9 formas de hacer tu oficina más acogedora

El trabajo híbrido ha redefinido nuestra concepción de los espacios de oficina acogedores. Con una asistencia presencial que registra una caída del 30% en comparación con las normas prepandemia, el desafío no es solo que los empleados regresen, sino que quieran hacerlo.

Un lugar de trabajo acogedor impulsa la productividad y la moral, haciendo de la oficina una mejor opción que el hogar. Para hacer tu oficina más acogedora y contrarrestar la baja asistencia híbrida presencial, enfócate en espacios de trabajo diversos, mobiliario ergonómico, diseños biofílicos, zonas sociales, políticas de mascotas, eventos, altos estándares de limpieza y tecnología como deskbird para una reserva sencilla que reduzca las frustraciones.

Esta guía comparte nueve estrategias efectivas para transformar tu oficina en un espacio acogedor que tu equipo adore, además de seis razones por las que este cambio es esencial para las empresas modernas.

9 recomendaciones para que tu oficina sea más acogedora

1. Crear un espacio de oficina con varios tipos de puestos de trabajo

Un espacio de oficina que satisfaga las necesidades de tus empleados es clave para impulsar su productividad. Hazlo más atractivo incorporando una variedad de espacios de trabajo para diferentes tareas y preferencias:

• Hot desks para mayor flexibilidad
• Escritorios asignados para quienes prefieren puestos fijos
• Espacios abiertos que fomentan la colaboración y comunicación espontáneas
• Cubículos para el trabajo concentrado
• Salas de reunión equipadas para el trabajo en equipo y presentaciones a clientes
• Salas de descanso acogedoras para reuniones informales o trabajo individual relajado

Diseña cada zona teniendo en cuenta su uso específico, garantizando que tus empleados dispongan del entorno adecuado para lo que les depare su jornada laboral. Esta diversidad mejora la funcionalidad y convierte a tu empresa en un lugar de trabajo dinámico y atractivo.

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2. Diseñar un entorno de oficina que fomente las interacciones sociales y la colaboración

Diseñar una oficina que fomente las interacciones sociales y la colaboración aumenta significativamente la creatividad y la cohesión del equipo. Para conseguirlo, piensa en crear espacios abiertos de fácil acceso, inclusivos y acogedores para todos. Equipa estas zonas con asientos flexibles y mobiliario móvil para acomodar grupos de distintos tamaños y tipos de reuniones.

También puedes incluir espacios relajados, como zonas de descanso y grandes mesas compartidas para almorzar, donde los empleados puedan reunirse informalmente. Estos lugares fomentan las charlas informales y las sesiones de intercambio de ideas, lo que a menudo conduce a la innovación y a un mayor sentido de comunidad en el trabajo. Al integrar estos elementos en el diseño de su instalación, creará un entorno que favorezca el trabajo colaborativo y refuerce las relaciones entre los miembros del equipo.

3. Invierte en mobiliario ergonómico

Invertir en mobiliario ergonómico es esencial para crear un espacio de trabajo saludable y productivo. Sillas, escritorios y accesorios ergonómicos apoyan la postura natural del cuerpo, reduciendo la tensión en la espalda, el cuello y las muñecas. Esto se traduce en menos fatiga y menos lesiones relacionadas con el trabajo.

Al proporcionar sillas y mesas ajustables, permites a tus empleados personalizar sus estaciones de trabajo para adaptarse a sus necesidades individuales, mejorando la comodidad y la eficiencia durante todo el día. Este tipo de atención al bienestar de los empleados eleva la moral y aumenta la productividad al mantener a todos cómodos y concentrados. Al priorizar el mobiliario ergonómico, inviertes en la salud de tu equipo, demuestras un compromiso con su satisfacción laboral general y haces que el WFO (trabajo desde la oficina) sea más agradable que el WFH (trabajo desde casa).

