Das sind die 10 größten Herausforderungen beim hybriden Arbeiten für Office Manager & Workplace Leader

Hybrides Arbeiten ist längst kein Experiment mehr. Für viele Unternehmen in der DACH-Region gehört der Mix aus Büro und Homeoffice heute zum Alltag. Gleichzeitig zeigt sich immer deutlicher: Ein hybrides Arbeitsmodell funktioniert nicht ohne aktive Organisation und Steuerung.

IIn Gesprächen mit Office Manager:innen, Workplace Leadern, HR- und Facility-Teams hören wir immer wieder, dass bestehende Prozesse den Anforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringt, nicht gerecht werden. Fehlende Transparenz, manuelle Abläufe und starre Strukturen machen es schwer, den Überblick zu behalten und gleichzeitig ein positives Arbeitsplatzerlebnis für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Aus diesen Gesprächen haben wir die zehn größten Herausforderungen beim hybriden Arbeiten 2025 zusammengefasst und zeigen, welche Lösungsansätze sich in der Praxis bewährt haben.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die Herausforderungen beim hybriden Arbeiten ähneln sich in vielen Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche.
• Besonders häufig geht es um fehlende Transparenz, mangelnde Flexibilität und zu viele manuelle Prozesse. 
• Erfolgreiche hybride Arbeitsmodelle setzen auf klare Regeln, digitale Unterstützung und datenbasierte Entscheidungen.

1. Fehlende flexible Arbeitsplatzlösungen für hybride Teams

Eine der häufigsten Herausforderungen im hybriden Arbeiten: Der tatsächliche Platzbedarf schwankt stark. Mitarbeitende arbeiten an manchen Tagen im Homeoffice, an anderen im Büro – oft abhängig von geplanten Teamtagen, Projekten oder persönlichen Präferenzen. Starre Arbeitsplatzkonzepte können diese Dynamik kaum abbilden. Feste Platzzuweisungen führen zu Leerstand, während es an anderen Tagen plötzlich zu Engpässen kommt. Viele Unternehmen verwalten diese Komplexität noch immer mit Excel-Listen oder manuellen Abstimmungen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Einführung von Flex Desks statt fest zugewiesenen Arbeitsplätzen
• Nutzung eines Buchungssystems, das verfügbare Kapazitäten transparent abbildet
• Analyse der tatsächlichen Anwesenheit als Grundlage für die Flächenplanung

2. Keine funktionierende Desksharing-Lösung

Eine immer wiederkehrende Frage aus Gesprächen mit Unternehmen: „Wie sollen wir Desk Sharing umsetzen, wenn uns das passende Tool fehlt?“ Ohne klare Lösung wird die Nutzung von Arbeitsplätzen schnell unübersichtlich und unfair wahrgenommen. Das Ergebnis ist Chaos im Büroalltag und fehlendes Vertrauen in das hybride Modell insgesamt. Mitarbeitende wissen nicht, ob sie einen Platz finden, und Office-Teams verlieren wertvolle Zeit mit Abstimmungen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Ausarbeitung eines klaren Shared-Desk-Konzepts mit Regeln, Zonen, Rollen etc.
• Strukturierte Einführung einer Desk Booking Software, inklusive der internen Kommunikation
• Schulungen und Guidelines für Mitarbeitende

3. Keine Übersicht darüber, wer im Homeoffice oder Büro ist

Ein Klassiker unter den Herausforderungen beim hybriden Arbeiten: Teams verabreden sich im Büro – und am Ende ist niemand da. Ohne transparente Anwesenheitsübersicht wird die Zusammenarbeit unnötig kompliziert. Gerade für Teamtage, Workshops oder Projektphasen fehlt häufig eine verlässliche Planungsgrundlage. Spontane Abstimmungen scheitern an fehlender Sichtbarkeit.

