So wählst du eine Software für die Verwaltung von Büroräumen aus: Funktionen und Kriterien, auf die du achten solltest

Viele Schreibtische stehen leer, während Meetingräume ständig überbelegt Meetingräume . Dieses Missverhältnis zwischen Mitarbeitende und dem, was dein Büro bietet, verschwendet Geld und frustriert die Teams. Es eröffnet zudem klare Möglichkeiten zur Optimierung der Büroflächen. Eine Software für das Büroflächenmanagement löst dieses Problem, indem sie erfasst, wer welche Räume wann nutzt. Sie liefert dir die Daten, die du brauchst, um bessere Entscheidungen hinsichtlich der Schreibtischbelegung, der Raumzuweisung und der Immobilienkosten zu treffen. Dieser Leitfaden erklärt, was diese Tools leisten und wie sie Unternehmen und Mitarbeitende zugutekommen. Außerdem erfährst du, worauf du bei der Auswahl der richtigen Plattform für deinen hybriden Arbeitsplatz achten solltest.

Kurz zusammengefasst

Software für die Büroflächenverwaltung hilft Hybrid-Unternehmen dabei, Schreibtische und Räume zu buchen, die Raumnutzung zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen bezüglich ihrer Immobilien zu treffen. Hier ist, was du wissen musst:

Was ist eine Space-Management-Software?

Software zur Büroflächenverwaltung ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Arbeitsflächen mithilfe von Belegungsdaten und Analysen effizienter zu nutzen. Es erfasst, wer bestimmte Räume wann nutzt. Diese Daten unterstützen Entscheidungen darüber, wie du dein Büro und deine Ressourcen organisieren solltest.

Das Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass deine Räumlichkeiten effizient genutzt werden. Dabei werden sowohl die betrieblichen Anforderungen deines Unternehmens als auch der Komfort deiner Mitarbeitende berücksichtigt. Für hybride Unternehmen bedeutet das, zu verstehen, welche Arbeitsbereiche deine Mitarbeiter benötigen. Anschließend stellst du den Zugang zu diesen spezifischen Bereichen sicher.

Büroleiter, Facility-Teams, Mitarbeiter der Personalabteilung und Führungskräfte aus dem Finanzbereich nutzen diese Software, um die Arbeitsbereiche zu verbessern und Kosten zu senken.

Die wichtigsten Funktionen, auf die du achten solltest

Zu den wichtigsten Funktionen einer Software für die Verwaltung von Büroräumen gehören:

Diese Funktionen ermöglichen eine dynamische Arbeitsplatzverwaltung. Außerdem verbessern sie das Mitarbeitererlebnis in einer flexiblen Arbeitsumgebung.

Wer profitiert von dieser Software?

Verschiedene Interessengruppen ziehen unterschiedlichen Nutzen aus einer Software zur Verwaltung von Büroräumen.

Die Mitarbeiter können ihre Woche planen, freie Arbeitsplätze finden und sich mit ihren Kollegen abstimmen. Sie sehen, wer im Büro ist, und können Räume buchen, die ihren Arbeitsanforderungen entsprechen. Das kann ein ruhiger Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten oder ein Besprechungsraum für die Zusammenarbeit sein.

Büro- und Facility-Manager erhalten einen Überblick darüber, wie die Räume tatsächlich genutzt werden. Das hilft ihnen, fundierte Entscheidungen über Raumaufteilung, Ressourcen und Wartungspläne zu treffen.

Personalabteilungen können flexible Arbeitsmodelle fördern und gleichzeitig den Zusammenhalt und die Unternehmenskultur stärken. Außerdem erhalten sie Einblicke in Anwesenheitsmuster, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen.

Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen und Immobilien erhalten Zugriff auf die Daten, die sie benötigen, um die Größe von Büroräumen optimal anzupassen und Immobilieninvestitionen zu begründen. Wenn du genau weißt, wie die Mitarbeiter die Räumlichkeiten nutzen, kannst du fundierte Entscheidungen über Mietverträge und Erweiterungen treffen.

Wie deine Organisation von einer Software zur Verwaltung von Büroräumen profitiert

Nutze Raum effizienter – mit echten Daten

Aktuelle Daten darüber, wie deine Mitarbeitende das Büro Mitarbeitende , machen es einfacher und sinnvoller, die Raumeffizienz zu verbessern. Indem du analysierst, wie deine Mitarbeiter verschiedene Arbeitsbereiche nutzen, kannst du Verbesserungspotenziale erkennen. Kombiniere diese Daten mit ihrem Feedback.

Stell dir mal ein typisches Szenario vor. Dein ursprünglicher Plan funktioniert nicht. Die Leute kommen nicht ins Büro, weil sie keinen Zugang zu den Arbeitsplätzen haben, die sie brauchen, Meetingräume sind ständig belegt, und die Hälfte der Einzelplätze steht leer.

