Wie ihr Hot Desking erfolgreich an eurem hybriden Arbeitsplatz einführt

Was ihr vor eurem Hot Desking Rollout beachten solltet

Bevor ihr Hot Desking offiziell launcht, solltet ihr euch klar machen, warum ihr dieses Modell einführen wollt, wie euer Büro aktuell genutzt wird und ob euer Office Layout die geplanten Änderungen unterstützt. Hier sind die Vorbereitungen, die ihr treffen müsst, bevor ihr eure Hot Desking Roadmap in die Tat umsetzt.

• Evaluiert die Anforderungen und Kultur eures Unternehmens: Überlegt euch, wie viele Mitarbeitende ihr habt, wie viel Platz ihr braucht, welche Arten von Arbeit ihr macht, wie flexibel ihr sein wollt und wie das Management diese Flexibilität unterstützt, um sicherzustellen, dass Hot Desking wirklich zu eurer Organisation passt. Nehmt euch auch Zeit, um die Vor- und Nachteile von Hot Desking genau abzuwägen.
• Legt einen klaren Zweck fest: Macht euch klar, was ihr mit der Einführung von Hot Desking an eurem Arbeitsplatz erreichen wollt (z. B. bessere Flächennutzung, Kostenkontrolle, Flexibilität für die Mitarbeitenden). Wenn ihr diese Ziele genau festlegt, könnt ihr die richtigen KPIs zur Messung des Projekterfolgs definieren, wie z. B. Auslastungsraten, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Analysiert die aktuelle Büronutzung: Verfolgt die Auslastung in verschiedenen Arbeitsbereichen mit Belegungssensoren oder Check-ins per Software und zeichnet eure Arbeitsbereiche auf, um stark frequentierte Zonen und wenig genutzte Bereiche zu identifizieren. Kombiniert diese Infos mit den Ergebnissen von Mitarbeiterbefragungen, um eure Hot-Desking-Strategie zu optimieren.
• Analysiert und bewertet eure verfügbaren Büroflächen: Überprüft die Aufteilung eures Büros, einschließlich der Gemeinschaftsbereiche und der Kollaborationszonen. Nutzt einen Büro-Planungs-Rechner, um anhand eurer Mitarbeiterzahl und Anwesenheitsmuster zu schätzen, wie viele Schreibtische ihr braucht.
• Holt euch Feedback von euren Mitarbeitenden: Sprecht mit euren Teams und organisiert Umfragen, um herauszufinden, was sie sich wünschen und was sie mögen, und um zu sehen, ob sie irgendwelche Bedenken wegen der Umstellung auf Hot Desking haben. Ihr Feedback ist super wichtig, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, der das Arbeitserlebnis eures Teams verbessert.

Schritt 1: Erstellt eine Hot Desking Policy

Eine erfolgreiche Hot-Desking-Einführung fängt mit einer detaillierten Richtlinie an, die klare Ziele und Regeln für eine faire Nutzung festlegt und sicherstellt, dass jeder versteht, wie Schreibtische zugeteilt und reserviert werden. Dokumentiert Buchungsregeln und -prozesse (einschließlich Fristen für Vorausbuchungen und Buchungszeiträume), verbindet den Zugriff auf verfügabre Arbeitsplätze und Ressourcen mit eurer Hybrid-Work-Regelung und beschreibt, wer Zugang zu welchen Bereichen oder Schreibtischen hat und welche Ausstattung zur Verfügung steht. Es ist auch wichtig, Themen wie Vertraulichkeit und Datenschutz anzusprechen, vor allem wenn Mitarbeitende mit sensiblen Informationen und Daten arbeiten.

Hier sind ein paar Best Practices und Tipps, die ihr in eure Richtlinie für eure Hot-Desking-Etikette, aufnehmen und mit eurem Team teilen solltet:

• Arbeitsplätze im Voraus buchen, um Buchungskonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle ihren Arbeitstag planen und wie geplant umsetzen können.
• Handys auf lautlos stellen oder Vibration einschlaten und private Anrufe nur in den dafür vorgesehenen Bereichen entgegennehmen, damit es für alle angenehm leise bleibt.
• Eigene Geräte mitbringen, wenn es geht, und die BYOD-Richtlinien des Unternehmens einhalten, damit alle effizient mit den ihnen vertrauten Geräten arbeiten können.
• Bei Krankheit zuhause bleiben und Arbeitsplatzbuchungen stornieren, um die Ausbreitung von Krankheiten in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen zu vermeiden.
• Schreibtische sauber und ordentlich halten, indem persönlichen Gegenstände weggepackt und der Bereich desinfiziert wird, damit er für die nächste Person bereit ist.

