Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen: wichtige Tipps für hybride Teams

Das Teilen von Schreibtischen klappt gut, wenn sich alle an klare Regeln halten. Ohne die richtigen Umgangsformen kann Hot Desking für hybride Teams schnell nervig werden.

Die Etikette für gemeinsam genutzte Schreibtische legt klare Regeln fest, was Mitarbeitende Arbeitgeber beachten sollten, damit Hot Desking produktiv, hygienisch und respektvoll bleibt – von der Vorabreservierung von Schreibtischen bis hin zur sauberen und sicheren Hinterlassung der Arbeitsplätze. Arbeitgeber sollten dies mit Software zur Schreibtischreservierung, ergonomischen und abwechslungsreichen Arbeitsplätzen, sicheren Aufbewahrungsmöglichkeiten, Cybersicherheitsschulungen und kontinuierlichem Mitarbeiterfeedback unterstützen, damit flexible Büros auch wirklich funktionieren.

Dieser Leitfaden enthält 12 wichtige Regeln, die sich in Verhaltensweisen für Mitarbeiter und Pflichten für Arbeitgeber aufteilen, um dir dabei zu helfen, einen sauberen, produktiven und positiven flexiblen Arbeitsplatz zu schaffen.

Was ist die Etikette am Gemeinschaftsarbeitsplatz?

Die Etikette für gemeinsam genutzte Schreibtische legt fest, was man tun und was man nicht tun sollte, damit hybride Teams vor Ort produktiv und positiv arbeiten können. Diese Regeln gelten für alle im Unternehmen und verbinden allgemeine Höflichkeit mit den spezifischen Werten und der Kultur deiner Organisation.

Die Hot-Desking-Regeln helfen Teams dabei, sich anders als bei herkömmlichen Strukturen an die gemeinsame Nutzung von Büroräumen und Arbeitszeiten anzupassen. Auch wenn die Umstellung anfangs schwierig sein kann, schafft die Einhaltung dieser Grundsätze ein Arbeitsmodell, das sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende äußerst angenehm und produktiv ist.

5 Tipps zum Teilen von Schreibtischen für Mitarbeitende

1. Bittet eure Teammitglieder, einen Tisch im Voraus zu buchen, um Terminkonflikte zu vermeiden

In einem flexiblen Büro, das mit einem Desk-Sharing-Konzept arbeitet, kommt es vor allem darauf an, Terminkonflikte zu vermeiden. Es gibt nichts Ärgerlicheres und Frustrierenderes für eure Mitarbeitenden, als im Büro anzukommen und festzustellen, dass jemand bereits an dem Platz sitzt, an dem sie für den Tag sitzen wollten. In einem hybriden Modell ist das noch ärgerlicher, da die Mitarbeitenden nicht täglich ins Büro kommen. 

Deshalb ist es wichtig, dass ihr euch die Zeit nimmst, euren Teams zu erklären, wie wichtig es ist, im Voraus zu buchen. So vermeidet ihr jede Art von Spannung und Unzufriedenheit unter euren Mitarbeitenden. Um das Ganze einfach und organisiert zu gestalten, empfehlen wir euch, euer Personal mit benutzendenfreundlichen Lösungen wie der deskbird Schreibtischbuchung auszustatten.

2. Verlangt, dass Telefone auf Vibrationsalarm oder lautlos gestellt werden

Das typische Bild eines belebten Büros ist, dass es laut ist. Wie in jedem anderen Arbeitsmodell ist es auch in einem gemeinsamen Arbeitsbereich ein Muss, die Telefone auf lautlos zu stellen. Offene Räume führen zu vielen Störungen, die oft durch Telefone verursacht werden. Der Raum muss nicht völlig lautlos sein, aber er sollte einen gewissen Geräuschpegel einhalten, der für alle geeignet ist. 

Schau dir mal diese Optionen an:

• Empfehlungen für Kopfhörer, mit denen man sich gut konzentrieren kann
• Geräte auf Vibration oder Stumm schalten
• Sag mal, stell doch ein paar schallisolierte Telefonkabinen oder kleine Meetingräume private Telefonate bereit.

