Desk Sharing am Arbeitsplatz: Ein Leitfaden für hybride Büros

Desk Sharing in einem hybriden Büro heißt, dass mehrere Mitarbeitende an verschiedenen Tagen denselben Schreibtisch Mitarbeitende , sodass der Platzbedarf eher nach der tatsächlichen Anwesenheit als nach der Anzahl der Mitarbeiter ausgerichtet ist. Das ist eine praktische Antwort auf die Tatsache, dass die meisten Büros an ruhigen Tagen halb leer sind und an Spitzenzeiten überfüllt sind.

Die Herausforderung besteht darin, die Details richtig hinzukriegen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Desk Sharing am Arbeitsplatz umsetzen kannst, damit alle davon profitieren. Außerdem erklären wir dir, wie deskbird die Verwaltung von gemeinsam genutzten Räumen einfacher und effizienter deskbird . Egal, ob du gerade erst anfängst oder deine aktuelle Einrichtung optimieren möchtest – hier erfährst du, wie du Desk Sharing in deinem Büro erfolgreich umsetzen kannst.

Wichtigste Erkenntnisse: Wie kann man Desk Sharing in deinem Büro erfolgreich umsetzen?

• Plan für Spitzenzeiten: Richte deinen Raum nach den Tagen mit den meisten Besuchern (meistens Dienstag/Mittwoch) aus, nicht nach den wöchentlichen Durchschnittswerten, um zu viel Gedränge zu vermeiden.
• Optimale Verhältnisse: Bei den meisten Hybridmodellen solltest du ein Verhältnis von 1,3:1 bis 1,7:1 anstreben.
• Standardisierung der Ausstattung: Stell sicher, dass jeder Schreibtisch die gleichen Monitore und Dockingstationen hat, damit Mitarbeitende von jedem Platz aus produktiv arbeiten Mitarbeitende .
• Klare Regeln: Damit alles gut läuft, brauchen wir klare Regeln für die Buchung, „Clean Desk“-Erwartungen und Lärm-Etikette.
• Technologiegestützt: Nutze eine spezielle Plattform für die Tischreservierung, um Echtzeit-Transparenz und Daten für die zukünftige Raumoptimierung zu bekommen.

Was Desk Sharing in einem hybriden Arbeitsplatz bedeutet

Desk Sharing ist ein Arbeitsmodell, bei dem mehrere Mitarbeitende denselben Schreibtisch zu unterschiedlichen Zeiten Mitarbeitende , statt feste Plätze zu haben. In einem hybriden Büro macht das Sinn, weil nicht jeder jeden Tag da ist. Anstatt für Schreibtische zu bezahlen, die leer stehen, passt man den Platzbedarf an die tatsächlichen Anwesenheitsmuster an.

Das Teilen von Schreibtischen am Arbeitsplatz hat sich zu einem strategischen Ansatz entwickelt, um eine kollaborative, vielseitige Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Ineffizienzen fester Schreibtische aufzeigt. Es ist Teil einer umfassenderen Bewegung zur Optimierung von Ressourcen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Eine erfolgreiche Einrichtung von Desk Sharing kombiniert klare Richtlinien, ein zuverlässiges Buchungssystem und eine Kultur des Respekts. Man bezieht Mitarbeitende ein, stellt die richtigen Tools (Buchungs-Apps, Schließfächer) zur Verfügung, legt Regeln für Sauberkeit und Lärm fest, gestaltet abwechslungsreiche Arbeitsbereiche und nutzt Daten, um das System im Laufe der Zeit anzupassen.

Vorteile von Desk Sharing am Arbeitsplatz

Desk Sharing ist sowohl für Mitarbeitende für die Unternehmen cool. Für die Mitarbeiter ist ein flexiblerer Arbeitsplatz super, weil er die Zusammenarbeit und Geselligkeit fördert.

