So wählt ihr die richtige Hot Desking Software für euer Unternehmen

Warum ihr ein Hot Desking Tool braucht, das nicht Excel ist

Das Verwalten von Hot Desks in Excel kann für kleine Teams funktionieren, wird aber schnell langsam, fehleranfällig und schwer zu pflegen, wenn euer Unternehmen wächst. Tabellenkalkulationen müssen manuell aktualisiert werden, was zu Doppelbuchungen, No-Shows und null Transparenz darüber führt, wie euer Büro tatsächlich genutzt wird. Jede Änderung braucht Zeit für die Verwaltung, und jede Entscheidung basiert auf reinen Vermutungen.

Hot Desking Software löst all diese Probleme und ist damit eine viel bessere Alternative zur Arbeitsplatzbuchung in Excel. Ein spezielles Tool für Hot Desking löst nicht nur die Probleme, die beim manuellen Verwalten von Buchungen mit Tabellenkalkulationen entstehen, sondern bietet auch zusätzliche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Automatisierung, die Admin-Aufwand spart, indem sie manuelles Bearbeiten ersetzt und die Abwicklung von Check-ins, Stornierungen und No-Shows übernimmt.
• Keine Doppelbuchungen oder menschlichen Fehler mehr dank klarer Buchungsregeln und Echtzeit-Updates, die dafür sorgen, dass Schreibtische nicht überbucht werden können.
• Workplace Analytics, die euch Infos über Auslastung, die Tage mit den höchsten Präsenzquoten und Anwesenheitsmuster geben.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung dank klarer Übersicht darüber, wer im Büro ist, und einfacher Buchung über Desktop oder Mobile.
• Positiver Impact auf den ROI, weil die Bürokosten sinken, die Mitarbeitendne zufriedener sind und Flächen besser verfügbar sind.

Welche Kernfunktionen sollte eine Hot-Desking-Lösung haben?

Die besten Hot Desking Tools machen die Buchung für Mitarbeitende einfach und geben Workplace Teams die Daten, die sie brauchen, um besser zu planen. Achtet bei der Bewertung der Optionen auf Funktionen, die den täglichen Betrieb optimieren, sich mit euren vorhandenen Tools verbinden lassen und sich mit dem Wachstum eures Unternehmens problemlos skalieren lassen.

• Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen: Die Mitarbeitenden sollten sofort sehen können, welche Schreibtische frei, besetzt oder nicht verfügbar sind, damit sie sicher buchen können.
• Interaktive Gebäudepläne: Eine interaktive Karte hilft den Beschäftigten, den richtigen Platz zu finden und sich schnell einen Überblick über das Bürolayout zu verschaffen.
• Smarte Check-in-Optionen: Automatische oder zeitgesteuerte Check-ins verhindern Geisterbuchungen und sorgen dafür, dass nicht genutzte Schreibtische schnell wieder für die Buchung freigegeben werden.
• Klare Buchungsregeln und -limits: Sucht nach einer Lösung, die anpassbare Buchungsregeln wie Vorlaufzeiten, Teamzonen oder prioritären Zugriff bietet, um euer hybrides Arbeitsmodell zu unterstützen.
• Analytics: Starke Workplace Analytics, die Trends, Spitzentage und nicht genutzte Bereiche aufzeigen, helfen euch, eure Büroflächen zu optimieren und unnötige Immobilienkosten zu vermeiden.
• Skalierbarkeit: Stellt sicher, dass die Lösung mehrere Standorte, zusätzliche Nutzer:innen und zusätzliche Funktionen ohne Leistungseinbußen bewältigen kann und dass die Preisgestaltung transparent bleibt und zu eurem Wachstum passt.
• Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche: Ein übersichtliches, intuitives Design macht die Nutzung einfacher und sorgt dafür, dass eure Teams die Software besser annehmen.
• Integrationen: Nahtlose Integrationen mit Kalendern und Kommunikationsplattformen sorgen dafür, dass Buchungen immer mit Meetings und Arbeitsabläufen übereinstimmen.

Welche Integrationen sind wichtig, wenn ihr euch für eine Hot Desking Software entscheidet?

Eure Hot Desking Software läuft am besten, wenn sie mit euren anderen Tools verbunden ist, damit eure Teams Arbeitsplätze und Ressourcen über die Systeme buchen können, die sie schon kennen. Durch die Integration mit anderen Arbeitsplatztechnologien und Hybrid Work Tools fließen Daten automatisch, Buchungen bleiben aktuell und Mitarbeitende können Schreibtische reservieren, ohne sich in eine neue Software einarbeiten zu müssen. Kurz gesagt: Eine integrierte Lösung macht alles einfacher, wird von den Mitarbeitenden besser angenommen und sorgt dafür, dass eure Arbeitsplatzdaten in Kalendern, Kommunikationstools und internen Systemen immer auf dem neuesten Stand sind.

