Costo de los desplazamientos: más allá del impacto financiero
Este artículo desglosa el costo real de los desplazamientos al trabajo según el modo de transporte, explica cómo afecta la salud y la productividad de los empleados, y muestra cómo las empresas pueden reducir estos gastos a través de políticas de trabajo híbrido, subsidios de desplazamiento y una mejor coordinación de la oficina.
TL;DR
El costo de los desplazamientos debe considerar el combustible, el mantenimiento y el valor del tiempo invertido en viajar. Más allá del dinero, los desplazamientos también afectan la salud de los empleados, la productividad y el medio ambiente. Esto convierte las políticas de trabajo híbrido en una ventaja estratégica para las empresas que buscan reducir estos costos ocultos.
- Los costos de los desplazamientos en Estados Unidos promedian $55 al día ($9,470 al año) al incluir el tiempo y los gastos
- Los impactos en la salud incluyen mayor estrés, riesgo de burnout y un menor equilibrio entre vida laboral y personal
- El trabajo híbrido y la coordinación inteligente de la oficina pueden reducir significativamente la frecuencia y los costos de los desplazamientos
¿Cuál es el costo económico de los desplazamientos de tus empleados?
El costo de los desplazamientos se acumula más rápido de lo que la mayoría de la gente se da cuenta. Combina los gastos directos con el valor del tiempo perdido, y el trabajador estadounidense promedio gasta aproximadamente $9,470 al año. Eso es aproximadamente $55 al día solo para ir y volver del trabajo.
Así es como se desglosan esos costos por modo de transporte:
[Table1]
El precio de ir al trabajo en coche
Si tener un coche es un requisito para tus empleados, esto implica un gasto adicional. El conductor promedio gasta alrededor de $1,249 anualmente solo en combustible y mantenimiento básico. Eso es solo el comienzo.
El panorama completo incluye:
- Pagos de compra o arrendamiento de vehículos
- Primas de seguro de coche
- Mantenimiento y reparaciones regulares
- costos de combustible (que varían según la región y la eficiencia del vehículo)
- Peajes y costos de aparcamiento
Semanalmente, necesitan llenar el tanque de gasolina y a veces pagar peajes para llegar a la oficina. Todos estos gastos deben considerarse al hablar del costo financiero de los desplazamientos, no solo el combustible.
Cómo los costos de aparcamiento se suman a tus gastos de desplazamiento
Los costos de aparcamiento son a menudo el gasto oculto que toma a los viajeros por sorpresa. El aparcamiento mensual en los principales centros urbanos puede costar entre $200 y $500 o más, lo que hace que las soluciones de gestión de aparcamiento efectivas sean esenciales para las oficinas híbridas. Incluso los parques de oficinas suburbanos cobran cada vez más por el aparcamiento o tienen plazas gratuitas limitadas.
El costo varía drásticamente según la ubicación. Una plaza de aparcamiento en Manhattan promedia más de $500 al mes. Un parque de oficinas suburbano podría ser gratuito pero requerir un viaje más largo. De cualquier manera, el aparcamiento añade fricción y gasto a cada visita a la oficina.
Para las empresas que gestionan espacios de trabajo híbridos, el aparcamiento se convierte en un desafío de coordinación. Cuando todos acuden los mismos días, las plazas se llenan rápidamente. Herramientas como deskbird incluyen funciones de reserva de aparcamiento que permiten a los empleados asegurar una plaza antes de comprometerse con el trayecto.
El costo de los desplazamientos en transporte público
El desplazamiento en coche sigue siendo la forma principal de ir del punto A al B. El transporte público se ha vuelto más común en los últimos años. Según datos recientes, más del 74% de los estadounidenses se desplazan en coche, mientras que alrededor del 15% utiliza soluciones públicas.
Tomar el transporte público cuesta menos que conducir. Los abonos de transporte mensuales en las principales ciudades de EE. UU. oscilan entre $75 y $150, en comparación con más de $400 para los desplazamientos en coche. Para contextualizar, los viajeros de tren del Reino Unido pagan un promedio de $512 al mes, lo que demuestra cómo los costos varían a nivel mundial.
Sin embargo, el transporte público a veces lleva más tiempo que conducir. No todo el mundo tiene una parada de autobús, metro o estación de tren cerca de casa. Los beneficios para el viajero, como los programas de tránsito antes de impuestos, pueden ayudar a compensar estos costos.
Deducción fiscal por desplazamiento al trabajo
Muchos empleados se preguntan si pueden deducir los gastos de desplazamiento de sus impuestos. Lamentablemente, esto no es posible. Solo califican los costos de viajes de negocios. Todos los trabajadores deben pagar de su bolsillo el trayecto de casa al lugar de trabajo.
Algunos empleadores ofrecen beneficios antes de impuestos que permiten a los trabajadores reservar dinero para el transporte o el aparcamiento antes de que se calculen los impuestos. Esto puede ahorrar entre un 20 y un 30% en gastos de desplazamiento. Muchos trabajadores híbridos no se dan cuenta de que califican.
