Hot-Desking-Büro einrichten: Alles zu Layouts, Zonen und Arbeitsplätzen

Eine durchdachte Bürogestaltung kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter um bis zu 33 % steigern. Eine Hot-Desking-Lösung ist der perfekte Weg, dieses Potenzial auszuschöpfen – aber nur, wenn sie bewusst umgesetzt wird. Der Wechsel von festen Schreibtischen zu Hot Desking bedeutet nicht nur, die Möbel umzustellen, sondern neu zu überdenken, wie dein Arbeitsbereich Produktivität, Vernetzung und das Mitarbeitererlebnis fördert.

Wie plant man einen Büroraum mit Hot-Desking?

Wenn ihr euer Büro in eine erfolgreiche Hot-Desking-Arbeitsumgebung verwandeln wollt, braucht ihr einen soliden Plan. Denn was es wirklich braucht, ist eine bewusste Neugestaltung eurer verfügbaren Büroflächen, damit sie für verschiedene Arten flexibler Arbeit geeignet sind.

1. Schaut euch genau an, wie euer Büro aktuell genutzt wird

Analysiere zunächst, wie deine Büroräume derzeit genutzt werden, indem du die Belegung erfassst und Bereiche mit hohem bzw. geringem Aufkommen kartierst. Nutze diese Daten, um deine Hot-Desking-Strategie zu optimieren, Ressourcen neu zu verteilen und Räume so umzugestalten, dass sie den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Achte dabei auch auf Orte der Zusammenarbeit wie Kaffeestationen oder Sitzbereiche mit weichen Sitzmöbeln, die als Anhaltspunkt dafür dienen können, wo Gemeinschaftsbereiche eingerichtet werden sollten. Berücksichtige bei der Auswertung der Muster auch die Anforderungen an die räumliche Nähe im Rahmen von „ “. Manche Teams profitieren nach wie vor davon, nahe beieinander zu sein, sodass du eine Raumaufteilung planen kannst, die sowohl Flexibilität als auch die Abstimmung der Arbeitsabläufe unterstützt.

2. Macht euch Gedanken über Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit

Untersuchungen zeigen, dass der Hauptgrund für Mitarbeitende meisten Mitarbeitende , ins Büro zu kommen, darin besteht, sich mit Kollegen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und informelle Gesprächezu führen. Bevor du damit beginnst, Bereiche zuzuweisen oder Möbel umzustellen, musst du dir ein klares Bild davon machen, welche Kernaufgaben dein Team vor Ort ausführt.

• Legt die wichtigsten Arbeitstypen fest: Versteht, warum euer Team ins Büro kommt. Ist es wegen der Zusammenarbeit, der Konzentration, der sozialen Kontakte, des Zugangs zu Geräten oder der Interaktion mit Kund:innen?
• Passe deine Meetingräume an den tatsächlichen Bedarfan: Richte Größe und Anzahl der Räume nach den tatsächlichen Nutzungsgewohnheiten aus, nichtnach Annahmen (z. B. mehr kleine Räume, weniger große). Hierzu kannst du deine Workplace Analyticsnutzen.
• Unterstützt spontane Teamarbeit: Vergesst nicht, informelle Treffpunkte wie gemütliche Sitzecken und Ecken für kurze Besprechungen einzuplanen, um spontane Gespräche und Diskussionen zu fördern.

3. Überlegt euch, wie viele Schreibtische ihr wirklich braucht

Der nächste Schritt ist, die Erkenntnisse über die Nutzung des Arbeitsbereichs und die Zusammenarbeit in eine realistische Anzahl von Schreibtischen umzuwandeln. Wenn ihr eure Planung auf Daten, wöchentliche Anwesenheitsmuster und teamspezifische Verhaltensweisen stützt , könnt ihr eine optimale Desk-Sharing-Quote bestimmen.