Schritt 2: Gestaltet euer Büro neu und richtet euren physischen Arbeitsplatz passend ein

Um euer traditionelles Büro in ein Hot-Desking-Büro zu verwandeln, müsst ihr eure Büroräume neu gestalten und ausstatten, damit sie flexibel und anpassungsfähig sind. Bei der Neugestaltung solltet ihr den Fokus auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Effizienz legen, mit verschiedenen Bereichen für unterschiedliche Arbeitsstile und Aufgaben. Integriert technische Lösungen, die Hot Desking erleichtern, wie Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Meetingräume. Da die Gestaltung eures Büros entscheidend für die Akzeptanz von Hot Desking ist, solltet ihr die folgenden Schritte beachten, um alles richtig zu machen.

• Teilt euer Büro in verschiedene Bereiche auf (z. B. ruhige Zonen, Gemeinschaftsbereiche, Kabinen für konzentriertes Arbeiten), die zu unterschiedlichen Arbeitsstilen und Aufgaben passen.
• Nutzt Wegeleitsysteme und interaktive Gebäudepläne, um die Buchung von Arbeitsplätzen für Mitarbeitende zu vereinfachen und ihnen zu helfen, ihre gebuchten Plätze leichter zu finden.
• Stattet Arbeitsplätze und Bereiche mit allem aus, was man braucht, wie sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten, Drucker, Monitore, Ladestationen und Putzzeug.
• Gestaltet eure Büro-Layouts so, dass eure Teams bei Bedarf einfach zusammensitzen können und sowohl Gruppenarbeit als auch konzentriertes Arbeiten an individuellen Aufgaben möglich ist.
• Denkt an ergonomische Praktiken und Möbel und macht Setups individuell einstellbar, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen.

Schritt 3: Wählt eine Hot Desking Software, die zu euren Anforderungen passt.

Die richtige Hot Desking Software zu finden ist super wichtig für einen reibungslosen Übergang zu einem Desk-Sharing-Modell. Tools wie deskbird ermöglichen es Mitarbeitenden, Schreibtische und Ressourcen einfach zu buchen, und sind essenziell für die nahtlose Integration von Hot Desking in den Arbeitsalltag. In Verbindung mit anderen Tools für den Arbeitsplatz wie Kalendersystemen, Kommunikationsplattformen und Projektmanagement-Tools schaffen diese Lösungen eine einheitliche Arbeitsumgebung, die die Produktivität und das Engagement fördert. Das richtige Tool hilft euch dabei, häufige Probleme beim Hot Desking zu lösen. Konzentriert euch also auf die folgenden Aspekte:

• Intuitive User Experience: Sucht nach einer übersichtlichen, leicht zu bedienenden Oberfläche mit visuellen Gebäudeplänen, damit Mitarbeitende ohne große Einweisung Arbeitsplätze buchen können.
• Starke Integrationen: Stellt sicher, dass das Tool nahtlos mit tagtäglich genutzten Systemen wie Slack oder Microsoft Teams sowie mit Kalendertools wie Google Kalender oder Outlook zusammenarbeitet. deskbird bietet zum Beispiel eine intuitive Dek Booking App, die über native Integrationen mit Outlook und MS Teams verfügt.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Die Plattform sollte die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit anzeigen, um Doppelbuchungen und tägliche Frustrationen zu vermeiden.
• Mobiler Zugang: Mit einer mobilen App können Mitarbeitende von überall aus Arbeitsplätze buchen und einchecken.
• Nützliche Analytics: Mit soliden Berichten über die Flächennutzung, Spitzenzeiten und No-Shows könnt ihr die Raumaufteilung verbessern und bessere Entscheidungen für die Zukunft treffen.
• Automatische Check-ins: Mit Tools wie QR-Codes oder Sensoren könnt ihr die Anwesenheit einfacher erfassen und ungenutzte Schreibtische automatisch wieder freigeben.