• Mehr Flexibilität. Die Leute können sich ihren Platz je nach ihren Aufgaben für den Tag aussuchen, egal ob das eine ruhige Ecke zum konzentrierten Arbeiten oder ein Bereich für Teamprojekte ist.
• Mehr Zusammenarbeit. Durch Desk Sharing kommen Teammitglieder jeden Tag ganz natürlich mit verschiedenen Kollegen in Kontakt, was die Barrieren zwischen Abteilungen abbaut und die Gemeinschaft am Arbeitsplatz durch den Austausch von Ideen in Echtzeit stärkt.

Andererseits bringt Desk Sharing den Arbeitgebern echt gute finanzielle und betriebliche Vorteile.

• Geringere Immobilienkosten. Weniger Schreibtische pro Mitarbeiter bedeuten weniger Ausgaben für Miete, Energie und Wartung, was sich direkt positiv auf dein Geschäftsergebnis auswirkt.
• Bessere Raumnutzung. Studien zeigen, dass mehr als ein Drittel der Schreibtische im Büro jeden Tag leer stehen. Durch Desk Sharing wird dieser Platz genutzt und der ROI deiner Bürofläche maximiert.
• Sauberere Arbeitsbereiche. Wenn niemand einen Schreibtisch „besitzt“, neigen die Leute dazu, ihre Arbeitsbereiche ordentlicher und aufgeräumter zu halten, was zu einer professionelleren Umgebung für alle führt.

Eine funktionierende Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erstellen

Eine klare Richtlinie verhindert Verwirrung und Konflikte. Ohne eine solche Richtlinie entstehen inoffizielle Regeln, die sich von Team zu Team unterscheiden und zu Frustrationen führen.

Dein Versicherungsvertrag ist am besten, wenn er ein paar wichtige Bereiche abdeckt:

• Buchungsregeln: Wie lange im Voraus können Mitarbeitende ? Gibt's eine maximale Buchungsdauer? Was passiert, wenn jemand nicht erscheint?
• Erwartungen an einen aufgeräumten Schreibtisch: Die Mitarbeiter räumen am Ende jedes Tages ihre persönlichen Sachen weg. Stellt Schließfächer oder Stauraum für persönliche Gegenstände zur Verfügung.
• Lärm und Telefonieren: Leg fest, wo es ruhig sein soll und wo man ruhig telefonieren kann. Schick die Leute Meetingräume längere Gespräche zu Telefonzellen oder Meetingräume .
• Datensicherheit: Die Mitarbeiter melden sich von den Computern ab und lassen keine vertraulichen Dokumente offen liegen.
• Barrierefreie Arbeitsplätze: Reserviert bestimmte Schreibtische für Mitarbeitende eine ergonomische Einrichtung oder einen barrierefreien Arbeitsplatz brauchen.

Die echte Herausforderung bei Hybridveranstaltungen: Spitzenbesucherzahlen vs. durchschnittliche Besucherzahlen

Hier geht es bei vielen Plänen für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen schief: Sie sind auf die durchschnittliche Anwesenheit ausgelegt, statt auf Tage mit Spitzenauslastung. Wenn dein Büro im Durchschnitt der Woche zu 50 % ausgelastet ist, könntest du denken, dass die Hälfte deiner Schreibtische ausreicht. Aber Durchschnittswerte verbergen die wahre Situation.

Dienstag und Mittwoch sind normalerweise die Tage mit dem meisten Büroverkehr. An diesen Tagen kann die Anwesenheitsquote bei 70 bis 80 % liegen, während sie montags und freitags bei etwa 30 % liegt. Wenn du deine Räumlichkeiten für den Durchschnitt ausgelegt hast, wird es an den geschäftigsten Tagen chaotisch.

