Migliori software di gestione dei visitatori nel 2026: confronto tra 9 strumenti

In poche parole

Il miglior software di gestione dei visitatori fa registrare gli ospiti prima che arrivino, permette loro di fare il check-in senza code e avvisa subito il referente. Controlli di sicurezza e prezzo decidono il resto, ed entrambi dipendono dal piano che scegli. La nostra shortlist per il 2026:

• deskbird. Ideale per i team ibridi che vogliono visitatori, postazioni e sale riunioni su un'unica piattaforma, con avvisi al referente via email e in Microsoft Teams. La gestione dei visitatori è l'add-on Visitors Plus per un piano deskbird, con licenza per ufficio.
• Envoy. Un piano gratuito per un piccolo ufficio, e scansione dei documenti d'identità e controllo accessi nel piano Enterprise.
• Sign In App. Un prezzo pubblico per sede, chioschi su iPad o Android e sei regioni dei dati tra cui scegliere. SwipedOn e The Receptionist ora fanno parte dello stesso gruppo.
• Lobbytrack. Un piano gratuito fino a 100 visitatori al mese e, nel piano più alto, i controlli dei visitatori rispetto a watchlist nei database dei precedenti penali.

Che cos'è un software di gestione dei visitatori?

Un software di gestione dei visitatori sostituisce il registro cartaceo con preregistrazione, self check-in e un avviso al referente. Abbiamo confrontato 9 strumenti usando le pagine prodotto, le pagine prezzi e i centri assistenza di ciascun fornitore, verificati l'11 novembre 2026. deskbird è il nostro prodotto. Lo mettiamo per primo e ne indichiamo i limiti con la stessa chiarezza usata per gli altri, anche quando uno strumento dedicato solo ai visitatori è l'acquisto migliore.

Come scegliere un software di gestione dei visitatori?

Scegli lo strumento adatto al livello di sicurezza che serve alla tua reception, poi verifica che il piano che puoi permetterti lo includa davvero. Diversi fornitori riservano scansione dei documenti d'identità, watchlist o controllo accessi a un piano superiore.

• Preregistrazione. I referenti dovrebbero invitare gli ospiti da dove pianificano la riunione, ad esempio Outlook o Google Calendar, così la visita è già impostata prima che qualcuno arrivi in reception.
• Self check-in. Un chiosco su tablet o un codice QR mantiene breve la coda. Verifica su quali tablet funziona il chiosco e se ogni chiosco costa a parte.
• Avvisi al referente dove si lavora. Verifica quali canali raggiungono il referente: email, Microsoft Teams, Slack o SMS.
• Badge e lista di evacuazione. In caso di emergenza devi sapere chi è nell'edificio. Cerca un elenco dei presenti in sede da esportare o una funzione di appello.
• Documenti. NDA e informative sulla sicurezza firmati prima o al momento del check-in, e archiviati con la visita, fanno risparmiare molta carta alla reception.
• Controlli di sicurezza. Scansione dei documenti d'identità, watchlist e controllo accessi contano soprattutto nelle sedi regolamentate o ad alta sicurezza. Decidi se la tua sede ne ha bisogno prima di confrontare i piani.
• Protezione dei dati. Chiedi dove sono ospitati i dati dei visitatori, per quanto tempo vengono conservati e se puoi mostrare ai visitatori la tua informativa sulla privacy.
• Modello di prezzo. La maggior parte degli strumenti per visitatori di questo elenco applica un prezzo per sede. Alcune piattaforme per il workplace, tra cui deskbird, vendono la gestione dei visitatori come add-on alla prenotazione di postazioni e sale.

Se condividi anche le postazioni o prenoti sale riunioni, il nostro confronto dei migliori software per la prenotazione delle postazioni e il nostro confronto dei software per la prenotazione delle sale riunioni coprono questi altri aspetti dell'ufficio.

9 sistemi di gestione dei visitatori a confronto

La tabella confronta ciò che ciascuno dei 9 fornitori pubblica sulle proprie pagine. I dettagli su ogni strumento seguono più sotto.

Come abbiamo scelto: siamo partiti dai 7 strumenti che gli assistenti AI hanno citato più spesso quando abbiamo chiesto il miglior software di gestione dei visitatori per la reception di un ufficio, in 16 risposte del nostro monitoraggio di ottobre 2026. Tre di questi, SwipedOn, The Receptionist e Sign In App, oggi appartengono a un'unica azienda e condividono una scheda. Abbiamo aggiunto Robin e Kisi, citati anche loro dagli assistenti, perché mostrano altri due modi di acquistare la gestione dei visitatori: all'interno di una piattaforma per postazioni e sale, e all'interno di un sistema di controllo accessi. Lobbytrack completa l'elenco perché compare nella top 10 di Google per le ricerche sulla gestione dei visitatori a novembre 2026.