4. Juega con los colores y el diseño biofílico de oficinas

La incorporación del diseño biofílico, que implica añadir componentes naturales como plantas, exposición a la luz natural y uso de materiales como la madera o la piedra, no sólo potencia tu oficina, sino que también mejora la calidad del aire y la salud mental. Integrar colores y elementos naturales repercute significativamente en el bienestar y la productividad de tu personal. 

Integrar colores y elementos naturales impacta significativamente el bienestar y la productividad de tu personal. Implementar colores estratégicamente mejora el estado de ánimo y la energía de los miembros de tu equipo:

• Los tonos azules fomentan la calma y la concentración.
• Los verdes crean un área de descanso que reduce la fatiga visual

Este enfoque reduce los niveles de estrés y aumenta la satisfacción de los empleados, convirtiendo tu espacio de trabajo en un entorno más saludable y acogedor.

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5. Considera la posibilidad de aplicar una política sobre animales de compañía en el lugar de trabajo

Considerar una política de mascotas en el lugar de trabajo podría ser una forma innovadora y efectiva de mejorar el ambiente de tu oficina, especialmente en un entorno de trabajo híbrido. Permitir mascotas en el lugar reduce el estrés, aumenta la satisfacción laboral y fomenta las interacciones entre empleados que quizás no suelen conectar.

Esta política beneficia a tu fuerza laboral flexible al hacer que los días de trabajo sean más atractivos y agradables, ya que pueden traer a sus amigos de cuatro patas. Esto, innegablemente, fomenta la asistencia presencial y la colaboración. La presencia de mascotas puede hacer que el lugar de trabajo se sienta más hogareño y acogedor. Esto es especialmente útil al intentar equilibrar la comodidad del hogar con el entorno profesional del lugar de trabajo.

Antes de implementar una política de este tipo, asegúrate de establecer pautas claras para abordar cualquier preocupación relacionada con alergias o fobias y así mantener la comodidad de todos los empleados.

6. Organiza eventos de oficina y actividades de unión de equipos.

Organizar actos en la oficina y actividades para unir al equipo es una forma fantástica de crear una comunidad más fuerte en el lugar de trabajo. Los actos sociales periódicos y los ejercicios de creación de equipos tienden puentes entre los días de trabajo a distancia y los días de trabajo presencial, fomentando la unidad y la colaboración entre todos los empleados. Ya sea a través de talleres creativos, actividades al aire libre o reuniones informales, estos eventos motivan a la gente a venir a la oficina y mejoran las relaciones que podrían no desarrollarse tan naturalmente cuando los equipos están físicamente separados. 

La puesta en práctica de este tipo de actividades levanta la moral y mejora el trabajo en equipo, haciendo que su lugar de trabajo sea más dinámico y atractivo. Además, este enfoque es crucial para mantener una cultura empresarial cohesionada en un entorno híbrido, donde los empleados podrían sentirse desconectados.

7. Mantén tu entorno de trabajo limpio y ordenado

Mantener un espacio de trabajo limpio y desordenado es crucial para fomentar una experiencia de oficina agradable. Un espacio ordenado mejora la concentración y la eficiencia y contribuye a crear un ambiente más saludable al reducir el polvo y los alérgenos. La limpieza y el orden periódicos ayudan a garantizar que tus empleados dispongan de una zona de trabajo agradable y funcional, tanto si acuden todos los días como si lo hacen sólo unas pocas veces a la semana. 

Esta práctica es relevante en espacios compartidos y oficinas con hot-desking, comunes en modelos híbridos, donde la limpieza afecta directamente la experiencia diaria de múltiples empleados. Fomentar que todos mantengan sus áreas ordenadas y proporcionar soluciones de almacenamiento adecuadas marcan una diferencia significativa para mantener un entorno ordenado.

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8. Facilitar el acceso a la oficina eliminando los conflictos de horarios.

Es esencial que tu oficina sea fácilmente accesible y no tenga conflictos de horarios. Implementando un sistema de reserva de espacio de trabajo como deskbird, los usuarios pueden reservar sus escritorios o salas de reuniones con antelación. Así se minimiza la frustración de no encontrar un lugar de trabajo disponible a la llegada. Contar con este tipo de comodidad anima a los empleados a venir a trabajar más a menudo, ya que les resulta más fácil alternar entre el trabajo desde casa y el trabajo in situ.