Mögliche Lösungsansätze:

• Hybrid Work Tool mit Planungsfunktion und zentraler Übersicht, wann welche Teammitglieder im Büro sind
• Klare Statusanzeige auf Basis von Buchungen oder Kalendern
• Mobile Lösungen, die Mitarbeitenden die hybride Wochenplanung erleichtern, wie etwa die Wochenpräferenzen in deskbird

4. Zu wenige Büroplätze für Mitarbeitende vor Ort

Viele Unternehmen, mit denen wir sprechen, berichten von Platzknappheit im Büro. Manche haben bei der Umstellung auf Hybrid Work ihre Büroflächen verkleinert, ohne jedoch mit zuverlässigen Daten zu arbeiten. Das Resultat: An bestimmten Tagen sind schlicht nicht genug Plätze verfügbar, und besonders sogenannte Peak-Days führen zu Stress, Frustration und ineffizienten Arbeitsabläufen. Ohne verlässliche Daten bleibt unklar, ob es sich dabei um Einzelfälle oder um strukturelle Probleme handelt.

Mögliche Lösungsansätze:

• Nutzung von Workplace Analytics zur Datenerfassung und -auswertung zur Büronutzung, um eine realistische Kapazitätsplanung zu ermöglichen
• Anpassung von Bürolayouts mit Einführung von spezifischen Zone (z. B. Fokusbereiche oder Zonen für Kollaboration)
• Ausarbeitung von Priorisierungslogiken für bestimmte Teams oder Rollen

5. Widerstände gegen Desksharing

Nicht jede Herausforderung beim hybriden Arbeiten ist rein organisatorisch. Häufig spielt auch der emotionale Faktor eine große Rolle. Der Verlust des festen Arbeitsplatzes wird von vielen Mitarbeitenden als Einschnitt empfunden, der unweigerlich zu Widerständen führt. Unsicherheiten rund um Ordnung, Ergonomie oder Privatsphäre verstärken diese Vorbehalte – besonders dann, wenn Desk Sharing ohne Begleitung und Kommunikation eingeführt wird.

Mögliche Lösungsansätze:

• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden und offene Kommunikation
• Klare Regeln, Standards und Schließfächer für persönliche Gegenstände
• Gezieltes Change Management zur Begleitung der Einführung
• Strategien für eine erfolgreiche Einführung von Desk Sharing Software, die helfen, die Mitarbeiterakzeptanz zu maximieren
• Einfache, benutzerfreundliche Mobile App wie deskbird für die Arbeitsplatzbuchung nutzen

6. Schwierige Rückkehr ins Büro („Return-to-Office Fatigue“)

Beim hybriden Arbeiten sehen viele Organisationen nach wie vor ein großes Problem darin, ihre Mitarbeitende für regelmäßige Bürotage zu motivieren. Das Büro wird oft nicht mehr als echter Mehrwert wahrgenommen. Ohne überzeugende Gründe bleibt die gewünschte Büropräsenz jedoch aus – oder wird sogar als Zwang empfunden.

Mögliche Lösungsansätze:

• Umgestaltung des Büros als sozialen und kollaborativen Ort, an dem Mitarbeitende gern arbeiten
• Teambasierte hybride Arbeitszeitpläne mit Teamtagen statt starrer pauschaler Vorgaben
• Klare Kommunikation des „Warum“ hinter der geforderten Büroanwesenheit

7. Fehlende Standort-Sichtbarkeit für Kolleg:innen

Zusammenarbeit lebt davon, zu wissen, wer wann wo arbeitet. Fehlt diese Transparenz, entstehen Missverständnisse bei Meetings, Doppelarbeit und unnötige Wartezeiten und es kommt zu verpassten Chancen. Gerade in hybriden Setups ist Sichtbarkeit darüber, wann die Kolleg:innen im Büro sein werden, ein zentraler Faktor für reibungslose Zusammenarbeit. Was wir in vielen Gesprächen jedoch immer wieder feststellen, ist, dass diese Transparenz einfach fehlt.

