Hybride Arbeitsmodelle: Wie ihr das beste Modell für euer Unternehmen auswählt

Was sind hybride Arbeitsmodelle?

Hybride Arbeitsmodelle sind flexible Arbeitsregelungen, die Remote Work mit Präsenz im Büro verbinden. Sie können auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die Präferenzen verschiedener Teams zugeschnitten werden, um ein Gleichgewicht zwischen der Förderung von Produktivität, Flexibilität und des Mitarbeiterwohlbefindens sowie der Erreichung von Geschäftszielen zu erreichen. Da hybrides Arbeiten mehr als nur ein Trend ist, sind hybride Arbeitsformen zum Modell der Zukunft geworden. Sie sind auf die generationenübergreifende Belegschaft der heutigen Arbeitswelt zugeschnitten, unterstützen die Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und helfen Unternehmen, Top-Talente anzuziehen und zu halten.

Wie unterscheiden sich hybride Arbeitsmodelle von traditionellen Arbeitsformen?

Hybrides Arbeiten ist der Mittelweg zwischen reinen Remote-Modellen und vollständig bürobasierten Arbeitsformen und ermöglicht es Mitarbeitenden so, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, um eine maximale Produktivität zu erzielen. Das kann bedeuten, dass man für die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen oder für Meetings ins Büro kommt und von zu Hause aus arbeitet, wenn tiefe Konzentration erforderlich ist. Einige Unternehmen legen fixe Bürotage fest, während andere ihren Mitarbeitenden die Freiheit geben, selbst zu wählen, wann sie vor Ort arbeiten möchten. Dieses neue Maß an Freiheit und Flexibilität stellt jedoch neue Anforderungen an Teammanagement, Führungsqualitäten, Vertrauen und Mitarbeiterengagement.

Für ein hybrides Arbeitsmodell sind die Werte Vertrauen und Zuverlässigkeit besonders wichtig. Ich muss darauf vertrauen können, dass meine Mitarbeitenden auch im Homeoffice zuverlässig arbeiten, auch wenn ich nicht direkt hinter ihnen stehe und ihnen über die Schulter schaue.
– Nicole Kopp, Gründerin von GoBeyond

Was sind typische hybride Arbeitsmodelle?

Man unterschiedet grundsätzlich zwischen vier hybriden Arbeitsmodellen, für die Unternehmen sich entscheiden können: das flexible Hybridmodell, das fixe Hybridmodell, das Remote-First-Hybridmodell und das Office-First-Hybridmodell.

Flexibles Hybridmodell

Dieses Modell, das auch als “hybrid at will” bekannt ist, gibt Mitarbeitenden die Freiheit selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten—ob zu Hause, im Büro oder irgendwo anders. Es ist die mitarbeiterorientierteste Option und ermöglicht eine echte Personalisierung des Arbeitstages, oft auch mit Gleitzeit.

Vorteile

• Ermutigt zu Autonomie, Vertrauen und Flexibilität.
• Passt sich leicht an verschiedene Lebensstile und Arbeitsweisen an.
• Steigert die Produktivität, indem es sich an den individuellen Zeitfenstern mit der höchsten Leistung orientiert.
  

Nachteile

• Kann die Koordination und Wochenplanung im Team erschweren.
• Kann den Teamzusammenhalt schwächen und die informelle Zusammenarbeit verringern.
• Erfordert eine solide digitale Infrastruktur und proaktives Management.

Fixes Hybridmodell

Beim fixen Hybridmodell werden den Beschäftigten feste Tage im Büro zugewiesen, in der Regel basierend auf den Bedürfnissen des Unternehmens, der Teamdynamik oder den Projektzyklen. Es ist strukturierter und gewährleistet regelmäßige persönliche Treffen zwischen den Teammitgliedern.

Vorteile

• Unterstützt die Teamarbeit durch vorhersehbare persönliche Zusammenarbeit.
• Vereinfacht die Planung von Teamarbeitsplänen und Flächenbedarf.
• Stärkt gleichbleibende Routinen und Arbeitsrhythmen.
  

Nachteile

• Bietet weniger Flexibilität, was vielleicht nicht allen Beschäftigten passt.
• Verpflichtungen zum Pendeln können Stress oder Unzufriedenheit verursachen.
• Begrenzt den Talentpool auf diejenigen, die in Pendlerreichweite wohnen.

