CANCOM Austria ha diffuso l'uso di deskbird a tutti i suoi 1.800 collaboratori, in quattro Paesi

CANCOM Austria AG, con sede a Vienna, è un fornitore di servizi digitali e un abilitatore all'AI, parte del gruppo tedesco CANCOM. Accompagna aziende, organizzazioni ed enti pubblici nella trasformazione digitale, con un’offerta che comprende l’integrazione dei sistemi IT, soluzioni digitali basate sui dati, servizi gestiti e soluzioni cloud.

Circa 1.800 collaboratori lavorano in quindici sedi in Austria, Repubblica Ceca, Svizzera e Romania. La maggior parte trascorre in ufficio due o tre giorni alla settimana: sapere chi è presente e dove è quindi un’esigenza quotidiana, non occasionale.

Queste dimensioni rendono CANCOM Austria un cliente da studiare con attenzione. L’azienda dispensa ogni giorno consigli ai propri clienti per aiutarli a compiere scelte tecnologiche, quindi qualsiasi strumento adottato internamente deve soddisfare gli stessi criteri applicati ai progetti dei clienti. Architettura aziendale, CISO, protezione e localizzazione dei dati: ogni area ha voce in capitolo. In CANCOM Austria, uno strumento per la gestione degli spazi non è un acquisto dei servizi generali sottoposto poi alla valutazione dell’IT. È una decisione informatica presa insieme ai servizi generali.

CANCOM Austria non stava cercando un nuovo strumento per la gestione degli spazi. Il contratto con il precedente fornitore, però, era in scadenza: serviva una nuova soluzione in tutte le sedi in cui veniva utilizzato il vecchio sistema.

Questo vincolo ha determinato l’intero progetto. Non era possibile testare la soluzione in un solo edificio, imparare dall’esperienza e poi estenderla gradualmente. Le quindici sedi in quattro Paesi dovevano diventare operative e circa 1.800 collaboratori avevano bisogno di un sistema per prenotare una postazione.

Le difficoltà sono arrivate dagli stessi edifici, le cui planimetrie erano disponibili in file diversi tra loro: file di architetti con 250 livelli o semplici perimetri degli edifici con gli spazi di lavoro disegnati a mano. Prima di importarli in deskbird, bisognava verificare che pareti, sale e postazioni rappresentate corrispondessero alla realtà.

I servizi generali hanno valutato innanzitutto le funzionalità. Prima di firmare, le soluzioni finaliste sono poi state esaminate dall’area responsabile dell’architettura aziendale, dal CISO e dal team di protezione dei dati. Il confronto ha incluso ServiceNow, il prodotto destinato a sostituire lo strumento in uso e un’altra soluzione. Il rapporto di collaborazione che stava nascendo tra deskbird e CANCOM Germania ha avuto il suo peso, ma molto meno rispetto ai requisiti di conformità.

Due funzionalità erano imprescindibili: il single sign-on e l’integrazione con Microsoft Teams, per consentire ai collaboratori di prenotare direttamente dallo strumento che già utilizzavano.

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L’implementazione è iniziata nelle sedi austriache, ma tutti i collaboratori sono stati aggiunti fin dall’inizio, indipendentemente dal fatto che utilizzassero subito deskbird. Le altre sedi sono state coinvolte in seguito. Accanto al team centrale dei servizi generali di Vienna, ogni edificio aveva un responsabile locale che seguiva il progetto, soprattutto per appianare le specificità delle planimetrie del suo immobile. Tra l’avvio del progetto e la prima implementazione sono trascorsi due o tre mesi, una tempistica dettata in gran parte dalle incoerenze tra le planimetrie.

Come se non bastasse, ci sono state altre due complicazioni: alcuni reparti e collaboratori disponevano di spazi che non dovevano essere prenotabili da tutti e serviva inoltre una procedura per richiedere una postazione assegnata. Oggi 151 delle 1.218 postazioni sono assegnate, mentre le altre sono condivise.

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1.219 utenti registrati, di cui 742 presenti ogni mese

Dal lancio nell’ottobre 2025, 1.219 persone si sono registrate su deskbird e 742 lo utilizzano ogni mese. Il 64% di questi utenti mensili torna in ufficio ogni settimana. Le quindici sedi dispongono ora di 1.218 postazioni prenotabili: 1.067 condivise e 151 assegnate. Dal lancio sono state effettuate 44.292 prenotazioni, pari a una media di circa 212 per giorno lavorativo. Negli ultimi trenta giorni, 230 persone hanno prenotato direttamente da Microsoft Teams.

Il tasso di utenti che torna in ufficio ogni settimana è alto considerato che l'implementazione è stata completata in meno di un anno, senza fase pilota, per oltre 1.200 persone distribuite in quindici sedi e quattro Paesi.

Martedì c'è il pienone, il venerdì c'è il fuggi-fuggi

L’andamento della settimana è molto netto: circa 265 prenotazioni di postazioni il martedì, contro 94 il venerdì. Le presenze raggiungono il picco a metà settimana e calano bruscamente verso il fine settimana. Anche la differenza tra le sedi più e meno frequentate è enorme. Senza misurazioni, queste tendenze rimangono invisibili; con i dati, diventano evidenti.

Dai dati sulle presenze alle decisioni concrete

Con deskbird Intelligence, CANCOM Austria non si limita più a monitorare le presenze: può decidere quali sedi sono utilizzate bene, quali sono sottoutilizzate e dove adeguare il portafoglio immobiliare.

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