Wie ihr erfolgreich einen hybriden Arbeitszeitplan auswählt und umsetzt

Was sind hybride Arbeitszeitpläne?

Hybride Arbeitszeitpläne sind die Rahmenbedingungen, die definieren, wann Mitarbeitende vor Ort und wann sie remote arbeiten. Sie können fix, flexibel, vom Unternehmen zugewiesen, von den Mitarbeitenden gewählt oder nach Abteilung zugeschnitten sein, solange sie mit den Bedürfnissen eures Teams, euren Unternehmenszielen und eurer verfügbaren Bürofläche übereinstimmen. Die Idee hinter einem hybriden Arbeitszeitmodell ist es, einen Zeitplan für eure Teams zu schaffen, der euch das Beste aus beiden Welten bietet: Zusammenarbeit und soziale Interaktion im Büro kombiniert mit dem Komfort eines Remote-Setups, wodurch Produktivität, Work-Life-Balance und stärkere Teamverbindungen unterstützt werden.

Hybrider Arbeitszeitplan vs. hybrides Arbeitsmodell vs. Hybrid-Work-Regelung

Die Begriffe "hybrider Arbeitszeitplan", "hybrides Arbeitsmodell" und "Hybrid-Work-Regelung" werden oft synonym verwendet, aber sie haben im Kern leicht unterschiedliche Bedeutungen.

• Hybrides Arbeitsmodell = die überliegende Gesamtstruktur (z. B. fix, flexibel, Office-First, Remote-First).
• Hybrider Arbeitszeitplan = die spezifischen Tage/Zeiten, an denen Mitarbeitende oder Teams vor Ort oder remote arbeiten.
• Hybrid-Work-Regelung = die offiziellen Regeln und Erwartungen innerhalb des Unternehmens in Bezug auf hybrides Arbeiten.

Warum ist es wichtig, einen hybriden Arbeitszeitplan festzulegen?

Hybride Arbeitszeitpläne spielen eine entscheidende Rolle bei der Koordination und Abstimmung im Team, denn sie bestimmen, wann und wo die Beschäftigten für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektabstimmung vor Ort verfügbar sind. Ein gut koordiniertes hybrides Arbeitszeitmodell ist der Schlüssel, um erfolgreich hybrid zu arbeiten. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Es erleichtert die Zusammenarbeit.
• Es hilft Führungskräften, Situationen zu vermeiden, in denen nur ein Teil des Teams anwesend ist.
• Es holt das Maximum aus der gemeinsamen Zeit des Teams vor Ort raus.
• Es baut stärkere Verbindungen auf.
• Es schafft Klarheit und Transparenz für alle.

Typen und Beispiele für hybride Arbeitszeitpläne

Zu den gängigen Arten von hybriden Arbeitszeitplänen gehören vollständig flexible, fixe bzw. unternehmensgesteuerte Ansätze, 3+2-Modelle für die hybride Arbeitswoche, teambasierte Arbeitszeitpläne, Rotationspläne basierend auf Kohorten und gestaffelte Bürozeiten. Jedes Arbeitszeitmodell bietet einen unterschiedlichen Grad an Flexibilität, Struktur und Zusammenarbeit.

Komplett flexibler hybrider Arbeitszeitplan

Ein flexibles hybrides Arbeitszeitmodell ermöglicht es den Beschäftigten, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten, je nach persönlichen Präferenzen, Absprachebedarf oder bestehenden Projektanforderungen. So kann ein Mitarbeiter zum Beispiel nur für wichtige Meetings oder für die Zusammenarbeit mit den Teamkolleg:innen einmal pro Woche kommen. Dieser Ansatz bietet den Beschäftigten zwar ein Höchstmaß an Flexibilität, erschwert aber die Koordination und das Management. Nur 8 % der Unternehmen weltweit haben eine vollständig flexible hybride Arbeitsregelung.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• Wenn Vertrauen und Autonomie zentrale Bestandteile eurer Unternehmenskultur sind.
• Wenn Mitarbeitende unterschiedliche persönliche Bedürfnisse, Pendelwege oder Arbeitsstile haben.
• Für Jobprofile, die keine ständige persönliche Zusammenarbeit erfordern, und für wissensintensive Aufgaben, bei denen Mitarbeitende ihre eigene Produktivität selbst steuern können.

