5 Must-haves für ein erfolgreiches Besuchererlebnis

Stellt euch Folgendes vor. Als Office Manager:in verwaltet ihr alle täglichen Abläufe, stellt sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden, und sorgt dafür, dass alle Besucher:innen - von Bewerber:innen bis hin zu unabhängigen Auftragnehmer:innen - einen reibungslosen, professionellen Ablauf vor Ort erleben. Aber ohne engagierte Empfangsmitarbeitende und die richtigen Hilfsmittel kann das schnell schiefgehen. Besucherinformationen sind unvollständig, Check-ins sind unstrukturiert und niemand findet sich bei der Ankunft im Gebäude zurecht. In der Zwischenzeit irren einige Gäste verloren durch die Korridore und in der Lobby sind Klemmbretter und Anmeldebögen auf Papier verstreut und es herrscht Chaos.

Der erste Eindruck zählt, vor allem an der Rezeption. Denndie Erfahrung der Besucher spiegelt direkt dein ganzes Unternehmen wider. Es ist der erste Kontaktpunkt, den Gäste mit deinem Unternehmen haben, und anhand dessen beurteilen sie deine Professionalität, Effizienz und Zuverlässigkeit. Für Büro- und Facility-Manager ist es echt wichtig, den Gästen ein sicheres und einladendes Erlebnis zu bieten.

Willst du wissen, wie du deinen Besuchern ein tolles Erlebnis in deinem Büro bieten kannst? Dann lies weiter, denn wir zeigen dir, was du brauchst, um bei deinen Besuchern von der Ankunft bis zur Abreise einen bleibenden, positiven Eindruck zu hinterlassen.

1. Stellt eine klare Wegbeschreibung und Beschilderung zur Verfügung

Ihr findet euch vielleicht problemlos in eurem Bürogebäude zurecht, aber habt ihr jemals darüber nachgedacht, wie es für jemanden ist, der zum ersten Mal vor Ort ist und nicht weiß, wohin er gehen oder wen er fragen soll? Das ist nicht die Art von Erfahrung, die ihr euren Besucher:innen bieten möchtet.

Eine klares und leicht zugängliches Orientierungssystem ist das Allererste, das ihr braucht, um euren Besucher:innen einen guten Start zu ermöglichen. Eure Gäste sollten sich sicher sein, dass sie am richtigen Ort sind, noch bevor sie durch die Tür treten. Zusätzlich zur externen Beschilderung könnt ihr auch Wegweiser in eurem Markenlook anbringen, um die Orientierung im Gebäude zu vereinfachen. Auch eine übersichtliche Karte an wichtigen Stellen im Gebäude kann Besucher:innen helfen, herauszufinden, wo sie sich genau befinden.

Um es deinen Gästen noch einfacher zu machen, kannst du eine clevere Besuchermanagement nutzen, um automatisch Infos vor dem Besuch zu verschicken, wie Wegbeschreibungen, Parkmöglichkeiten und Check-in .

2. Gewährleistet einen reibungslosen und einfachen Check-in

Wenn es einen Weg gibt, den Besuch von Gästen gleich zu vermiesen, dann ist es, sie mit langen Schlangen, Klemmbrettern und einem Haufen Papierkram zum Ausfüllen zu empfangen. Aber ein reibungsloser Check-in ist nicht nur wichtig, um das Besuchererlebnis zu verbessern, sondern verhindert auch Zeit- und Produktivitätsverluste, die durch veraltete papierbasierte Prozesse entstehen. Zeit ist Geld, und niemand wartet gerne. Der Schlüssel liegt darin, die Besucherdaten schon im Voraus zu sammeln.

Mit einer Besucherlösung für die Planung von Bürobesuchen kannst du wichtige Infos schon vorher erfassen und unnötigen Papierkram vermeiden. Neben der Voranmeldung von Besuchern kannst du auch Kiosksysteme oder Tablets nutzen, um ein kontaktloses Self-Service-Check-in mit QR-Codes zu ermöglichen. Besuchermanagement können auch in Echtzeit den jeweiligen Gastgeber benachrichtigen, dass seine Gäste angekommen sind.

3. Heißt Besucher:innen herzlich willkommen

Besuchermanagement machen nicht nur Check-in schneller und benachrichtigen die Gastgeber automatisch, sondern nehmen auch den Büro- und Facility-Managern Arbeit ab, die sich neben ihren anderen Aufgaben auch um die Besucher kümmern müssen. So bleibt mehr Zeit, um die Besucher freundlich und professionell zu begrüßen und jedem Gast die Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient . Schließlich soll Technologie die zwischenmenschlichen Beziehungen unterstützen, aber nicht ersetzen.

Wenn du Besucher mit ihrem Namen begrüßt, Augenkontakt herstellst und ihnen ein freundliches Lächeln schenkst (und vielleicht sogar ein paar Erfrischungen anbietest), fühlen sie sich von Anfang an willkommen. Ein einfaches Lächeln kann andere zum Lächeln bringen, ihren Stresspegel senken und ihre Stimmung sofort heben.

