Hot-Desking-Büro einrichten: Alles zu Layouts, Zonen und Arbeitsplätzen

Büro für Hot Desking einrichten: So plant ihr eure Büroflächen

Wenn ihr euer Büro in eine erfolgreiche Hot-Desking-Arbeitsumgebung verwandeln wollt, braucht ihr einen soliden Plan. Denn was es wirklich braucht, ist eine bewusste Neugestaltung eurer verfügbaren Büroflächen, damit sie für verschiedene Arten flexibler Arbeit geeignet sind.

1. Schaut euch genau an, wie euer Büro aktuell genutzt wird

Zuerst solltet ihr euch anschauen, wie eure Büroräume aktuell genutzt werden, indem ihr die Belegung verfolgt und Bereiche mit viel und wenig Verkehr aufzeichnet. Nutzt diese Infos, um eure Hot-Desking-Strategie zu verbessern, Ressourcen neu zu verteilen und Räume so umzugestalten, dass sie den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Achtet dabei auch auf Orte, an denen Leute zusammenkommen, wie Kaffeemaschinen oder Sitzecken, die euch zeigen können, wo gemeinsame Bereiche sein sollten. Wenn ihr euch die Muster anschaut, denkt auch an die Anforderungen an die räumliche Nähe verschiedener Teams, Bereiche und Annehmlichkeiten. Manche Teams profitieren immer noch davon, nah beieinander zu sein, sodass ihr ein Layout planen könnnt, das sowohl Flexibilität als auch die Abstimmung der Arbeitsabläufe unterstützt.

2. Macht euch Gedanken über Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit

Untersuchungen zeigen, dass die meisten Mitarbeitenden hauptsächlich ins Büro kommen, um sich mit ihren Kolleg:innen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und zwanglose Gespräche zu führen. Bevor ihr anfangst, Bereiche zuzuweisen oder Möbel umzustellen, solltet ihr euch ein klares Bild davon machen, was euer Team hauptsächlich macht, wenn es vor Ort ist.

• Legt die wichtigsten Arbeitstypen fest: Versteht, warum euer Team ins Büro kommt. Ist es wegen der Zusammenarbeit, der Konzentration, der sozialen Kontakte, des Zugangs zu Geräten oder der Interaktion mit Kund:innen?
• Passt eure Kollaborationsbereiche an: Passt die Größe und Anzahl der Räume an die tatsächlichen Nutzungsmuster an und nicht basierend auf reinen Vermutungen (z. B. mehr kleine Räume, weniger große). Hier könnt ihr eure Workplace Analytics nutzen.
• Unterstützt spontane Teamarbeit: Vergesst nicht, informelle Treffpunkte wie gemütliche Sitzecken und Ecken für kurze Besprechungen einzuplanen, um spontane Gespräche und Diskussionen zu fördern.

3. Überlegt euch, wie viele Schreibtische ihr wirklich braucht

Der nächste Schritt ist, die Erkenntnisse über die Nutzung des Arbeitsbereichs und die Zusammenarbeit in eine realistische Anzahl von Schreibtischen umzuwandeln. Wenn ihr eure Planung auf Daten, wöchentliche Anwesenheitsmuster und teamspezifische Verhaltensweisen stützt , könnt ihr eine optimale Desk-Sharing-Quote bestimmen.

• Nutzt Belegungsdaten, um den Bedarf an Hot Desks abzuschätzen: Legt die Anzahl der Schreibtische anhand der durchschnittlichen Anwesenheit pro Team vor Ort fest (nicht anhand der Gesamtmitarbeiterzahl) und berücksichtigt dabei wöchentliche Muster, Teampläne und saisonale Schwankungen.
• Nutzt Benchmarks für Hot-Desking-Quoten mit Bedacht: Auch wenn die üblichen Quoten normalerweise zwischen 0,6 und 0,8 Schreibtischen pro Mitarbeiter liegen, solltet ihr sie eher als Richtlinien und nicht als feste Regeln sehen. Teams, die meistens asynchron arbeiten, können sich mehr Schreibtische teilen, während Teams, bei denen Interaktion wichtig ist, vielleicht mehr feste Sitzplätze brauchen.
• Nutzt Rechner, um eure Planung zu überprüfen: Tools wie der Büro-Planungs-Rechner von deskbird helfen euch dabei, die richtige Anzahl an Schreibtischen zu schätzen und eure Büroflächen zu optimieren.

