Büroflächenmanagement: Wie ihr euren Arbeitsplatz optimal nutzt

Büroflächenmanagement umfasst Analyse, Implementierung und Tracking. Zusammengenommen helfen diese drei Säulen Unternehmen, auf eine hybride Arbeitsweise umzustellen, Büros an die Bedürfnisse der Belegschaft anzupassen und den Wert ihrer Immobilien zu maximieren. Zu den Vorteilen gehören optimierte Layouts, Kosteneinsparungen, eine stärkere Unternehmenskultur und eine höhere Produktivität. Durch das Befolgen wichtiger Schritte, wie z. B. die Ermittlung von Anforderungen und Bedürfnissen, die Analyse der Nutzung und die Festlegung klarer Ziele, können Unternehmen ihre Büroflächen in einen strategischen Vorteil verwandeln.

Was ist Büroflächenmanagement?

Büroflächenmanagement ist der Prozess der Planung, Optimierung und Überwachung der Nutzung von Arbeitsplätzen, um die Effizienz zu maximieren, die Kosten zu senken und die Employee Experience zu verbessern. Dazu gehört die Analyse von Daten über die Belegung, den Energieverbrauch und die Bedürfnisse der Teams, bevor Strategien und Technologien implementiert werden, die mit den Unternehmenszielen und den Erwartungen der Beschäftigten übereinstimmen.

Was sind die Grundpfeiler des Büroflächenmanagements?

Flächenmanagement basiert immer auf denselben Grundpfeilern: Analyse, Implementierung und Nachverfolgung. Indem ihr versteht, wie der Raum genutzt wird, gezielte Verbesserungen vornehmt und die Ergebnisse kontinuierlich überwacht, stellt ihr sicher, dass eure Büros anpassungsfähig und nachhaltig bleiben und mit den Bedürfnissen des Unternehmens und eurer Belegschaft in Einklang stehen. Laut dem Global Occupancy Planning Benchmark Report von JLL erheben 74 % der Unternehmen inzwischen Daten zur Flächennutzung.

Analyse: Aktuelle Situation bewerten und Ziele festlegen

Analysiert, wie euer Arbeitsplatz funktioniert, und definiert klare Ziele. Das bedeutet, dass ihr bewertet, wo Geld ausgegeben und wie der Raum genutzt wird und ob die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden, bevor ihr Modelle wie Activity-Based Working oder Hot Desking auswählt. Dazu solltet ihr Folgendes tun:

• Führt Mitarbeiterbefragungen und abteilungsübergreifende Workshops durch.
• Analysiert Daten zu Belegung, Energieverbrauch und Zufriedenheit.
• Nutzt Workplace Analytics, um Ineffizienzen zu erkennen.
• Setzt euch auf der Grundlage der Ergebnisse messbare Ziele.

Implementierung: Effektive Veränderungen in die Tat umsetzen

Die Implementierung übersetzt die Analyse in konkrete Verbesserungen, indem sie sich auf klare Prioritäten konzentriert und Tools oder Richtlinien einführt, die diese unterstützen. Anstatt alles auf einmal umzusetzen, solltet ihr Änderungen in Phasen angehen, um die Akzeptanz und den langfristigen Erfolg sicherzustellen.

• Beginnt mit einem Ziel zur gleichen Zeit (z. B. Steigerung der Nachhaltigkeit im Büro).
• Kommuniziert Änderungen klar an eure Teams.
• Investiert in Ausstattung, Software und hybrid-freundliche Setups.
• Passt das Einführungstempo an die Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens an.

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Tracking: Ergebnisse überwachen und Strategien anpassen

Das Tracking stellt sicher, dass die implementierten Änderungen die erwarteten Auswirkungen haben, indem es KPIs überwacht und Mitarbeiterfeedback einholt. Die kontinuierliche Auswertung ermöglicht es, Probleme schnell zu beheben, die Ressourcennutzung zu optimieren und einen Arbeitsplatz zu erhalten, der sowohl die Kostenkontrolle als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützt.

