Wie man mit Daten zur Raumnutzung die Kosten am Arbeitsplatz senken kann

Die meisten Unternehmen zahlen für Büroräume, die den Großteil der Woche leer stehen. Schreibtische werden reserviert, aber nie genutzt, Meetingräume bleiben oft ungenutzt, obwohl sie gebucht wurden, und Heizungs- und Klimaanlagen laufen in Etagen, in denen niemand arbeitet. Das Problem entsteht durch den mangelnden Überblick darüber, wie diese Flächen tatsächlich genutzt werden – nicht durch die Flächen selbst. Dieser Leitfaden führt dich durch die wichtigsten Kostenkategorien, in denen hybrides Arbeiten messbare Einsparungen bringt, von Immobilien und Energie bis hin zu oft übersehenen Ausgaben wie Fahrtkostenzuschüssen und Kantinenbetrieb. Außerdem erfährst du, welche praktischen Schritte du unternehmen kannst, um Veränderungen umzusetzen, die Verschwendung reduzieren, ohne dein Team zu stören.

Kurz zusammengefasst

Hybrides Arbeiten kann die Bürokosten senken, wenn du die strategische Raumnutzung mit der richtigen Arbeitsplatztechnologie kombinierst. Der Schlüssel liegt darin, Entscheidungen auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten zu treffen und nicht auf der Grundlage von Annahmen darüber, wie dein Büro genutzt wird. Dieser Leitfaden behandelt ganz konkret die Kostenkategorien, in denen hybride Modelle Einsparungen ermöglichen – von Immobilien- und Energiekosten bis hin zu oft vernachlässigten Ausgaben wie Fahrtkostenzuschüssen – sowie praktische Tipps für die Umsetzung von Verbesserungen unter Einbeziehung deines Teams.

Was ist Kostensenkung am Arbeitsplatz?

Kostensenkung am Arbeitsplatz bedeutet, die laufenden Kosten für den Betrieb deiner Büroräume zu senken. Kostenvermeidung hingegen verhindert, dass zukünftige Ausgaben überhaupt erst entstehen. Beides ist wichtig, aber Kostensenkung hat unmittelbare, messbare Auswirkungen auf dein Budget.

Zu den wichtigsten Kostenkategorien, in denen Unternehmen Einsparungen erzielen können, gehören:

• Immobilienkosten: Leasing, Miete und Hausverwaltung
• Energiekosten: Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Beleuchtung und Versorgungsleistungen
• Technologie: Softwarelizenzen, Hardware und IT-Infrastruktur
• Betrieb: Reinigung, Instandhaltung, Verpflegung und Material

Zur effektiven Kostensenkung brauchst du Einblick in die tatsächlichen Nutzungsmuster. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie für Flächen bezahlen, die an den meisten Tagen leer stehen, oder dass sie in Bereichen, die niemand nutzt, die Klimaanlage laufen lassen. Ohne Daten kannst du nur raten. Mit Daten kannst du gezielte Einsparungen vornehmen, die Verschwendung reduzieren, ohne deine Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

Durch den Übergang zum hybriden Arbeiten ist diese Transparenz wichtiger denn je. Wenn Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Zuhause und Büro aufteilen, gelten die bisherigen Annahmen zum Raumbedarf nicht mehr. Unternehmen, die ihre Arbeitsplatzkosten auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten optimieren, schneiden durchweg besser ab als solche, die sich auf Richtwerte aus der Zeit vor der Pandemie stützen.

Der aktuelle Stand beim hybriden Arbeiten

Flexible Arbeitsmodelle haben die Sichtweise von Unternehmen auf Büroräume und deren Zweck grundlegend verändert. Das Büro hat sich von einem Ort, an dem Aufgaben erledigt werden, zu einem zentralen Treffpunkt entwickelt, an dem Beziehungen aufgebaut und Kontakte zu Kollegen geknüpft werden.

Warum sich die Rolle des Büros verändert

Untersuchungen zeigen, dass Menschen im Homeoffice oft produktiver sind, da soziale Ablenkungen auf ein Minimum reduziert werden. Diese Isolation führt zu einer Veränderung: Wenn Mitarbeitende ins Büro kommen, brauchen sie Räume, dieeher auf die Zusammenarbeit im Team als auf Einzelarbeit ausgelegt sind. Die finanziellen Auswirkungen sind erheblich. Du benötigst insgesamt weniger Fläche, dafür aber andere Arten von Räumen.

