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TST: liberare il potenziale rendendo il cambiamento duraturo
TST è una società di servizi professionali con sede nella zona di London Bridge, attiva nei settori della formazione esperienziale, dell’organizzazione di eventi e della consulenza in materia di risorse umane. Un team di 50 persone collabora con clienti operanti in settori molto diversi tra loro, dai servizi finanziari all’ingegneria.
Il nostro lavoro consiste nel liberare il potenziale rendendo il cambiamento duraturo, nelle persone, nei team e nelle organizzazioni. TST raggiunge questo obiettivo progettando e realizzando esperienze trasformative sul posto di lavoro, avvalendosi della scienza, della creatività e di un design incentrato sulla persona. I servizi si articolano in tre aree: Diagnosi e benchmarking, Avvio e consolidamento del cambiamento, Sviluppo e aggiornamento delle competenze. Ciascuna di esse è disponibile con diversi livelli di personalizzazione per adattarsi a una vasta gamma di budget ed esigenze, dai progetti esistenti “così come sono” a un approccio adattato “su misura per voi”, fino a soluzioni “realizzate appositamente per voi” costruite da zero attorno alle sfide specifiche di un’organizzazione.
È proprio questo mix tra lavoro con i clienti e collaborazione interna il motivo per cui l'ufficio continua ad avere la sua importanza. I dipendenti di TST sono in ufficio da un giorno al mese fino a quattro giorni alla settimana. E il team è cresciuto più rapidamente rispetto al numero di postazioni disponibili.
Un team che era diventato troppo grande per i propri uffici
Al ritorno dal lavoro da remoto dopo la pandemia, TST si è trovata nella stessa situazione di molte altre aziende che si trovavano ad affrontare per la prima volta il lavoro ibrido. Il team era cresciuto al punto da superare la capienza dell’ufficio in quel momento, e da ciò sono derivati due problemi. Tutti coloro che venivano in ufficio avevano bisogno di un posto dove lavorare postazione . Inoltre, era necessario evitare che le sale riunioni sale fossero prenotate due o tre volte contemporaneamente.
Entrambe le questioni venivano gestite in modo informale, senza una visione condivisa su chi fosse disponibile o quali sale fossero liberi.
Nel 2023, il nostro problema era gestire il lavoro ibrido con un team di 40 persone in un ufficio dotato di 20 postazioni di lavoro.
Sam Green
Direttore operativo, TST
Ciò di cui TST aveva bisogno era uno strumento che coprisse sia le postazioni di lavoro che sale, abbastanza semplice da essere effettivamente adottato dagli utenti e dimensionato per un singolo ufficio di piccole dimensioni piuttosto che per un parco immobiliare aziendale. Anche una struttura dei prezzi trasparente e adeguata a quelle dimensioni era importante, così come la disponibilità di report reali sull’utilizzo dell’ufficio. TST ha valutato diverse opzioni e si è concentrata fin dall’inizio su deskbird , perché era semplicemente la scelta più sensata per loro.
postazione e la prenotazione di “ sala ” in un unico posto, all’interno Microsoft Teams
TST ha lanciato il sito deskbird nel dicembre 2023, che comprende la prenotazione delle postazioni di lavoro ( postazione ), la prenotazione delle sale riunioni ( sala ) e l’integrazione con Microsoft Teams . Il fattore determinante è stata la semplicità con cui è stato possibile configurare il layout delle postazioni di lavoro ( postazione ) e delle sale riunioni ( sala ) sul sito corretto planimetria. Da allora il team ha cambiato sede due volte e la configurazione è stata trasferita con loro: oggi, al 207 di Union Street, ci sono 34 postazioni di lavoro e quattro sale riunioni sale .
Abbiamo scelto deskbird perché l'interfaccia utente era intuitiva. L'integrazione con Teams ha inoltre permesso al sistema di inserirsi perfettamente nel flusso di lavoro quotidiano.