• Nutzt Belegungsdaten, um den Bedarf an Hot Desks abzuschätzen: Legt die Anzahl der Schreibtische anhand der durchschnittlichen Anwesenheit pro Team vor Ort fest (nicht anhand der Gesamtmitarbeiterzahl) und berücksichtigt dabei wöchentliche Muster, Teampläne und saisonale Schwankungen.
• Nutzt Benchmarks für Hot-Desking-Quoten mit Bedacht: Auch wenn die üblichen Quoten normalerweise zwischen 0,6 und 0,8 Schreibtischen pro Mitarbeiter liegen, solltet ihr sie eher als Richtlinien und nicht als feste Regeln sehen. Teams, die meistens asynchron arbeiten, können sich mehr Schreibtische teilen, während Teams, bei denen Interaktion wichtig ist, vielleicht mehr feste Sitzplätze brauchen.
• Nutzt Rechner, um eure Planung zu überprüfen: Tools wie der Büro-Planungs-Rechner von deskbird helfen euch dabei, die richtige Anzahl an Schreibtischen zu schätzen und eure Büroflächen zu optimieren.

Wie gestaltet man eine Büroraumplanung mit flexiblen Arbeitsplätzen?

Bei der Gestaltung eines Hot-Desking-Konzepts geht es darum, praktische Entscheidungen hinsichtlich Zoneneinteilung, Anordnung, Besprechungsräumen und Bewegungsabläufen zu treffen, damit Mitarbeitende intuitiv den richtigen Platz für die jeweilige Aufgabe finden Mitarbeitende .

Die Entscheidungen, die du hier triffst, wirken sich direkt darauf aus, wie effizient sich die Menschen im Büro bewegen, wie oft sie den benötigten Platz finden und ob die Raumaufteilung sowohl die individuelle Konzentration als auch die Zusammenarbeit im Team fördert.

1. Nutzt Office Mapping, um euren physischen Büroraum zu planen

Mit Office Mapping könnt ihr die Flächennutzung optimieren, indem ihr Bereiche mit hoher und niedriger Aktivität identifiziert, um Layouts neu zu organisieren, ungenutzten Platz zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu verbessern. Durch einen strategischen Überblick darüber, wo jede Funktion angesiedelt sein sollte, könnt ihr festlegen, wo verschiedene Abteilungen, Arbeitsplätze, Kollaborationszonen und Einrichtungen platziert werden sollten, um die Effizienz zu steigern. Ihr könnt verschiedene Arten von Office-Mapping-Lösungen verwenden, um euren physischen Arbeitsbereich zu visualisieren, darunter statische und interaktive Grundrisse, Sitzpläne und 3D-Karten.

2. Steckt klare Bereiche ab, die gezielt für bestimmte Aktivitäten vorgesehen sind

Entwerft ein Bürolayout, das verschiedene Arbeitsanforderungen unterstützt. Denkt über ein agiles Bürodesign nach und integriert verschiedene Arten von Arbeitsbereichen in euer Layout, damit Mitarbeitende den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Platz wählen können. Hier sind ein paar Beispiele, welche Arten von Bereichen dazu gehören könnten:

• Focus-Arbeitsplätze
• Telefonzellen
• Hybride Meetingräume
• Bereiche für die Zusammenarbeit (z. B. Workshop-Räume oder Besprechungsnischen)
• Treffpunkte (z. B. ein Café zum Arbeiten)
• Arbeitslounges
• Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten
• Flexible Projekträume (z. B. Teamräume)
• Flexible Bereiche für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen

3. Plant eine ausgewogene Mischung aus Meetingräumen mit verschiedenen Größen und Kapazitäten ein

Die neueste Ausgabe des Workplace Occupancy & Utilization Index zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Meetingräume für fünf oder mehr Personen ausgelegt sind, während die tatsächliche Nachfrage bei kleinen Meetingräume einer Kapazität von 2 bis 4 Personen am höchsten ist. Das heißt, ihr solltet eure Besprechungsräume bei der Gestaltung eures Hot-Desking-Bürolayouts überdenken. Stellt euch dazu Fragen wie:

• Wie viele Leute sind normalerweise bei einem Meeting dabei?
• Wie ist das Verhältnis zwischen Meetings, die vor Ort in Person und hybrid stattfinden?
• Wie oft in der Woche sind Meetings geplant und zu welchen Spitzenzeiten gibt es die meisten Buchungskonflikte?
• Welche Teams oder Rollen brauchen Meetingräume am meisten und haben sie bestimmte Anforderungen (z. B. Privatsphäre, Ausstattung, Akustik)?