Mit diesen verschiedenen Lösungen können die Mitarbeiter private und berufliche Angelegenheiten diskret erledigen, ohne gestört zu werden.

3. Erinnert eure Mitarbeitenden daran, im Rahmen eures Shared-Desk-Konzepts ihre eigenen Geräte mitzubringen 

Zu Hause sind die Mitarbeitenden mit ihrer Arbeitsumgebung vertraut, z. B. mit ihren Computern, Geräten und ihrer Software. Aber wenn sie vor Ort sind, fällt es ihnen vielleicht schwer, nicht mit einer vertrauten Umgebung zu arbeiten. Warum schlägt ihr euren Mitarbeitenden also nicht vor, das BYOD-Modell (Bring Your Own Device) anzuwenden? So können sie ihre eigenen Geräte benutzen, anstatt die vom Unternehmen bereitgestellten. 

Dieser Ansatz braucht:

• Anpassung an die Arbeitsanforderungen deines Unternehmens
• BYOD-Sicherheitslösungen sind da
• Eine klare BYOD-Richtlinie, die sagt, was man tun und was man nicht tun soll

4. Bittet eure Mitarbeitenden, zu Hause zu bleiben, wenn sie krank sind

Der Einsatz eines Schreibtischbuchungssystems bedeutet, dass euer Unternehmen bereits ein hybrides Arbeitsmodell hat und eure Teams daran gewöhnt sind, zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Eine Lehre, die wir aus den letzten Jahren in Bezug auf Viren und Krankheiten gezogen haben, ist, dass es am besten ist, persönliche Treffen zu vermeiden und keine Kolleg:innen anzustecken. 

In einer Desk-Sharing-Umgebung ist dies von größter Bedeutung. Die Regel ist einfach: Wenn ihr krank seid, bleibt zu Hause! Es gibt keinen Grund, die Kolleg:innen zu gefährden, wenn man remote arbeiten kann, vor allem, weil mehrere Mitarbeitende denselben Schreibtisch benutzen, was das Risiko einer Ansteckung erhöht. 

Erinnert die Teammitglieder daran:

• Wenn jemand krank ist, stornier einfach seine Tischreservierung.
• Warne die Leute vor möglichen Krankheiten, die sich im Büro verbreiten könnten.
• Mach während der Grippesaison extra Vorsicht, um einen Anstieg der Krankmeldungen zu vermeiden.

5. Betont, wie wichtig es ist, den Arbeitsplatz so zu hinterlassen, wie sie ihn vorgefunden haben

Ein Schreibtisch ist ein sehr persönliches Umfeld, das manchmal sogar mit Bildern oder Dekorationen gestaltet wird. Aber beim Desk Sharing gibt es diese Möglichkeit nicht. Ihr müsst den Platz so hinterlassen, wie ihr ihn vorgefunden habt: sauber und aufgeräumt. Es ist nicht erlaubt, persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Alles muss bei jedem Wechsel mitgenommen werden, und das Unternehmen kann nur einfaches Büromaterial zur Verfügung stellen.

Wie wir gerade betont haben, ist auch die Hygiene sehr wichtig. Stellt immer Desinfektionsmittel und Feuchttücher bereit, damit die Leute ihren Platz aufräumen können, sobald sie ihre Sitzung beendet haben. Achtet besonders auf Probleme mit der Sauberkeit und sprecht sie respektvoll an, damit sie sich nicht wiederholen.

👉 Schau mal, wie dein Team dank unserer interaktiven Grundrissfunktion ganz einfach Kollegen finden und einen Schreibtisch in ihrem Lieblingsbürobereich buchen kann.