Vuoi vedere visitatori, postazioni e sale riunioni su un'unica piattaforma? Prenota una demo di deskbird, oppure continua a leggere i dettagli su ogni strumento.

1. deskbird

Ideale per: aziende con lavoro ibrido che prenotano postazioni e sale riunioni su un'unica piattaforma e vogliono gestire i visitatori nello stesso posto, con avvisi al referente via email e in Microsoft Teams.

Con la gestione dei visitatori in deskbird, una visita inizia dove inizia la riunione. Il tuo team invita gli ospiti dalla web app, dall'add-in di Outlook o durante la prenotazione una tantum di una sala riunioni nella web app, e nel momento in cui l'ospite fa il check-in il referente riceve un'email, più un avviso in Microsoft Teams se usa deskbird in Teams.

• Preregistrazione: invita un ospite o importane fino a 500 da un file CSV. Gli ospiti con un indirizzo email ricevono un invito con un portale visitatori personale per indicazioni stradali, istruzioni e documenti, senza bisogno di un account.
• Self check-in: il chiosco per i visitatori funziona su un tablet Android, su un iPad o in Chrome. Gli ospiti invitati inseriscono il codice ricevuto nell'invito, mentre chi arriva senza invito si registra sul posto.
• Documenti e badge: NDA e informative sulla sicurezza si firmano nel portale prima dell'arrivo o al chiosco, e vengono archiviati con la visita. La reception stampa i badge dal browser su una stampante collegata al computer della reception.
• Lista di evacuazione: la lista “Onsite now” mostra chi è nell'edificio e si può esportare per contare i presenti. Per gli audit, le visite si esportano in Excel.
• Dati dei visitatori: quattro campi per visitatore. Scegli per ogni ufficio se conservare i dati senza limiti o anonimizzarli dopo 30, 90 o 180 giorni.
• Attenzione: non scansioniamo documenti d'identità, non scattiamo foto ai visitatori e non controlliamo watchlist. Gli ospiti invitati fanno il check-in con un codice, non con un codice QR, gli inviti partono dalla web app o da Outlook ma non da Google Calendar, e gli avvisi al referente arrivano via email e in Microsoft Teams, non in Slack o via SMS.
• Limiti di configurazione: non ci sono campi personalizzati per i visitatori, un unico design del badge vale per tutta l'azienda e le prenotazioni ricorrenti delle sale non possono ancora includere una visita.
• Integrazioni: nei piani Professional ed Enterprise il tuo team IT può portare i dati delle visite nei sistemi di controllo accessi o di sicurezza tramite la nostra Public API. Gli endpoint per i visitatori sono di sola lettura.

Prezzi: la gestione dei visitatori è l'add-on Visitors Plus per un piano deskbird, con licenza per ufficio e prezzo su richiesta. Il piano Business costa 2,75 € per utente attivo al mese con fatturazione annuale, oppure 3,50 € con fatturazione mensile, e include la prenotazione di postazioni, sale e parcheggi, a partire da 25 utenti. Consulta piani e prezzi di deskbird, oppure guarda la gestione dei visitatori in una demo.

2. Envoy

Ideale per: aziende che vogliono crescere con un unico fornitore, da un piano gratuito per un piccolo ufficio fino a scansione dei documenti d'identità e controllo accessi in un piano enterprise.

• In ogni piano i dipendenti registrano gli ospiti e i visitatori ricevono email di invito. La registrazione dei visitatori da un calendario web, la stampa dei badge, la firma degli NDA, le foto dei visitatori, gli avvisi via SMS e il check-in con QR partono da Premium.
• Il piano Enterprise aggiunge la scansione dei documenti d'identità con 500 scansioni l'anno incluse, una lista di blocco interna più liste di terze parti di soggetti sottoposti a restrizioni, e integrazioni di controllo accessi come Brivo, Kisi e LenelS2.
• Envoy vende anche la prenotazione di postazioni, sale e parcheggi come prodotto separato, a 5 $ per risorsa prenotabile al mese con fatturazione annuale, più un canone di piattaforma.
• Attenzione: il chiosco per i visitatori funziona solo su iPad. L'hosting nell'UE a Francoforte è per gli account specifici UE, concordati tramite un account manager. Il nostro confronto deskbird vs Envoy approfondisce gli aspetti relativi alla piattaforma.