4. Praktische Tipps für die Gestaltung eures Hot-Desking-Büros

• Gestalte deine Räumlichkeiten für eine intensive hybride Zusammenarbeit: Statte Besprechungs- und Arbeitsräume mit zuverlässigen Bildschirmen, Kameras und Mikrofonen aus und setze auf bewegliche Möbel, damit sich die Räume schnell an unterschiedliche Besprechungsformate anpassen lassen.
• Schafft ein Gleichgewicht zwischen offenen Bereichen und ruhigen, geschlossenen Räumen: Offene Layouts allein erfüllen selten die Bedürfnisse aller. Fügt ruhige Arbeitsnischen und kleine Telefonkabinen hinzu, damit Mitarbeitende das Maß an Privatsphäre und Ruhe wählen können, das sie brauchen.
• Plant die Nachbarschaft der Zonen bewusst: Legt fest, welche Bereiche zusammen sein sollten, um Lärm zu reduzieren und reibungslose Arbeitsabläufe zu unterstützen. Haltet ruhige Zonen von sozialen Bereichen fern, platziert Projekträume in der Nähe von Gemeinschaftsräumen, stellt Touchdown-Schreibtische an Eingängen auf und gruppiert Teams mit ähnlichen Arbeitsabläufen nahe beieinander.
• Geht bei der Planung der Wege durchs Büro bewusst vor: Schaut euch an, wie sich die Mitarbeitenden normalerweise durchs Büro bewegen, und haltet stark frequentierte Wege, wie zum Beispiel zu Küchen, Druckern, Toiletten und Meetingräumen, von den eigentlichen Arbeitsbereichen fern.
• Richtet euer Layout nach echten Mitarbeiterbedürfnissen aus: Bevor ihr euch für ein neues Layout entscheidet, fragt eure Teams nach ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen. Findet heraus, welche Aufgaben sie erledigen, wie oft sie zusammenarbeiten und was sie dabei ausbremst.

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Diese Hot-Desking-Ausstattung braucht ihr für euer Büro

Jeder Hot-Desking-Arbeitsplatz benötigt grundsätzlich Monitore, Dockingstationen, ergonomische Stühle, eine zuverlässige Stromversorgung und Materialien zur Desinfektion. Darüber hinaus entscheiden Stauraum, akustische Maßnahmen und die Technologie zur Tischreservierung darüber, ob der Arbeitsalltag reibungslos verläuft oder frustrierend ist.

Hier ist eine vollständige Liste der wichtigsten Dinge für das Hot-Desking, die in deinem hybriden Arbeitsplatz nicht fehlen sollten:

• Monitore, Dockingstationen und Universal-Ladegeräte (einschließlich USB-C und HDMI)
• Einfacher Zugang zu Steckdosen, USB-Anschlüssen und Kabelmanagement
• Schließfächer für persönliche Gegenstände
• Gemeinsame Schränke oder Schubladen für häufig verwendete Materialien
• Materialien für die Hygiene und die Reinigung des Schreibtisches (z. B. Tücher und Reinigungssprays)
• Technikschränke oder Ausleihstationen für Tastaturen oder Headsets
• Telefonzellen mit Geräuschunterdrückung, Trennwände für Schreibtische oder Akustikplatten

Ergonomie beim Hot Desking für glückliche, gesunde und flexible Mitarbeitende

Ergonomische Maßnahmen am Arbeitsplatz sind essenziell, damit Mitarbeitende gesund, zufrieden und produktiv bleiben. Wenn ihr jeden Arbeitsplatz mit ergonomischen Hilfsmitteln ausstattet, könnt ihr das Wohlbefinden der Mitarbeitenden deutlich verbessern. Hier sind ein paar bewährte Methoden für ergonomisches Hot Desking, die ihr beachten solltet.

• Stellt vollkommen verstellbare, hochwertige Sitzmöbel zur Verfügung: Die Stühle sollten in der Höhe, an den Armlehnen, an der Lendenwirbelstütze und in der Neigung verstellbar sein, weil jeder Mensch andere Komfortansprüche hat.
• Setzt auf höhenverstellbare Schreibtische oder eine Mischung aus Steh- und Sitzarbeitsplätzen: Höhenverstellbare Schreibtische helfen Mitarbeitenden, ihre Haltung im Laufe des Tages immer wieder zu ändern, was die Durchblutung verbessert und Ermüdungserscheinungen verringert.
• Benutzt Monitorarme, Laptopständer und ergonomisches Zubehör: Eure Mitarbeitenden sollten Bildschirme schnell auf Augenhöhe hoch- oder runterfahren oder neigen können, um eine gesunde Haltung zu wahren.
• Sorgt für einheitliche Ergonomie an allen Arbeitsplätzen: Jeder Arbeitsplatz sollte die gleichen wichtigen ergonomischen Elemente haben, wie verstellbare Stühle und Monitorständer, damit Mitarbeitende bequem arbeiten können, egal wo sie sitzen.