Fixer oder unternehmensgesteuerter hybrider Arbeitszeitplan

Ein fixer hybrider Arbeitszeitplan (auch bekannt als unternehmensgesteuerter Arbeitszeitplan) definiert feste Tage für Büroarbeit und Remote Work. Bei diesem Top-Down-Ansatz definiert das Unternehmen die Regeln, wann und wie oft Mitarbeitende im Büro sein müssen. Beispielsweise könnten alle Mitarbeitenden verpflichtet sein, von Montag bis Mittwoch vor Ort und am Donnerstag und Freitag remote zu arbeiten. Wie eine aktuelle Cisco-Studie zeigt, schreiben 37 % der Unternehmen feste Bürotage vor, wobei Montag bis Mittwoch die häufigste Wahl ist.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• Wenn das Management eine vorhersehbare, konsistente Präsenz im gesamten Unternehmen wünscht und die Kontrolle über die Abläufe am Arbeitsplatz behalten möchte.
• Für Unternehmen, die aus Gründen der Produktivität, Sicherheit, Zusammenarbeit oder aus anderen Gründen den Fokus auf persönliche Anwesenheit legen.
• In Umgebungen, in denen die Ausrichtung aller Teams auf einen einheitlichen Zeitplan für Effizienz oder Unternehmenskultur erforderlich ist.

3+2-Modell für die hybride Arbeitswoche (fix oder flexibel)

Die 3+2-Hybridwoche ist ein beliebtes Modell, bei dem die Beschäftigten drei Tage im Büro und zwei Tage remote arbeiten - oder andersherum, je nach persönlichen Präferenzen oder Unternehmensregelung. Es gibt das Modell in zwei verschiedenen Varianten:

• Fix: Hier werden feste Tage im Büro festgelegt, die für alle gelten (z.B. Dienstag bis Donnerstag im Büro, Montag und Freitag im Homeoffice).
• Flexibel: Die Aufteilung von 3:2 wird beibehalten, aber die Beschäftigten können ihre Bürotage innerhalb der vereinbarten Regelungen selbst wählen.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• Wenn es darum geht, ein Gleichgewicht zwischen der Zusammenarbeit vor Ort und der Flexibilität von Remote Work herzustellen.
• Wenn das Management einen strukturierten hybriden Rhythmus wünscht, ohne Mikromanagement bei der Gestaltung der spezifischen Arbeitstage.
• Für Unternehmen, die eine einheitliche Kultur anstreben und gleichzeitig die Vorteile des Homeoffice nutzen wollen.

Wenn Unternehmen 2,5 oder 3 Tage im Büro vorschreiben oder ihr Büro nur auf dieses Modell auslegen (d. h. Desk Sharing für alle mit Homezone), trifft dies eben nicht den Wunsch von 69 % ihrer Belegschaft.
- Prof. Johanna Bath, Hybrid Work Expertin, Buchautorin, Speakerin & LinkedIn Top Voice

Teambasierter hybrider Arbeitszeitplan

Ein teambasierter hybrider Arbeitszeitplan gibt den einzelnen Abteilungen oder Teams die Freiheit, ihr eigenes hybrides Arbeitsmuster auf der Grundlage ihrer spezifischen Bedürfnisse festzulegen. Das Sales Team könnte sich zum Beispiel jeden Mittwoch und Freitag im Büro treffen, während die IT-Abteilung es vorzieht, nur donnerstags im Büro zu sein und den Rest der Woche remote zu arbeiten. Dieser Bottom-up-Ansatz hilft jedem Team, einen Wochenplan zu erstellen, der zu seinen Arbeitsabläufen und Gewohnheiten bei der Zusammenarbeit passt.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• Unternehmen mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Jobprofilen und Teamanforderungen.
• Unternehmen, die Wert auf die Autonomie ihrer Teams legen und Vertrauen fördern wollen.
• Diverse Teams mit unterschiedlichen Arbeitsrhythmen oder verschiedenen Zeitzonen.

Kohortensystem für hybride Arbeitszeitpläne

Das Kohortensystem gruppiert die Beschäftigten in "Kohorten" (d.h. eine Gruppe von Personen, die ein gemeinsames Merkmal haben) , die einen vordefinierten Zeitplan für die Aufteilung der Arbeit zwischen Büro und Homeoffice haben. Zum Beispiel könnte Kohorte A montags und dienstags vor Ort arbeiten und Kohorte B donnerstags und freitags. Hierbei handelt es sich um einen Top-Down-Ansatz, da die Zeitpläne vom Management festgelegt werden.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• In größeren Teams oder Abteilungen, wo der Platz im Büro begrenzt ist.
• Wenn es aus gesundheitlichen oder logistischen Gründen notwendig ist, die Überschneidungen zwischen verschiedenen Gruppen zu minimieren.
• Für Projekte, die eine enge Zusammenarbeit in kleineren Teams erfordern.

