¿Cómo colaborar eficazmente en un entorno de trabajo híbrido?

El trabajo híbrido ha transformado la forma en que los equipos colaboran. Si bien las herramientas digitales facilitan la coordinación remota, la oficina física sigue desempeñando un papel fundamental cuando los equipos se reúnen presencialmente. La mayoría de los empleados afirman que la interacción cara a cara es crucial para la colaboración y el establecimiento de relaciones. Esto significa que el diseño de tu oficina debe apoyar tanto el trabajo en equipo presencial como las conexiones híbridas. La transformación debe ser tanto digital como física para posibilitar una colaboración eficaz en todas las modalidades de trabajo.

Este artículo explora por qué es esencial replantear el diseño de la oficina y cómo crear un espacio de trabajo híbrido que fomente la colaboración y promueva una experiencia positiva para el empleado.

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Equipo híbrido y colaboración: la combinación perfecta

Colaboración: el nervio central de una empresa de éxito

Como dijo Martha Goedert: «Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado.» Fomentar la colaboración es uno de los pilares fundamentales para el éxito empresarial a largo plazo.

Sin embargo, el trabajo híbrido ha redefinido la forma en que los miembros del equipo colaboran. Incluso cuando las personas están equipadas con las mejores herramientas de colaboración remota del mercado, siguen considerando la interacción presencial un componente clave para una colaboración exitosa. Según el informe de estadísticas de trabajo híbrido de Zippia de 2022, el 87% de los trabajadores cree que reunirse en persona es importante para colaborar y construir relaciones con los compañeros.

El trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para la moral y la experiencia de los empleados. Esto fomenta la conexión en el lugar de trabajo, crea un sentido de pertenencia y mejora un sentimiento de comunidad fundamental para el bienestar mental y la satisfacción laboral. Pero ten cuidado. No nos referimos a forzar a las personas a trabajar colectivamente de forma constante. Nos referimos a facilitar la colaboración y ayudar a las personas a trabajar juntas gracias a un entorno profesional y las herramientas adecuadas.

Trabajo híbrido: el mejor enfoque para que los equipos prosperen

Aunque el trabajo híbrido exige a las organizaciones y a los responsables replantearse la colaboración, este nuevo estilo de trabajo es crucial para satisfacer las expectativas de una plantilla moderna. No hay vuelta atrás a la asistencia diaria a la oficina de 9.00 a 18.00.

Los beneficios del trabajo híbrido son enormes:

• Mayor satisfacción laboral
• Una conciliación laboral y personal más saludable
• Mayor productividad

Por estas razones y muchas otras, el trabajo flexible se ha vuelto innegociable para muchos empleados:

• El 37% de los candidatos rechazaría una oferta sin modalidades de trabajo flexible
• El 28% de los empleados rechazaría un ascenso profesional si implicara un horario totalmente presencial
• El 28% de los trabajadores rechazaría un nuevo empleo sin una política de "trabajo desde cualquier lugar"

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Colaborar en un entorno de trabajo híbrido: la importancia de transformar tanto la oficina digital como la física.

La colaboración en equipos híbridos no es sólo digital

Permitir modalidades de trabajo más flexibles obliga a las empresas a pensar y aplicar una estrategia de transformación digital rápida. Algunas organizaciones pueden sentirse perdidas con respecto a esta rápida evolución. Sin embargo, se trata de un paso esencial para garantizar el éxito de las prácticas de trabajo híbrido y hacer que su empresa esté preparada para el futuro. Los miembros del equipo deben poder trabajar desde casa y con sus compañeros con la misma fluidez que cuando están todos en la oficina.

Sin embargo, con un modelo de trabajo híbrido, no todo ocurre virtualmente como en una política totalmente remota. Por lo tanto, la colaboración debe prosperar también in situ, independientemente de que todo el equipo esté en la oficina. Por eso es primordial transformar tanto el lugar de trabajo digital como el físico. Cuando están en las instalaciones, los empleados deben tener acceso a espacios de trabajo que permitan la colaboración con los compañeros de la oficina y con los que trabajan a distancia.