Schritt 4: Kommuniziert Änderungen, schult eure Teams und launcht

Effektive Kommunikation, gutes Change Management und eine ordentliche Einarbeitung sind sehr wichtig für eine erfolgreiche Einführung von Hot Desking und die langfristige Akzeptanz. Lasst eure Mitarbeitenden wissen, was sich ändert, warum es sich ändert und wie sie davon betroffen sind. Bietet dann Schulungen an, damit sie die neue Hot Desking Software verstehen, die neuen Richtlinien einhalten und das Beste aus ihrer flexiblen Arbeitsregelung machen können. Hier sind ein paar nützliche Tipps, um die Akzeptanz von Hot Desking in euren Teams zu fördern.

• Kommuniziert deutlich, warum ihr Hot Desking einführt und welche Vorteile sich dadurch für die Mitarbeitenden ergeben. Transparenz reduziert Widerstände und beugt Verwirrung vor.
• Organisiert Live-Trainings und stellt Anleitungen für Buchungsprozesse, Desk-Sharing-Etikette und den Umgang mit häufigen Probleme bereit.
• Ermutigt eure Mitarbeitenden zu Feedback und macht es möglich, dass sich die Beschäftigten gegenseitig helfen, um Probleme frühzeitig zu lösen.
• Ernennt Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen zu Hot Desking Champions oder Influencer:innen, um das Engagement und die Akzeptanz zu fördern.
• Akzeptiert, dass Skepsis am Anfang ganz normal ist, und konzentriert euch auf schnelle Erfolge und sichtbare Verbesserungen, um die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern.

Schritt 5: Verfolgt den Hot Desking Rollout ganz genau und passt euren Ansatz an

Ähnlich wie beim hybriden Arbeiten ist Hot Desking keine einmalige Sache. Damit es gut funktioniert, müsst ihr immer ein Auge drauf halten und kontinuierlich anpassen. Nach der Einführung solltet ihr die Performance eures neuen Setups mit Workplace Analytics überprüfen, um wertvolle Daten über die Flächennutzung, Spitzenzeiten und Mitarbeiterpräferenzen zu sammeln. Nutzt diese Erkenntnisse, um Anpassungen an eurem Layout, euren Richtlinien oder den verfügbaren Ressourcen vorzunehmen.

• KPI-Monitoring: Behaltet KPIs wie Schreibtischauslastung, Häufigkeit von No-Shows und Ressourcennutzung im Auge, am besten mit der Analytics-Funktion und den Daten eurer Hot Desking Software.
• Anpassungen am Layout: Nutzt die Daten, um euer Büro-Layout anzupassen, bei Bedarf mehr Schreibtische hinzuzufügen und die Desk-Sharing-Quote basierend auf der tatsächlichen Nutzung zu optimieren.
• Feedback sammeln: Holt regelmäßig Feedback von euren Mitarbeitenden ein und nutzt es, um immer wieder nachzubessern, damit euer Arbeitsbereich mit den Bedürfnissen der Organisation und des Teams mitwächst.
• Kostenersparnis: Haltet das Management regelmäßig über Nutzungstrends auf dem Laufenden, um sie für kontinuierliche Verbesserungen zu gewinnen und so Kostenersparnisse, ROI und Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren.

Wie ihr Hot Desking erfolgreich umsetzt

Hot Desking kann euer Büro zu einem Ort der Effizienz und Zusammenarbeit machen, aber damit es gut klappt, braucht es Planung, Vorbereitung und Anpassungen. Plant eure Büroflächen sorgfältig, definiert klare Regeln und nutzt Hot Desking Software wie deskbird, um einen Setup zu schaffen, der für alle passt und die Produktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld fördert.

Nutzt Change Management, um Widerstände zu überwinden, und seid flexibel, um Anpassungen vorzunehmen, während ihr Schritt für Schritt euer Desk-Sharing-Büro aufbaut und etabliert. Seid offen für Veränderungen, hört eurem Team zu und verfeinert euren Ansatz, um eine Büroumgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen können. Im nächsten Kapitel dieses Guides werden wir uns eingehend damit befassen, wie ihr eure Büroräume für Hot Desking einrichten könnt.