Bewährte Verfahren für Büros mit flexibler Sitzplatzvergabe

Die folgenden Maßnahmen tragen dazu bei, die Effizienz aufrechtzuerhalten und Mitarbeitende vom Moment ihrer Ankunft bis zu ihrem Feierabend ein einheitliches Tageserlebnis zu bieten.

1. Richtet eine klare Beschilderung und Wegweiser ein

Benutzt klare Beschilderungen, gut gekennzeichnete Bereiche und farbige Markierungen, damit Mitarbeitende sich leichter im Büro zurechtfinden und ihre gebuchten Plätze erkennen können. Je nachdem, wie groß euer Büro ist, könnt ihr auch eine Wegfindungs-App nutzen, damit sich sowohl Mitarbeitende als auch Besucher:innen problemlos in eurem Büro zurechtfinden.

2. Wählt ein Buchungstool mit interaktiven Gebäudeplänen

Achtet bei der Auswahl eurer Hot Desking Software darauf, ein Desk-Booking-System zu wählen, das mit Kartenansichten arbeitet, damit Mitarbeitende den richtigen Arbeitsplatz leichter finden und buchen können. Mit den interaktiven Gebäudeplänen in deskbird können Mitarbeitende zum Beispiel ganz einfach sehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen und wo sich ihr gebuchter Schreibtisch im Büro befindet.

3. Automatisiert den Check-in, um No-Shows und ungenutzte Schreibtische zu vermeiden

Richtet automatische Check-ins ein, um Geisterbuchungen zu vermeiden und die tatsächliche Belegung genau zu verfolgen. Lösungen wie deskbird bieten euch verschiedene Check-in-Optionen (z. B. Check-in via QR-Code oder Check-in via Geolokalisierung), die es Mitarbeitenden ermöglichen, ganz einfach für ihre Buchungen einzuchecken, und Ressourcen automatisch wieder zur Buchung freigeben, wenn sie gebucht, aber nicht genutzt werden.

4. Richtet visuelle Erinnerungen an eure Clean Desk Policy ein

Stell an jedem Arbeitsplatz Reinigungstücher bereit und bringt visuelle Erinnerungen an, um für konstante Hygienestandards zu sorgen und Arbeitsplätze immer für die nächste Person vorzubereiten. Das kann dazu beitragen, den Arbeitsplatz für alle ordentlich zu halten.

5. Wählt die Standorte eurer Aufbewahrungsmöglichkeiten mit Bedacht

Stellt schnell zugängliche Schließfächer in der Nähe von Eingängen oder Arbeitsbereichen auf, damit Mitarbeitende ihre persönlichen Gegenstände den ganzen Tag über verstauen können. Achtet darauf, dass die Schließfächer bequem erreichbar sind, damit die Beschäftigten schnell an ihre Sachen kommen, wenn sie bei der Ankunft was vergessen haben.

6. Stellt sicher, dass alle die grundlegende Ausrüstung haben

Sorgt dafür, dass Mitarbeitende Zugang zu allen wichtigen Tech-Ressourcen haben, indem ihr an jedem Arbeitsplatz genug Steckdosen, Ladegeräte und zuverlässiges WLAN bereitstellt. So können Mitarbeitende direkt mit der Arbeit loslegen, ohne erst nach Stromanschlüssen oder WLAN-Verbindungen suchen zu müssen.

Die Einrichtung eures Hot-Desking-Büros ist erst der Anfang

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hot-Desking-Umgebung liegt darin, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der die Zusammenarbeit, Konzentration und Vernetzung deiner Teams wirklich fördert. Mit der richtigen Raumaufteilung, den richtigen Zonen, der richtigen Ausstattung und der richtigen Ergonomie wird dein Büro zu einem Ort, an dem sich Mitarbeitende wohlfühlen.

Die Einrichtung deines physischen Arbeitsbereichs ist jedoch nur der erste Schritt auf deinem Weg zur Einführung von Hot Desking. In den nächsten Kapiteln schauen wir uns genauer an, wie du die richtige Hot-Desking-Software auswählst und wie du Hot Desking verwaltest, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.