Algunos países fomentan activamente el uso compartido del coche (carpooling) mediante incentivos financieros. Por ejemplo, Francia ofreció una bonificación gubernamental de 100 € a los nuevos conductores de carpooling de 2023 a 2024, y ahora apoya los desplazamientos sostenibles a través del Forfait Mobilités Durables, que permite a los empleadores reembolsar los gastos de carpooling hasta 600 € al año libres de impuestos.
Como empresa, también puedes ayudar a tu personal a reducir o cubrir estos costos. Exploraremos esto con más detalle al final del artículo.
La correlación entre trabajadores con bajos ingresos y desplazamientos más largos
Queremos destacar un aspecto importante de los costos de los desplazamientos. Los trabajadores de bajos ingresos a menudo tienen los desplazamientos más largos en la mayoría de las partes del mundo. Ellos terminan pagando la mayor parte.
Los desplazamientos no solo tienen un costo financiero. También influyen en la salud, capacidad y productividad de tu personal. Saber esto es crucial para evitar que las carreras de los miembros de tu equipo se vean afectadas negativamente debido a su lugar de residencia.
¿Cómo afectan los desplazamientos la salud psicológica y física de tus empleados?
Más allá de las cifras monetarias, existe un significativo costo de oportunidad en los desplazamientos. En promedio, los desplazamientos representan 240 horas al año por empleado en EE. UU. Con el salario horario medio, eso es aproximadamente $37.73 al día en tiempo perdido, o más de $9,000 anualmente que los trabajadores no pueden dedicar a sí mismos, a sus familias o a un trabajo productivo.
Esas 240 horas representan tiempo personal perdido. Los trabajadores no pueden usarlo para hacer ejercicio, cuidarse o pasar tiempo con familiares y amigos. Este tiempo perdido socava directamente el bienestar de los empleados y la satisfacción laboral. La imprevisibilidad del tráfico y la falta de sueño aumentan el estrés y la fatiga. También afectan la productividad. Múltiples estudios revisados por pares han analizado los efectos de los desplazamientos en la salud de las personas. Estos estudios muestran consistentemente hallazgos similares. Las principales repercusiones del desplazamiento diario incluyen:
- Niveles de estrés más altos
- Menor equilibrio entre vida laboral y personal
- Más signos de agotamiento
- Un impacto negativo en la productividad
- Un aumento en los riesgos de burnout de los empleados
Aprende más sobre el vínculo entre el trabajo híbrido y la salud mental de los empleados.
La paradoja del impacto de los desplazamientos en la salud mental
En general, los desplazamientos impactan negativamente la salud de los empleados. En situaciones específicas, los desplazamientos pueden ser positivos. Estudios post-COVID muestran que algunos trabajadores extrañan los desplazamientos. Esta parte del día sirve como un ritual para cambiar entre el modo hogar y el modo trabajo.
Una investigación sobre la relación entre el desplazamiento al trabajo y los resultados de salud revela algo interesante. Las personas que necesitan 45 minutos para llegar a la oficina difieren de aquellas con trayectos de más de 1 hora. El grupo con trayectos más largos presenta, de hecho, menos signos de estrés que los individuos con trayectos más cortos.
La solución a esta contradicción
¿Qué puedes hacer como empresa? Adoptar el trabajo híbrido es el mejor camino a seguir. Permitir que los empleados trabajen desde casa reduce la frecuencia de los desplazamientos. Acudir a la oficina solo unas pocas veces a la semana o al mes disminuye significativamente los costos financieros y de salud. Sé flexible con aquellos que no ven los desplazamientos como algo negativo. Permíteles trabajar desde la oficina tan a menudo como deseen.
¿Qué es el "super commuting" y por qué es importante?
El "super commuting" se refiere a trayectos de 90 minutos o más por trayecto. Esta tendencia ha crecido significativamente a medida que los costos de vivienda empujan a los trabajadores más lejos de los centros urbanos, mientras que los mandatos de regreso a la oficina (RTO) los atraen de nuevo a las oficinas.
El aumento del "super commuting" se debe a varios factores:
- La asequibilidad de la vivienda obliga a los trabajadores a vivir más lejos de los centros de trabajo
- Los mandatos de RTO exigen la asistencia presencial después de años de trabajo remoto
- Mercados laborales limitados en ciertas industrias que concentran las oportunidades en ciudades caras
- Reticencia a reubicarse para trabajos cuyas políticas pueden cambiar de nuevo
Para los "super commuters", los costos se multiplican. Un viaje de ida y vuelta diario de 3 horas significa más de 750 horas al año dedicadas a viajar. La carga financiera, los impactos en la salud y la pérdida de productividad se acumulan rápidamente.
El trabajo híbrido ofrece una solución práctica. Cuando los empleados solo necesitan hacer ese largo trayecto 2 o 3 veces por semana en lugar de a diario, la carga se vuelve manejable. Un horario de trabajo híbrido bien estructurado es clave para que esos pocos días de oficina cuenten. La clave es hacer que esos días de oficina cuenten coordinándote con tus compañeros de equipo y asegurando que el desplazamiento conduzca a una colaboración significativa.
¿Cuánto cuestan al planeta los desplazamientos diarios al trabajo?