Hot-Desking-Büro einrichten: So gestaltet ihr ein passendes Bürolayout

Beim Entwerfen eures Layouts werden aus Plänen konkrete Entscheidungen über Zoneneinteilung, benötigten räumlichen Nachbarschaften, Besprechungsräume und Bewegungsmuster. Das Ziel besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, in der die Mitarbeitenden intuitiv den richtigen Platz für ihre jeweilige Aufgabe finden.

1. Nutzt Office Mapping, um euren physischen Büroraum zu planen

Mit Office Mapping könnt ihr die Flächennutzung optimieren, indem ihr Bereiche mit hoher und niedriger Aktivität identifiziert, um Layouts neu zu organisieren, ungenutzten Platz zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu verbessern. Durch einen strategischen Überblick darüber, wo jede Funktion angesiedelt sein sollte, könnt ihr festlegen, wo verschiedene Abteilungen, Arbeitsplätze, Kollaborationszonen und Einrichtungen platziert werden sollten, um die Effizienz zu steigern. Ihr könnt verschiedene Arten von Office-Mapping-Lösungen verwenden, um euren physischen Arbeitsbereich zu visualisieren, darunter statische und interaktive Grundrisse, Sitzpläne und 3D-Karten.

2. Steckt klare Bereiche ab, die gezielt für bestimmte Aktivitäten vorgesehen sind

Entwerft ein Bürolayout, das verschiedene Arbeitsanforderungen unterstützt. Denkt über ein agiles Bürodesign nach und integriert verschiedene Arten von Arbeitsbereichen in euer Layout, damit Mitarbeitende den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Platz wählen können. Hier sind ein paar Beispiele, welche Arten von Bereichen dazu gehören könnten:

• Fokus-Arbeitsplätze
• Telefonkabinen
• Hybride Meetingräume
• Zonen für Zusammenarbeit (z. B. Workshop-Bereiche oder Huddle-Räume)
• Räume für den sozialen Austausch (z. B. ein Arbeitscafé)
• Work Lounge
• Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten
• Flexible Projektbereiche (z. B. Teamräume)
• Flexible Desk-Sharing-Bereiche

3. Plant eine ausgewogene Mischung aus Meetingräumen mit verschiedenen Größen und Kapazitäten ein

Die neueste Ausgabe des Workplace Occupancy & Utilization Index zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Meetingräume für fünf oder mehr Personen ausgelegt sind, während die tatsächliche Nachfrage bei kleinen Meetingräume einer Kapazität von 2 bis 4 Personen am höchsten ist. Das heißt, ihr solltet eure Besprechungsräume bei der Gestaltung eures Hot-Desking-Bürolayouts überdenken. Stellt euch dazu Fragen wie:

• Wie viele Leute sind normalerweise bei einem Meeting dabei?
• Wie ist das Verhältnis zwischen Meetings, die vor Ort in Person und hybrid stattfinden?
• Wie oft in der Woche sind Meetings geplant und zu welchen Spitzenzeiten gibt es die meisten Buchungskonflikte?
• Welche Teams oder Rollen brauchen Meetingräume am meisten und haben sie bestimmte Anforderungen (z. B. Privatsphäre, Ausstattung, Akustik)?