Dieser Wandel erfordert eine durchdachte Bürogestaltung, die sowohl die Produktivität als auch die Zusammenarbeit fördert, wie das neue Büro von McKinsey in Mumbai, Indien, zeigt. Die Ergebnisse von Genslers „2025 Global Workplace Survey“ machen deutlich, dass die Bürogestaltung für die Zukunft der Arbeit durchdacht sein muss und Räume schaffen sollte, die Produktivität und Zusammenarbeit fördern.

Auch wenn das persönliche Treffen mit Kollegen für viele nach wie vor oberste Priorität hat, verändert sich die Rolle des Büros. Es erfüllt eine soziale Funktion, indem es Menschen zusammenbringt, Kontakte ermöglicht und die Zusammenarbeit fördert. Es bietet sich also an, neu darüber nachzudenken, welche Arten von Büroräumen benötigt werden, und die Kosten entsprechend zu senken.

Desk Sharing als Kostenhebel

Die Mathematik des  Desk-Sharings ist ganz einfach. Da beider hybriden Arbeitsweise Mitarbeitende aus verschiedenen Teams an unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen, können die Schreibtische abwechselnd genutzt werden. Wenn jeden Tag nur die Hälfte der Belegschaft im Büro ist, können dieselben Schreibtische geteilt werden. Das reduziert den Bedarf an größeren Büroräumen.

Laut Gartner setzt sich Remote- und Hybridarbeit als vorherrschendes Modell weiter durch. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, indem sie die Anforderungen dieser Arbeitsweise besser verstehen und herausfinden, wie sie diese effizienter gestalten können. Eine effiziente Nutzung der Büroflächen erfordert eine zentrale Koordination. Hybridarbeit bietet zwar diese Möglichkeit, doch müssen die Verantwortlichen im Büro die Maßnahmen so organisieren, dass Mitarbeitende auch zufrieden und produktiv sind.

Um hybrides Arbeiten effektiv umzusetzen, brauchen Büros die richtige Technologie, um die Zusammenarbeit zwischen Remote- und Vor-Ort Mitarbeitenden zu koordinieren. Innovationen am Arbeitsplatz können die Herausforderungen der hybriden Arbeit lösen und die Nutzung von Büroflächen kosteneffizienter gestalten.

Wie hybrides Arbeiten die Kosten am Arbeitsplatz senkt

Lass uns die Kosten für den Betrieb eines Büros am Beispiel eines 10.000 m² großen Bürogebäudes in Deutschland betrachten.

Anhand derStudie von JLL treffen wir folgende Annahmen:

• Jeder Mitarbeitende braucht 8 Quadratmeter.
• Jeder Quadratmeter kostet 25 Euro.
• Das ideale Verhältnis für Schreibtische ist 1 (jeder, der ins Büro kommt, hat einen Schreibtisch).
• Für Tage, an denen mehr Leute ins Büro kommen, wird ein Puffer eingeplant.

Wichtiger Hinweis: In Städten wie New York und San Francisco sind diese Quadratmeterpreise 5 bis 6 Mal höher, was bedeutet, dass die Einsparungen noch größer wären.

Diese Zahlen basieren auf deskbirds Hybrid-Büro-Rechner.

Immobilien- und Mietkosten

Die Immobilienkosten umfassen Leasing, Miete, Verwaltungskosten und Parkplätze. Diese Kosten belaufen sich auf insgesamt etwa 30.000 Euro:

• 24.000 € für Leasingkosten
• 6.000 € für Nebenkosten

Früher lagen die Nebenkosten bei etwa 15 %, aber mit den steigenden Energiepreisen hat sich Folgendes ergeben:

• 50 % mehr Stromkosten
• 150 % mehr Kosten für Gas
• Insgesamt 20 % Anstieg der Nebenkosten (laut einer Studie von JLL)

Nebenkosten kann man in 4 Kategorien einteilen, mit folgenden möglichen Einsparungen:

Energie- und Gebäudemanagement

Der Betrieb eines Büros ist mit Energiekosten verbunden, beispielsweise für Heizung, Lüftung und Klimatisierung sowie Beleuchtung, die sich auf etwa 4.000 € pro Jahr belaufen. Da weniger Menschen ins Büro kommen, wird weniger Platz und Energie benötigt. Diese Kosten lassen sich ausgleichen.

Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, Bereiche vorübergehend zu sperren, um Kosten zu sparen, wenn sie mehr über die künftige Belegung wissen. Wenn eine Etage nicht genutzt wird, können Facility-Manager sie für diesen Tag sperren. Dieser Ansatz, der manchmal als „Dynamic Spaces“ bezeichnet wird, ermöglicht es dir, den Energieverbrauch an den tatsächlichen Bedarf anzupassen, anstatt alles unabhängig von der Anwesenheit auf voller Leistung laufen zu lassen.

Mithilfe einer Arbeitsplatzmanagement-Software werden Daten erfasst, um zu ermitteln, wie viele Mitarbeitende tatsächlich ins Büro kommen. Anhand dieser Auswertung kannst du feststellen, ob bestimmte Bereiche umgenutzt oder Schreibtischbereiche in Meetingräume umgewandelt werden können.

Intelligente Reinigung ist eine weitere Möglichkeit zu sparen. Mithilfe von Arbeitsplatzmanagement lassen sich Reinigungsressourcen danach zuweisen, wie viele Personen das Büro tatsächlich nutzen, anstatt jeden Raum täglich zu reinigen, unabhängig davon, ob er genutzt wird oder nicht.

Verschwendung durch No-Shows und ungenutzte Buchungen reduzieren

Eine der größten Quellen für Ressourcenverschwendung am Arbeitsplatz sind No-Shows: Schreibtische und Räume, die zwar gebucht, aber nie genutzt werden. Dies hat einen Dominoeffekt zur Folge: Andere Mitarbeitende können den Raum nicht nutzen, Facility-Teams bereiten Bereiche vor, die leer bleiben, und deine Nutzungsdaten werden unzuverlässig.

Zu den Maßnahmen zur Reduzierung von unnötigen Buchungen gehören:

• Schreibtische automatisch freigeben, wenn nach 15 Minuten noch kein Check-in stattgefunden hat
• Check-in-Erinnerungen über die App oder per E-Mail versenden
• No-Show-Raten nach Team oder Abteilung analysieren, um Muster zu erkennen
• Bei der Buchung von Tagungsräumen eine Bestätigung am Vortag anfordern

Diese Änderungen verbessern die Büroauslastung, ohne dass Mietvertragsänderungen oder größere Investitionen erforderlich sind. Die Fläche, die du bereits hast, wird einfach effizienter genutzt.

Systeme zur Arbeitsplatzbuchung, die Check-in-Pflichten durchsetzen, liefern dir genaue Daten über die tatsächliche Anwesenheit, nicht nur über Absichten. Diese Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen darüber, wie viel Platz wirklich benötigt wird.

Fahrtkostenzuschüsse und übersehene Kosten

Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, die Fahrtkosten zu bezuschussen. Wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, fallen diese Kosten nicht mehr an. Wenn einige Mitarbeitende ein paar Mal pro Woche ins Büro kommen, müssen die Unternehmen weniger Kosten bezuschussen.

Es gibt auch zahlreiche Kosten, die beim Betrieb eines Büros leicht übersehen werden können, wie zum Beispiel:

• Cafeteria-Betrieb und Catering
• Schreibwaren und Bürobedarf
• IT-Lizenzen für lokal installierte Software
• Parkraummanagement
• Personalbesetzung an der Rezeption

All dies hängt von der Besucherfrequenz in der Praxis ab. Wenn weniger Leute kommen oder die Besucherzahlen besser vorhersehbar sind, kannst du diese Dienstleistungen an den Bedarf anpassen, anstatt Kapazitäten für Spitzentage vorzuhalten, die nur selten vorkommen.

Technologieinvestitionen, die sich auszahlen

Technologie zum Arbeitsplatzmanagement macht sich durch geringere Immobilienkosten, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Entscheidungsfindung bezahlt.

Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement

Diese Plattformen vereinen Terminvereinbarung, Analyse und Koordination an einem Ort. Sie lassen sich mit Tools integrieren, die dein Team bereits nutzt, wie Microsoft Teams oder Slack, sodass die Einführung ganz natürlich verläuft und keine Verhaltensänderungen erfordert.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Schreibtisch- und Raumreservierung mit Check-in
• Echtzeit-Übersicht über die Belegung
• Arbeitsplatzanalysen, die die Auslastungstrends im Zeitverlauf zeigen
• Integration mit Kalender- und Kommunikations-Tools

Der wahre Wert liegt in den Daten, die diese Plattformen generieren. Anstatt zu raten, wie viel Platz du benötigst, kannst du genau sehen, welche Bereiche genutzt werden, welche leer stehen und wie sich die Besucherzahlen je nach Wochentag unterscheiden.