Branchen-Daten zeigen, wie unterschiedlich Spitzen- und Durchschnittsverbrauch sein können:

• Laut den Belegungsdaten von CBRE für 2024 sind 74 % der Büros an Spitzentagen zu mehr als 60 % ausgelastet, aber nur 28 % schaffen das jede Woche.
• Kastle Systems sieht ein ähnliches Muster: Die wöchentlichen Durchschnittswerte liegen bei etwa 50 % des Niveaus vor der Pandemie, aber an Tagen mit hohem Aufkommen sind es 60 %, während sie an Tagen mit geringem Aufkommen auf 30 % runtergehen.

Diese Lücke erklärt, warum Mitarbeitende kommen und keinen freien Schreibtisch finden, obwohl das Büro meistens halb leer aussieht. Planen Sie für den Spitzenbedarf, nicht für den Durchschnittsbedarf.

Die Bedeutung der Desk-Sharing-Quote

Die Desk-Sharing-Quote ist die Anzahl der Mitarbeitende verfügbarem Schreibtisch. Eine Quote von 1,5:1 bedeutet, dass Mitarbeitende 15 Mitarbeitende 10 Schreibtische Mitarbeitende . Die richtige Wahl dieser Zahl ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die du treffen musst. Bei moderaten Hybridmodellen mit 2 bis 3 Bürotagen pro Woche liegen die meisten Unternehmen zwischen 1,3:1 und 1,7:1.

Wie man die größten Probleme beim Desk Sharing löst

Trotz der vielen Vorteile von Desk Sharing gibt es auch Nachteile, und selbst gut durchdachte Systeme können Probleme haben. Für manche Mitarbeitende kann es schwierig sein Mitarbeitende an ständig wechselnde Arbeitsplätze Mitarbeitende gewöhnen. Das Teilen eines Schreibtisches mit anderen kann auch zu Ablenkungen und Störungen führen, die die Produktivität beeinträchtigen können.

Hier erfährst du, wie du mit den häufigsten Beschwerden umgehen kannst:

• „Ich finde einfach keinen Schreibtisch“: Das deutet meistens auf ein Problem mit dem Verhältnis oder dem Buchungstool hin. Behalte die Auslastung an Spitzentagen im Auge und passe sie an. Stell sicher, dass dein Buchungssystem die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigt.
• „Es ist zu laut“: Mach klar gekennzeichnete Ruhezonen. Leg Regeln für Telefonate und Videokonferenzen fest. Denk über Telefonzellen oder kleine Meetingräume Anrufe nach.
• „Leute reservieren Schreibtische“: Lege Buchungslimits und Regeln für die automatische Freigabe fest. Wenn sich jemand nicht innerhalb von 15 bis 30 Minuten anmeldet, wird der Schreibtisch wieder verfügbar.
• „Ich kann mein Team nicht finden“: Nutzt ein Buchungstool mit interaktiven Grundrissen, damit Mitarbeitende sehen Mitarbeitende , wo ihre Kollegen sitzen. Auch die Anordnung der Schreibtische hilft den Teams, sich zusammenzufinden.
• „Die Schreibtische sind nicht für mich eingerichtet“: Mach die Ausstattung der Schreibtische einheitlich mit Monitoren, Dockingstationen und verstellbaren Stühlen. Die Mitarbeiter bringen ihre Laptops mit, alles andere ist schon da.

Tipps, damit Desk Sharing in deinem hybriden Büro klappt

Die Einführung von Desk Sharing ist nicht einfach so mal eben so. Damit es für deine Mitarbeitende dein Unternehmen gut klappt, braucht es sorgfältige Planung und Organisation. Mit einem schrittweisen Ansatz kannst du Widerstände abbauen und Probleme frühzeitig erkennen.

Überleg dir vorher, wie viel Platz du im Büro brauchst.

Bevor du eine Desk-Sharing-Strategie in deinem Unternehmen einführst, solltest du unbedingt deine Büroräume checken. Schau dir die Anzahl der Mitarbeitende, die verfügbare Fläche und die Bedürfnisse deines Unternehmens an. So kannst du besser einschätzen, wie viele Schreibtische du brauchst, wie sie aufgestellt werden sollten und wie du ein gutes Desk-Sharing-Verhältnis erreichst.