• Messt und verfolgt KPIs mit Tools für das Flächenmanagement.
• Überprüft regelmäßig die Belegungs- und Effizienztrends.
• Sammelt laufend Feedback zur Benutzerfreundlichkeit.
• Passt die Strategien an die sich verändernden Bedürfnisse an.

Was sind die Vorteile von Büroflächenmanagement?

Techniken fürs Flächenmanagement zu implementieren, hilft Unternehmen, den Wert ihrer Arbeitsplätze zu maximieren, indem sie Flächen optimieren, Kosten senken, die Kultur stärken und die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessern. Mit den richtigen Strategien können Unternehmen die Bürogestaltung an die Bedürfnisse der Belegschaft anpassen, intelligentere finanzielle Entscheidungen treffen und Umgebungen schaffen, in denen sich Menschen wohlfühlen.

Optimiert eure Büroflächen

Flächenmanagement optimiert den Arbeitsplatz, indem es sicherstellt, dass jeder Bereich effektiv genutzt wird, und gleichzeitig Design und Layout an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpasst. Ein gut geplantes Büro verbessert die Arbeitsabläufe, steigert das Wohlbefinden und fördert die Zusammenarbeit, wodurch die Umgebung effizienter wird und ein reibungsloserer Arbeitsalltag für eure Teams geschaffen wird.

Reduziert die Bürokosten

Ein datengesteuertes Flächenmanagement ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen und Immobilienkosten zu senken. Durch die Analyse der Belegung und Nutzung können Führungskräfte ihre Büros an hybride Modelle anpassen, vermeiden, dass sie für ungenutzte Flächen zahlen müssen, und die Gemeinkosten senken, ohne dass die Employee Experience darunter leidet. IBM hat zum Beispiel 50 Millionen USD an Immobilienkosten eingespart, indem es seine Bürofläche durch flexible Arbeitsmodelle verkleinert hat.

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Stärkt die Unternehmenskultur

Ein Arbeitsplatz, der die Erwartungen der Beschäftigten widerspiegelt, stärkt die Unternehmenskultur, indem er Zusammenarbeit, Inklusion und Nachhaltigkeit fördert. Flächenmanagement macht es möglich, die Mitarbeitenden zu inspirieren, die Arbeitsabläufe zu verbessern und eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Beschäftigten wertgeschätzt und engagiert fühlen und die mit den Unternehmenswerten übereinstimmt, wodurch eine positive und menschenorientierte Unternehmenskultur gestärkt wird.

Fördert die Produktivität und Zufriedenheit

Flächenmanagement steigert die Produktivität und Zufriedenheit, indem es Umgebungen schafft, die Konzentration, Zusammenarbeit und Komfort fördern. Gutes Design, Beleuchtung und Temperaturkontrolle steigern das Wohlbefinden, während Layouts, die Reibungsverluste reduzieren und die Teamarbeit unterstützen, für mehr Arbeitsmoral und Leistung sorgen, was zu einer motivierteren und effizienteren Belegschaft führt.

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6 wichtige Schritte für effektives Büroflächenmanagement

Um Büroflächen effektiv zu verwalten, müssen Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse in Einklang gebracht und datengestützte Entscheidungen getroffen werden. Hier ist ein klarer Schritt-für-Schritt-Ansatz, mit dem ihr sicherstellt, dass eure Arbeitsplatzstrategie die Effizienz steigert, die Kosten senkt und die Mitarbeitererfahrung verbessert.

1. Ermittelt die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden

Definiert zunächst, was das Büro leisten soll. Unternehmen wollen oft Kosten sparen, die Präsenz vor Ort erhöhen oder die Rolle des Arbeitsplatzes neu definieren, während die Mitarbeitenden Fokuszonen, Bereiche für die Zusammenarbeit und praktische Annehmlichkeiten schätzen. Wenn ihr die Personalabteilung und die IT-Abteilung frühzeitig einbezieht, können eure Arbeitsplatzsysteme auf diese Bedürfnisse abgestimmt werden. Ein klares Bild von beiden Seiten stellt sicher, dass ihr Entscheidungen trefft, die den langfristigen Erfolg unterstützen.