Warum die Nutzungsrate für Kosteneinsparungen entscheidend ist

Tools sparen nur dann Geld, wenn sie auch tatsächlich genutzt werden. Eine geringe Akzeptanz führt zu unzuverlässigen Daten, was wiederum bedeutet, dass du wieder nur raten kannst, wie viel Platz du benötigst.

Der Zusammenhang ist eindeutig: Eine Nutzungsrate von über 90 % liefert genaue Auslastungsdaten, die fundierte Entscheidungen über die Büroflächen ermöglichen. Unternehmen, die eine hohe Nutzungsrate erreichen, erzielen in der Regel Einsparungen von 20 bis 30 % bei den Immobilienkosten, da sie gezielt auf die richtige Größe anpassen können.

Eine hohe Akzeptanz hängt von der Benutzerfreundlichkeit ab. Wenn die Buchung eines Schreibtisches länger als ein paar Sekunden dauert, machen die Leute es nicht. Wenn die mobile App umständlich ist, suchen sich die Leute einen Weg drum herum. Die besten Plattformen für Arbeitsplatzmanagement sind intuitiv, erfordern keine Einweisung und fügen sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein.

Vorteile, die über Kosteneinsparungen hinausgehen

Gut organisierte Hybridarbeit bietet Vorteile, die über die direkte Kostensenkung hinausgehen. Diese zusätzlichen Ergebnisse stellen einen echten ROI dar, auch wenn sie in einer Tabellenkalkulation schwerer zu quantifizieren sind.

Hybrides Arbeiten ist von Natur aus flexibel. Die Wahl des Arbeitsortes gibt jedem Einzelnen die Freiheit, seinen Arbeitstag so zu gestalten, wie es für ihn am besten passt. Ob das nun bedeutet, vom Homeoffice aus, aus einem anderen Land oder von einem traditionellen Büro aus zu arbeiten – das hybride Modell lässt Mitarbeitenden die Wahl.

Ein flexibles Büro spart Kosten für Unternehmen, und es spart auch Kosten für Mitarbeitende, vor allem Fahrtkosten. Angesichts steigender Benzinpreise und der sich im Laufe der Zeit summierenden Kosten für öffentliche Verkehrsmittel kann der Verzicht auf den Weg ins Büro eine beträchtliche Summe Geld sparen. Der Stress des täglichen Pendelns mit Staus oder verspäteten Zügen wird verringert.

Aus Sicht der Arbeitskultur eignen sich hybride Modelle hervorragend, um die Work-Life-Balance zu gewährleisten. Die Zeit, die man durch den Wegfall des Pendelns spart, und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, geben jedem Einzelnen die Chance, mehr Zeit für Hobbys, Sport und familiäre Verpflichtungen zu nutzen, ohne zusätzlichen Stress.

Vor diesem Hintergrund ist es leicht nachvollziehbar, warum hybride Arbeitsmodelle zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer geringeren Fluktuation führen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, Flexibilität und Vertrauen sorgen dafür, dass Mitarbeitende zufriedener mit ihrer Arbeit sind und die Kündigungsgefahr sinkt.

Hybride Arbeitsmodelle können auch zu einer höheren Produktivität beitragen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass gut koordiniertes hybrides Arbeiten die Konzentration, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert.

Tipps zur Kostensenkung am Arbeitsplatz

Zu wissen, wo man Kosten einsparen kann, ist nur die halbe Miete. Die Umsetzung entscheidet darüber, ob Veränderungen Bestand haben oder Konfliktpunkte schaffen, die die Einsparungen zunichte machen.

Fang mit Daten an, nicht mit Annahmen

Bevor du irgendwelche Änderungen vornimmst, solltest du deinen aktuellen Stand ermitteln. Wie hoch ist deine tatsächliche Auslastungsrate? An welchen Tagen herrscht der größte Andrang? Welche Etagen oder Bereiche stehen am häufigsten leer?

