5 Must-haves für ein erfolgreiches Besuchererlebnis

Stellt euch Folgendes vor. Als Office Manager:in verwaltet ihr alle täglichen Abläufe, stellt sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden, und sorgt dafür, dass alle Besucher:innen - von Bewerber:innen bis hin zu unabhängigen Auftragnehmer:innen - einen reibungslosen, professionellen Ablauf vor Ort erleben. Aber ohne engagierte Empfangsmitarbeitende und die richtigen Hilfsmittel kann das schnell schiefgehen. Besucherinformationen sind unvollständig, Check-ins sind unstrukturiert und niemand findet sich bei der Ankunft im Gebäude zurecht. In der Zwischenzeit irren einige Gäste verloren durch die Korridore und in der Lobby sind Klemmbretter und Anmeldebögen auf Papier verstreut und es herrscht Chaos.

Der erste Eindruck zählt - vor allem am Empfang eines Unternehmens. Das liegt daran, dass das Besuchererlebnis im Büro ein direktes Spiegelbild eures gesamten Unternehmens ist. Es ist der erste Kontaktpunkt, den externe Gäste mit eurem Unternehmen haben und nach dem sie eure Professionalität, Effizienz und Zuverlässigkeit beurteilen. Für Office und Facility Manager:innen steht viel auf dem Spiel, wenn es darum geht, ein sicheres und einladendes Erlebnis für Besucher:innen zu gewährleisten.

Seid ihr neugierig, wie ihr euren Besucher:innen ein tolles Erlebnis bieten könnt? Lest weiter und entdeckt die 5 Must-haves, um einen bleibenden, positiven Eindruck bei euren Gästen zu hinterlassen - von der Ankunft am Empfang bis zur Verabschiedung.

1. Stellt eine klare Wegbeschreibung und Beschilderung zur Verfügung

Ihr findet euch vielleicht problemlos in eurem Bürogebäude zurecht, aber habt ihr jemals darüber nachgedacht, wie es für jemanden ist, der zum ersten Mal vor Ort ist und nicht weiß, wohin er gehen oder wen er fragen soll? Das ist nicht die Art von Erfahrung, die ihr euren Besucher:innen bieten möchtet.

Eine klares und leicht zugängliches Orientierungssystem ist das Allererste, das ihr braucht, um euren Besucher:innen einen guten Start zu ermöglichen. Eure Gäste sollten sich sicher sein, dass sie am richtigen Ort sind, noch bevor sie durch die Tür treten. Zusätzlich zur externen Beschilderung könnt ihr auch Wegweiser in eurem Markenlook anbringen, um die Orientierung im Gebäude zu vereinfachen. Auch eine übersichtliche Karte an wichtigen Stellen im Gebäude kann Besucher:innen helfen, herauszufinden, wo sie sich genau befinden.

Um es euren Gästen noch einfacher zu machen, könnt ihr mit einer intelligenten Besuchermanagementlösung automatisiert Hinweise und Informationen vor dem Besuch versenden, darunter detaillierte Wegbeschreibungen, Infos zum Parken und Anweisungen zum Check-in.

2. Gewährleistet einen reibungslosen und einfachen Check-in

Wenn es einen sicheren Weg gibt, den Besuch von Gästen in eurem Büro schlecht starten zu lassen, dann ist es, sie mit langen Warteschlangen, Klemmbrettern und einer Menge Papierkram zu empfangen, den sie ausfüllen müssen. Zeit ist Geld, und niemand wartet gerne. Der Schlüssel liegt darin, die Daten eurer Besucher:innen im Voraus zu erfassen.

Mit einer Besucherlösung zur Planung von Bürobesuchen könnt ihr wichtige Details im Voraus registrieren und unnötigen Papierkram vermeiden. Zusätzlich zur Vorabregistrierung der Besucher:innen könnt ihr Kiosksysteme oder Tablets verwenden, um kontaktlose Self-Service-Check-ins mit QR-Codes zu ermöglichen. Besuchermanagementsysteme können auch Echtzeit-Benachrichtigungen an die jeweiligen Gastgeber:innen senden, sobald ihre Gäste eingetroffen sind.