2. Analysiert die aktuelle Nutzung eures Arbeitsplatzes

Als Nächstes solltet ihr verstehen, wie euer Büro wirklich genutzt wird. Die Überprüfung der Auslastung, der Schreibtischpräferenzen (z. B. feste Schreibtische) und des Energieverbrauchs deckt Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Optimierung auf. Möglicherweise entdeckt ihr ungenutzte Bereiche oder hohe Kosten, die durch eine Neukonfiguration oder Verkleinerung eurer Bürofläche reduziert werden können. Datengestützte Erkenntnisse geben euch eine solide Grundlage für intelligente Anpassungen.

3. Setzt klare Ziele für das Büroflächenmanagement

Wandelt eure Erkenntnisse in messbare Ziele um. Ob der Fokus auf der Verbesserung der Flächenauslastung, der Senkung von Kosten oder der Verbesserung der Employee Experience liegt, Ziele sollten spezifisch und realistisch sein. Die Definition von KPIs stellt sicher, dass ihr Fortschritte verfolgen und Ergebnisse demonstrieren könnt. Klare Ziele halten Projekte auf Kurs und verhindern die Verschwendung von Ressourcen.

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4. Investiert in die richtigen Tools für euer Büroflächenmanagement

Technologie macht es einfacher, den Arbeitsplatz effektiv zu verwalten. Tools wie Desk-Sharing- und Raumbuchungssysteme, Raumplanungssoftware und intelligente Sensoren bieten Echtzeiteinblicke und rationalisieren die täglichen Abläufe. Die Wahl der richtigen Flächenmanagementlösung ermöglicht es euch, Bedürfnisse zu projizieren, Reibungsverluste zu reduzieren und eine flexiblere und effizientere Büroumgebung zu schaffen.

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5. Setzt eure Strategie für das Flächenmanagement um

Bei der Einführung von Neuerungen ist die Kommunikation genauso wichtig wie die Ausführung. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Entscheidungen getroffen werden und wie sie von diesen Entscheidungen profitieren werden. Klare Erklärungen, Schulungen und offene Kanäle für Feedback tragen dazu bei, Widerstände abzubauen und das Engagement zu erhöhen. Ein transparenter Ansatz gewährleistet eine reibungslosere Akzeptanz und schafft Vertrauen in den Prozess.

6. Behaltet eure Arbeitsplatzdaten im Blick

Die regelmäßige Verfolgung von KPIs, die Analyse von Buchungsdaten und die Durchführung von Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit sorgen dafür, dass eure Strategie mit der Realität übereinstimmt. Die kontinuierliche Überwachung zeigt Erfolge und Lücken auf und bietet Hinweise, wo noch Verbesserungen nötig sind. Wenn ihr Flächenmanagement als fortlaufenden Zyklus betrachtet, ist sichergestellt, dass sich euer Arbeitsplatz mit den Unternehmenszielen weiterentwickelt.

Fazit: Mit Büroflächenmanagement wird euer Büro zu einem strategischen Vorteil

Büroflächenmanagement ist ein entscheidender Faktor für die Schaffung eines außergewöhnlichen Arbeitsumfelds. Es basiert auf der Analyse eurer Büroflächen, der Implementierung effektiver Flächenmanagementtechniken und der Verfolgung von Daten. Einblicke in den Energieverbrauch, die Büronutzung und die Erfahrungen der Mitarbeitenden helfen euch, klare Ziele zu setzen und eine maßgeschneiderte Strategie für euer Flächenmanagement umzusetzen. Ein erfolgreiches Flächenmanagement ermöglicht es euch, Kosten zu senken und zu optimieren, die Unternehmenskultur zu stärken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.

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Quellen:

• Space Management Explained: The Importance & Techniques For Effective Implementation, The Changing Workplace;
• Why Space Management is SO Important for Operational Efficiency, Facilio;‍
• What are the three basic elements of space management?, Office Space Software.