Estas prácticas mejoran el funcionamiento diario y favorecen una cultura de trabajo flexible al adaptar el espacio físico de trabajo a las necesidades dinámicas de tu equipo. Este enfoque es clave para mantener la armonía y la eficiencia en un entorno híbrido.

9. Utilizar la tecnología en el lugar de trabajo para aprovechar tu oficina física

Aprovechar eficazmente la tecnología en el lugar de trabajo es esencial para mejorar tu espacio de trabajo físico. Al usar herramientas como deskbird, aseguras que los miembros de tu equipo puedan reservar espacios de trabajo y aparcamiento con antelación. Esto reduce las molestias diarias y el tiempo perdido. 

Además, puedes utilizar tecnologías avanzadas como la realidad virtual (RV) para ofrecer experiencias inmersivas y colaborativas que son difíciles de duplicar en casa, motivando a los empleados a volver al trabajo. Este tipo de recursos agilizan las operaciones y mejoran la experiencia general en el lugar de trabajo, lo que permite al personal centrarse más en su trabajo y menos en las frustraciones logísticas. 

Implementar estos sistemas también favorece una mejor utilización y planificación del espacio, asegurando un uso óptimo de los recursos. Al adoptar tecnologías modernas para el lugar de trabajo, mejoras la funcionalidad y te comprometes con un entorno de trabajo a prueba de futuro.

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6 razones por las que hacer tu oficina más atractiva y acogedora es imprescindible

1. La cantidad de espacio de oficinas sin utilizar nunca ha sido tan alta

El uso del espacio presencial ha cambiado significativamente a medida que los modelos de trabajo híbrido están en auge. Los expertos esperan que la demanda de espacio de oficina en algunas ciudades importantes sea un 20% menor para 2030. Esto se debe a que las configuraciones de trabajo híbrido, donde los empleados dividen su tiempo entre el hogar y el trabajo, siguen siendo populares. La COVID-19 también ha acelerado la tendencia de las personas a mudarse de los centros urbanos, lo que llevó a una disminución de la densidad de población, lo que afecta aún más la demanda de espacios de trabajo.

Hay dos estrategias dominantes a considerar:

• Optimización y rediseño de espacios
• Transformándolos en lugares más atractivos y acogedores para atraer de nuevo a los empleados

Debido a estas dinámicas, las empresas deben replantearse cómo utilizan y diseñan los espacios de oficina. Esto es para mantenerse al día a medida que cambian las tendencias y preferencias.

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2. Los empleados quieren interactuar en persona, pero prefieren la comodidad de su hogar.

A muchos empleados les gusta trabajar desde casa debido a la flexibilidad y comodidad, pero siguen valorando la interacción presencial que obtienen en la oficina. Tu objetivo debe ser hacer de tu lugar de trabajo un espacio tan gratificante y acogedor como un hogar, para que los días de oficina se conviertan en su opción preferida. Al hacer esto, creas más oportunidades para la colaboración y comunicación presencial, lo que impulsa la productividad y el trabajo en equipo.

Es posible cambiar la tendencia creando un ambiente hogareño en la oficina, animando a los empleados a trabajar allí en lugar de en casa. Empieza con muebles cómodos, iluminación cálida y toques personales como plantas u obras de arte para que tu oficina se sienta más hogareña. Una cocina bien equipada, una zona de descanso acogedora y espacios de trabajo flexibles también pueden ayudar a fomentar una sensación de familiaridad. Cuando la oficina se siente acogedora y cómoda, es más probable que la gente acuda en lugar de trabajar desde casa.

3. Algunos trabajadores tienden a ser más productivos en casa que en la oficina

Muchos de tus empleados pueden descubrir que son más productivos trabajando desde casa. De hecho, el 60,4% de los trabajadores afirman que aumentan su productividad debido a las menores distracciones que suelen encontrarse en los entornos de oficina. Esta importante estadística subraya la necesidad de que el diseño de su lugar de trabajo evolucione. Es esencial crear un espacio de trabajo que refleje la tranquilidad y funcionalidad del hogar. Mejorar tu oficina para facilitar el trabajo concentrado y minimizar las interrupciones convierte tu oficina en un lugar más atractivo para trabajar. 