Los cuatro tipos de colaboración en un entorno híbrido

La colaboración se manifiesta de diversas formas. A continuación, te presentamos los cuatro tipos que podrías experimentar:

• Colocalizado y sincrónico. En este escenario de colaboración, los empleados colaboran desde la misma ubicación física. Por ejemplo, todos se reúnen en la oficina los miércoles. Durante estas jornadas, suelen reservar más espacios colectivos que individuales.‍
• Colocados y asíncronos. En este caso, las personas también comparten el mismo lugar de trabajo, pero trabajan por separado en sus propias tareas. En este caso, los miembros del equipo prefieren priorizar las áreas tranquilas y los escritorios individuales.‍
• Remoto y síncrono. En un sistema de colaboración remoto y síncrono, todos trabajan juntos, pero desde casa o un tercer lugar de trabajo. Esto es especialmente relevante para los equipos distribuidos. Contar con las mejores herramientas de colaboración online es fundamental.‍
• Remoto y asíncrono. El último tipo de colaboración para equipos híbridos es cuando cada miembro trabaja de forma individual y remota. Se centran en tareas para proyectos de grupo, pero de forma autónoma. Esto suele ocurrir antes de cambiar al modo síncrono, por ejemplo.

El papel del espacio de oficina y su impacto en la colaboración

Centrarse en tareas individuales en casa y planificar el trabajo colaborativo para los días presenciales.

Con el trabajo híbrido, muchos empleados adaptan sus formas de trabajar. La mayoría prioriza las tareas individuales para el teletrabajo y reserva las relacionadas con proyectos en grupo para los días en la oficina. Por lo tanto, el rol del espacio de trabajo físico está cambiando por completo. Aunque algunos miembros del equipo aún disfrutan trabajando de forma independiente en la oficina, la mayoría busca reservar un lugar en un entorno colaborativo para trabajar con sus compañeros. Los gestores de CRE y de instalaciones deben considerar este aspecto para replantear el propósito de la oficina y crear un espacio de trabajo que satisfaga las expectativas de la fuerza laboral híbrida.

Crear zonas que fomenten las "interacciones en el refrigerador" y la unión del equipo

Otra forma en que el propósito de la oficina cambia en un entorno de trabajo híbrido es que ya no es un lugar relacionado únicamente con las tareas laborales. Se convierte en un punto de encuentro para socializar y reconectar con los compañeros después de unos días o semanas de trabajo remoto. ¿Qué tiene esto que ver con la colaboración y el diseño de oficinas? Mucho, porque significa que existe un interés real en crear espacios dedicados a las interacciones presenciales y al fortalecimiento del equipo. Estas zonas de esparcimiento no están diseñadas para trabajar, sino para disfrutar del tiempo con los compañeros y construir una conexión genuina entre sí. Habilitar esto influye fuertemente en cómo los empleados interactúan y colaboran.

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Construir espacios diseñados para equipos híbridos

El entorno de oficina puede contribuir a mejorar la cohesión y el trabajo en equipo en un entorno de trabajo flexible, desde el hardware hasta el software. Los equipos híbridos necesitan acceder a herramientas y recursos específicos de colaboración híbrida para trabajar juntos sin estar en la misma ubicación.

Casi todos hemos tenido la experiencia en videoconferencias del gato de Samy pasando por delante de la pantalla y de Chloe lidiando con su mala conexión a internet. Por lo tanto, todos sabemos que la tecnología desempeña un papel clave en la colaboración eficiente en un entorno de trabajo híbrido. Más adelante en el artículo, explicaremos las herramientas y recursos disponibles, cómo fomentan la colaboración híbrida y por qué las empresas deberían considerar seriamente invertir en ellos.

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Mejores prácticas para fomentar el trabajo en equipo y la colaboración en un entorno híbrido

Datos y personas: tus recursos más valiosos para crear un próspero entorno de trabajo híbrido

1. Datos

El primer paso para crear un espacio de trabajo que fomente el trabajo en equipo y la colaboración es estudiar en detalle tus analíticas del workplace. Por ejemplo, necesitas determinar el uso de tu oficina y las tasas de ocupación.

Preguntas clave a responder con datos:

• ¿Las áreas colectivas son utilizadas principalmente por tu fuerza laboral híbrida?
• ¿Prefiere su personal seguir trabajando en escritorios individuales como en un modelo de trabajo tradicional?
• ¿Se reservan algunas de las salas de reunión con más frecuencia que otras?
• Si es así, ¿se debe a que están equipados con hardware específico?

Los datos pueden responder a todas estas preguntas y muchas más. Pero, ¿de dónde obtienes esta información? Las analíticas del espacio de trabajo son tu mina de oro; por ejemplo, puedes encontrarlas en la app de deskbird.

