SOC 2 Typ 2: Was das für deine Arbeitssoftware bedeutet

Wenn du Arbeitsplatzt-Software bewertest, die Mitarbeiterpläne, Besucherprotokolle und Daten zum Bürozugang verwaltet, wird dein Beschaffungsteam den Anbieter um einen SOC-2-Typ-2-Bericht bitten, bevor irgendetwas unterzeichnet wird. Dieses Dokument zeigt, ob die Sicherheitskontrollen eines Unternehmens über einen längeren Prüfungszeitraum hinweg in der Praxis tatsächlich funktionieren – und nicht nur, ob sie in einem Richtliniendokument gut aussehen. IT- und Compliance-Verantwortliche müssen verstehen, was dieser Bericht enthält, wie er sich von anderen Sicherheitsrahmenwerken unterscheidet und worauf sie bei der Prüfung eines solchen Berichts im Rahmen der Anbieterselektion achten müssen

Kurz zusammengefasst

Ein SOC-2-Typ-2-Bericht ist ein unabhängiges Prüfungsgutachten, das belegt, dass die Sicherheitskontrollen eines Anbieters über einen Zeitraum von 6 bis 12 Monaten hinweg konsequent funktionieren – und nicht nur auf dem Papier.

Was ist ein SOC 2 Typ 2-Bericht?

Ein SOC-2-Typ-2-Bericht ist eine Bewertung durch einen unabhängigen Prüfer, die bestätigt, dass die Sicherheitskontrollen eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum ordnungsgemäß funktionieren. Das American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) hat dieses Rahmenwerk speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt, die mit Kundendaten umgehen. Im Gegensatz zu einer einfachen Sicherheitscheckliste belegt dieser Bericht, dass ein Anbieter seine Sicherheitsmaßnahmen tatsächlich Tag für Tag einhält.

Der Bericht stammt von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die das Unternehmen über mehrere Monate hinweg beobachtet. Während dieser Zeit prüfen die Prüfer, ob die Sicherheitskontrollen in der Praxis funktionieren. Sie werten Systemprotokolle aus, befragen Mitarbeiter und untersuchen, wie das Unternehmen auf Sicherheitsvorfälle reagiert. Das Abschlussdokument enthält die fachliche Einschätzung der Prüfer dazu, ob der Anbieter Daten tatsächlich so schützt, wie er es behauptet.

Das ist wichtig, weil jeder eine Sicherheitsrichtlinie verfassen kann. Das Schwierige ist, sie konsequent einzuhalten. Ein SOC-2-Typ-2-Bericht belegt, dass der Anbieter genau das tut.

Was ist der Unterschied zwischen SOC 2 Typ 1 und Typ 2?

Der entscheidende Unterschied liegt in der Zeit. Ein Bericht vom Typ 1 untersucht einen einzelnen Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die Sicherheitskontrollen ordnungsgemäß konzipiert sind. Ein Bericht vom Typ 2 beobachtet, wie diese Kontrollen über mehrere Monate hinweg funktionieren, um nachzuweisen, dass sie tatsächlich wirken.

Stell es dir mal so vor: Typ 1 fragt: „Hast du ein Schloss an der Tür?“ Typ 2 fragt: „Hast du diese Tür im letzten Jahr jeden einzelnen Tag abgeschlossen?“

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Unternehmenskunden bevorzugen eindeutig Berichte vom Typ 2, da diese konsistente Sicherheitspraktiken belegen. Ein Bericht vom Typ 1 dient Unternehmen oft nur als Sprungbrett für die Vorbereitung auf ihr vollständiges Audit.

Warum SOC 2 Typ 2 für Software-Käufer wichtig ist

Wenn du neue Software bewertest, brauchst du den Nachweis, dass der Anbieter deine Daten schützt. Ein SOC-2-Typ-2-Bericht bietet diese Sicherheit. Er belegt, dass eine unabhängige dritte Partei die Sicherheitspraktiken des Anbieters über einen längeren Zeitraum hinweg überprüft hat.

Für IT-Teams verkürzt dieser Bericht den Zeitaufwand für Sicherheitsfragebögen erheblich. Anbieter können ihren SOC-2-Bericht als Nachweis vorlegen, anstatt Dutzende individueller Fragen jedes potenziellen Kunden zu beantworten. So läuft der Beschaffungsprozess für alle schneller ab.

Der Bericht hilft dir außerdem dabei, deine eigenen Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn dein Unternehmen die DSGVO, HIPAA oder branchenspezifische Vorschriften einhalten muss, erleichtert dir die Zusammenarbeit mit SOC-2-konformen Anbietern die Arbeit. Du kannst den Prüfern nachweisen, dass du Anbieter mit nachgewiesenen Sicherheitspraktiken ausgewählt hast.

Viele Unternehmensverträge verlangen mittlerweile SOC 2 Typ 2 als Mindestanforderung. Anbieter, die keinen aktuellen Bericht vorlegen können, scheiden oft schon früh im Kaufprozess aus der Auswahl aus.

