Die versteckten Kosten eines schlechten Besuchermanagements

Ist doch nur ein schlechtes Besuchererlebnis. Aber was, wenn mehr dahinter steckt?! Stellt euch vor, eine Gruppe hochrangiger Besucher:innen eines Unternehmens, mit dem ihr ins Geschäft kommen wollt, wartet 20 Minuten in der Lobby, weil niemand am Empfang ist und die Gastgeber:innen nicht benachrichtigt werden, dass ihre Gäste angekommen sind. Das ist kein guter Start für eine Geschäftsbeziehung.

Schlechtes Besuchermanagement kann euer Unternehmen mehr kosten als nur den gelegentlichen leicht verärgerten Kommentar von Besucher:innen. Von Zeitverlusten über Sicherheits- und Compliance-Risiken bis hin zu verpassten Business Deals, die Auswirkungen auf euer Unternehmen sind real.

Wie können manuelle Besucheranmeldesysteme die Sicherheit und Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen? Wie wirkt sich ein schlechtes Besuchermanagement auf das Besuchererlebnis und den Ruf eures Unternehmens aus? Welche Rolle spielt eine gute Besucherverwaltung bei der Vorbereitung und Reaktion auf Notfälle? In diesem Blog-Beitrag gehen wir auf die versteckten Kosten eines schlechten Besuchermanagements ein und zeigen, wie eine moderne, digitale Lösung Kosten reduzieren kann.

Was sind die Nachteile eines schlechten Besuchermanagements?

1. Zeit- und Produktivitätsverluste: Minuten, die sich summieren

31% der Unternehmen verlassen sich beim Besuchermanagement immer noch auf Papierbücher oder andere manuelle Prozesse.¹ Das Problem dabei ist, dass manuelle Anmeldungen, nicht standardisierte Prozesse und Dinge wie das Wiederholen von Anweisungen oder Wegbeschreibungen wertvolle Zeit verschwenden. Wenn Office und Facility Manager:innen damit beschäftigt sind, sich um Besucher:innen zu kümmern, haben sie keine Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben wie die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit zu konzentrieren.

Aber wie viel Zeit geht durch ineffizientes Besuchermanagement tatsächlich jeden Tag verloren? Rechnen wir das mal durch: Wenn ein Unternehmen nur 12 Besucher:innen pro Tag empfängt und jeder Check-in 10 Minuten dauert - für den Papierkram, die Benachrichtigung der Gastgeber:innen und eine kurze EInführung - dann sind das zwei Stunden, die jeden Tag durch manuelle Prozesse verloren gehen.

2. Sicherheitsrisiken durch unbekannte Besucher:innen und fehlende Zugangskontrollen

Wenn ihr Besucher:innen erlaubt, euer Bürogebäude unkontrolliert zu betreten und zu verlassen, entstehen ernsthafte Compliancerisiken und Sicherheitslücken. Tatsächlich sind 63% der Unternehmen der Meinung, dass Besucher:innen eine Bedrohung für ihre Daten darstellen.² Leider wird dieses Problem durch ein schlechtes Besuchermanagement nicht entschärft, sondern eher verschlimmert.

Warum ist die Besucherverwaltung so wichtig für Datenschutz und Compliance? Ohne ein gutes System riskiert ihr, dass Papierunterlagen verlegt werden, ihr keinen Echtzeit-Überblick darüber habt, wer sich im Gebäude aufhält, und dass unbefugte Personen durchschlüpfen. Das ist nicht nur ein Risiko, sondern öffnet auch Tür und Tor für Datenschutzverletzungen, Verstöße gegen Vorschriften und sogar Industriespionage. Ihr wollt nicht, dass Fremde durch euer Büro spazieren, sich in eure Forschungs- und Entwicklungsabteilung schleichen oder auf vertrauliche Informationen zugreifen. Die Folgen können gestohlenes geistiges Eigentum, Bußgelder aufgrund eines DSGVO-Verstoßes und ernsthafte Schäden für euer Unternehmen sein.