4. Praktische Tipps für die Gestaltung eures Hot-Desking-Büros

• Gestaltet euer Büro für nahtlose hybride Zusammenarbeit: Stattet Besprechungs- und Kollaborationsräume mit zuverlässigen Bildschirmen, Kameras und Mikrofonen aus und nutzt bewegliche Möbel, damit sich die Räume schnell an verschiedene Besprechungsformate anpassen lassen.
• Schafft ein Gleichgewicht zwischen offenen Bereichen und ruhigen, geschlossenen Räumen: Offene Layouts allein erfüllen selten die Bedürfnisse aller. Fügt ruhige Arbeitsnischen und kleine Telefonkabinen hinzu, damit Mitarbeitende das Maß an Privatsphäre und Ruhe wählen können, das sie brauchen.
• Plant die Nachbarschaft der Zonen bewusst: Legt fest, welche Bereiche zusammen sein sollten, um Lärm zu reduzieren und reibungslose Arbeitsabläufe zu unterstützen. Haltet ruhige Zonen von sozialen Bereichen fern, platziert Projekträume in der Nähe von Gemeinschaftsräumen, stellt Touchdown-Schreibtische an Eingängen auf und gruppiert Teams mit ähnlichen Arbeitsabläufen nahe beieinander.
• Geht bei der Planung der Wege durchs Büro bewusst vor: Schaut euch an, wie sich die Mitarbeitenden normalerweise durchs Büro bewegen, und haltet stark frequentierte Wege, wie zum Beispiel zu Küchen, Druckern, Toiletten und Meetingräumen, von den eigentlichen Arbeitsbereichen fern.
• Richtet euer Layout nach echten Mitarbeiterbedürfnissen aus: Bevor ihr euch für ein neues Layout entscheidet, fragt eure Teams nach ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen. Findet heraus, welche Aufgaben sie erledigen, wie oft sie zusammenarbeiten und was sie dabei ausbremst.

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Diese Hot-Desking-Ausstattung braucht ihr für euer Büro

Die Einrichtung eures Hot-Desking-Büros ist erst komplett, wenn eure Mitarbeitenden die richtigen Tools, ergonomischen Komfort und nahtlosen Zugriff auf wichtige Ressourcen haben. Jeder Arbeitsplatz muss komplett ausgestattet, einfach auf den Standard zurückzusetzen und flexibel genug sein, um verschiedene Arbeitsstile zu unterstützen. Hier ist eine Liste an Hot-Desking-Grundausstattung, die an eurem hybriden Arbeitsplatz nicht fehlen sollte:

• Monitore, Docks und Universal-Ladegeräte (einschließlich USB-C und HDMI)
• Einfacher, schneller Zugang zu Steckdosen, USB-Anschlüssen und Kabelmanagement
• Schließfächer für persönliche Gegenstände
• Gemeinsam genutzte Schränke oder Schubladen für häufig verwendete Materialien
• Sachen für Hygiene und einen sauberen Schreibtisch (z. B. Tücher und Reinigungssprays)
• Technikschränke oder Verleihstationen für Tastaturen oder Headsets
• Geräuschdämpfende Telefonzellen, Schreibtischtrennwände oder Akustik-Paneelen

Ergonomie beim Hot Desking für glückliche, gesunde und flexible Mitarbeitende

Ergonomische Maßnahmen am Arbeitsplatz sind essenziell, damit Mitarbeitende gesund, zufrieden und produktiv bleiben. Wenn ihr jeden Arbeitsplatz mit ergonomischen Hilfsmitteln ausstattet, könnt ihr das Wohlbefinden der Mitarbeitenden deutlich verbessern. Hier sind ein paar bewährte Methoden für ergonomisches Hot Desking, die ihr beachten solltet.

• Stellt vollkommen verstellbare, hochwertige Sitzmöbel zur Verfügung: Die Stühle sollten in der Höhe, an den Armlehnen, an der Lendenwirbelstütze und in der Neigung verstellbar sein, weil jeder Mensch andere Komfortansprüche hat.
• Setzt auf höhenverstellbare Schreibtische oder eine Mischung aus Steh- und Sitzarbeitsplätzen: Höhenverstellbare Schreibtische helfen Mitarbeitenden, ihre Haltung im Laufe des Tages immer wieder zu ändern, was die Durchblutung verbessert und Ermüdungserscheinungen verringert.
• Benutzt Monitorarme, Laptopständer und ergonomisches Zubehör: Eure Mitarbeitenden sollten Bildschirme schnell auf Augenhöhe hoch- oder runterfahren oder neigen können, um eine gesunde Haltung zu wahren.
• Sorgt für einheitliche Ergonomie an allen Arbeitsplätzen: Jeder Arbeitsplatz sollte die gleichen wichtigen ergonomischen Elemente haben, wie verstellbare Stühle und Monitorständer, damit Mitarbeitende bequem arbeiten können, egal wo sie sitzen.

