Beveiliging op bedrijfsniveau. Ontworpen om vertrouwen te wekken.

Andere medewerkers kunnen niet zien wie welk bureau of welke werkplek heeft gereserveerd. Beheerders kunnen anonieme reserveringen globaal instellen als standaard voor de hele organisatie, zodat geen enkele medewerker zich hiervoor handmatig hoeft aan te melden.

De profielen en activiteiten van medewerkers zijn alleen zichtbaar voor collega’s die de medewerker uitdrukkelijk heeft goedgekeurd. Zonder die goedkeuring worden er geen profielgegevens of boekingsgeschiedenis getoond.

Ruimtereserveringen kunnen worden gemarkeerd als ‘privé’. Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden de titels van de vergaderingen en de deelnemerslijsten verborgen voor iedereen die de plattegrond of vergaderruimte bekijkt.

Managers hebben uitsluitend toegang tot geaggregeerde gebruiksgegevens. deskbird dashboards waarmee het gebruik per medewerker kan worden gevolgd. Alle analyses vinden plaats op groepsniveau; individuele gebruiks- of gedragsgegevens worden nooit openbaar gemaakt. De rapportages zijn bedoeld om beslissingen over ruimteplanning te ondersteunen, niet om individuen te controleren.

Persoonlijke transactiegegevens (reserveringen van werkplekken, vergaderruimte , check-ins) worden na een vastgestelde bewaartermijn automatisch geanonimiseerd. De gegevens worden verwijderd volgens een gedocumenteerd verwijderingsbeleid. Er vindt geen opslag voor onbepaalde tijd plaats. Zakelijke klanten kunnen aangepaste termijnen voor anonimisering instellen om te voldoen aan interne vereisten op het gebied van gegevensbeheer.

deskbird de medezeggenschapsvereisten die Duitse en Oostenrijkse ondernemingsraden stellen met betrekking tot tools voor het delen van bureaus en het monitoren van werkplekken. Configureerbare anonimisering, geen tracking op individueel niveau en volledige audittrajecten voor gegevenstoegang bieden ondernemingsraden de nodige transparantie om de implementatie te beoordelen en goed te keuren voordat het systeem in gebruik wordt genomen.

deskbird een vrijblijvend sjabloon voor een bedrijfsovereenkomst inzake het delen van werkplekken en flexibel werken. Het sjabloon behandelt onder meer de reikwijdte en doelstellingen, reserveringsprocedures en gebruiksregels, gegevensbescherming en toegangsrechten, gezondheidsbescherming, ergonomie en de inrichting van de werkplek, evenals procedures voor conflictoplossing en verandermanagement. Het sjabloon is bedoeld als uitgangspunt. Alle regels, waaronder bewaartermijnen voor gegevens, gedragsrichtlijnen en speciale voorzieningen, worden gezamenlijk vastgesteld door de werkgever en de ondernemingsraad.

Bepalingen inzake gegevensbescherming, toegangsrechten en technische uitvoeringsdetails worden zodanig vastgelegd dat deze de beoordelings- en goedkeuringsprocessen van de ondernemingsraad ondersteunen. Er kunnen speciale bepalingen voor werknemers met specifieke behoeften (bijv. toegankelijkheid, gezondheid) worden opgenomen.