Gestaffelte Bürozeiten

Bei gestaffelten Bürozeiten verteilen sich die Anwesenheitszeiten der Mitarbeitenden über den Tag hinweg, um zu verhindern, dass das Büro zu voll wird. Anstatt dass alle zur gleichen Zeit im Büro ankommen und es gleichzeitig verlassen, beginnen und beenden die Beschäftigten ihren Arbeitstag zu unterschiedlichen Zeiten. Einige beginnen zum Beispiel früh am Morgen und verlassen das Büro bereits am frühen Nachmittag, während andere später kommen und bis zum Abend bleiben.

Wann sollte man sich für diesen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden?

• Wenn die Bürogröße oder Gesundheitsprotokolle kleinere, verteilte Gruppen erfordern.
• Um Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Pendelzeiten oder Verpflichtungen bei der Betreuung von Familienmitgliedern entgegenzukommen.
• Für Unternehmen, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten oder den ganzen Tag über Teams im Einsatz brauchen.

10 Best Practices für erfolgreiche hybride Arbeitszeitpläne

Die Implementierung eines hybriden Arbeitszeitmodells erfordert eine Abstimmung mit den Bedürfnissen des Unternehmens, ein gutes Verständnis der Präferenzen der Mitarbeitenden, eine Anpassung eures Bürolayouts und die Festlegung klarer Richtlinien und Erwartungen.

1. Richtet euren hybriden Arbeitszeitplan an den Bedürfnissen eures Unternehmens aus

Analysiert und versteht die verschiedenen Jobprofile und Arbeitsweisen in euren Teams. Sammelt Informationen von verschiedenen Abteilungen, Teams und Stakeholdern, um herauszufinden, wann die Anwesenheit im Büro den größten Mehrwert bietet.

2. Versteht die Flexibilitätspräferenzen eurer Mitarbeitenden

Nutzt Umfragen oder offene Gespräche, um herauszufinden, was euren Mitarbeitenden am wichtigsten ist, und nutzt dieses Feedback, um eine flexible, integrative Regelung zu entwerfen, die unterschiedliche Arbeitsstile unterstützt und die Mitarbeitenden engagiert hält. Einige bevorzugen möglicherweise mehr Remote-Tage, während andere besser und lieber im Büro arbeiten.

3. Koordiniert die Bürotage, um die Interaktion im Team zu maximieren

Synchronisiert eure Zeitpläne, um die Bürozeiten in wertvolle Momente für Kontakte, Problemlösung und Kreativität zu verwandeln. Indem ihr absichtliche Überschneidungen in euren hybriden Rhythmus einbaut, stellt ihr sicher, dass das Büro vor Energie und Zusammenarbeit nur so strotzt–und nicht einfach nur voll besetzt ist.

4. Gestaltet euer Büro neu, um hybride Bedürfnisse zu unterstützen

Bietet eine Mischung aus Hot Desks, Ruhezonen und Bereichen für die Zusammenarbeit und integriert hybridfreundliche Technologien wie Room-Booking-Systeme und Videokonferenz-Tools. Wenn euer Büro so angepasst ist, dass es sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Arbeit unterstützt, fühlt sich euer Team stärker eingebunden, befähigt und bereit zur Zusammenarbeit.

5. Dokumentiert und teilt eine klare Regelung für hybrides Arbeiten

Eure Hybrid-Work-Regelung sollte die Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit, Kommunikation, Wochenplanung, Equipment und Performance definieren. Gestaltet die Regeln transparent, macht sie für alle zugänglich und aktualisiert sie regelmäßig, um den sich ändernden Bedürfnissen eurer Belegschaft Rechnung zu tragen und Vertrauen und Klarheit auf allen Ebenen zu schaffen.

6. Macht Zusammenarbeit und Kommunikation zur Grundlage

Nutzt einheitliche Tools und Abläufe, um in Verbindung zu bleiben, sei es durch wöchentliche Team-Calls, asynchrone Updates oder gemeinsame Projektplattformen. Priorisiert einen offenen Dialog und macht Feedback zu einem festen Bestandteil der Teaminteraktionen, um eine Kultur der Verbundenheit zu schaffen, die verschiedene Standorte überspannt und dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

7. Schult Manager:innen im Führen hybrider Teams

Bietet Manager:innen Schulungen mit Fokus auf inklusive Führung, flexibles Performance Management und effektive Remote-Kommunikation. Bringt ihnen bei, wie sie Vertrauen aufbauen, Autonomie fördern und Teammitglieder unterstützen können, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.

8. Überprüft euer Hybridmodell regelmäßig und passt es an

Sammelt Feedback darüber, was funktioniert, was nicht klappt und wo Anpassungen erforderlich sind, und nutzt den Input, um sinnvolle Verbesserungen vorzunehmen. Ein flexibler, sich entwickelnder Ansatz stellt sicher, dass euer Hybridmodell auch in Zukunft einen Mehrwert bietet.