Hier sind ein paar wichtige Integrationen, auf die ihr bei der Auswahl einer Hot Desking Software achten solltet.

• Outlook & Microsoft Teams: Eine bidirektionale Synchronisierung mit MS Teams und Outlook sorgt dafür, dass Arbeitsplatzbuchungen direkt in den Kalendern der Mitarbeitenden erscheinen und in Echtzeit aktualisiert werden, sodass Überschneidungen zwischen Buchungen vermieden werden.
• Google Kalender: Die Integration mit Goofle Kalender lässt Mitarbeitende Arbeitsbereiche über den Kalender buchen und verwalten, den sie bereits nutzen.
• Slack: Verbindet das Hot Desking Tool mit Slack für schnelle Buchungen, Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen direkt in der Oberfläche, die ihr sowieso jeden Tag benutzt, was dem Hin- und Herwechseln zwischen Apps ein Ende setzt.
• Single Sign-on (SSO): SSO sorgt für reibungslosen Zugriff und mehr Sicherheit, weil sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden können.
• HRIS-Integration: Durch die Verbindung mit eurem HR-System werden Mitarbeiterdaten, Berechtigungen und Abwesenheiten automatisch synchronisiert, sodass das System immer zeigt, wer wann einen Schreibtisch reservieren kann.
• Benutzerverwaltung: Wenn ihr eure Hot Desking Software mit Benutzerverwaltungssystemen verbindet, könnt ihr ganz einfach viele Benutzer:innen hinzufügen oder entfernen und dabei Zugriffsrechte, Rollen und Verzeichnisinfos ohne manuellen Aufwand auf dem neuesten Stand halten.

Warum eure Hot Desking Software ein großartiges Nutzererlebnis sowohl für User als auch für IT-Admins bieten sollte

Eine Umfrage von Gartner hat gezeigt, dass neue Software bei 60 % der Mitarbeitenden für Frustration sorgt und dass 40 % der Nutzer:innen nach schlechten Erfahrungen mit einer Software diese nicht mehr benutzen wollen. Eine reibungslose User Experience ist deshalb essenziell, um die Akzeptanz sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Admins zu steigern. Mitarbeitende nehmen Hot Desking Tools nur an, wenn sie intuitiv und einfach zu bedienen sind. Das Gleiche gilt für IT- und Workplace-Admins. Je einfacher das System einzurichten, zu warten und zu skalieren ist, desto schneller wird euer Unternehmen den erwarteten ROI erzielen. Entscheidet euch daher für eine Hot-Desking-Lösung, die eine intuitive Benutzeroberfläche, eine leistungsstarke mobile App, eine einfache Einrichtung und Skalierung sowie klare Berechtigungskontrollen bietet, die die Verwaltung einfach halten und mit euren Hybrid-Work-Regelungen im Einklang stehen.

Wie integrierte Workplace Analytics eure Hot-Desking-Lösung noch leistungsstärker machen

Detaillierte Analysen sind eine der leistungsstärksten Funktionen von Hot Desking Software. Mit den eingebauten Analytics-Dashboards können Workplace und Facility Manager:innen die Auslastung von Schreibtischen verfolgen und die Raumnutzung besser verstehen. Diese Daten setzen Spekulationen ein Ende und helfen dabei, smartere Entscheidungen in Sachen Miete und Immobilien zu treffen. Mit klaren Einblicken in Belegung, Nachfrage und Verhaltensmuster können Unternehmen ihre Büroflächen optimieren, wenig genutzte Bereiche neu gestalten und zukünftige Investitionen in Büros mit Zuversicht planen.

Auf welche Analytics-Funktionen solltet ihr also bei der Auswahl einer Hot Desking Software achten?

• Tägliche und wöchentliche Belegungstrends zeigen euch, wie voll das Büro im Laufe der Woche ist, und helfen euch, die Tage mit der höchsten Auslastung zu erkennen.
• Die Nachfrage nach Schreibtischen und Bereichen hilft euch zu verstehen, welche Bereiche am beliebtesten und welche am wenigsten beliebt sind, um Layouts zu optimieren oder Räume und Flächen anderweitig zu nutzen.
• Mithilfe von Check-in- vs. No-Show-Quoten könnt ihr ungenutzte Reservierungen erkennen und die tatsächliche Auslastung messen.
• Die Anwesenheitsmuster der Mitarbeitenden zeigen hybride Arbeitsrhythmen auf Team- und/oder Abteilungsebene.
• Die Nutzungsanalyse nach Art der Ressource zeigt, wie gut die verschiedenen Kategorien von Arbeitsbereichen (Schreibtische, Meetingräume, Fokusbereiche, Kollaborationszonen) funktionieren.
• Der Vergleich von Kapazität vs. tatsächliche Nutzung zeigt, ob eure jetzige Bürofläche zur echten Nachfrage passt.