👉 Reibungslose Check-in-Prozesse sind nicht nur der Schlüssel zur Verbesserung des Besuchererlebnisses, sondern verhindern auch Zeit- und Produktivitätsverluste, die durch veraltete papierbasierte Prozesse entstehen. Lest mehr über die versteckten Kosten eines schlechten Besuchermanagements in diesem Blog-Beitrag.

3. Heißt Besucher:innen herzlich willkommen

Besuchermanagementlösungen beschleunigen nicht nur den Check-in-Prozess und benachrichtigen die Gastgeber:innen automatisch, sondern entlasten auch Office und Facility Manager:innen, die sich zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben um den Besucherempfang kümmern müssen. So bleibt mehr Zeit, um die Gäste freundlich und professionell zu begrüßen und jedem Gast die Aufmerksamkeit zu schenken, die er oder sie verdient. Schließlich sollte Technologie den menschlichen Kontakt unterstützen, aber nicht ersetzen.

Wenn ihr Besucher:innen mit ihrem Namen begrüßt, Augenkontakt herstellt und ihnen ein warmes Lächeln schenkt (und vielleicht sogar eine kleine Erfrischung anbietet), fühlt sich euer Besuch von Anfang an willkommen. Ein einfaches Lächeln kann auch andere zum Lächeln anregen, was wiederum das Stresslevel senkt und die Stimmung sofort hebt.

Stellt sicher, dass ihr einen bequemen Wartebereich zur Verfügung stellt, in dem sich Gäste hinsetzen können, falls ihre Gastgeber:innen auf dem Weg zu ihnen aufgehalten werden. Wählt warme und fröhliche Farben, um eine positive Atmosphäre zu schaffen, und fügt einige Pflanzen hinzu, um die positiven Effekte einer biophilen Bürogestaltung zu nutzen. Wenn ihr den Raum mit Unterhaltungsmöglichkeiten, Gäste-WiFi, Ladestationen für Telefone und kostenlosem Kaffee ausstattet, vergeht die Wartezeit wie im Flug.

4. Bietet Besucher:innen ein personalisiertes Erlebnis

Wenn ihr bereits im Vorfeld Vorbereitungen trefft, fühlen sich die Besucher:innen sofort wertgeschätzt, wenn sie in eurem Bürogebäude ankommen. Aber wenn ihr euren Besucher:innen ein individuelles Erlebnis bietet, fühlen sie sich noch mehr willkommen. Um das Erlebnis für die Gäste individuell zu gestalten, ist es wichtig, ihre Identität, ihr Unternehmen und den Grund ihres Besuchs zu kennen. Wenn ihr zum Beispiel wisst, dass jemand zu einem Vorstellungsgespräch kommt, könnt ihr ihm viel Glück wünschen und so sofort eine positive Beziehung aufbauen.

Eine Besucherlösung hilft dabei, Besucherdaten im Voraus zu erfassen, um personalisierte Begrüßungen vorzubereiten und individuell angepasste Besucherausweise zu drucken. Diese Lösungen können auch anzeigen, wenn es sich um wiederkehrende Besucher:innen handelt, und Gastgeber:innen mit allen notwendigen Informationen versorgen, damit sie gut vorbereitet sind und den Gästen das bestmögliche Erlebnis bieten können.

5. Schafft eine sichere und geschützte Umgebung für Gäste

Sicherheit und Compliance sind zwei wesentliche Aspekte eines erfolgreichen Besuchermanagements. Eure Besucher:innen wollen wissen, dass ihre körperliche Sicherheit während des Besuchs Priorität hat und dass ihre Daten sicher gehandhabt werden. Für Office Manager:innen besteht die Herausforderung darin, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis für die Gäste zu schaffen.

Datenschutz ist im digitalen Zeitalter ein wichtiges Thema und sollte bei allen Arbeitsabläufen des Besuchermanagements priorisiert werden. Digitale Besuchermanagementsysteme helfen dabei, Besucherdaten sicher zu erfassen, zu speichern und zu verwalten und den Zugriff auf autorisiertes Personal zu beschränken. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen eurer Gäste.

Diese Systeme ermöglichen es Besucher:innen außerdem, NDAs, Sicherheitsvereinbarungen oder andere rechtliche Dokumente digital zu unterschreiben, anstatt sich durch mehrere Papierbögen kämpfen zu müssen, die in die falschen Hände geraten könnten, wenn der Empfangsschalter mal nicht besetzt ist. Auf diese Weise verbessern sie das Besuchererlebnis durch reibungslose Abläufe und machen gleichzeitig die Sicherheitsprozesse besser sichtbar.