2. Empleados

Tomar decisiones basadas en datos es una de las claves para construir un entorno de trabajo próspero. Sin embargo, la opinión de las personas es el ingrediente secreto para fomentar la colaboración y desencadenar la satisfacción y la felicidad entre los trabajadores. Preguntando directamente a los trabajadores, puede comprender qué falta o qué podría mejorarse en su configuración híbrida. Esto puede hacerse mediante un cuestionario de satisfacción de los empleados específico para ese tema o mientras compartes un café con tus compañeros.

Todos los departamentos deben trabajar juntos para diseñar una oficina colaborativa exitosa.

Los gestores de CRE y de instalaciones desempeñan un papel crucial en la creación de un entorno de trabajo que fomente la colaboración. No obstante, la colaboración con otros departamentos es fundamental para el éxito de dicha iniciativa.

Los colaboradores clave incluyen:

• Equipo de TI: Esencial para implementar herramientas de colaboración híbrida digital de manera eficiente y segura.
• Líderes de equipo: Ayuda a comprender mejor las necesidades de los empleados para facilitar el trabajo en equipo en el entorno laboral.
• Gerentes financieros: Define la viabilidad financiera de esos cambios y determina el impacto económico de tus esfuerzos para construir un entorno de trabajo más colaborativo en las finanzas de la empresa.

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La tecnología: su papel esencial para fomentar el trabajo en equipo y la colaboración en la oficina

3. Software de reserva de salas

La reserva de aulas, como deskbird, es una aplicación integrada que permite a los miembros del equipo reservar una sala de reuniones para una hora determinada desde su teléfono o su ordenador. Puede que no todas las salas de reuniones estén equipadas de la misma manera. Algunas pueden tener pizarras blancas y mesas conectadas, mientras que otras tienen sistemas para compartir pantallas en directo. Con este sistema de reserva de espacios, los empleados pueden asegurarse de obtener la sala de reuniones que necesitan para colaborar en condiciones óptimas.

4. Plataforma de programación híbrida

Imagínate lo frustrante que resulta llegar a la oficina y planear trabajar con un compañero en un proyecto común para darse cuenta de que esa persona no está trabajando in situ ese día. Estas situaciones pueden afectar profundamente al nivel de colaboración de los empleados. Para resolver este problema, te recomendamos que utilices una plataforma hybrid scheduling (la aplicación deskbird también está equipada con una función de planificación semanal ). De este modo, los jefes y los miembros del equipo pueden ver los horarios de los demás y planificar su semana en consecuencia.

5. Análisis de la oficina 

Como se mencionó, la analítica del espacio de trabajo es una valiosa fuente de información para crear un entorno de trabajo que fomente el trabajo en equipo y la colaboración. A través de tu infraestructura digital, continúa recopilando y examinando datos para determinar si la distribución de la oficina se utiliza como imaginaste. También te permite detectar áreas de mejora para seguir mejorando la colaboración entre tu fuerza laboral híbrida.

6. Hardware conectado

La tecnología de oficina inteligente desempeña un papel fundamental para conectar a los empleados presenciales y remotos en un entorno de trabajo híbrido. Las empresas especializadas en este campo están desarrollando tecnologías que nunca hubiéramos imaginado hace unos años.

Según tus necesidades y tu presupuesto, puedes invertir en las siguientes herramientas de colaboración híbrida:

• compartir pantalla en directo;
• Dispositivos de RV (Realidad Virtual);
• pizarras blancas;
• tablas conectadas;
• máquinas de café inteligentes ☕ (no subestimes el poder de una pausa para el café para crear vínculos de equipo e ideas creativas);
• etc.

El vínculo entre el diseño de la oficina y el trabajo en equipo

Transformar el espacio de trabajo digital y rediseñar tu oficina es fundamental para fomentar la colaboración de equipos híbridos. Analizar los datos y dialogar con los empleados y otros departamentos te permite identificar dónde la fuerza laboral híbrida encuentra mayores dificultades y qué aspectos priorizar. Con retroalimentación constructiva y un buen trabajo en equipo, puedes satisfacer las necesidades de las personas que colaboran en un entorno de trabajo híbrido.

Además de ajustar los tipos de espacios de trabajo que ofreces, también es fundamental considerar la actualización de software y hardware para dotar a tu equipo de las herramientas y recursos idóneos que les permitan prosperar en un modelo de trabajo flexible. ¿Buscas un sistema de gestión de espacios de trabajo híbridos intuitivo que se adapte a tus requisitos?

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