Sam Green
Direttore operativo, TST
Il lancio è stato volutamente anticipato. TST ha configurato per prima cosa l’ planimetria e l’integrazione con Teams, in modo che lo strumento fosse il più semplice e intuitivo possibile prima ancora che qualcuno lo vedesse. Successivamente, lo ha presentato durante una riunione con tutto il team, mostrando quanto fosse veloce da usare e spiegandone il “perché”: questo semplifica la vita sia ai singoli dipendenti che al team operativo, non solo per la creazione dei report.
Come per ogni nuovo sistema, la sua piena adozione ha richiesto un certo stimolo. Il team operativo ha aiutato chi si presentava senza prenotazione a effettuare la prenotazione a posteriori, ha mediato le occasionali controversie relative all’ postazione e e ha inviato promemoria regolari per l’aggiornamento dei programmi settimanali. Le visualizzazioni relative all’analisi dei dati e alla pianificazione hanno reso tutto questo molto semplice da gestire, mostrando a colpo d’occhio quali team e quali singoli avessero pianificato la propria sede di lavoro e quali no.
giorni di presenza che siano affidabili e che il team possa fare affidamento su di essi
Due terzi della squadra, presenti ogni settimana
deskbird ora fa parte del modo in cui il team pianifica la propria settimana. Tutte e 50 le persone sono registrate e attive, e circa due terzi degli utenti mensili tornano in ufficio ogni settimana, un tasso di ritorno elevato per un team di queste dimensioni.
Dal momento del lancio, TST ha registrato 3.650 prenotazioni: 2.424 distribuite tra i 34 desk e 1.189 distribuite tra soli quattro "meeting sale". In rapporto al loro numero, i " sale " sono più sollecitati rispetto ai desk, come ci si aspetterebbe da un’attività basata su workshop e sessioni con i clienti.
Mercoledì è il giorno di presenza
L'andamento settimanale è chiaro: il mercoledì è il giorno più intenso, mentre il lunedì è quello più tranquillo. Non è un caso. TST utilizza deskbird per gestire giorni di presenza sia a livello dirigenziale che per i singoli reparti, al fine di garantire che vi siano i giusti livelli di collaborazione e interconnessione.
Il feedback che riceviamo dal team è che il check-in automatico tramite Workplace Intelligence semplifica notevolmente la vita quando si recano in ufficio. Possono mettersi subito al lavoro senza doversi preoccupare di un’altra cosa.
Sam Green
Direttore operativo, TST
Check-in automatici, dati più accurati
TST è tra i primi clienti di deskbird a utilizzare Workplace Intelligence, e questo ha migliorato notevolmente la qualità delle informazioni a loro disposizione. L'intero ufficio è stato mappato e, grazie alla mappatura dei monitor tramite deskbird Dock , ora i dipendenti vengono registrati automaticamente alle loro postazioni. In precedenza, i dati dipendevano da una pianificazione accurata o da registrazioni manuali, che non sono mai corrette al 100%.
Sam e il responsabile dell'ufficio consultano settimanalmente i dashboard. Il passo successivo consiste nel raccogliere dati puliti relativi a un periodo di alcuni mesi tramite deskbird Dock , per poi valutare adeguatamente la pianificazione e l'aderenza a giorno di presenza sulla base di tali dati.
La storia di TST è un esempio utile per qualsiasi azienda che gestisca un unico ufficio con più dipendenti che postazioni di lavoro. Lo strumento doveva essere abbastanza semplice da poter essere adottato da 50 persone, integrarsi all’interno di Microsoft Teams — dove si svolge già il lavoro — e coprire sia le postazioni di lavoro che sale senza bisogno di un secondo sistema. A distanza di tre anni e due traslochi dell’ufficio, continua a svolgere tutte e tre queste funzioni.
deskbird è un sistema di gestione del lavoro ibrido ideale. Facile da configurare, facile da usare e facile da analizzare, sia che tu sia un singolo dipendente, un responsabile di team o un collaboratore che riferisce alla dirigenza. Infatti, la settimana scorsa ho consigliato deskbird a un collega.
Sam Green
Direttore operativo, TST
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