Mit Blick auf die interne Einhaltung von Vorschriften bieten sie zusätzlich den Vorteil, dass sie das Haftungsrisiko reduzieren, indem sie die Dokumentation und die Arbeitsabläufe rund um das Thema Compliance automatisieren und klare, nachvollziehbare Aufzeichnungen für interne Audits oder externe Überprüfungen liefern. Sie machen es Facility Manager:innen auch leichter, jederzeit zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, damit im Falle einer Evakuierung oder eines Notfalls schnell und präzise reagiert werden kann.

Verbessert euer Besuchererlebnis mit deskbird

Bei der Schaffung eines großartigen Besuchererlebnisses geht es nicht nur darum, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Es geht auch darum, Vertrauen aufzubauen, Abläufe zu optimieren und die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, sobald sie euer Gebäude betreten. Eine klare Wegführung, nahtlose Check-ins, eine herzliche Begrüßung, eine persönliche Interaktion und sichere Abläufe sind unerlässlich, um jeden Besuch zu einem professionellen und unvergesslichen Erlebnis zu machen.

Die Umsetzung dieser fünf Must-haves verbessert nicht nur euer Markenimage, sondern reduziert auch den Stress für Besucher:innen und Mitarbeitende und erhöht die betriebliche Effizienz. Und die gute Nachricht: Ihr müsst das nicht alleine machen. Mit Visitors von deskbird könnt ihr Gäste ganz einfach vorab registrieren, den Check-in- und Check-out-Prozess vereinfachen, Gastgeber:innen automatisch über MS Teams benachrichtigen und die Gäste per E-Mail über Updates hinsichtlich ihrer geplanten Besuche informieren.

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Wie man ein herausragendes Besuchererlebnis schafft – FAQ

Was macht ein gelungenes Besuchererlebnis aus?

Ein großartiges Besuchererlebnis ist professionell, einladend und nahtlos - von dem Moment an, in dem die Gäste ankommen, bis hin zu dem Moment, in dem sie das Gebäude wieder verlassen. Dazu gehören eine klare Wegführung, ein reibungsloser Check-in, eine persönliche Begrüßung und ein sicherer, komfortabler Lounge-Bereich, in dem Gäste Platz nehmen können, während sie auf ihre Gastgeber:innen warten.

Wie können Unternehmen den Besuch ihrer Gäste optimieren?

Unternehmen können den Besuch ihrer Gäste verbessern, indem sie sich im Voraus darauf vorbereiten. Die Vorregistrierung der Gäste, das Sammeln aller relevanten Daten im Voraus, das Versenden klarer Wegbeschreibungen, der Einsatz automatischer Check-in-Systeme und die Ausstattung des Wartebereichs mit Annehmlichkeiten und Konnektivitäts-Tools tragen dazu bei, den Besuchsablauf zu rationalisieren und reibungsloser zu gestalten.

Welche Technologien verbessern das Besuchererlebnis?

Besuchermanagementsysteme (VMS) spielen eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Besucherzufriedenheit. Sie ermöglichen einen kontaktlosen Check-in, automatische Gastgeberbenachrichtigungen, digitale Aufzeichnungen und das Erstellen von personalisierten Besucherausweisen - und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung von Datenschutz und Compliance.

Warum ist Personalisierung so wichtig für das Gästeerlebnis?

Eine persönliche Note, wie die Begrüßung mit dem Namen oder eine kleine Referenz zum Grund des Besuchs, zeigt Professionalität und Sorgfalt. Der persönliche Touch gibt Gästen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, und macht Routinebesuche zu unvergesslichen Erlebnissen.

Welche Merkmale sind für ein modernes Besuchermanagement unverzichtbar?

Es gibt fünf wesentliche Merkmale, die hervorstechen: eine klare Beschilderung und Wegbeschreibung, einfache digitale Check-ins, ein herzlicher menschlicher Empfang, maßgeschneiderte Interaktionen mit den Gästen und robuste Sicherheitsabläufe, die durch intelligente Technologie unterstützt wird.

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