Sorg dafür, dass du einen gemütlichen Wartebereich hast, wo sich die Gäste hinsetzen können, wenn ihre Gastgeber noch nicht da sind. Wähl warme und fröhliche Farben, um eine positive Atmosphäre zu schaffen, und stell ein paar Pflanzen dazu, um die Vorteile eines biophilen Bürodesigns zu nutzen. Wenn du den Raum mit Unterhaltungsmöglichkeiten, Gast-WLAN, Ladestationen für Handys und kostenlosem Kaffee ausstattest, vergeht die Wartezeit wie im Flug.

4. Bietet Besucher:innen ein personalisiertes Erlebnis

Wenn ihr bereits im Vorfeld Vorbereitungen trefft, fühlen sich die Besucher:innen sofort wertgeschätzt, wenn sie in eurem Bürogebäude ankommen. Aber wenn ihr euren Besucher:innen ein individuelles Erlebnis bietet, fühlen sie sich noch mehr willkommen. Um das Erlebnis für die Gäste individuell zu gestalten, ist es wichtig, ihre Identität, ihr Unternehmen und den Grund ihres Besuchs zu kennen. Wenn ihr zum Beispiel wisst, dass jemand zu einem Vorstellungsgespräch kommt, könnt ihr ihm viel Glück wünschen und so sofort eine positive Beziehung aufbauen.

Eine Besucherlösung hilft dabei, Besucherdaten im Voraus zu erfassen, um personalisierte Begrüßungen vorzubereiten und individuell angepasste Besucherausweise zu drucken. Diese Lösungen können auch anzeigen, wenn es sich um wiederkehrende Besucher:innen handelt, und Gastgeber:innen mit allen notwendigen Informationen versorgen, damit sie gut vorbereitet sind und den Gästen das bestmögliche Erlebnis bieten können.

5. Schafft eine sichere und geschützte Umgebung für Gäste

Sicherheit und Compliance sind zwei wesentliche Aspekte eines erfolgreichen Besuchermanagements. Eure Besucher:innen wollen wissen, dass ihre körperliche Sicherheit während des Besuchs Priorität hat und dass ihre Daten sicher gehandhabt werden. Für Office Manager:innen besteht die Herausforderung darin, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis für die Gäste zu schaffen.

Datenschutz ist im digitalen Zeitalter ein wichtiges Thema und sollte bei allen Arbeitsabläufen des Besuchermanagements priorisiert werden. Digitale Besuchermanagementsysteme helfen dabei, Besucherdaten sicher zu erfassen, zu speichern und zu verwalten und den Zugriff auf autorisiertes Personal zu beschränken. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen eurer Gäste.

Diese Systeme ermöglichen es Besucher:innen außerdem, NDAs, Sicherheitsvereinbarungen oder andere rechtliche Dokumente digital zu unterschreiben, anstatt sich durch mehrere Papierbögen kämpfen zu müssen, die in die falschen Hände geraten könnten, wenn der Empfangsschalter mal nicht besetzt ist. Auf diese Weise verbessern sie das Besuchererlebnis durch reibungslose Abläufe und machen gleichzeitig die Sicherheitsprozesse besser sichtbar.

Mit Blick auf die interne Einhaltung von Vorschriften bieten sie zusätzlich den Vorteil, dass sie das Haftungsrisiko reduzieren, indem sie die Dokumentation und die Arbeitsabläufe rund um das Thema Compliance automatisieren und klare, nachvollziehbare Aufzeichnungen für interne Audits oder externe Überprüfungen liefern. Sie machen es Facility Manager:innen auch leichter, jederzeit zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, damit im Falle einer Evakuierung oder eines Notfalls schnell und präzise reagiert werden kann.

Verbessert euer Besuchererlebnis mit deskbird

Bei der Schaffung eines großartigen Besuchererlebnisses geht es nicht nur darum, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Es geht auch darum, Vertrauen aufzubauen, Abläufe zu optimieren und die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, sobald sie euer Gebäude betreten. Eine klare Wegführung, nahtlose Check-ins, eine herzliche Begrüßung, eine persönliche Interaktion und sichere Abläufe sind unerlässlich, um jeden Besuch zu einem professionellen und unvergesslichen Erlebnis zu machen.

Verabschiede dich von langen Wartezeiten, gestressten Rezeptionisten oder chaotischen Interaktionen, die deiner Glaubwürdigkeit und deinen Sicherheitsstandards schaden. Mit Visitors von deskbirdkannst du Gäste ganz einfach vorab registrieren, den Check-in Check-out-Prozess vereinfachen, Gastgeber automatisch über MS Teams benachrichtigen und Gäste mit zeitnahen E-Mail-Updates über ihre geplanten Besuche auf dem Laufenden halten.