Kommunikation ist super wichtig

Das Teilen von Schreibtischen kann für Mitarbeitende „ihren“ Schreibtisch schätzen, wie ein Verlust sein. Sprich das direkt an und erkläre die Vorteile, die über die Kosteneinsparungen hinausgehen. Beziehe sie frühzeitig in den Prozess ein, um ihre spezifischen Bedenken und die Dinge, die sie an einem Desk-Sharing-System schätzen würden, zu verstehen, und fördere eine offene Kommunikation über alle Bedenken oder Probleme. Erwäge außerdem, eine unternehmensweite Versammlung oder Town Hall zu veranstalten, um alle Fragen Mitarbeitende zu beantworten, und führe eine Testphase durch, damit Mitarbeitende an das neue System gewöhnen Mitarbeitende , bevor es vollständig eingeführt wird.

Mach dir Regeln fürs Teilen von Schreibtischen

Nachdem du deine Büroräume überprüft hast, solltest du unbedingt eine Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erstellen. Diese Richtlinie sollte die Regeln, Vorgaben und Erwartungen deines Unternehmens in Bezug auf die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen festlegen. Außerdem sollte sie Infos zur Reservierung von Schreibtischen, zur Reinigung und Organisation der Arbeitsbereiche sowie weitere wichtige Infos zu dieser Praxis enthalten.

Gestalte einen flexiblen, einladenden Arbeitsplatz

Bei der Gestaltung eines Arbeitsplatzes mit gemeinsam genutzten Schreibtischen ist es wichtig, einen flexiblen Arbeitsplatz zu schaffen, der unterschiedliche Arbeitsstile berücksichtigt. Biete verschiedene Arbeitsbereiche an, wie Stehpulte, Ruheräume und Bereiche für die Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden können dann den Arbeitsplatz wählen, der ihren Bedürfnissen und Vorlieben am besten entspricht. Berücksichtigen Sie dabei natürliches Licht, Geräuschpegel und die Nähe zu gemeinsam genutzten Ressourcen wie Druckern und geben Sie Richtlinien für die individuelle Gestaltung der Arbeitsplätze vor. Wenn Sie Mitarbeitende erlauben Mitarbeitende ihre eigenen Pflanzen oder Dekorationen Mitarbeitende , fördert dies das Gefühl der Zugehörigkeit und Verantwortung unter Mitarbeitende, selbst in einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich.

Sorg für passende Aufbewahrungsmöglichkeiten.

Ohne feste Schreibtische Mitarbeitende einen Platz für ihre Sachen. Stell Mitarbeitende Schließfächer oder Aktenschränke zur Verfügung, damit Mitarbeitende ihre persönlichen Sachen sicher aufbewahren Mitarbeitende . Das sorgt auch für mehr Ordnung und ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld.

Ein universelles Buchungssystem einführen

Damit das Desk Sharing gut läuft, muss das Buchen einfach sein. Komplizierte Systeme wie Tabellen werden oft nicht benutzt. Wenn Mitarbeitende einen Schreibtisch Slack wenigen Sekunden direkt über Outlook, Teams oder Slack reservieren Mitarbeitende , wird das System öfter genutzt. Und wenn die Chefs dasselbe System benutzen und die gleichen Regeln befolgen, zeigt das, dass Desk Sharing für alle gilt.

Denk mal über die Cybersicherheitsaspekte nach.

Bei Desk-Sharing-Modellen muss man auf Cybersicherheit achten, vor allem wenn man eine BYOD-Richtlinie einführen will. Diese Lösung ist zwar flexibel, wirft aber Fragen zum Datenschutz und zur Netzwerksicherheit auf. Investiere in eine umfassende digitale Sicherheitsstrategie, die geschütztes WLAN, starke Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung umfasst.

Mach es zu einer guten Angewohnheit, alles ordentlich und sauber zu halten.