Remote-First-Hybridmodell

Im Remote-First-Hybridmodell ist Remote-Arbeit die Standardoption, mit gelegentlichen Präsenztagen im Büro. Dieses Modell ist ideal für Unternehmen, die verteilte Teams und Digital-First-Prozesse nutzen.

Vorteile

• Spart Kosten für Büroflächen und Nebenkosten.
• Eröffnet Einstellungsmöglichkeiten in einem breiteren, vielfältigeren Talentpool.
• Gibt den Beschäftigten mehr Kontrolle über ihren Arbeitsort und ihre Zeitplanung.
  

Nachteile

• Kann die spontane Zusammenarbeit und den Zusammenhalt im Team behindern.
• Macht die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur schwieriger.
• Kann den Zugang zu internen Ressourcen oder Equipment einschränken.

Office-First-Hybridmodell

Das Office-First-Hybridmodell definiert das Büro als primären Arbeitsort, mit einer gewissen Flexibilität für Remote-Tage. Dieses Modell wird häufig von Unternehmen verwendet, in denen viele Mitarbeitende Positionen innehaben, die von direkten Interaktionen und Ressourcen vor Ort profitieren.

Vorteile

• Stärkt die Teamdynamik und die Arbeitsplatzkultur.
• Macht das Performance Management unkomplizierter.
• Ermöglicht einen einfachen Zugang zu Tools und Ressourcen und fördert den Kontakt zu Kolleg:innen.
  

Nachteile

• Setzt die Attraktivität für Bewerber:innen herab, die mehr Freiheit wollen.
• Erhöht die Betriebskosten für Bürogebäude und Facilities.
• Risiko der Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden, wenn die Flexibilität eingeschränkt ist.

Beispiele und Varianten von hybriden Arbeitsmodellen

Über die vier Haupttypen hinaus passen Unternehmen ihre hybriden Arbeitsmodelle oft individuell an, damit sie zu ihrer Kultur, ihren Arbeitsabläufen und ihren räumlichen Gegebenheiten passen. Variationen wie das Rotationsmodell oder teambasierte Arbeitszeitpläne zeigen, wie hybrides Arbeiten gestaltet werden kann, um Flexibilität, Zusammenarbeit und Ressourceneffizienz miteinander in Einklang zu bringen.

Rotationsmodell

Beim hybriden Rotationsmodell arbeiten die Beschäftigten wöchentlich oder zweiwöchentlich abwechselnd im Büro und remote, wobei jeder gleichermaßen von den Vorteilen beider Arbeitsmodelle profitiert.

Vorteile

• Sorgt für eine faire Verteilung der Präsenzzeiten im Büro und der Vorteile von Remote Work.
• Passt sich gut an Projektzeitpläne oder verschiedene Bedürfnisse innerhalb der Belegschaft an.
• Sorgt regelmäßig für Abwechslung in der Arbeitsumgebung.
  

Nachteile

• Häufige Wechsel können Workflows unetrbrechen und die Konzentration stören.
• Erfordert sorgfältige Planung und Koordination.
• Kann zu Reibungsverlusten bei der Ressourcenzuweisung und Logistik führen.

Teambasiertes Hybridmodell

Dieses Modell, auch als “Bürotage für Teams” bezeichnet, weist ganzen Teams oder Abteilungen bestimmte Tage (oder Wochen) im Büro zu. Zum Beispiel kann geregelt sein, dass das Marketing-Team dienstags und donnerstags ins Büro kommt.

Vorteile

• Stellt sicher, dass Teams auf demselben Stand sind und persönlich zusammenarbeiten können.
• Unterstützt den Aufbau der Unternehemnskultur durch Gruppenpräsenz.
• Ermöglicht eine einfachere Wochen- und Zeitplanung auf Teamebene.
  

Nachteile

• Weniger Flexibilität für individuelle Präferenzen.
• Je nach den Arbeitszeitplänen der verschiedenen Teams kann das Büro sehr leer oder überbelegt sein.
• Kann die funktionsübergreifende Koordination der Teams erschweren.

Eine Woche pro Monat vor Ort

Bei dieser Variante müssen alle Mitarbeitenden eine ganze Woche im Monat vor Ort sein, während die restlichen Wochen flexibel sind. Die Office Week fällt in der Regel jeden Monat auf dieselbe Woche (z.B. die erste oder letzte Woche), was zur Konsistenz beiträgt.

Vorteile

• Fördert die persönliche Zusammenarbeit und stärkt persönliche Beziehungen im Team.
• Trägt zur Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur durch regelmäßige, geplante Bürozeiten bei.
• Gibt den Beschäftigten Planungssicherheit und bietet trotzdem drei Wochen Remote Work pro Monat.
  