3. Sicherheitsrisiko im Notfall: Wenn jede Sekunde zählt

In einer Notsituation - sei es ein Feuer, ein Gasleck oder eine Sicherheitsbedrohung - ist es entscheidend, genau zu wissen, wer sich gerade im Gebäude befindet. Ohne vollständige, aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeitenden und Besucher:innen vor Ort werden die Evakuierungsmaßnahmen zum Chaos.

Wenn ihr euch im Unternehmen auf das Gedächtnis eurer Empfangsmitarbeitenden, unvollständige Besucherlisten oder veraltete Systeme verlasst, besteht die Gefahr, dass jemand vergessen wird. Verzögerungen bei der Suche nach vermissten Personen gefährden nicht nur Menschenleben, sondern können auch zu rechtlichen Konsequenzen und Rufschädigung führen. Eine unzureichende Besuchererfassung ist nicht nur eine operative Lücke, sondern auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko.

4. Ein schlechter erster Eindruck, der langsam am Ruf eures Unternehmens nagt

Eins ist sicher: Ihr habt nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Egal, ob bei den Personalverantwortlichen in einem Vorstellungsgespräch oder bei den Besucher:innen, die zu einem Business-Meeting in euer Büro kommen. Können schlechte Besuchererfahrungen den Ruf eures Unternehmens schädigen? Oh ja!

Umständliche, veraltete Abläufe, Gastgeber:innen, die nicht zur Begrüßung ihrer Gäste erscheinen, und fehlende Informationen über anstehende Besuche deuten auf eine schlechte Organisation hin und können dazu führen, dass Besucher:innen schon Sekunden nach ihrer Ankunft im Gebäude an eurer Professionalität zweifeln. Noch schlimmer ist es, wenn Gäste am Empfang umständlich ihren Namen buchstabieren müssen, weil niemand weiß, dass sie kommen - eine Erfahrung, die sowohl unprofessionell als auch frustrierend ist. Auch wenn es sich nur um eine leichte Verärgerung handelt, die schnell wieder vergeht, kann sie den Ausgang eines Meetings beeinflussen und zu verpassten Geschäftschancen führen.

Stellt euch folgendes Szenario vor: Ein potenzieller Investor kommt zu einem geplanten Pitch-Meeting und muss zehn Minuten in einer unbesetzten Lobby warten, weil der Gastgeber nicht benachrichtigt wurde. Wenn das Treffen beginnt, ist seine Wahrnehmung eures Unternehmens bereits negativ behaftet - und diese Stimmung überträgt sich auf das Meeting und beeinflusst möglicherweise seine Entscheidung, ob er in euer Unternehmen investiert oder nicht.

5. Ständige Ablenkungen führen zu Frustration bei den Mitarbeitenden

Veraltete Besuchermanagementsysteme schaden nicht nur der Effizienz - sie frustrieren auch die Mitarbeitenden und belasten die Arbeitsmoral. Wenn Office oder Facility Manager:innen händische Check-ins jonglieren, Ankünfte mit Post-its und Tabellen erfassen und Gastgeber:innen hinterherlaufen müssen, führt das zu ständigen Kontextwechseln, Burnout und verpassten Details. Das Ergebnis sind Unterbrechungen, Sicherheitslücken und eine wachsende emotionale Belastung, die letztlich die Gesamtproduktivität senkt.

6. Keine Möglichkeit, Dateneinblicke für Verbesserungen zu erhalten

Schlechtes Besuchermanagement kann zu einem schlechten ersten Eindruck, ständigen Ablenkungen, Frustration, Sicherheitsrisiken und Produktivitätsverlusten führen. Aber was an papierbasierten, händischen Prozesse noch schlimmer ist: Sie liefern nicht die notwendigen Daten für Verbesserungen.