6 Best Practices und Tipps für einen reibungslosen Hot-Desking-Büroalltag

Stellt sicher, dass euer Hot-Desking-Arbeitsplatz gut ausgestattet und für den täglichen Betrieb bereit ist, damit alles reibungslos läuft. Die folgenden Tipps helfen euch dabei, effizient zu bleiben und ein nahtloses Erlebnis für alle zu schaffen.

1. Richtet eine klare Beschilderung und Wegweiser ein

Benutzt klare Beschilderungen, gut gekennzeichnete Bereiche und farbige Markierungen, damit Mitarbeitende sich leichter im Büro zurechtfinden und ihre gebuchten Plätze erkennen können. Je nachdem, wie groß euer Büro ist, könnt ihr auch eine Wegfindungs-App nutzen, damit sich sowohl Mitarbeitende als auch Besucher:innen problemlos in eurem Büro zurechtfinden.

2. Wählt ein Buchungstool mit interaktiven Gebäudeplänen

Achtet bei der Auswahl eurer Hot Desking Software darauf, ein Desk-Booking-System zu wählen, das mit Kartenansichten arbeitet, damit Mitarbeitende den richtigen Arbeitsplatz leichter finden und buchen können. Mit den interaktiven Gebäudeplänen in deskbird können Mitarbeitende zum Beispiel ganz einfach sehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen und wo sich ihr gebuchter Schreibtisch im Büro befindet.

3. Automatisiert den Check-in, um No-Shows und ungenutzte Schreibtische zu vermeiden

Richtet automatische Check-ins ein, um Geisterbuchungen zu vermeiden und die tatsächliche Belegung genau zu verfolgen. Lösungen wie deskbird bieten euch verschiedene Check-in-Optionen (z. B. Check-in via QR-Code oder Check-in via Geolokalisierung), die es Mitarbeitenden ermöglichen, ganz einfach für ihre Buchungen einzuchecken, und Ressourcen automatisch wieder zur Buchung freigeben, wenn sie gebucht, aber nicht genutzt werden.

4. Richtet visuelle Erinnerungen an eure Clean Desk Policy ein

Stell an jedem Arbeitsplatz Reinigungstücher bereit und bringt visuelle Erinnerungen an, um für konstante Hygienestandards zu sorgen und Arbeitsplätze immer für die nächste Person vorzubereiten. Das kann dazu beitragen, den Arbeitsplatz für alle ordentlich zu halten.

5. Wählt die Standorte eurer Aufbewahrungsmöglichkeiten mit Bedacht

Stellt schnell zugängliche Schließfächer in der Nähe von Eingängen oder Arbeitsbereichen auf, damit Mitarbeitende ihre persönlichen Gegenstände den ganzen Tag über verstauen können. Achtet darauf, dass die Schließfächer bequem erreichbar sind, damit die Beschäftigten schnell an ihre Sachen kommen, wenn sie bei der Ankunft was vergessen haben.

6. Stellt sicher, dass alle die grundlegende Ausrüstung haben

Sorgt dafür, dass Mitarbeitende Zugang zu allen wichtigen Tech-Ressourcen haben, indem ihr an jedem Arbeitsplatz genug Steckdosen, Ladegeräte und zuverlässiges WLAN bereitstellt. So können Mitarbeitende direkt mit der Arbeit loslegen, ohne erst nach Stromanschlüssen oder WLAN-Verbindungen suchen zu müssen.

Die Einrichtung eures Hot-Desking-Büros ist erst der Anfang

Bei der Neugestaltung eures Büros für Hot Desking geht es nicht nur darum, flexiblere Sitzmöglichkeiten zu schaffen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hot-Desking-Umgebung ist es, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der die Zusammenarbeit, Konzentration und Vernetzung eurer Teams wirklich unterstützt. Mit der richtigen Raumaufteilung, den passenden Zonen und der richtigen Ausstattung und Ergonomie wird euer Büro zu einem Ort, an dem Mitarbeitende sich gerne aufhalten.

Die Einrichtung eures physischen Arbeitsbereichs ist aber nur der erste Schritt auf eurem Weg zur Einführung von Hot Desking. In den nächsten Kapiteln schauen wir uns genauer an, wie ihr die richtige Hot Desking Software auswählt und wie ihr Hot Desking effektiv verwaltet, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.

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