Nachteile

• Büroflächen bleiben unter Umständen die meiste Zeit des Monats ungenutzt.
• Gefahr der Überfüllung während der Woche, in der das Büro besetzt ist, wenn es nicht gut verwaltet wird.
• Weniger flexibel als andere Modelle für Beschäftigte mit persönlichen Verpflichtungen, was zu zeitlichen Engpässen führen kann.

Halbtagssystem

Bei diesem Modell wird der Arbeitstag zwischen Homeoffice und Büro aufgeteilt. Die Hälfte des Tages wird vor Ort verbracht, die andere Hälfte remote, um die tägliche persönliche Interaktion mit den Kolleg:innen mit persönlicher Flexibilität zu kombinieren.

Vorteile

• Hilft dabei, persönlichen Verpflichtungen besser nachzukommen.
• Bietet ein bisschen von beiden Arbeitsumgebungen an einem einzigen Tag.
• Hält das Engagement des Teams durch regelmäßige Kontaktpunkte aufrecht.
  

Nachteile

• Der ständige Wechsel zwischen Standorten kann für Unterbrechungen im Workflow sorgen.
• Die Planung von Meetings wird komplexer.
• Büroflächen bleiben womöglich tagsüber weitgehend ungenutzt.

50:50-Modell

Mitarbeitende teilen ihre Zeit gleichmäßig zwischen Remote- und Vor-Ort-Arbeit auf, indem sie typischerweise die Hälfte der Woche im Büro und die andere Hälfte remote arbeiten.

Vorteile

• Bietet gleichermaßen Chancen für Zusammenarbeit und konzentriertes Arbeiten im Homeoffice.
• Hilft, Pendelstress zu reduzieren, ohne das persönliche Engagement zu beeinträchtigen.
• Fördert die dynamische und effiziente Nutzung von Büroflächen.

Nachteile

• Kann zu Problemen bei der Abstimmung der individuellen Arbeitszeitpläne führen.
• Erfordert eine gute Planung, um Ineffizienzen zu vermeiden.
• Nicht ideal für diejenigen, die entweder eine vollständige Büropräsenz oder ausschließlich Remote Work bevorzugen.

So wählt ihr das richtige hybride Arbeitsmodell

Die Auswahl eines hybriden Arbeitsmodells für euer Unternehmen sollte einem klar strukturierten, schrittweisen Prozess folgen. Ihr müsst die Bereitschaft eurer Organisation für Hybrid Work prüfen, die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess einbeziehen, feststellen, was euch in einem hybriden Setup am wichtigsten ist, und systematisch verschiedene Optionen vergleichen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

1. Bereitschaft für hybrides Arbeiten bewerten

Überprüft sorgfältig eure Infrastruktur, Technologie und Managementpraktiken und schaut euch die Haltung eurer Mitarbeitenden an. Zu den wichtigsten Faktoren, die es zu bewerten gilt, gehören:

• Technologie: Haben die Beschäftigten sicheren Zugang zu den notwendigen Tools und zuverlässigem IT-Support?
• Rollen und Aufgaben: Welche Aufgaben eignen sich für Remote Work und welche für die Arbeit im Büro?
• Unternehmenskultur: Sind Prinzipien wie Vertrauen, Kommunikation und Accountability fest etabliert?
• Richtlinien und Compliance: Gibt es Richtlinien für flexibles Arbeiten, Datensicherheit und rechtliche Aspekte?
• Mitarbeiterpräferenzen: Fragt eure Teammitglieder nach ihrer Meinung zur idealen Arbeitsorganisation.

2. Wichtige Stakeholder einbeziehen und Entscheidungsrollen festlegen

Die Entscheidung, welches hybride Arbeitsmodell für euer Unternehmen am besten passt, sollte unter Einbeziehung verschiedener Stakeholder auf unterschiedlichen Ebenen getroffen werden. Dazu gehören:

• Führungsebene: Das Führungsteam legt die Gesamtvision und die strategischen Prioritäten fest.
• HR- & People-Teams: Die People-Teams kümmern sich um die Gestaltung der geltenden Richtlinien, Vielfalt und Compliance.
• Abteilungs- und Teamleiter:innen: Team- und Abteilungsleiter:innen können wichtige Einblicke in die funktionalen Anforderungen und den täglichen Arbeitsablauf geben.
• IT-Teams: Die IT-Abteilung muss die technische Bereitschaft für hybrides Arbeiten bewerten und sicherstellen.
• Facility- und Workplace-Manager:innen: Workplace- und Facility-Manager:innen sind für die Raumplanung und den Bürobetrieb zuständig und prüfen, ob die verfügbaren physischen Büroflächen mit den Anforderungen des gewählten Modells übereinstimmen.
• Mitarbeitervertretung: Das Feedback der Mitarbeitenden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das hybride Arbeitsmodell den tatsächlichen Bedürfnissen der Belegschaft entspricht und eine produktive, gesunde und zufriedene Belegschaft unterstützt.