Es ist, als ob man in einem Hamsterrad feststeckt und ausbrechen möchte, aber nicht die nötigen Mittel dazu hat. Wie könnt ihr Prozesse verbessern, wenn ihr nicht genau wisst, wo die Probleme liegen und welche Auswirkungen sie haben? Es gibt keine Möglichkeit, den Besucherstrom zu optimieren oder Ineffizienzen zu erkennen, wenn ihr nicht über die Daten verfügt, die euch sagen, wo die Ursache des Problems liegt.

So kann es zum Beispiel sein, dass zwischen neun und zehn Uhr morgens ein regelmäßiger Anstieg der Besucheranmeldungen zu verzeichnen ist. Aber weil ihr mit Anmeldeformularen in Papierform arbeitet, bekommt das niemand mit. Das führt dazu, dass eure Büro-Manager:innen in dieser Zeit oft überfordert sind, die Besucher länger warten und die Gastgeber:innen nicht immer rechtzeitig benachrichtigt werden. Mit der Zeit führt das zu Verspätungen, verpassten Meetings und einem schlechten Besuchererlebnis, ohne dass jemand wirklich sagen kann, warum.

Wie moderne Besuchermanagementsysteme eure Betriebskosten senken können

1. Besuchermanagementsysteme sparen Zeit durch Automatisierung

Besuchermanagementsysteme (VMS) können Prozesse wie das Einchecken, die Benachrichtigung der Gastgeber:innen, die Besucherprotokollierung und mehr automatisieren. Dadurch werden Office und Facility Manager:innen von sich wiederholenden Aufgaben wie der manuellen Besucheranmeldung und der umständlichen Gästekoordination entlastet und müssen weniger Zeit mit der Suche nach Gastgeber:innen oder der Verwaltung von Papierunterlagen verbringen.

Mobile oder Selbstbedienungs-Kiosksysteme können ein hohes Besucheraufkommen effizient bewältigen, was die Arbeitsbelastung insgesamt verringert und die Abläufe in allen Bereichen beschleunigt. Und das zeigen auch die Zahlen: 94 % der 2019 befragten Nutzer:innen von Besuchermanagementsystemen bestätigen eine verbesserte Effizienz für Gastgeber:innen und Gäste.³

☝️ Reibungslose Check-in-Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern sind auch wichtig, um das Gesamterlebnis für Besucher:innen zu verbessern. Hier lest ihr mehr zu den fünf Must-haves für ein gelungenes Besuchererlebnis.

2. Besuchermanagementsysteme verbessern die Sicherheit und Compliance

Ein weiterer großer Vorteil von Besuchermanagementlösungen ist, dass sie alle Besucherdaten in Echtzeit mit digitalen Protokollen und Prüfpfaden erfassen. Mit streng definierten Prozessen stellen sie sicher, dass alle Besucher:innen einen Ausweis gedruckt bekommt und für zusätzliche Sicherheit vorab registriert wird.

Im Gegensatz zu Papierdokumenten bieten sie ein viel höheres Maß an Datensicherheit und verbessern die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. Durch die Integration des VMS mit Zugangskontrollsystemen kann außerdem sichergestellt werden, dass nur berechtigte Gäste das Gebäude betreten können.

3. Besuchermanagementsysteme verbessern den ersten Eindruck und die Professionalität

Den Check-in-Prozess mit einem VMS zu optimieren stellt sicher, dass Besucher:innen nicht warten müssen oder sich bei ihrer Ankunft verirren. Durch automatisierte Prozesse werden Office und Facility Manager:innen weniger durch Verwaltungsarbeit abgelenkt und haben mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, nämlich den Besucher:innen einen freundlichen, persönlichen Empfang zu bereiten. Die digitale Registrierung vorab stellt sicher, dass alles (einschließlich der notwendigen Dokumente) bereit ist, wenn die Gäste ankommen, und dass sie von ihren Gastgeber:innen ohne lange Wartezeiten im Empfang genommen und begrüßt werden.

