi.

Come scegliere una piattaforma di workplace analytics

Quando valuti le piattaforme di workplace analytics, tieni conto di aspetti come:

1. Capacità di integrazione. Può connettersi allo stack che i dipendenti già utilizzano, ad esempio MS Teams, Slack, Outlook, Google Calendar? Qualsiasi strumento in grado di acquisire dati accurati senza chiedere a nessuno di cambiare le proprie abitudini è un vantaggio: meno attrito significa migliore qualità dei dati.
2. Funzionalità di privacy. Come gestisce l'anonimizzazione dei dati? Avere una mentalità orientata alla privacy costruisce la fiducia necessaria per un'adozione di successo a lungo termine.
3. Profondità di reporting. Può rispondere alle tue domande specifiche? Pensa ai tuoi obiettivi specifici e a quale tipo di analisi dei dati hai bisogno per misurare il successo. Obiettivi diversi richiedono funzionalità analitiche e piattaforme diverse.
4. Facilità d'uso. I team non tecnici lo useranno davvero? Desideri uno strumento che il tuo team trovi intuitivo e che utilizzi effettivamente.

Gestire la workplace analytics con deskbird

deskbird è una piattaforma all-in-one per la gestione del luogo di lavoro il cui approccio è quello di soddisfare le esigenze peculiare di quelle aziende che adottano il modello di lavoro ibrido, inclusa la raccolta di dati cruciali sugli spazi per ottenere insight sfruttabili e prendere ecisioni aziendali. Le soluzioni si concentrano sul miglioramento della employee experience, l'ottimizzazione dell'utilizzo dello spazio ufficio e il miglioramento dell'efficienza organizzativa complessiva.

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Caratteristiche principali dell'analisi del posto di lavoro di deskbird:

• Integrazione con sistemi esistenti: deskbird si integra con i sistemi esistenti come i calendari di Google e Outlook, il software HRIS, Slack e MS Teams, fornendo una visione completa dei dati dell'area di lavoro senza la necessità di installare ulteriori sensori.
• Conformità al GDPR. deskbird garantisce la privacy e la sicurezza dei dati, pienamente conforme agli standard europei del GDPR, un aspetto essenziale considerando la sensibilità dei dati del posto di lavoro.
• Sostegno alla forza lavoro ibrida. deskbird si concentra sul miglioramento dell'esperienza dei dipendenti ibridi fornendo dati sui modelli di lavoro, aiutando nell'ottimizzazione dello spazio ufficio e adattando le politiche di lavoro per allinearle alle preferenze e ai modelli di produttività dei dipendenti.
• Processo decisionale e ottimizzazione dello spazio ufficio. Office Analytics fornisce insight sull'utilizzo dello spazio ufficio. In questo modo è possibile prendere decisioni sulla gestione dello spazio che possono portare a tagli dei costi e a un uso più efficiente delle risorse.
• Engagement e soddisfazione dei dipendenti. Gli strumenti di deskbird sono in grado di misurare l'engagement e la soddisfazione dei dipendenti, incluse potenziali interruzioni nella collaborazione e comunicazione, il che è essenziale per mantenere una forza lavoro produttiva. Comprendere la soddisfazione dei dipendenti aiuta a identificare aree di miglioramento nel carico di lavoro, nell'ambiente di lavoro o nella retribuzione.

Con deskbird, abbiamo tutto quello che serve per far sì che le persone controllino i numeri di presenza in ufficio quando prendono decisioni sui loro giorni in ufficio o da remoto.
Giulia Pelia, Office Manager at Dermaceutic Laboratoire

Tendenze e best practice del Workplace analytics

L'implementazione del Workplace analytics richiede un approccio olistico che abbraccia le innovazioni tecnologiche, si adatta alle demografie della forza lavoro e dà priorità al benessere dei dipendenti e alla sicurezza dei dati. Questo passaggio verso un modello di lavoro più integrato e flessibile è fondamentale per le organizzazioni che mirano a prosperare in un ambiente di lavoro in rapida evoluzione.

Analytics tech-first, predittivi e multi-sorgente

Il Workplace analytics si sta spostando da semplici dashboard a sistemi completamente integrati e basati sull'AI che fondono dati di prenotazione, strumenti di collaborazione e piattaforme HR in un'unica visione di come il lavoro si svolge realmente. L'AI generativa, l'iperautomazione e i modelli predittivi vengono utilizzati per prevedere la domanda di scrivanie, sale e personale, trasformando i report passivi in raccomandazioni prescrittive per immobili, orari e assunzioni.

Approccio human-centric

Nell'adozione del Workplace analytics, la fiducia dovrebbe essere rafforzata attraverso una trasparenza radicale: spiegando chiaramente cosa viene tracciato, perché è importante, chi può vederlo e coinvolgendo i dipendenti o i comitati aziendali nella definizione delle politiche di monitoraggio e dei dati, in modo che le persone sentano un senso di appartenenza piuttosto che di sorveglianza.

Privacy e conformità

Un'efficace analisi del workplace inizia con una mentalità incentrata sulla privacy, capace di raggiungere l'equilibrio tra insight che possono essere sfruttati e una rigorosa conformità, che tenga conto di chiari confini tra trend aggregati e comportamento individuale. L'attenzione dovrebbe essere sui modelli anonimizzati a livello di team (ad esempio, che un piano è sottoutilizzato), non sulla sorveglianza granulare di dipendenti specifici, che erode la fiducia e spesso viola i principi di proporzionalità nelle leggi.

Per le organizzazioni globali, framework come il GDPR stabiliscono standard elevati su come i dati dei dipendenti vengono raccolti, archiviati ed elaborati, rendendo le piattaforme ospitate nell'UE e progettate secondo il GDPR particolarmente preziose per semplificare la conformità e applicare le regole di anonimizzazione nell'analytics.

Criticità nel benessere e nella prontezza operativa

Invece di monitorare solo l'occupazione, l'analytics viene sempre più utilizzata per monitorare il carico di lavoro, il tempo di concentrazione e il carico di riunioni per prevenire il burnout e conciliare modalità di lavoro più sane e sostenibili. Le aziende ad alta maturità collegano l'analytics del workplace direttamente ai risultati di business come la retention, la qualità della collaborazione e il benessere, utilizzando gli insight dei dati per ottimizzare le politiche ibride, il design dell'ufficio e i benefit per rimanere competitive nell'attrarre e trattenere talenti.

In che modo l'analytics del workplace guida decisioni più intelligenti per l'ufficio

I dati del workplace offrono alle organizzazioni un modo per prendere decisioni basate su prove anziché su sensazioni. Si va dal monitoraggio della frequenza di utilizzo delle sale riunioni alla previsione di quali team potrebbero essere in difficoltà a causa del burnout. In sostanza, si ottiene una finestra sul comportamento reale del vostro ufficio rispetto a ciò che tutti suppongono stia accadendo. Quando si uniscono i puntini, si ottiene un quadro chiaro di come il tuo workplace funziona realmente giorno per giorno.

L'analytics del workplace rappresenta uno strumento critico per le aziende per rimanere competitive e reattive in un panorama lavorativo in rapida evoluzione. Le organizzazioni che lo implementano correttamente considerano l'analytics del workplace come una pratica continua, non un progetto una tantum. Esaminano i dati regolarmente, si adattano in base a ciò che apprendono e perfezionano continuamente il loro approccio. Il workplace continua a cambiare, e l'analytics tiene il passo, trasformando l'ufficio da centro di costo a risorsa strategica.

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