Wer braucht einen SOC-2-Typ-2-Bericht?

Jedes Dienstleistungsunternehmen, das Kundendaten speichert, verarbeitet oder übermittelt, sollte die Einhaltung der SOC-2-Typ-2-Anforderungen in Betracht ziehen. Cloud-Dienstleister, Rechenzentren und SaaS-Unternehmen jeder Größe fallen in diese Kategorie.

Käufer in regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen und dem Bildungswesen verlangen zwingend diese Stufe der Lieferantenüberprüfung. Wenn du an Unternehmenskunden verkaufst, musst du damit rechnen, dass diese im Rahmen des Beschaffungsprozesses deinen SOC-2-Bericht anfordern.

Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement fallen direkt in diese Kategorie. Wenn du Software nutzt, um die Tischreservierung zu verwalten, die Anwesenheit im Büro zu erfassen oder Besucher zu registrieren, verarbeitest du sensible Mitarbeiterdaten. Dabei geht es um Namen, Arbeitszeiten, Standortdaten und manchmal auch um Zugangsdaten. Du musst sicher sein können, dass der Anbieter diese Informationen konsequent schützt – und zwar nicht nur, wenn jemand zusieht.

Was sind die SOC 2 Trust Services-Kriterien?

Prüfer bewerten Unternehmen anhand von 5 spezifischen Trust-Services-Kriterien. Sicherheit ist bei jedem SOC-2-Audit obligatorisch. Unternehmen entscheiden je nach den von ihnen angebotenen Dienstleistungen, ob sie die anderen 4 Kriterien einbeziehen.

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Die meisten Anbieter von Unternehmenssoftware bieten zumindest Sicherheit und Verfügbarkeit an. 

Was gehört zum Umfang eines SOC 2 Typ 2-Berichts?

Der Prüfungsumfang legt genau fest, was der Prüfer geprüft hat. Unternehmen müssen die Grenzen ihres Systems klar definieren, einschließlich der Infrastruktur, der Software, der Mitarbeiter und der Prozesse, die bei der Erbringung ihrer Dienstleistung eine Rolle spielen.

Ein klar definierter Geltungsbereich umfasst das konkrete Produkt oder die konkrete Dienstleistung, die du erwirbst. Dazu gehören auch die Rechenzentren, in denen die Daten gespeichert werden, sowie alle Drittanbieter, auf die das Unternehmen zurückgreift. Zu diesen Drittanbietern, die als Subservice-Organisationen bezeichnet werden, zählen Cloud-Hosting-Anbieter wie AWS, Azure oder GCP.

Achte bei der Prüfung des Berichts eines Anbieters darauf, dass der Prüfungsumfang mit den Diensten übereinstimmt, die du nutzen möchtest. Wenn du ein Besuchermanagement kaufst, vergewissere dich, dass genau dieses Produkt im Rahmen des Audits geprüft wurde. Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen für eine Produktlinie SOC 2-konform ist, für eine andere jedoch nicht.

So bereitest du dich auf ein SOC 2 Typ 2-Audit vor

Die Vorbereitung auf ein SOC-2-Audit erfordert sorgfältige Planung. Unternehmen legen in der Regel zunächst den Umfang fest und wählen aus, welche Trust Services Criteria für ihr Geschäft gelten. Anschließend vergleichen sie ihre aktuellen Sicherheitspraktiken mit den offiziellen Anforderungen, um Lücken zu identifizieren.

Der Vorbereitungsprozess folgt einer klaren Abfolge. Dokumentiere zunächst deine bestehenden Kontrollen und Richtlinien. Führe eine Lückenanalyse durch, um festzustellen, was fehlt. Behebe etwaige Probleme und richte ein Überwachungssystem ein, um kontinuierlich Nachweise zu sammeln. Beauftrage schließlich eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Durchführung der formellen Prüfung.

Viele Unternehmen nutzen Compliance-Automatisierungsplattformen, um diesen Prozess zu beschleunigen. Diese Tools lassen sich mit bestehenden Systemen verbinden, um automatisch Nachweise zu sammeln und Kontrollen in Echtzeit zu überwachen. Der manuelle Aufwand für das Sammeln von Screenshots, Protokollen und Unterlagen für die Prüfer wird dadurch erheblich reduziert.

Die Beobachtungsphase selbst dauert 3 bis 12 Monate. Während dieser Zeit prüft der Prüfer regelmäßig Belege und testet Kontrollmechanismen. Nach Ablauf der Beobachtungsphase benötigt er mehrere Wochen, um den Abschlussbericht zu verfassen.

Wie viel kostet ein SOC 2 Typ 2-Audit?

Die Kosten variieren erheblich je nach Unternehmensgröße, Prüfungsumfang und aktuellem Sicherheitsreifegrad, wobei die Schätzungen für die vollständige SOC-2-Typ-2-Konformität zwischen 30.000 und 150.000 US-Dollar liegen. Kleinere Unternehmen mit überschaubaren Systemen zahlen weniger als große Konzerne mit komplexer Infrastruktur.