Con este cambio, no solo satisfaces las necesidades de productividad de tus empleados, sino que también mejoras su satisfacción laboral general. Por esta razón, es importante reevaluar y optimizar la distribución de tu espacio de trabajo.

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4. Muchos edificios de oficinas ya no se adaptan a las nuevas formas de trabajar

Los modernos modelos de trabajo híbridos requieren espacios de oficina versátiles y adaptables. Como CRE o facility manager, debe transformar sus espacios para responder a las nuevas necesidades de su equipo. A la gente le gusta el trabajo remoto sobre todo porque hay menos distracciones, y le encanta el trabajo in situ porque es colaborativo y pueden interactuar con sus compañeros. Intente crear zonas tranquilas y áreas de reunión de equipo para alternar entre ellas. 

El mobiliario flexible y las mamparas móviles facilitan la reconfiguración de los espacios de trabajo para adaptarlos a diferentes tareas y estilos de trabajo. Con este nivel de adaptabilidad, los trabajadores modernos pueden colaborar durante las reuniones y concentrarse en zonas tranquilas, lo que aumenta la productividad y la satisfacción. Esto beneficia tanto a sus empresas como a sus empleados.

5. El papel y el uso de la oficina han cambiado

Las oficinas se utilizan menos que antes para tareas solitarias. Se han convertido en lugares donde los equipos acuden a colaborar y donde se producen interacciones sociales. Debido a este cambio, los lugares de trabajo deben rediseñarse para apoyar mejor estas funciones. Los mejores diseños actuales integran espacios de trabajo flexibles que permiten tanto reuniones planificadas como interacciones espontáneas, creando un entorno de trabajo vibrante y comunitario. 

Las oficinas de trabajo que fomentan la creatividad y el trabajo en equipo tienen muchos beneficios, entre ellos un tejido social más fuerte. Esto hace que el proceso sea más agradable y productivo para todos los implicados.

6. La oficina física es esencial para mantener la conexión en el lugar de trabajo

Mantener las conexiones entre compañeros y reforzar un sentimiento de identidad y pertenencia en el lugar de trabajo es crucial. Aunque el trabajo a distancia se ha convertido en algo habitual, la oficina sigue proporcionando un espacio para interacciones directas y significativas y refuerza las relaciones profesionales. No sólo sociales, estas conexiones fomentan una cultura de colaboración, impulsan el compromiso de los empleados y fomentan un compromiso colectivo con la empresa.

Una oficina física facilita las interacciones sociales y profesionales que mantienen a tu equipo productivo y comprometido. Un entorno acogedor con espacios de trabajo flexibles, espacios de colaboración y distribuciones versátiles facilita la conexión entre las personas. Los empleados se comunican con mayor eficacia y comparten ideas libremente sin barreras rígidas, fomentando una cultura orientada al trabajo en equipo.

Hacer que los lugares de trabajo sean atractivos es esencial para el éxito del modelo híbrido

Transformar tu negocio para que sea más acogedor apoya directamente las necesidades de los equipos modernos. Esto significa ofrecer una variedad de espacios de trabajo, incorporar elementos naturales y ergonómicos, invertir en tecnología que simplifique las operaciones diarias y adoptar políticas que hagan la oficina aún más atractiva, como permitir mascotas. Estos cambios hacen que tu lugar de trabajo sea más atractivo mientras demuestran un compromiso con la satisfacción y comodidad de tus trabajadores.

Al aprender a hacer una oficina más acogedora, transformas la dinámica de tu negocio e impulsas la productividad general. Empieza hoy mismo a replantearte tu espacio de configuración y solicita una demo gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo nuestro software de gestión del lugar de trabajo puede ayudarte a mejorar la experiencia de tus empleados en la oficina.