9. Überprüft, ob euer Tech-Stack kompatibel mit Hybrid Work ist

Checkt, ob eure Kommunikationsplattformen, Projektmanagement-Tools und Geräte sowohl Flexibilität als auch Sicherheit unterstützen. Stellt sicher, dass alle zuverlässigen Zugriff auf die Kernsysteme haben – unabhängig davon, wo sie arbeiten.

10. Testet und verfeinert euren hybriden Arbeitszeitplan, bevor ihr ihn offiziell einführt

Beginnt mit einer Umfrage, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden zu verstehen, und startet dann ein Pilotprojekt in kleinem Maßstab, um zu sehen, wie der Arbeitszeitplan in der Praxis funktioniert. Ein konkreter Implementierungsplan für hybrides Arbeiten hilft euch, den Überblick zu behalten und den Erfolg der Einführung zu sichern.

Wie deskbird die hybride Wochenplanung vereinfacht

deskbird bietet hybriden Teams eine einfach zu nutzende Plattform, die Funktionen für die Wochenplanung, Ressourcenbuchung, Raumverwaltung und Analytics kombiniert und die wichtigsten Herausforderungen bei Hybrid Work löst: Schwierigkeiten bei der Koordination von Bürotagen, Überfüllung an beliebten Präsenztagen, geschwächter Teamzusammenhalt und mangelnde Transparenz darüber, wer wann im Büro sein wird.

Einfache Buchung von Schreibtischen und Räumen

Die Desk-Sharing- und Raumbuchungs-Funktionen von deskbird helfen Mitarbeitenden, Arbeitsplätze, Meetingräume oder Bereiche für die Zusammenarbeit im Voraus zu reservieren, wodurch Doppelbuchungen vermieden und reibungslose Übergänge zwischen Remote- und Bürotagen ermöglicht werden.

Verbesserte Teamplanung und Koordination

Mit deskbird wissen die Mitarbeitenden, wer wann im Büro sein wird, sodass sie Meetings oder Absprachen vor Ort in der Gruppe planen können. Funktionen wie interaktive Gebäudepläne, eine übersichtliche Wochenplanung und die einfache Planung von Büro-Events machen die Koordination und Zusammenarbeit mühelos.

Integration mit Tools für die Zusammenarbeit

deskbird ist verfügbar in MS Teams und Slack und synchronisiert in Echtzeit mit Outlook, Google Calendar und eurem HRIS. Integrationen zwischen eurem Hybrid Scheduling Tool und anderen Workforce- und Büromanagement-Tools vereinfachen die tägliche Planung, verbessern die Zusammenarbeit und reduzieren Reibungsverluste bei der Wochenplanung. Die Synchronisierung der Wochenpläne der Mitarbeitenden zwischen Kalendern und Tools ist entscheidend, um hybride Arbeitszeitpläne erfolgreich zu verwalten.

Besseres Kapazitäts- und Flächenmanagement

Die Office Analytics von deskbird liefern Einblicke in die tatsächliche Büronutzung und helfen Unternehmen so, ihre Bürolayouts anzupassen und ihre Gemeinkosten zu senken, indem sie nur für die Flächen bezahlen, die sie tatsächlich brauchen. Daten über die Nutzung eurer Büroflächen und die Ressourcenauslastung helfen euch außerdem, euren hybriden Arbeitszeitplan mit euren physischen Büroflächen abzustimmen. Testet unseren Büro-Planungs-Rechner, um euren Arbeitsplatz zu konfigurieren und zu ermitteln, wie viel ihr jeden Monat mit deskbird sparen könnt.

Fazit: Erfolgreiche hybride Arbeitszeitpläne erfordern sorgfältige Koordination und Anpassung

Welches hybride Arbeitszeitmodell für euer Unternehmen geeignet ist, hängt von euren Mitarbeitenden, eurer Kultur und euren Zielen ab. Da sich die Bedürfnisse eures Teams und die Prioritäten des Unternehmens ändern, muss auch euer gewähltes Hybridmodell angepasst werden, was eine kontinuierliche Iteration zu einer zentralen Anforderung macht. Beginnt damit, einen Plan zu erarbeiten, messt, wie gut es funktioniert, sammelt Feedback und seid bereit, im Laufe der Zeit immer wieder Anpassungen vorzunehmen.

Einen hybriden Arbeitszeitplan festzulegen ist nur ein Teil der erfolgreichen Umsetzung von Hybrid Work in eurem Unternehmen. In den nächsten Kapiteln schauen wir uns an, wie ihr eine Hybrid-Work-Regelung erstellt, die allen Beteiligten Klarheit darüber verschafft, was erwartet wird, wie ihr erfolgreich ein hybrides Team führt, wie ihr die richtige Software für hybrides Arbeiten auswählt und vieles mehr.