Mehrere Faktoren beeinflussen die Gesamtkosten. Die Honorare der Wirtschaftsprüfer machen den größten Teil aus. Die Anzahl der von dir berücksichtigten Trust Services Criteria wirkt sich ebenso auf den Preis aus wie die Komplexität deiner Systeme. Unternehmen, die vor dem Audit umfangreiche Nachbesserungen vornehmen müssen, geben mehr für die Vorbereitung aus.

Nach seiner Ausstellung ist der Bericht ab dem Ausstellungsdatum 12 Monate lang gültig. Unternehmen müssen jährliche Audits einplanen, um ihren Compliance-Status aufrechtzuerhalten. Manche Anbieter stellen Überbrückungsbescheinigungen aus, um Lücken zwischen den Audit-Zeiträumen zu schließen, aber Käufer erwarten in der Regel einen aktuellen Bericht.

SOC 2 Typ 2 vs. ISO 27001

Käufer vergleichen diese beiden Rahmenwerke oft, wenn sie die Sicherheit von Anbietern bewerten. Beide zeigen Engagement für den Datenschutz, funktionieren aber unterschiedlich.

SOC 2 Typ 2 ist ein Bestätigungsbericht. Ein Prüfer gibt seine fachliche Einschätzung darüber ab, ob bestimmte Kontrollmaßnahmen wirksam funktioniert haben. ISO 27001 ist eine Zertifizierung. Eine akkreditierte Stelle entscheidet anhand des Informationssicherheits-Managementsystems eines Unternehmens, ob dieses die Anforderungen erfüllt oder nicht.

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SOC 2 ist in Nordamerika sehr beliebt. ISO 27001 ist der international anerkannte Standard. Viele globale Softwareanbieter halten beide Zertifizierungen aufrecht, um die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen weltweit zu erfüllen. deskbird beispielsweise verfügt sowohl über die SOC-2-Typ-2- als auch die ISO-27001-Zertifizierung und gewährleistet durch das Hosting der Daten in der EU die vollständige DSGVO-Konformität.

Worauf du bei der Bewertung des SOC-2-Type-2-Berichts eines Anbieters achten solltest

Einen SOC-2-Bericht von einem Anbieter zu erhalten, ist nur der erste Schritt. Du musst das Dokument sorgfältig lesen, um sicherzustellen, dass der Anbieter deine Sicherheitsstandards tatsächlich erfüllt.

Überprüfe zunächst das Datum des Berichts. Die Prüfung sollte innerhalb der letzten 12 Monate abgeschlossen worden sein. Ein älterer Bericht gibt keinen Aufschluss über die aktuelle Sicherheitslage des Anbieters. Überprüfe anschließend die Systembeschreibung, um sicherzustellen, dass der Umfang die Dienste abdeckt, die du nutzen möchtest.

Achte auf etwaige vom Prüfer festgestellte Unregelmäßigkeiten. Dabei handelt es sich um Fälle, in denen die Kontrollmechanismen während des Prüfungszeitraums nicht wie vorgesehen funktioniert haben. Ein paar kleinere Unregelmäßigkeiten sind normal. Wesentliche oder wiederholte Unregelmäßigkeiten sollten jedoch Fragen aufwerfen.

Lies dir den Abschnitt über die Benutzerkontrollen zuletzt durch. Dort sind die Sicherheitsaufgaben aufgeführt, die dir als Kunde obliegen. Du bist beispielsweise möglicherweise dafür verantwortlich, den Benutzerzugriff innerhalb der Plattform zu verwalten oder bestimmte Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren.

Wie deskbird sicheres hybrides Arbeiten deskbird

Die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes bedeutet, täglich mit sensiblen Mitarbeiterdaten umzugehen. Dienstpläne, Besucherlisten und Zugangsprotokolle müssen geschützt werden. Du brauchst eine Plattform, die hybrides Arbeiten für Mitarbeitende vereinfacht Mitarbeitende die Daten streng schützt.

deskbird verfügt sowohl über die SOC 2 Typ 2- als auch die ISO 27001-Zertifizierung. Alle Daten werden in der EU gehostet, wodurch die vollständige Einhaltung der DSGVO gewährleistet ist. IT-Teams können den Benutzerzugriff über Integrationen mit Microsoft Entra , Okta und den wichtigsten HRIS-Plattformen mithilfe von SSO und SCIM verwalten.

Mit dieser Infrastruktur kannst du die Einrichtung und Löschung von Benutzerkonten ohne manuellen Aufwand automatisieren. Du erhältst in Echtzeit Einblick in die Speicherplatznutzung sowie automatisierte Compliance-Protokolle, die für Audits bereit sind. Die Plattform lässt sich in Tools integrieren, die dein Team bereits nutzt, darunter Microsoft Teams, Slack und Outlook.

Wenn du eine SOC 2 Typ 2-konforme Plattform für hybrides Arbeiten suchst, fordere eine Demo an.