Die Einsparungen des Unternehmens erhöhen: effektive Ideen zur Kostensenkung

Hybrides Arbeiten kann Unternehmen bis zu 30 % der Bürokosten sparen, wenn es mit der richtigen Technik am Arbeitsplatz organisiert wird. Diese Umstellung senkt die Kosten für Immobilienmiete, Energieverbrauch, Facility Management und Pendlerzuschüsse und macht die Mitarbeiter zufriedener und produktiver. Durch die Koordination der Büronutzung über Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement kriegen Unternehmen Echtzeitdaten, um die Raumnutzung zu optimieren, Ressourcen clever zu verteilen und fundierte Entscheidungen über den Bürobetrieb zu treffen, ohne dass die Mitarbeiter darunter leiden.

Hybridarbeit heute 

Wie sieht's gerade mit flexibler Arbeit aus?

Flexible Arbeitsmodelle verändern total, wie wir Büroräume und ihre Rolle sehen. Das Büro ist nicht mehr nur ein Ort, an dem man Aufgaben erledigt, sondern jetzt ein Treffpunkt, um Beziehungen aufzubauen und mit Kollegen in Kontakt zu kommen.

Untersuchungen zeigen, dass Leute produktiver sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, weil soziale Ablenkungen minimiert werden. Diese Isolation bedeutet aber, dass Mitarbeitende , wenn sie ins Büro Mitarbeitende , Räume brauchen, die für die Zusammenarbeit im Team ausgelegt sind. Diese Veränderung erfordert eine bewusste Bürogestaltung, die sowohl die Produktivität als auch die Zusammenarbeit fördert, wie das neue Büro von McKinsey in Mumbai, Indien, zeigt.   

Die globale Pandemie hat unseren Übergang zu dieser Zukunft der Arbeit beschleunigt. Untersuchungen von HSM Advisory zeigen, dass die Gestaltung von Büros für die Zukunft der Arbeit bewusst sein muss, um Räume zu schaffen, die Produktivität und Zusammenarbeit fördern.

Neue Trends für die Büroräume

Wir sehen eine klare Abkehr von den klassischen Büroumgebungen:

• Bis 2030 Mitarbeitende 48 % der Mitarbeitende remote arbeiten, im Vergleich zu 30 % vor COVID-19 (Gartner).
• Bis 2022 werden 60 % der Leute ein mit Wellness-Einrichtungen ausgestattetes Smart Office einem Remote-Büro vorziehen (Gartner).

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Auch wenn es für viele immer noch wichtig ist, sich persönlich mit Kollegen zu treffen, verändert sich die Rolle des Büros. Es ist nicht mehr nur ein Ort, an dem man seine Arbeit erledigt, sondern hat auch eine soziale Funktion , wo man sich trifft, Kontakte knüpft und zusammenarbeitet. Das ist eine Chance, zu überlegen, welche Arten von Büroräumen man braucht, und dadurch Kosten zu sparen.

Weil Mitarbeitende Teams Mitarbeitende unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen, können die Schreibtische zwischen den Leuten geteilt werden. Wenn nur die Hälfte der Belegschaft jeden Tag kommt, können die gleichen Schreibtische genutzt werden, was den Bedarf an größeren Büroräumen verringert, da weniger Leute täglich untergebracht werden müssen.

Der Trend zu Remote- und Hybridarbeit nimmt weiter zu. Deshalb ist es wichtig, dass wir uns anpassen, indem wir die Bedürfnisse solcher Umgebungen besser verstehen und lernen, wie wir sie optimieren können. Die effiziente Nutzung von Büroflächen erfordert eine zentrale Koordination. Hybridarbeit bietet zwar diese Möglichkeit, aber die Verantwortlichen in den Büros müssen Maßnahmen organisieren, um die zufriedensten und produktivsten Mitarbeitende zu haben.