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7 Regeln für das Teilen von Schreibtischen für Arbeitgeber

1. Investiert in ein IWMS und eine Arbeitsplatzbuchungssoftware

Wenn ihr plant, ein Shared-Desk-Konzept in eurem Unternehmen einzuführen, fragt ihr euch vielleicht, wie ihr die Dinge organisiert. Wir empfehlen euch, die Installation eines integrierten Arbeitsplatzmanagementsystems (IWMS) in Betracht zu ziehen. Es kann euch Büro-Analytics darüber liefern, wie und wann Flächen genutzt werden. Anschließend könnt ihr euer Layout optimieren, um es noch effizienter zu gestalten. Das würde euch wertvolle Informationen über die verschiedenen Optionen geben, die ihr euren Kolleg:innen anbieten könntet.

Außerdem könnt ihr eine Buchungssoftware wie deskbird einsetzen, damit eure Mitarbeitenden wissen, welcher Platz wann frei ist. Das erleichtert auch die Bindung, denn eure Mitarbeitenden können sich aussuchen, mit wem sie zusammenarbeiten. Außerdem entwickelt es die Unternehmenskultur und stärkt den Zusammenhalt eures Teams.

2. Arbeitet eine Desk Sharing Policy

Du kannst nicht erwarten Mitarbeitende die Büroräume ohne Probleme teilen, wenn du keine klaren Regeln dafür aufstellst, was man tun darf und was nicht. Eine Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen ist wichtig, um deinem Team klare Anweisungen und Erwartungen zu geben. 

Euer Desk-Sharing-Konzept kann zum Beispiel eine einfach zu befolgende Checkliste für das Zurücksetzen des gesamten Arbeitsplatzes enthalten, die wie folgt aussehen könnte:

• Packt stets eure persönlichen Sachen ein;

• Benutzt Desinfektionsmittel, bevor ihr eine Oberfläche berührt;

• Wischt den Arbeitsplatz ab, auch den Schreibtisch, bevor ihr geht;

• Meldet euch von allen Tools und Ressourcen ab (wenn ihr keine BYOD-Richtlinie anwendet);

• Stellt den Schreibtisch und den Stuhl so auf, wie ihr sie bei eurer Ankunft vorfinden möchtet;

• Leert den Papierkorb, wenn möglich.

All diese Maßnahmen, wenn sie von allen durchgeführt werden, sorgen für eine saubere, einladende Umgebung.

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3. Informiert eure Mitarbeitenden über die möglichen Cybersecurity-Risiken bei einem Shared-Desk-Konzept

Gemeinsame Büroräume bedeuten, dass verschiedene Personen dieselben Ressourcen nutzen. Was passiert, wenn jemand vergisst, sich abzumelden, und die nächste Person Zugang zu vertraulichen Daten hat? Deshalb ist die Cybersicherheit in einer flexiblen und geteilten Arbeitsumgebung noch wichtiger.

Es ist äußerst wichtig eine geeigneten Strategie für das Management von Cyberrisiken zu entwickeln, aber ebenso wichtig ist die Schulung eurer Mitarbeitenden zu diesem Thema. Außerdem müssen eure Server virensicher sein, und eure Daten müssen vor Infektionen von außen und innen geschützt werden. Vergewissert euch regelmäßig, dass eure Mitarbeitenden die Regeln für die Cybersicherheit kennen, die in eurem hybriden Arbeitsumgebung gelten.

4. Bietet verschiedene Arten von Arbeitsplätzen an, um die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu erfüllen

Beim Hot Desking ist es oft eine gute Idee, die Büroaufteilung zu überdenken, um den Arbeitsplatz flexibler und produktiver zu gestalten. Das Shared-Desk-System ist der Beweis dafür, dass sich die Rolle des Büros verändert und überdacht werden muss, um den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. 

Da die Mitarbeitenden ins Büro kommen, um verschiedene Aufgaben zu erledigen, ist es wichtig, ihnen den Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, den sie benötigen, um ihre Arbeit unter optimalen Bedingungen zu erledigen. Hier sind ein paar Beispiele für Arbeitsbereiche, die ihr im Rahmen eures Shared-Desk-Konzepts einrichten könnt:

• Arbeitsplätze für Menschen, die alleine arbeiten;
• Meetingräume für persönliche Gespräche;
• schallisolierte Kabinen für Telefonate und Videokonferenzen mit Kund:innen oder anderen Personen;
• gemütliche Räume, in denen sich die Teams zusammensetzen und Ideen entwickeln können;
• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten;
• einen gemeinsamen Raum, um sich zum Mittagessen oder in den Pausen zu treffen.