Prezzi: Basic è gratuito per 1 sede, fino a 50 dipendenti e 100 ingressi al mese. Premium costa 362 $ per sede al mese con fatturazione annuale, ed Enterprise ha un prezzo su richiesta (pagina prezzi di Envoy, 11 novembre 2026).

3. Eptura Visitor (ex Proxyclick)

Ideale per: grandi aziende con più sedi il cui team di sicurezza vuole controllo accessi e controlli sulle watchlist, soprattutto se usano già Eptura Engage (ex Condeco) per postazioni e sale.

• Entrambi i livelli, Advanced e Power, includono preregistrazione, un add-in di Outlook, un chiosco su iPad, stampa dei badge su stampanti AirPrint, firma elettronica degli NDA, acquisizione di foto e un registro digitale con liste di emergenza e appello.
• I referenti ricevono un avviso via email, SMS, Microsoft Teams o Slack.
• Il livello Power aggiunge il controllo accessi (AMAG, Brivo, Gallagher, Genetec, Lenel, Paxton e altri), watchlist proprie e di terze parti, credenziali Wi-Fi per gli ospiti, ingresso con QR o tessera di accesso e riconoscimento facciale.
• Attenzione: non c'è un prezzo pubblico, e l'integrazione con il controllo accessi richiede un client Windows sempre acceso. Proxyclick è diventato Eptura Visitor nel 2025.

Prezzi: non pubblici. Eptura vende un abbonamento annuale con prezzo basato sul numero di sedi e una durata minima di un anno (pagina prezzi di Eptura, 11 novembre 2026).

4. Sign In App (ora con SwipedOn e The Receptionist)

Ideale per: organizzazioni piccole o con più sedi che vogliono un prezzo pubblico per sede, chioschi su iPad o Android e la scelta della regione dei dati.

• SwipedOn (da aprile 2024) e The Receptionist (da gennaio 2026) fanno parte dello stesso gruppo. I loro siti ora indirizzano gli acquirenti verso i piani di Sign In App.
• I visitatori si registrano a un chiosco su iPad o Android, oppure senza contatto scansionando un codice QR con il proprio telefono. Ogni piano include dipendenti, registrazioni e iPad illimitati.
• I referenti ricevono avvisi via email, Slack, Microsoft Teams, notifica push o SMS. I badge si stampano su stampanti Brother QL, e la lista di evacuazione con appello è inclusa nel piano Core.
• I dati restano nella regione che scegli tra sei, tra cui Germania e Regno Unito. La prenotazione di postazioni e sale (Spaces) è inclusa da Enhanced, fino a 50 postazioni con Enhanced e 500 con Pro. Le integrazioni comprendono Outlook e Google Calendar, oltre al controllo accessi di SALTO, Gallagher, Avigilon e Genetec.
• Attenzione: la scansione dei documenti d'identità parte da Enhanced, single sign-on e SCIM da Pro, e sotto Pro gli SMS si pagano a messaggio. Ogni sede ha bisogno di un proprio abbonamento.

Prezzi: per sede all'anno: Core 485 €, Enhanced 970 € e Pro 1.450 €. Executive ha un prezzo su richiesta, e la prova gratuita di 15 giorni non richiede carta di credito (pagina prezzi di Sign In App, 11 novembre 2026).

5. Greetly

Ideale per: uffici più piccoli che vogliono avvisi al referente su molti canali e un prezzo pubblico, senza acquistare una piattaforma per il workplace.

• I referenti inviano inviti con il proprio brand da Outlook o Google Calendar, e gli ospiti ricevono un codice QR personale per il check-in. Il centro assistenza di Greetly indica l'impostazione del calendario come Beta. Il chiosco funziona su iPad o su tablet Android.
• Ogni piano avvisa i referenti via email, SMS, Slack, Google Chat o Microsoft Teams, e include firma elettronica degli NDA, foto dei visitatori, una watchlist interna e supporto per le evacuazioni.
• Puoi scegliere l'hosting nell'UE o in Nord America. Greetly fa parte di OfficeSpace, che vende una piattaforma di workplace management.
• Attenzione: stampa dei badge e scansione dei documenti d'identità richiedono il piano Pro, la scansione copre solo le patenti di guida statunitensi e le watchlist sono solo liste interne. Greetly non ha un'integrazione nativa con il controllo accessi.