Um hybride Arbeitstrends umzusetzen, müssen wir Büros mit der richtigen Technik ausstatten, damit wir Remote- und Mitarbeitende gut koordinieren können. Zusammenarbeit war schon immer ein wichtiger Teil der Arbeit, aber hybride Belegschaften brauchen ausgefeiltere Tools und Räume, um das zu fördern. Es gibt immer mehr Innovationen am Arbeitsplatz, die die Herausforderungen der hybriden Arbeit lösen und die Nutzung von Büroräumen für kosteneffiziente Systeme optimieren sollen.

Kosteneinsparungen durch die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells 

Neben einer Vielzahl von Vorteilen kann ein Hybridmodell eurem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen.

Zuerst schauen wir uns mal an, wie viel es vor Corona gekostet hat, ein 1.000 m² großes Büro in Deutschland zu betreiben.

Basierend auf den Untersuchungen von JLL gehen wir davon aus, dass:

• Jeder Mitarbeiter braucht 8 Quadratmeter.
• Jeder Quadratmeter kostet 25 Euro.
• Das ideale Verhältnis für Schreibtische ist 1 (jeder, der ins Büro kommt, hat einen Schreibtisch).
• Für Tage, an denen mehr Leute ins Büro kommen, wird ein Puffer eingeplant.

Wichtiger Hinweis: In Städten wie New York und San Francisco sind diese Quadratmeterpreise 5 bis 6 Mal höher, was bedeutet, dass die Einsparungen noch größer wären.

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Diese Zahlen beruhen auf unserem neuen Hybrid Office Calculator.

Aufschlüsselung der Immobilienkosten

Die Immobilienkosten umfassen Leasing, Miete, Verwaltungskosten und Parkplätze. Diese Kosten belaufen sich auf insgesamt etwa 30.000 Euro:

• 24.000 € für Leasingkosten
• 6.000 € für Nebenkosten

Früher lagen die Nebenkosten bei etwa 15 %, aber mit den steigenden Energiepreisen hat sich Folgendes ergeben:

• 50 % mehr Strom
• 150 % mehr Gas
• Insgesamt 20 % mehr Nebenkosten (JLL-Studie)

Nebenkosten kann man in 4 Kategorien einteilen, mit folgenden möglichen Einsparungen:

Wie Hybridmodelle die Kosten senken

Mit einem hybriden Modell lassen sich diese Kosten zum Teil dadurch senken, dass weniger Mitarbeitende jeden Tag ins Büro kommen müssen und somit weniger Platz benötigt wird. Mit einer Arbeitsplatzverwaltungssoftware werden Daten gesammelt, um zu messen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich ins Büro kommen. Durch die Bewertung der Raumnutzung könnt ihr feststellen, ob bestimmte Bereiche umgenutzt oder Schreibtischbereiche in Besprechungsräume umgewandelt werden können.

• Raum- und Facility-Management: Wir können mit Hilfe von Arbeitsplatztechnologie intelligente Reinigungsbüros einrichten, die die Reinigungsressourcen nach der tatsächlichen Anzahl der Bürobenutzer zuweisen und die Kosten für Raum- und Facility-Management, einschließlich Reinigung, übernehmen.
• Energiekosten: Ein Büro zu betreiben kostet Energie, zum Beispiel für Heizung, Lüftung, Klimaanlage und Beleuchtung, was ungefähr 4.000 € pro Jahr macht. Wenn weniger Leute ins Büro kommen, braucht man weniger Platz und Energie, und diese Kosten kann man sparen. Unternehmen können auch Bereiche vorübergehend schließen, um Kosten zu sparen, wenn sie mehr über die zukünftige Belegung wissen. Wenn zum Beispiel ein Stockwerk im Büro nicht genutzt wird, können die Facility Manager es für diesen Tag schließen. Der Einsatz der richtigen Technologie sorgt für schnellere Kosteneinsparungen.
• IT-Kosten: Unternehmen haben IT-Kosten wie Cybersicherheit und Cloud-Dienste. Diese Technologien machen aber das Hybridmodell einfacher und sparen auf lange Sicht Kosten. Die anfängliche Investition in Produktivitätssoftware zahlt sich mit der Zeit richtig aus.
• Pendlerzuschüsse: Manche Firmen zahlen ihren Leuten einen Zuschuss für die Fahrt zur Arbeit. Wenn Mitarbeitende von zu Hause aus Mitarbeitende , fallen diese Kosten weg. Wenn einige Mitarbeitende ein paar Mal pro Woche ins Büro Mitarbeitende , müssen die Firmen weniger Zuschüsse zahlen.
• Übersehene Kosten: Es gibt auch viele Kosten, die man beim Führen eines Büros leicht übersieht, wie zum Beispiel eine Kantine für die Mitarbeitende Büromaterial und Nebenkosten.

