Die versteckten Kosten eines schlechten Besuchermanagements

Besuchermanagement veraltetes Besuchermanagement nur nervig, sondern auch teuer. Von verschwendeten Arbeitsstunden und Sicherheitslücken bis hin zu einem schlechten ersten Eindruck und verpassten Geschäftsmöglichkeiten – manuelle Anmeldeprozesse kosten Unternehmen viel mehr, als ihnen bewusst ist. Moderne Besuchermanagement machen Schluss mit diesen versteckten Kosten durch Automatisierung, mehr Sicherheit und datengestützte Einblicke, die die Art und Weise verändern, wie Unternehmen Gäste empfangen und verfolgen.

Was sind die Nachteile eines schlechten Besuchermanagements?

1. Zeit- und Produktivitätsverluste: Minuten, die sich summieren

31 % der Unternehmen nutzen immer noch Lobbybücher aus Papier oder andere manuelle Verfahren für Besuchermanagement. Die Probleme mit manuellen Systemen sind unter anderem:

• Nicht standardisierte Check-in
• Wiederholte Anweisungen oder Hinweise für Besucher
• Die Mitarbeiter sind mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt, statt sich strategischen Aufgaben zu widmen.
• Keine Zeit für Büroleiter, sich auf Compliance und Sicherheit zu konzentrieren

Die echten Kosten: Wenn ein Unternehmen nur 12 Besucher pro Tag hat und jeder Check-in 10 Minuten Check-in – inklusive Papierkram, Benachrichtigung des Gastgebers und grundlegender Einweisung –, gehen jeden Tag zwei Stunden durch diesen manuellen Prozess verloren.

2. Sicherheitsrisiken durch unbekannte Besucher:innen und fehlende Zugangskontrollen

Wenn du Besuchern erlaubst, dein Bürogebäude unkontrolliert zu betreten und zu verlassen, entstehen ernsthafte Compliance- und Sicherheitsrisiken. 63 % der Unternehmen denken, dass Besucher eine Gefahr für ihre Daten darstellen. Leider Besuchermanagement schlechtes Besuchermanagement , dieses Problem zu lösen, sondern macht es sogar noch schlimmer.

Warum ist Besuchermanagement also entscheidend für Datensicherheit und Compliance? Ohne ein solches System riskiert man verlegte Papierdokumente, fehlende Echtzeit-Transparenz darüber, wer sich im Gebäude befindet, und unbefugte Personen, die sich einschleichen. Das ist nicht nur ein Haftungsrisiko, sondern eine offene Tür für Datenschutzverletzungen, Verstöße gegen Vorschriften und sogar Industriespionage. Ihr wollt nicht, dass Fremde in eurem Büro herumlaufen, sich in eure F&E-Abteilung einschleichen oder auf vertrauliche Informationen zugreifen. Die Folgen können gestohlenes geistiges Eigentum, DSGVO-Strafen und schwere Schäden für euer Unternehmen sein.

3. Sicherheitsrisiko im Notfall: Wenn jede Sekunde zählt

In einer Notsituation – egal ob es sich um einen Brand, ein Gasleck oder eine Sicherheitsbedrohung handelt – ist es super wichtig, genau zu wissen, wer sich im Gebäude befindet.

Die Risiken einer unvollständigen Besucherverfolgung sind unter anderem:

• Chaotische Evakuierungsmaßnahmen
• Risiko, jemanden zurückzulassen
• Verzögerungen bei der Suche nach vermissten Personen
• Rechtliche Konsequenzen und Rufschädigung

Ohne vollständige, aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter und Besucher vor Ort schaffst du ein Sicherheitsrisiko und nicht nur eine operative Lücke.

4. Ein schlechter erster Eindruck, der langsam am Ruf eures Unternehmens nagt

Du kriegst nie eine zweite Chance für den ersten Eindruck. Eine holprige Besuchererfahrung lässt auf Unordnung und Unprofessionalität schließen.