Diese Ausgangsbasis erfüllt zwei Zwecke. Erstens hilft sie dir dabei, die größten Chancen zu erkennen. Zweitens bietet sie dir eine fundierte Grundlage, wenn du der Führungsebene und Mitarbeitenden Änderungen kommunizierst.

Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Annahmen falsch sind. Der Raum, von dem alle glauben, er sei „immer voll“, ist nur zu 60 % ausgelastet. Die Meetingräume, die scheinbar unmöglich zu buchen sind, weisen eine No-Show-Quote von 40 % auf.

Kommuniziere Änderungen deutlich

Maßnahmen zur Kostensenkung scheitern, wenn Mitarbeitende überrumpelt werden. Erkläre das „Warum“ hinter den Veränderungen, bevor sie umgesetzt werden. Teile die Daten mit, auf denen deine Entscheidungen basieren.

Formuliere Veränderungen so, dass sie sich auf Ergebnisse beziehen, die für Mitarbeitende wichtig sind, und nicht nur auf Budgetzahlen. „Wir ziehen auf zwei Etagen zusammen, damit die Teams enger zusammenarbeiten können“ kommt besser an als „Wir senken die Immobilienkosten um 30 %“.

Hol dir Feedback von deinen Mitarbeitenden

Die Leute, die dein Büro täglich nutzen, wissen Dinge, die in den Auslastungsberichten nicht auftauchen. Sie wissen, welche Bereiche sich gut für die Zusammenarbeit eignen, welche Bereiche beengt wirken und was ihre Arbeitstage im Büro produktiver machen würde.

Umfragen und Feedbackkanäle helfen dir dabei, Änderungen zu vermeiden, die auf dem Papier gut aussehen, in der Praxis aber echte Probleme verursachen. Außerdem sorgen sie für Akzeptanz. Die Leute stehen hinter Veränderungen, die sie mitgestaltet haben.

Wie deskbird hilft, die Kosten am Arbeitsplatz zu senken

deskbird bietet Führungskräften am Arbeitsplatz die nötige Transparenz und die Tools, um Kosten sicher zu senken. Die Plattform kombiniert Workplace Analytics mit intuitiver Buchung, sodass du genaue Daten erhältst, ohne Verhaltensänderungen erzwingen zu müssen.

Workplace Analytics zeigt dir genau, wie deine Räumlichkeiten genutzt werden: welche Schreibtische leer stehen, welche Meetingräume hohe No-Show-Raten haben und wie sich die Anwesenheit je nach Tag und Team unterscheidet. Anhand dieser Daten kannst du Entscheidungen über Büroflächen treffen, die auf Fakten und nicht auf Vermutungen basieren.

Die Arbeitsplatzbuchung mit Check-in beseitigt das Problem der No-Shows. Durch die automatische Freigabe werden nicht genutzte Schreibtische wieder verfügbar gemacht, sodass deine Auslastungsdaten die tatsächliche Situation widerspiegeln. Das Ergebnis ist eine effizientere Raumnutzung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Die Plattform lässt sich nahtlos in Microsoft 365, Slack und andere Tools integrieren, die dein Team bereits nutzt. Dank SSO und SCIM-Provisioning entsteht für die IT keinerlei Wartungsaufwand. Diese Kombination aus Funktionen auf Unternehmensniveau und einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist der Grund dafür, dass deskbird in über 500 Unternehmen eine Akzeptanz von über 90 % aufweist.

ILF Consulting Engineers Austria, ein Ingenieurbüro mit über 800 Mitarbeitenden an sechs Standorten, stand vor einer Herausforderung, die wachsenden hybriden Unternehmen häufig begegnet: begrenzte Büroflächen, steigende Mitarbeiterzahlen und ständige Streitigkeiten zwischen Abteilungsleitern über die Schreibtischverteilung. Nach der Einführung von deskbird stellte das Unternehmen anhand detaillierter Nutzungsdaten fest, dass es tatsächlich genug Platz für weiteres Wachstum hatte, ohne die Bürofläche vergrößern zu müssen. Das Management muss nun nicht mehr als Schiedsrichter bei der Platzverteilung fungieren, da das System die Schreibtischverteilung transparent und datengestützt verwaltet.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem wir mit deskbird die Schreibtischbelegung genau verfolgt und alles im Detail ausgewertet haben.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer, ILF Consulting Engineers Austria