Mit diesen Räumen deckst du alle unterschiedlichen Bedürfnisse deiner Teams ab.

5. Gestaltet den Büroraum für euer Desk-Sharing-Konzept ergonomisch

Das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist heutzutage ein wichtiges Thema, das du bei der Gestaltung eines Hot-Desking-Bereichs unbedingt berücksichtigen solltest. Als Unternehmen bist du dafür verantwortlich, deinem Team die richtigen Werkzeuge und Geräte zur Verfügung zu stellen, damit es unter optimalen Bedingungen arbeiten kann. Der Arbeitsplatz muss anpassungsfähig sein. Biete zum Beispiel ergonomische Möbel an, wie zum Beispiel :

• höhenverstellbare Schreibtische;
• verschiedene Arten von Stühlen und Sitzmöglichkeiten;
• Schreibtischlampen oder ausreichend natürliches Licht;
• Monitore in verschiedenen Größen.

Diese Features verbessern die Gesundheit der Mitarbeiter und machen ihren Aufenthalt vor Ort angenehmer und produktiver.

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6. Plant ein Verschlusssystem für persönliche Gegenstände

Eine flexible Arbeitsumgebung bedeutet auch, dass eure Mitarbeitenden nicht täglich anwesend sind. In einer traditionellen Konfiguration haben sie normalerweise Räume, in denen sie ihre Sachen sicher aufbewahren können. Aber in einem Shared-Desk-Modell könnten sie ihre Taschen oder Fahrräder einfach stehen lassen, wo immer sie können. Das kann zu einer unaufgeräumten und unsicheren Umgebung führen.

Die Lösung besteht darin, Bereiche einzurichten, in denen sie ihre Sachen aufbewahren können, wenn sie arbeiten, und sie bei Bedarf sogar dort lassen können. Das sorgt für mehr Sicherheit und Sauberkeit. Informiert eure Mitarbeitenden darüber, dass diese Einrichtungen zur Verfügung stehen, und schreibt ihre Nutzung in euren Desk-Sharing-Regeln vor.

7. Einführung eines Mitarbeitenden-Feedback-Systems

Wenn ihr eine neue Arbeitsform vorschlagt, achtet auf die Gefühle eures Teams und seid offen für Vorschläge. Wenn das Desk-Sharing-Konzept in eurem Unternehmen neu ist, solltet ihr die ersten Eindrücke eurer Mitarbeitenden einholen. So habt ihr Zeit, Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen, bevor die Stimmung kippt.

Sobald der Prozess läuft, erstellt einen Fragebogen zur Mitarbeitendenzufriedenheit, um Problemen vorzubeugen und eure Bürogestaltung und -verwaltung weiter zu verbessern. Bietet euren Teams Tools und Plattformen, um ihre Bedürfnisse mitzuteilen und Supportanfragen zu stellen (dies kann auch anonym geschehen). Das ist wichtig, damit ihr so schnell wie möglich erfährt, ob es ein Problem gibt, denn das Ziel ist es, ein positives und dynamisches Umfeld zu schaffen, in dem alle zufrieden und produktiv sind.  

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Hot Desking ist auf dem besten Weg, eines der beliebtesten Arbeitsmodelle zu werden, weil immer mehr Leute das Hybridmodell nutzen. Damit das gut klappt und deine Leute richtig gut arbeiten können, ist es wichtig, dass es klare Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen gibt. Der Schlüssel ist, Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen aufzustellen, damit jeder weiß, was zu tun ist und was zu erwarten ist.

Um euer Gemeinschaftsbüro reibungslos und erfolgreich zu verwalten, ist der Einsatz eines Arbeitsplatzmanagementsystems sehr empfehlenswert. Fordert eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdeckt alle unsere benutzerfreundlichen Funktionen, von der Schreibtischbuchung bis hin zu Büroanalysen und Wochenplanung!