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Die Vorteile von gut organisierter Hybridarbeit 

Wir haben bereits erwähnt, dass es neben der Kostenersparnis viele weitere Vorteile einer gut organisierten Hybridarbeit gibt. Erkundet einige davon mit uns!

Hybridarbeit ist von Natur aus flexibel: Das macht sie für viele Menschen so attraktiv. Die Wahl des Arbeitsortes gibt jedem Einzelnen die Möglichkeit, seinen Arbeitstag so zu gestalten, wie es ihm am besten passt. Ob dies nun bedeutet, dass man von seinem Home-Office aus arbeitet, von einem anderen Land aus oder von einem traditionellen Büro aus - Hybridarbeit gibt Arbeitnehmenden die Möglichkeit, alles oder nichts davon zu wählen! 

Ein flexibles Büro spart nicht nur Kosten für Unternehmen, sondern auch für Mitarbeitende, vor allem die Transportkosten. Angesichts der steigenden Benzinpreise und der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, die sich im Laufe der Zeit summieren, kann der Verzicht auf den Weg ins Büro eine beträchtliche Menge Geld sparen. Außerdem wird durch die Vermeidung eines Staus oder eines verspäteten Zuges der Stress des täglichen Pendelns verringert. 

Unter dem Gesichtspunkt der Arbeitskultur sind hybride Modelle auch hervorragend geeignet, um die Work-Life-Balance zu gewährleisten. Die zusätzliche Zeit, die durch das Pendeln eingespart wird, und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, geben jedem die Möglichkeit, mehr Zeit mit Hobbys, Sport und der Erfüllung seiner familiären Pflichten zu verbringen, ohne zusätzlichen Stress. 

Nach all dem ist es leicht zu verstehen, warum hybride Arbeitsmodelle zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer geringeren Fluktuation führen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, Flexibilität und Vertrauen machen Mitarbeitende glücklicher, zufriedener mit ihrer Arbeit und weniger geneigt, ihr Unternehmen zu verlassen.

Hybride Arbeitsmodelle steigern nachweislich auch die Produktivität. Im Durchschnitt sind vollständig mobile Mitarbeitende an jedem Tag der Woche 47% produktiver als ihre Kolleg:innen, die im Büro arbeiten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass gut koordinierte hybride Arbeitsformen, wie z.B. die Verwendung eines Arbeitsplatz-Management-Systems, euren Mitarbeitenden jede Woche bis zu einem Tag Produktivität bringen können.

Mach was gegen die Bürokosten

Die Rolle des Büros verändert sich, weil wir verschiedene Modelle für die Arbeitsgestaltung ausprobieren, wie zum Beispiel das hybride Modell. Diese Veränderungen ermöglichen es uns, die Kosten für den Arbeitsplatz neu zu bewerten und so Ressourcen und Platz zu sparen, die wir nicht brauchen, wenn wir nicht jeden Tag im Büro arbeiten. Durch die Reduzierung des Energieverbrauchs und der Wartungskosten können hybride Büros stark von der Arbeitsplatztechnologie profitieren. Bei koordinierter hybrider Arbeit gibt es sofortige Auswirkungen, da Daten von einer Arbeitsplatzmanagement-Plattform Echtzeit-Feedback liefern.

Mach dein Büro besser und spar Geld mit deskbird: Hol dir eine kostenlose Demo und schau, wie du ganz einfach einen hybriden Arbeitsplatz organisieren kannst, ohne viel Geld auszugeben.