Aber es geht nicht nur um Geschwindigkeit und Effizienz. Intelligente Besuchermanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen auch, das gesamte Besuchererlebnis zu personalisieren. Individuell gestaltete Einladungen oder maßgeschneiderte Ankunftsbenachrichtigungen sorgen dafür, dass sich eure Gäste vom ersten Moment an wertgeschätzt fühlen. Es ist keine Überraschung, dass 81% der Unternehmen nach der Einführung eines VMS von einem verbesserten Besucherfeedback berichten.⁴

4. Besuchermanagementsysteme machen eure Empfangsprozesse fit für die Zukunft

Ein zukunftssicherer Betrieb am Empfang ist ein wesentlicher Bestandteil, um das Gesamterlebnis eurer Besucher:innen zu verbessern, euer Besuchermanagement mit der digitalen Transformation in Einklang zu bringen und einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten - auch ohne dedizierte Empfangsmitarbeitende.

Diese Systeme unterstützen kontaktlose Anmeldungen, eigenständige Check-ins und eine einfache Datenverwaltung und ermöglichen eine einfache Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum und sich ändernden Arbeitsplatzanforderungen. Indem sie die Abhängigkeit von physischen Infrastrukturen und papierbasierten Prozessen minimieren, senken sie die Gemeinkosten und tragen mit umweltfreundlichen Besucherprozessen zur Erfüllung eurer ESG-Ziele bei.

5. Besuchermanagementsysteme liefern praktische Erkenntnisse für bessere Entscheidungen

Es mag nicht der offensichtlichste Vorteil sein, aber Besuchermanagementlösungen bieten den zusätzlichen Vorteil, dass sie detaillierte Dateneinblicke liefern. Tatsächlich geben 97% der VMS-Nutzer:innen an, dass ihr Besuchermanagementsystem sie mit wichtigen Daten versorgt.^5‍

Besuchermanagementsysteme können Kennzahlen wie Wartezeiten, Besucherfrequenz, Spitzenzeiten und Besuchertypen erfassen und bieten detaillierte Analysen und Berichte zu Besucheraktivitäten. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihre Ressourcenzuweisung und die Abläufe im Besuchermanagement überdenken, um Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und das Besuchererlebnis von Anfang bis Ende zu verbessern.

Optimiert euer Besuchermanagement mit deskbird

Ein schlechtes Besuchermanagement kann euch mehr kosten als nur die gelegentliche Beschwerde von Gästen, die in der Lobby stehen und nicht empfangen werden. Es kann euch Zeit und Geld kosten, dem Ruf eures Unternehmens schaden und die Arbeitsmoral eurer Mitarbeitenden beeinträchtigen, was sich letztendlich auf die Produktivität und den langfristigen Erfolg auswirkt. Die gute Nachricht ist, dass diese Probleme mit Hilfe von Technologie leicht zu lösen sind.‍

Besuchermanagementlösungen reduzieren den Verwaltungsaufwand, verbessern die Sicherheit und Compliance und steigern die Qualität des Besuchererlebnisses. Mit Visitors von deskbird könnt ihr Besucher:innen im Voraus einladen und registrieren, Check-ins und Check-outs optimieren, Gastgeber:innen umgehend über MS Teams benachrichtigen und E-Mail-Benachrichtigungen an Gäste senden, um sie über anstehende Besuche auf dem Laufenden zu halten.

👉 Seid unter den Ersten, die ihr Besuchererlebnis revolutionieren! Bucht euch noch heute eine kostenlose Demo, um mehr über unsere neue Besuchermanagementlösung zu erfahren.

Quellen:

• The Traction Guest Visitor Management Report
• 6 Ways How Smart Visitor Management Systems Are Shaping the Future of Workplace Security | The American Reporter
• How to Calculate the Cost and ROI of a Visitor Management System

‍

¹ The Traction Guest Visitor Management Report

² The Traction Guest Visitor Management Report

³ The Traction Guest Visitor Management Report