Wenn mehrere Mitarbeitende denselben Arbeitsbereich Mitarbeitende , sind Sauberkeit und Organisation echt wichtig. Mit klaren Regeln und Tipps für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kannst du Mitarbeitende bringen Mitarbeitende ihren Platz sauber Mitarbeitende halten und ordentlich zu bleiben. Das sorgt für eine angenehmere Arbeitsumgebung, hilft, die Verbreitung von Keimen zu verhindern, und verringert das Risiko von Unfällen oder Verletzungen. Du kannst gerne unsere Vorlage für eine Clean-Desk-Richtlinie nutzen.

Investiere in verstellbare Möbel und Ausrüstung

Damit eure Desk-Sharing-Umgebung erfolgreich ist, müssen die Möbel und die Ausstattung anpassbar sein. So können alle in eurem Team unter optimalen Bedingungen arbeiten, unabhängig von ihren körperlichen Voraussetzungen oder der anstehenden Aufgabe. Ein Stehpult fördert zum Beispiel eine bessere Körperhaltung und verringert das Risiko von Überlastungsschäden. Ergonomische Stühle machen euch produktiver und das Sitzen bequemer. Mit anpassbaren Monitorarmen und Tastaturablagen könnt ihr euren Arbeitsplatz komplett umgestalten. Wenn ihr in vielseitige Möbel und Geräte investiert, zeigt ihr euer Engagement für das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden und euren Willen, eine produktivere Büroumgebung zu schaffen.

Wie deskbird in Gemeinschaftsbüros deskbird

deskbird eine Plattform für die Verwaltung von Arbeitsplätzen, die das Buchen und Verwalten von gemeinsam genutzten Schreibtischen für Mitarbeitende Administratoren einfach macht.

• Mach die Buchung einfach: Mitarbeitende in Sekundenschnelle den richtigen Schreibtisch buchen und so die Zusammenarbeit im Team anden Bürotagen optimal nutzen.
• Bessere Desk-Sharing-Funktionen: Admins haben einen guten Überblick über die Desk-Nutzung, was ein effizientes Management der Büroressourcen ermöglicht.
• Mit echten Nutzungsdaten besser werden: Office Analytics zeigt, wie Räume wirklich genutzt werden, und hilft dir dabei, Muster zu erkennen und bessere Entscheidungen über die Raumaufteilung und Richtlinien zu treffen.
• Passt super in deine bestehende Umgebung: Durch die Integration mit Kalendern von Microsoft und Google bleiben Buchungen und Planungen im Arbeitsablauf nahtlos verbunden.

Mach das Teilen von Schreibtischen einfach

Das Teilen von Schreibtischen klappt, wenn Mitarbeitende dem System Mitarbeitende . Das heißt, die Schreibtische sind da, wenn sie kommen, die Buchung geht schnell und das Büro wirkt organisiert statt chaotisch.

Fang damit an, deine tatsächlichen Anwesenheitsmuster zu verstehen, statt nur zu raten. Leg ein Verhältnis fest, das auf Spitzenzeiten basiert, nicht auf Durchschnittswerten. Schreib eine klare Richtlinie auf, die Buchungen, Verhaltensregeln und Ausnahmen abdeckt. Mach die Schreibtischanordnung einheitlich, damit sich jeder hinsetzen kann, wo er will. Dann schau dir an, was passiert, und pass es an.

Letztendlich machen die richtigen Tools echt einen Unterschied. Wenn Mitarbeitende über ihren Kalender buchen, sehen Mitarbeitende , wo ihr Team sitzt, und sich darauf verlassen können, dass ein Schreibtisch auf sie wartet, ist Desk Sharing kein Problem mehr, sondern ein Vorteil. Tools wie deskbird den Umstieg auf eine gemeinsame, flexible Bürogestaltung deskbird , indem sie Mitarbeitende Admins das Buchen und Verwalten von gemeinsamen Schreibtischen erleichtern.