Entdeckt die beste Hot Desking Software für eure Teams

deskbird ist mehr als nur eine Hot Desking Software. Es ist eure go-to App für die Verwaltung von Hot Desking und Hybrid Work. Die App ist auf maximale Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung ausgelegt, sodass die Buchung von Arbeitsplätzen zum Kinderspiel wird. Gleichzeitig erhalten Unternehmen die Einblicke, die sie brauchen, um einen leistungsstarken, regelkonformen Arbeitsplatz zu schaffen. 

Teams können dank Funktionen wie interaktiven Gebäudeplänen und Echtzeit-Anwesenheitsaktualisierungen besser zusammenarbeiten, während die tiefe Integration mit Tools wie Outlook, MS Teams, Slack und HRIS-Systemen dafür sorgt, dass alles vernetzt ist und reibungslos läuft. Die Hot-Desking-Plattform von deskbird bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die Hot Desking zum Kinderspiel machen, darunter:

• Einfache Arbeitsplatzbuchung: Die Mitarbeitenden sollten schnell Schreibtische, Räume und Ressourcen buchen können, was für eine bessere Raumnutzung und einen einfachen Zugang zu den benötigten Arbeitsplätzen sorgt.
• Hybrid-Work-Lösung: deskbird ist für flexible Arbeitsmodelle gemacht und unterstützt sowohl Remote Work als auch die Arbeit vor Ort im Büro, um der Arbeitsrealität hybrider Teams gerecht zu werden.
• Einfach zu bedienende Oberfläche: Ein intuitives, übersichtliches Design erleichtert die Navigation im Tool, reduziert den Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz.
• Erweiterte Analytics: Leistungsstarke Workplace Analytics und Daten zur Flächennutzung und zum Verhalten der Mitarbeitenden helfen euch, die Raumaufteilung zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und klügere Entscheidungen in Bezug auf Immobilien zu treffen.
• Integrationsmöglichkeiten: Nahtlose Integrationen mit Tools wie Kalendern, HRIS, MS Teams oder Slack optimieren Workflows und reduzieren den administrativen Aufwand.
• Kosten- und Ressourcenoptimierung: Effizientes Buchungs- und Ressourcenmanagement senkt die Betriebskosten und hilft, unnötige Ausgaben für Immobilien oder Ressourcen zu vermeiden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Dank anpassbarer Einstellungen und Richtlinien passt sich die Plattform euren individuellen Arbeitsabläufen, hybriden Arbeitszeitplänen und Teamstrukturen an.
• Unterstützung der Zusammenarbeit: Einfache Buchungs- und Sichtbarkeitsfunktionen helfen Teams dabei, Tage vor Ort zu koordinieren, die Interaktion zu stärken und das Gesamterlebnis im Büro zu verbessern.
• Compliance: Organisationen können die Einhaltung ihrer Hybrid-Work-Regelungen durch Workforce Analytics und integrierte Workflow-Tools wie Buchungsregeln und Genehmigungsprozesse für Ausnahmen gewährleisten.

Was ihr bei der Auswahl einer Hot Desking Software beachten solltet

Bei der Wahl der richtigen Hot Desking Software geht es darum, ein Tool zu finden, das Buchungen automatisiert, hybrides Arbeiten einfacher macht und euch die Daten gibt, die ihr braucht, um euren Arbeitsbereich clever zu planen. Sucht nach Lösungen, die Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen, mobile Buchungen, eine intuitive Benutzererfahrung, starke Integrationen und solide Analytics kombinieren, weil diese Funktionen für einen reibungslosen täglichen Betrieb, eine hohe Mitarbeiterakzeptanz und eine strategische Flächenoptimierung sorgen.

Während viele Plattformen nur Ausschnitte dieses Gesamtbildes abdecken, vereint deskbird alles in einer benutzerfreundlichen, tief integrierten Lösung, die speziell für hybrides Arbeiten entwickelt wurde. Von der Implementierung von Hot Desking bis zur effektiven Verwaltung eures Hot-Desking-Büros macht deskbird es euch einfach, hybride Teams zu unterstützen und ein flexibles, effizientes und kollaboratives Arbeitsumfeld zu fördern.