Mögliche Lösungsansätze:

• Hybrid-Work-Lösung wie deskbird mit direkter Statusanzeige (z. B. Büro, Remote und unterwegs) der Kolleg:innen direkt im Feed
• Teamübersichten und flexible Hybrid-Work-Regeln für Führungskräfte und Manager:innen, um gemeinsame Teamtage zu planen
• Integration und automatische Synchronisierung mit HR-Systemen und Kalender-Tools, um Abwesenheiten und geplante Bürotage automatisch zu synchronisieren

8. Mitarbeitende haben keinen Anreiz, ins Büro zurückzukehren

Ob die Kolleg:innen vor Ort sind oder nicht, ist für viele Mitarbeitende ein zentraler Anreiz, ins Büro zu kommen. Was sich in Kundengesprächen jedoch häufig zeigt, ist, dass in vielen Unternehmen neben der Sichtbarkeit über den Arbeitsort der Kolleg:innen auch sämtliche weiteren Anreize fehlen, die dabei helfen, die Beschäftigten ins Büro zu bringen. Fehlende soziale oder kollaborative Vorteile führen dazu, dass Präsenz als Pflicht und nicht als Chance wahrgenommen wird.

Mögliche Lösungsansätze:

• Erlebnisorientierte Gestaltung des Büros mit Fokus auf Office Experience und Zusammenarbeit
• Umsetzung kreativer Ideen, um Menschen zurück ins Büro zu bringen, wie etwa Workplace Events, die ihr mit einer App wie deskbird schnell und einfach planen könnt
• Fokus auf Austausch, Zusammenarbeit und Gemeinschaft am Arbeitsplatz
• Return-to-Office-Strategie klar und transparent kommunizieren

9. Fehlender Partner für Mitarbeiter-Apps & Workplace Management

Viele Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl an Insellösungen. Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement oder Kommunikation laufen über unterschiedliche Tools – oder manchmal auch gar nicht digital. Das führt zu Mehraufwand, ständigen Tool-Wechseln, die Zeit kosten, und Frustration auf allen Seiten. Kurz gesagt: Von vielen Unternehmen hören wir, dass ihnen einfach der passende Tech-Partner für ihr Workplace Management und ihre Mitarbeiter-Apps fehlt.

Mögliche Lösungsansätze:

• Nutzung einer All-in-One-Plattform für Workplace Management
• Hybrid-Work-Lösung wie deskbird, die eine einfache und intuitive mobile App für Mitarbeitende bietet
• Workplace Tool mit nahtlosen Integrationen in bestehende HR-, IT- und Kalenderlandschaften

10. Verwaltung von flexiblen Arbeitsplätzen und Arbeitsbereichen über Excel-Tabellen

Eine der deutlichsten Herausforderungen bei Hybrid Work zeigt sich für viele Unternehmen in der Praxis: Arbeitsbereiche, Räume oder flexible Arbeitsplätze werden noch immer manuell verwaltet und gepflegt. Die Arbeitsplatzbuchung über Excel zu managen, ist aber fehleranfällig, nicht aktuell und liefert keine belastbaren Echtzeitdaten. Das erschwert nicht nur den Alltag, sondern verhindert auch strategische Entscheidungen zur Flächenoptimierung und Standortplanung.

Mögliche Lösungsansätze:

• Schrittweise Ablösung manueller Prozesse durch ein Arbeitsplatzbuchungs-Tool
• Automatisierte Buchungs- und Freigabeprozesse bei No-Shows
• Gezielte Datennutzung für Flächen- und Standortentscheidungen

So löst deskbird eure Herausforderungen beim hybriden Arbeiten

Die Vielzahl an Herausforderungen, mit denen Office Manager:innen, Workplace Leader und HR- und Facility-Teams täglich konfrontiert sind, zeigt: Hybrides Arbeiten ist kein Selbstläufer. Es braucht klare Konzepte, transparente Prozesse und Tools, die den hybriden Arbeitsalltag wirklich unterstützen.

Eine integrierte Workplace-Management-Plattform wie deskbird hilft dabei, genau diese Punkte zusammenzubringen: flexible Arbeitsplatzbuchung, Sichtbarkeit im Team, zentralisiertes Workplace Management und datenbasierte Einblicke – alles an einem Ort. So schafft ihr ein hybrides Arbeitsumfeld, das nicht nur funktioniert, sondern von Mitarbeitenden auch gerne genutzt wird.

Vereinbart eine kostenlose Demo und lernt unsere All-in-One-Plattform für Workplace Management kennen.