Prezzi: Essential costa 99 $ al mese e Pro 159 $ al mese, entrambi con fatturazione annuale. Il prezzo dipende da sedi, ingressi e tipi di visitatori, ed è disponibile una prova gratuita (sito di Greetly, 11 novembre 2026).

6. Archie

Ideale per: team che vogliono soluzioni per gestire visitatori, postazioni e sale da un unico fornitore ma preferiscono acquistare ogni prodotto separatamente, con prezzo per sede.

• Il piano Starter include preregistrazione, un'app chiosco per tablet iOS e Android, check-in con QR o email, stampa dei badge su stampanti Brother QL, firme elettroniche e un registro dei visitatori in tempo reale.
• Gli avvisi al referente sono inclusi in Starter. Pro aggiunge foto dei visitatori, avvisi via SMS, integrazione con Slack e Microsoft Teams, appello per le evacuazioni, single sign-on e SCIM.
• Nel piano Enterprise, Archie elenca integrazioni per il controllo degli accessi alle porte con Kisi, Brivo e UniFi, e integrazioni per il Wi-Fi degli ospiti.
• Attenzione: la lista di blocco e la residenza dei dati personalizzata ci sono solo in Enterprise, quindi la residenza dei dati nell'UE richiede un accordo su misura.

Prezzi: Starter costa 109 $ e Pro 185 $ per sede al mese, con fatturazione annuale secondo le FAQ di Archie, ed Enterprise ha un prezzo su richiesta. Alla demo segue una prova di 14 giorni (pagina prezzi di Archie, 11 novembre 2026).

7. Lobbytrack

Ideale per: sedi con forti esigenze di sicurezza, come uffici pubblici, strutture sanitarie e scuole, che hanno bisogno di effettuare controlli dei visitatori rispetto a watchlist nei database dei precedenti penali.

• Ogni piano, compreso quello gratuito, offre la registrazione contactless con QR, le foto dei visitatori e la stampa dei badge su stampanti Brother o Zebra.
• NDA e scansione della patente di guida partono da Professional.
• Ultimate aggiunge il controllo dei visitatori rispetto a una watchlist interna e a database esterni dei precedenti penali, avvisi via SMS, Slack e Teams, gestione delle evacuazioni e controllo accessi con Lenel S2, Openpath e Brivo.
• Attenzione: la maggior parte delle funzioni di sicurezza e di integrazione si trova in Ultimate, che non ha un prezzo pubblico. Secondo Lobbytrack, la certificazione ISO 27001 è in corso.

Prezzi: Starter è gratuito fino a 100 visitatori al mese. Basic costa 50 $ e Professional 100 $ per sede al mese, senza contratto, e Ultimate ha un prezzo su richiesta (pagina prezzi di Lobbytrack, 11 novembre 2026).

8. Robin

Ideale per: aziende con almeno 500 dipendenti che vogliono la gestione dei visitatori come modulo di una piattaforma completa per postazioni, sale e parcheggi.

• I referenti preregistrano gli ospiti nella dashboard web o nell'app mobile, gli admin possono importare un file CSV e l'add-in di Outlook crea una visita per ogni partecipante alla riunione che selezionano. Gli ospiti ricevono un invito via email e un promemoria 4 ore prima.
• Chi arriva senza invito si registra su un display di accoglienza su iPad, e gli ospiti invitati possono fare il check-in dal telefono tramite il link nell'email. I referenti ricevono avvisi via email, Slack o Microsoft Teams.
• I badge si stampano su stampanti Brother e possono riportare una foto dell'ospite scattata al display. Gli ospiti accettano NDA o liberatorie sul display o dall'invito.
• Attenzione: i display di accoglienza funzionano solo su iPad, e le integrazioni con il controllo accessi si configurano caso per caso con un costo aggiuntivo. In cosa si differenziano deskbird e Robin lo spieghiamo nel nostro confronto.

Prezzi: non pubblici. La gestione dei visitatori fa parte della piattaforma Robin, con prezzo comunicato dopo una demo e fatturazione solo annuale (pagina prezzi di Robin, 11 novembre 2026).

9. Kisi

Ideale per: uffici che usano o vogliono usare il controllo accessi di Kisi, così il link d'invito o il codice QR del visitatore apre anche la porta.