3. Auswahlkriterien definieren und priorisieren

Bestimmt die Faktoren, die für euer Unternehmen am wichtigsten sind, wenn es um die Wahl eines passenden Hybridmodells geht, und weist jedem Faktor eine Gewichtung zu, die seine relative Bedeutung im breiteren organisatorischen Kontext widerspiegelt. Das könnte zum Beispiel sein:

• Unternehmensziele: Legt fest, welche Ziele am wichtigsten sind (z. B. Produktivität, Innovation, Kosteneffizienz) und von dem gewählten Modell unterstützt werden sollen.
• Teamdynamik: Geht die verschiedenen Abteilungen oder Funktionen durch und bestimmt diejenigen, die einen besonderen Bedarf an Zusammenarbeit haben.
• Kundenanforderungen: Berücksichtigt alle Kundeninteraktionen vor Ort, die an bestimmte Jobprofilen gekoppelt sind.
• Gebäudebedingte Einschränkungen: Berücksichtigt Aspekte wie Bürogröße, Standort und Kapazität, um festzustellen, ob eure Einrichtungen rotierende oder flexible Arbeitszeitmodelle unterstützen oder ob ein strukturierterer Ansatz erforderlich ist.
• Mitarbeiterwohlbefinden und Inklusion: Unterschiedliche Mitarbeitende haben unterschiedliche Bedürfnisse. Achtet darauf, die Bedürfnisse aller Mitglieder eurer Belegschaft zu berücksichtigen, einschließlich der Teammitglieder aus verschiedenen Generationen.

4. Entscheidungsmatrix verwenden, um hybride Arbeitsmodelle zu vergleichen

Erstellt eine Tabelle mit verschiedenen hybriden Arbeitsmodellen als Zeilen und den wichtigsten Überlegungen (also Faktoren) als Spalten (oder umgekehrt), bevor ihr die eigentliche Bewertung durchführt.

• Bewertet verschiedene Optionen: Erstellt eine Shortlist mit praktikablen Hybridmodellen und legt die Merkmale fest, die mit euren übergeordneten Organisationszielen, Prozessen und Werten übereinstimmen.
• Vergebt Scores und vergleicht die verschiedenen Modelle: Vergebt Punkte an die verschiedenen Modelle, aggregiert die Ergebnisse und holt qualitatives Feedback von euren Teams zu den verschiedenen Optionen ein.
• Analysiert und wählt eure beste Option: Überprüft die Ergebnisse und analysiert die Stärken und Schwächen jeder Option, um das Modell zu identifizieren, das am besten zu den Zielen, Werten und Bedürfnissen eurer Organisation passt.

Fazit: Die Wahl des richtigen hybriden Arbeitsmodells ist entscheidend

Es steht eine Vielzahl verschiedener Hybridarbeitsmodelle zur Auswahl, die von Remote-First über vollständig flexibel bis hin zu festen Bürotagen reichen. Unternehmen benötigen einen strukturierten Auswahlprozess, der die Bewertung ihrer Hybrid-Work-Bereitschaft, die Einbeziehung der richtigen Stakeholder, die Definition von passenden Auswahlkriterien und die Verwendung einer Entscheidungsmatrix zur Bewertung der verschiedenen Optionen umfasst, um letztendlich die beste Lösung zu finden.

Allerdings endet die erfolgreiche Einführung von Hybrid Work nicht mit der Wahl eines pasenden hybriden Arbeitsmodells. Es erfordert auch die Definition klarer Arbeitzeitpläne und Richtlinien, die Befähigung von Manager:innen, hybride Teams effektiv zu führen, und die Einführung der passenden Tools, um reibungslosen Abläufe und Prozesse zu gewährleisten. Wie genau ihr dazu vorgeht, lest ihr Schritt für Schritt in den nächsten Kapiteln dieses Guides.