Umständliche, veraltete Abläufe, Gastgeber:innen, die nicht zur Begrüßung ihrer Gäste erscheinen, und fehlende Informationen über anstehende Besuche deuten auf eine schlechte Organisation hin und können dazu führen, dass Besucher:innen schon Sekunden nach ihrer Ankunft im Gebäude an eurer Professionalität zweifeln. Noch schlimmer ist es, wenn Gäste am Empfang umständlich ihren Namen buchstabieren müssen, weil niemand weiß, dass sie kommen - eine Erfahrung, die sowohl unprofessionell als auch frustrierend ist. Auch wenn es sich nur um eine leichte Verärgerung handelt, die schnell wieder vergeht, kann sie den Ausgang eines Meetings beeinflussen und zu verpassten Geschäftschancen führen.

Auswirkungen in der Praxis: Ein potenzieller Investor kommt zu einem Pitch-Meeting, wartet zehn Minuten in einer unbeaufsichtigten Lobby und verbringt dann weitere zehn Minuten damit, ein zerknittertes Papierformular auszufüllen. Wenn das Meeting dann endlich losgeht, hat er schon eine negative Meinung, die seine Investitionsentscheidung beeinflussen könnte.

5. Ständige Ablenkungen führen zu Frustration bei den Mitarbeitenden

Veraltete Besuchermanagement nerven Mitarbeitende machen die Stimmung kaputt. Wenn Büro- oder Facility-Manager Besucher-Check-ins manuell machen, Ankünfte mit Post-its und Tabellen verfolgen und Gastgeber suchen müssen, führt das zu ständigem Kontextwechsel, Burnout und übersehenen Details. Das Ergebnis ist eine Kettenreaktion von Unterbrechungen, Sicherheitslücken und wachsender emotionaler Belastung, die letztendlich die Gesamtproduktivität senkt.

6. Keine Möglichkeit, Dateneinblicke für Verbesserungen zu erhalten

Papierbasierte, manuelle Prozesse liefern nicht die Daten, die man für Verbesserungen braucht. Ohne Daten kann man nicht:

• Finde raus, wo die Probleme auftreten
• Ihre Auswirkungen messen
• Den Besucherfluss optimieren
• Ineffizienzen erkennen

Wie soll man Prozesse verbessern, wenn man nicht genau weiß, wo die Probleme liegen und was sie bewirken? Man kann den Besucherfluss nicht optimieren oder Ineffizienzen erkennen, wenn man nicht die Daten hat, die zeigen, wo das Problem wirklich liegt.

Zum Beispiel könnte es zwischen neun und zehn Uhr morgens regelmäßig einen Anstieg bei den Besucheranmeldungen geben, aber weil du Papier-Anmeldelisten benutzt, merkt das niemand. Das führt dazu, dass dein Büroleiter in dieser Zeit oft überlastet ist, Besucher länger warten müssen und die Gastgeber nicht immer sofort benachrichtigt werden. Mit der Zeit führt das zu Verzögerungen, verpassten Terminen und einer schlechten Besuchererfahrung, aber niemand kann wirklich sagen, warum das so ist.

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Wie moderne Besuchermanagementsysteme eure Betriebskosten senken können

1. Besuchermanagementsysteme sparen Zeit durch Automatisierung

Besuchermanagementsysteme können Prozesse automatisieren, wie Check-Ins, Gastgeber-Benachrichtigungen, Besucherprotokolle und vieles mehr. Dadurch werden Office und Facility Manager von sich wiederholenden Aufgaben wie der manuellen Anmeldung und der mühsamen Gästekoordination entlastet und müssen weniger Zeit mit der Suche nach Gastgeber:innen oder der Verwaltung von Papierunterlagen verbringen.

Mobile oder Selbstbedienungs-Kioske können ein hohes Besucheraufkommen effizient bewältigen, was die Arbeitsbelastung insgesamt verringert und die Abläufe in allen Bereichen beschleunigt. Und die Zahlen belegen das: 94 % der befragten Nutzer:innen von Besuchermanagement berichteten über eine verbesserte Effizienz für Gastgeber:innen und Gäste.

☝️ Reibungslose Check-in-Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern sind auch wichtig, um das Gesamterlebnis für Besucher:innen zu verbessern. Hier lest ihr mehr zu den fünf Must-haves für ein gelungenes Besuchererlebnis.

2. Besuchermanagementsysteme verbessern die Sicherheit und Compliance

Ein weiterer großer Vorteil von Besuchermanagementlösungen ist, dass sie alle Besucherdaten in Echtzeit mit digitalen Protokollen und Prüfpfaden erfassen. Mit streng definierten Prozessen stellen sie sicher, dass alle Besucher:innen einen Ausweis gedruckt bekommt und für zusätzliche Sicherheit vorab registriert wird.

