85 persone, 37 postazioni: Nextlane riaccoglie i suoi team in un ufficio più piccolo

Nextlane sviluppa il software su cui si basa la vendita di auto in Europa. Le sue piattaforme gestiscono concessionarie, showroom digitali e attività dei costruttori per oltre 70.000 utenti finali in 11 paesi europei. Un vero fuoriclasse nella modernizzazione del settore.

L’azienda ha sedi in tutta Europa, tra cui Parigi, Lione, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund e Zurigo. Questa presenza capillare è un vantaggio commerciale, ma complica le operazioni: le loro policy per gli spazi di lavoro devono adattarsi contemporaneamente a dieci edifici, cinque paesi e più lingue.

Nextlane ha scelto di adottare un modello ibrido: due giorni a settimana in sede e tre da remoto.

Prima della pandemia, la sede di Nextlane a Saint-Pierre-des-Corps occupava cinque piani e circa 2.000 m². Le postazioni erano assegnate secondo il modello tradizionale: una persona, una postazione, in modo permanente.

Con l’arrivo del lavoro ibrido, Nextlane ha ridotto gli spazi: da cinque piani a uno solo, con due giorni in sede e tre da remoto.

Il risultato? Un ufficio più piccolo, lo stesso numero di persone e la tendenza a concentrarsi tutti negli stessi due giorni.

Il sistema di prenotazione non avrebbe retto. Un foglio di calcolo non mostra in tempo reale chi ha prenotato cosa, non offre certezze a chi la domenica sera deve decidere se andare in sede e non permette di analizzare l’occupazione a distanza di tre mesi.

Nextlane aveva bisogno di due cose: motivare i dipendenti a venire in ufficio e rassicurarli sul fatto che avrebbero trovato una postazione.

Quasi due anni e mezzo fa, deskbird si è rivelata la soluzione più adatta al problema che volevamo risolvere: riportare i dipendenti in sede.
Jean Penhouët
Vicepresidente globale delle Risorse Umane, Nextlane

Non era solo una questione di gestione degli spazi. Per far funzionare di nuovo l’ufficio hanno collaborato Risorse Umane, il team dedicato all’esperienza in ufficio e quello che gestisce le sedi. L’obiettivo non era riempire le postazioni, ma fare in modo che valesse la pena andare in ufficio nei giorni trascorsi insieme.

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Nextlane ha introdotto la prenotazione delle postazioni con deskbird prima nelle sedi francesi, poi in tutta Europa. I dipendenti pianificano la settimana tramite l’app, aprono la planimetria interattiva e scelgono una postazione.

Ogni lunedì Nathalie prenota le postazioni per la settimana. È così che fa anche la maggior parte dei colleghi: due giorni in sede, pianificati in anticipo, con riunioni organizzate in base alle presenze.

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A cambiare le abitudini non è stata la prenotazione in sé, ma la possibilità di vedere chi è in sede e in quale giorno.

Così, prenotare una postazione significa anche scegliere accanto a chi sedersi. Grazie alle foto dei profili sulla planimetria, non si sceglie un numero, ma un vicino: un motivo molto diverso per andare in ufficio.

Non solo, ma così facendo cade anche l’ultimo ostacolo legato al tragitto casa-ufficio.

Si può stare tranquilli sapendo di aver prenotato una postazione. Quando si va in sede, si ha la certezza di trovare posto.
Nathalie Dieumegard
Responsabile della gestione delle sedi in Francia, Nextlane

Le presenze aumentano e Nextlane ha i dati per dimostrarlo

Riportare le persone in ufficio era l’obiettivo iniziale. Oggi Nextlane può dimostrarne i risultati, non solo stimarli. I feedback dei dipendenti sono unanimi: a fare la differenza, è sapere in tempo reale chi sarà presente.

L’unico piano rimasto a Saint-Pierre-des-Corps ospita circa 85 persone con 37 postazioni. Sulla carta sembra poco. Nella pratica, non lo è.

Gli uffici di Nextlane non sono mai sovraffollati, perché deskbird distribuisce le presenze nell’arco della settimana invece di concentrarle negli stessi due giorni. Le postazioni vengono sfruttate meglio e nessuno si trova senza postazione quando arriva.

Per molte aziende, questo è il vero nodo. Ridurre gli spazi è facile; farlo senza peggiorare l’esperienza in ufficio richiede un sistema.

Dati sull’occupazione, non intuizioni

Quando Nextlane ha iniziato a usare deskbird, le statistiche erano piuttosto spoglie. Oggi ha a disposizione un vero strumento di analisi, che mostra come vengono occupati gli uffici e chi non va in sede. Così, le decisioni sugli spazi si basano sui dati, non sulle opinioni.