Mit Workplace Analyticskönnen Personal-, Facility- und Finanzmanager gemeinsam den Arbeitsbereich neu gestalten. Sie können eine Umgebung schaffen, die den Erwartungen der Mitarbeiter besser entspricht – basierend auf echten Belegungsdaten, nicht auf Vermutungen.

Senke die Immobilien- und Betriebskosten

Wenn du deinen Arbeitsbereich optimal nutzt, lassen sich oft die Bürokosten senken. Immer mehr Menschen arbeiten mittlerweile von zu Hause aus. Viele Unternehmen erkennen, dass ihre Büroeinrichtung nicht mehr zeitgemäß ist. Warum jedem Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch zur Verfügung stellen, wenn die Hälfte von ihnen im Homeoffice arbeitet?

Die Wahl des richtigen Grundrisses und die Optimierung der Büroeffizienz können deine Immobilienkosten erheblich senken. Die Einsparungen gehen über die Miete hinaus:

Möchtest du erfahren, wie sich durch ein hybrides Arbeitsmodell Kosten senken lassen? Lies unseren Artikel über Ideen zur Kosteneinsparung im Büro. Außerdem findest du dort Strategien, wie du Büroflächen verkleinern kannst, ohne dabei Abstriche bei der Mitarbeiterzufriedenheit zu machen.

Triff Entscheidungen auf der Grundlage von Analysen, nicht von Vermutungen

Der Aufwand, den du in die Gestaltung einer mitarbeiterorientierten Arbeitsumgebung steckst, ist von großer Bedeutung. Studien zeigen, dass die Bürogestaltung die Produktivität messbar beeinflusst.

Arbeitsplatzanalysen bringen räumliche Anforderungen und die Vorlieben der Mitarbeiter in Einklang. So kannst du maßgeschneiderte Arbeitsbereiche schaffen, die Komfort und Produktivität steigern. Funktionen wie Tischreservierung und Analysen zur Raumnutzung sorgen dafür, dass die Arbeitsbereiche flexibel sind. Sie passen sich verschiedenen Arbeitsstilen an.

Zuverlässige Belegungsdaten sind entscheidend. Wenn die Buchungsdaten mit der tatsächlichen Nutzung übereinstimmen, kannst du wichtige Fragen sicher beantworten. Welche Tage sind die Spitzenzeiten? Welche Räume werden nicht ausreichend genutzt? Wo arbeiten die Teams am liebsten?

Wie Software zur Verwaltung von Büroräumen Mitarbeitende zugute kommt

Die Mitarbeitererfahrung ist wichtiger denn je, um Talente zu gewinnen und zu halten. Mit Hybrid-Bürosoftware können Mitarbeiter ihre Woche schnell planen und gleichzeitig unnötigen Stress vermeiden.

Reserviere Schreibtische und Räume ganz unkompliziert

Nichts frustriert Mitarbeitende mehr, als ins Büro zu kommen und festzustellen, dass keine Schreibtische frei sind. Genauso frustrierend ist es, einen Meetingraum zu buchen, nur um dann festzustellen, dass er bereits von jemand anderem genutzt wird.

Eine gute Software zur Schreibtischreservierung beseitigt diese Probleme. Echtzeit-Updates zur Verfügbarkeit verhindern Doppelbuchungen. Automatische Check-ins  reduzieren No-Shows, die Platz verschwenden. Mitarbeitende können schon vor der Fahrt genau sehen, was verfügbar ist.

Mit einem intuitiven Hot-Desking-System wird die Planung eines hybriden Arbeitsplans zum Kinderspiel. Die Mitarbeiter können ihre gesamte Woche mit nur wenigen Klicks organisieren. Sie wählen für jeden Tag die Räume aus, die zu ihren Aufgaben passen.

Schau nach, wer im Büro ist, und plane die Zusammenarbeit

Eine Software zur Verwaltung von Büroräumen hilft dir nicht nur dabei, den Arbeitsplatz effizient zu organisieren. Sie fördert auch die Zusammenarbeit und den Teamzusammenhalt.

Die Funktionen zur Wochenplanung erleichtern die Koordination der Tage im Büro. Sie zeigen an, wer wann einen Arbeitsplatz reserviert hat. Möchtest du Freundschaften mit Kollegen schließen? Dank dieser Übersicht kannst du an denselben Tag wie deine Lieblingskollegen ins Büro kommen.

Mit der Raumreservierung können Teammitglieder gemeinsame Arbeitsbereiche für Gruppenprojekte oder Teamtreffen buchen. Manche Aufgaben erfordern solche Räumlichkeiten, um effizient erledigt zu werden. Die Funktionen für Büroveranstaltungen erleichtern die Planung von Unternehmens- und Teamevents und fördern gleichzeitig den Teamzusammenhalt. Diese tieferen, persönlicheren Beziehungen sind entscheidend für die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur.

Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie von Flexibilität

Hybrides Arbeiten ist mittlerweile in vielen Unternehmen gang und gäbe. Die Leute haben sich daran gewöhnt, selbst zu entscheiden, wann sie von zu Hause aus und wann im Büro arbeiten.

Flexibilität im Arbeitsleben verändert zwangsläufig unsere Beziehung zum physischen Arbeitsplatz. Das Erlebnis vor Ort ist jetzt persönlicher. Die Mitarbeiter planen ihre Tage im Büro, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten, an bestimmten Veranstaltungen teilzunehmen oder sich mit ihren Teamkollegen auszutauschen.

Wenn man den Mitarbeitern die Freiheit lässt, selbst zu entscheiden, wann sie zur Arbeit kommen, können sie anderen Bereichen ihres Lebens mehr Priorität einräumen. Das sorgt für zufriedenere Mitarbeitende sich wirklich auf die Arbeit konzentrieren können, wenn es darauf ankommt. Außerdem sinkt dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen verlassen. Mitarbeiterorientierte Maßnahmen wirken sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus und fördern eine bessere Work-Life-Balance.

So wählst du die richtige Software für die Verwaltung von Büroräumen aus

Nicht jede Software zur Verwaltung von Büroräumen ist gleich. Hier sind die Punkte, auf die du beim Vergleich der verschiedenen Optionen achten solltest:

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Integrationsmöglichkeiten prüfen

Deine Software zur Büroflächenverwaltung muss mit den Tools kompatibel sein, die dein Team bereits nutzt. Andernfalls leidet die Akzeptanz und die Daten werden fragmentiert.

Das sind einige der wichtigsten Integrationen, auf die du achten solltest.

Mitarbeiter können einen Schreibtisch direkt über ihren Kalender oder Teams buchen, ohne die App wechseln zu müssen. Dadurch ist es viel wahrscheinlicher, dass sie das System regelmäßig nutzen.

Setze auf Benutzerfreundlichkeit und Nutzungsrate

Die beste Software nützt nichts, wenn sie niemand nutzt. Unübersichtliche Benutzeroberflächen und komplizierte Arbeitsabläufe behindern die Akzeptanz.

Such nach Plattformen, die nur wenig Einarbeitungszeit erfordern. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, einen Schreibtisch oder einen Raum mit nur wenigen Klicks zu buchen. Mobile Apps sollten das Desktop-Erlebnis widerspiegeln, damit die Nutzer ihre Buchungen von überall aus verwalten können.

Teste die Software zunächst mit einer kleinen Gruppe, bevor du sie unternehmensweit einführst, und beobachte, wie schnell sie ohne Anleitung damit zurechtkommen. Wenn sie Schwierigkeiten haben, wird dein gesamtes Team das auch haben.

Berücksichtige Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen

Gerade für europäische Unternehmen ist Datenschutz ein wichtiges Thema. Deine Plattform für das Büroflächenmanagement verarbeitet Standortdaten und Anwesenheitsmuster deiner Mitarbeiter und möglicherweise auch sensible Termininformationen.

Zu den wichtigsten Sicherheitsmerkmalen, die du überprüfen solltest, gehören:

ILF Consulting Engineers Austria stand vor der Herausforderung, begrenzte Büroflächen an sechs Standorten zu verwalten, während die Belegschaft rasch wuchs. Durch die Einführung deskbird verwalten sie nun rund 800 Arbeitsplätze mit einer transparenten, datengestützten Zuweisung, wodurch das Management nicht mehr in Platzstreitigkeiten eingreifen muss. Die Plattform wird von über 80 % der Belegschaft genutzt, und das Unternehmen hat durch detaillierte Analysen festgestellt, dass es tatsächlich über genügend Platz verfügt, um weiter zu wachsen.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und es würde wahrscheinlich trotzdem nicht an Schreibtischen mangeln. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem deskbird mit deskbird die Schreibtischbelegung genau deskbird und alles im Detail ausgewertet deskbird .

Josef P. Mayr, Geschäftsführer bei ILF Consulting Engineers Austria

Wie deskbird das Büroflächenmanagement deskbird

deskbird eine Software zur Verwaltung von Büroräumen, die speziell für hybrides Arbeiten entwickelt wurde. Sie vereint die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen in einer intuitiven Plattform.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

deskbird ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert. Es bietet DSGVO-konformes Datenhosting in Europa. Unternehmen verzeichnen oft eine Akzeptanzrate von über 90 % – und das ohne formelle Schulungen.

Möchtest du sehen, wie es funktioniert? Schau dir die Funktionen der deskbird in weniger als 2 Minuten an.

Starte eine kostenlose Testphase und entdecke, wie deskbird dir deskbird , flexibles Arbeiten zu nutzen. Erfahre, wie du damit deine Büroräume effizient verwalten kannst. Du kannst auch eine Demo buchen, um zu sehen, wie es in deinem konkreten use case funktioniert.