Im Gegensatz zu Papierdokumenten bieten sie ein viel höheres Maß an Datensicherheit und verbessern die Einhaltung von Vorschriften wie die DSGVO. Durch die Integration der Lösungen mit Zugangskontrollsystemen kann außerdem sichergestellt werden, dass nur berechtigte Gäste das Gebäude betreten können.

3. Besuchermanagementsysteme verbessern den ersten Eindruck und die Professionalität

Den Check-in-Prozess mit einem VMS zu optimieren stellt sicher, dass Besucher:innen nicht warten müssen oder sich bei ihrer Ankunft verirren. Durch automatisierte Prozesse werden Office und Facility Manager:innen weniger durch Verwaltungsarbeit abgelenkt und haben mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, nämlich den Besucher:innen einen freundlichen, persönlichen Empfang zu bereiten. Die digitale Registrierung vorab stellt sicher, dass alles (einschließlich der notwendigen Dokumente) bereit ist, wenn die Gäste ankommen, und dass sie von ihren Gastgeber:innen ohne lange Wartezeiten im Empfang genommen und begrüßt werden.

Aber es geht nicht nur um Geschwindigkeit und Effizienz. Intelligente Besuchermanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen auch, das gesamte Besuchererlebnis zu personalisieren. Individuell gestaltete Einladungen oder maßgeschneiderte Ankunftsbenachrichtigungen sorgen dafür, dass sich eure Gäste vom ersten Moment an wertgeschätzt fühlen. Es ist keine Überraschung, dass 81% der Unternehmen nach der Einführung eines VMS von einem verbesserten Besucherfeedback berichten.⁴

4. Besuchermanagementsysteme machen eure Empfangsprozesse fit für die Zukunft

Die Zukunftssicherheit des Empfangsbereichs sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Alltag, auch ohne eigene Rezeptionistin. Zu den wichtigsten Funktionen von Besuchermanagement gehören:

• Kontaktloses Einchecken
• Selbst-Check-ins
• Einfache Verwaltung von Aufzeichnungen
• Einfach skalierbar, wenn dein Unternehmen wächst
• Anpassung an veränderte Vorschriften am Arbeitsplatz
• Weniger Abhängigkeit von physischer Infrastruktur und Papierkram
• Geringere Gemeinkosten
• Unterstützung für ESG-Ziele mit umweltfreundlichen Prozessen

5. Besuchermanagementsysteme liefern praktische Erkenntnisse für bessere Entscheidungen

Es mag nicht der offensichtlichste Vorteil sein, aber Besuchermanagementlösungen bieten den zusätzlichen Vorteil, dass sie detaillierte Dateneinblicke liefern. Tatsächlich geben 97% der VMS-Nutzer:innen an, dass ihr Besuchermanagementsystem sie mit wichtigen Daten versorgt.^5‍

Besuchermanagementsysteme können Kennzahlen wie Wartezeiten, Besucherfrequenz, Spitzenzeiten und Besuchertypen erfassen und bieten detaillierte Analysen und Berichte zu Besucheraktivitäten. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihre Ressourcenzuweisung und die Abläufe im Besuchermanagement überdenken, um Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und das Besuchererlebnis von Anfang bis Ende zu verbessern.

Optimiert euer Besuchermanagement mit deskbird

Schlechtes Besuchermanagement mehr als nur gelegentliche Beschwerden – es kostet Zeit, Geld, Ruf und die Motivation der Mitarbeiter, was letztendlich die Produktivität und den langfristigen Erfolg beeinträchtigt. Mit der richtigen Technologie lassen sich diese Probleme leicht vermeiden.

Lösungen für das Besuchermanagement reduzieren den Verwaltungsaufwand, verbessern die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften und steigern das Besuchererlebnis. Mit Visitors von deskbird könnt ihr Besucher:innen im Voraus einladen und anlegen, Check-ins und Check-outs optimieren, Gastgeber über MS Teams umgehend benachrichtigen und E-Mail-Benachrichtigungen an Gäste senden, um sie über anstehende Besuche zu informieren.

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