• Ogni piano invia ai visitatori link di accesso o codici QR via email, e link via SMS ai numeri statunitensi. Basic consente fino a 5 link via email, Plus fino a 500 e Pro fino a 2.000. Da Plus i referenti inviano inviti via email con accesso integrato.
• Il self check-in con QR sul telefono del visitatore funziona in ogni piano. Chiosco su tablet, stampa dei badge e avvisi al referente partono da Plus. NDA e firme obbligatorie al check-in ci sono solo in Pro.
• Kisi elenca integrazioni con Envoy, Robin, Archie e Skedda, quindi può aprire le porte anche ai visitatori registrati in un altro strumento.
• Attenzione: Kisi è principalmente un sistema di controllo degli accessi e non dispone di una propria funzione di prenotazione di postazioni o sale. L'accesso dei visitatori attraverso le porte richiede il Controller Pro 2 di Kisi, l'apertura delle porte con codice QR richiede un Terminal Pro, e i link via SMS funzionano solo per i numeri statunitensi.

Prezzi: Basic è gratuito. Plus e Pro hanno un prezzo per sede sulla pagina prezzi di Kisi, che permette di passare dalla fatturazione mensile a quella annuale, e l'hardware Kisi si paga a parte (pagina prezzi di Kisi, 11 novembre 2026).

Quale software di gestione dei visitatori è adatto al tuo team?

La scelta dipende da due domande: quale livello di sicurezza serve alla tua sede e se i visitatori devono essere gestiti con lo stesso strumento usato per postazioni e sale riunioni. Scegli uno strumento dedicato ai visitatori quando devi occuparti soltanto della gestione della reception, il piano che include i controlli dei documenti d'identità o delle watchlist che servono alla tua sede, e una piattaforma per il workplace come deskbird quando visitatori, postazioni e sale riunioni vanno gestiti insieme.

• Ufficio piccolo, budget limitato: Lobbytrack è gratuito fino a 100 visitatori al mese, e Greetly parte da 99 $ al mese con fatturazione annuale.
• Sicurezza rigorosa con controllo dei documenti d'identità e delle watchlist: Envoy Enterprise, Eptura Visitor Power o Lobbytrack Ultimate per le watchlist, oppure Sign In App da Enhanced per la scansione dei documenti d'identità.
• Molte sedi con un prezzo pubblico per sede: Sign In App, con i dati conservati nella regione che scegli.
• Dati ospitati in Germania: Sign In App, dove la Germania è una delle sei regioni dei dati tra cui scegliere.
• Solo gestione dei visitatori, senza prenotazione di postazioni o sale: scegli uno strumento dedicato ai visitatori da questo elenco.
• Visitatori, postazioni e sale riunioni su un'unica piattaforma, con avvisi al referente via email e in Teams: deskbird.

Perché i team ibridi gestiscono i visitatori in deskbird?

Con l'add-on Visitors Plus, le visite stanno accanto alla prenotazione di postazioni, sale e parcheggi, nell'app che i tuoi collaboratori usano già. Ospite, sala riunioni e postazione si pianificano in un unico posto.

• Aggiungi una visita durante la prenotazione una tantum di una sala riunioni nella web app, e l'ospite riceve l'invito con le tue istruzioni e i tuoi documenti.
• I referenti vengono avvisati degli arrivi via email, e in Microsoft Teams se usano deskbird lì, e possono rispondere “Sto arrivando” così la reception sa che sono in arrivo.
• Un unico portale di amministrazione copre tutti gli uffici, e decidi tu per ogni ufficio in quali sedi attivare la gestione dei visitatori.
• ISO 27001, SOC 2 e GDPR, con una durata di conservazione dei dati dei visitatori che imposti per ogni ufficio.

Il modulo di gestione dei visitatori ci ha permesso di avere un maggiore controllo sugli accessi ai nostri uffici [...]. Completamente integrato con le nostre piattaforme di collaborazione Office 365, garantisce notifiche tempestive e un flusso di lavoro fluido e connesso.

Tatiana Gómez Alvira, CIO Office Manager, Europastry

Più di 250.000 utenti in oltre 10.000 team aziendali in più di 80 paesi usano deskbird, con un'adozione quotidiana superiore al 90%. Per vedere visitatori, postazioni e sale insieme nei tuoi uffici, prenota una demo di deskbird.

Disclaimer

I software elencati in questo articolo, con i relativi prezzi e funzionalità, si basano su informazioni pubblicamente disponibili all'11 novembre 2026 e possono cambiare. Abbiamo confrontato le pagine pubblicate da ciascun fornitore e non abbiamo testato noi stessi questi prodotti. Se abbiamo sbagliato qualcosa, contattaci.