El costo ambiental de los desplazamientos va más allá de los bolsillos individuales. Cientos de millones de trabajadores se desplazan a las oficinas diariamente en todo el mundo. El impacto ambiental colectivo es significativo.
Los vehículos personales son los que más contaminan
Desde 1990, el transporte se clasifica como la tercera fuente de emisiones de gases de efecto invernadero de más rápido crecimiento. Entre todos los modos de transporte, los vehículos personales generan la mayor cantidad de emisiones de CO2, con un 58%. Los expertos estiman que cada galón de gasolina quemado por un solo coche libera 19.42 libras adicionales (alrededor de 8.8 kg) de dióxido de carbono a la atmósfera. Con miles de millones de personas desplazándose al trabajo en su propio coche cada día, las cifras son alarmantes. Este grave problema necesita atención urgente por parte de individuos, empresas y gobiernos.
Viajar en coche sigue siendo la primera opción
Desplazarse en coche es la forma más común de ir al trabajo en todo el mundo. El setenta y cuatro por ciento de los estadounidenses opta por este modo de transporte, entre los cuales solo el 5% comparte coche para llegar a su lugar de trabajo. Reducir la frecuencia con la que los empleados acuden a la oficina puede disminuir el número de vehículos individuales en la carretera. También puede impulsar el uso de opciones de transporte más ecológicas. Añadir un viaje en autobús de 20 minutos una o dos veces por semana es más factible que a diario.
¿Cómo puedes reducir los efectos negativos de los desplazamientos para tus trabajadores?
Mide el costoi real de los desplazamientos con una calculadora de costes de desplazamiento
Antes de realizar cambios, conoce tu punto de partida. Esto te permitirá medir el progreso en función de tus acciones. Existen muchas calculadoras de costos de desplazamiento disponibles en línea. Estas herramientas permiten a tus empleados evaluar exactamente cuánto les cuestan los desplazamientos. Aquí tienes algunos recursos que puedes consultar y utilizar:
Establecer un estipendio por desplazamiento
Ya sea que tu personal venga a trabajar en coche o en transporte público, los desplazamientos generan costos. Compartir estos gastos demuestra que valoras a tus empleados. Mejora su experiencia y satisfacción, especialmente si requieres asistencia regular en la oficina.
Las opciones incluyen:
- Una suma anual fija para gastos de desplazamiento.
- Un sistema de reembolso donde los trabajadores presentan los costos mensuales para su compensación.
- Programas de beneficios antes de impuestos que reducen la renta imponible
- Abonos de transporte o aparcamiento subvencionados
Además, lee más sobre la asignación de teletrabajo (WFH) y las razones para implementarla.
Propón un sistema de coche compartido
Más del 70% de las personas en EE. UU. van al trabajo en coche. En muchos otros países, los coches también son el principal modo de transporte. Puedes disminuir este número sugiriendo a los empleados que compartan sus coches. Si tus compañeros Mark, Charly y Allison viven a menos de 10 minutos el uno del otro, pueden reducir fácilmente sus costos de conducción en 3. Compartir coche hace que los desplazamientos sean menos aislantes y más sociales. También fomenta el vínculo de equipo y la conexión en el lugar de trabajo.
Fomenta las modalidades de trabajo híbridas
Si aún no has dado este paso, ahora es el momento. Implementa un modelo de trabajo híbrido para disminuir los costos de desplazamiento. Crear una política de trabajo híbrido sólida que permita al personal trabajar de forma remota con mayor frecuencia reduce los costos y mejora la satisfacción. Aprende más sobre estos beneficios en nuestro artículo sobre las ventajas del trabajo híbrido.
Permitir acuerdos de trabajo flexible reduce los desplazamientos y el estrés para tu equipo. Trabajar desde casa reduce los costos de desplazamiento. También contribuye a la felicidad de los empleados y satisface las necesidades de la fuerza laboral moderna.
La coordinación es clave para que el trabajo híbrido sea efectivo. Cuando los empleados pueden ver quién estará en la oficina antes de comprometerse a un desplazamiento, evitan viajes innecesarios y hacen que sus días en la oficina sean más productivos.
¿Cómo deskbird ayuda a reducir los costos de desplazamiento?
Cuando los empleados pueden coordinar sus días de oficina de manera efectiva, se desplazan solo cuando es importante. deskbird muestra a los equipos híbridos quién estará en la oficina, haciendo que cada viaje valga la pena.
Así es como deskbird ayuda a reducir costos de desplazamiento:
- Planificación semanal: Los empleados ven qué compañeros estarán en la oficina antes de reservar sus propios días, para que puedan alinear los horarios para la colaboración.
- Reserva de plazas de aparcamiento: Reserva aparcamiento junto con las reservas de escritorios para eliminar el estrés de encontrar una plaza después de un largo trayecto.
- Visibilidad de compañeros: Comprueba quién planea estar en la oficina antes de comprometerte a conducir, evitando viajes innecesarios cuando los compañeros clave están en remoto.
- Análisis para días pico: Los líderes de espacio de trabajo pueden identificar patrones y ayudar a distribuir la asistencia para reducir el hacinamiento y los problemas de aparcamiento.
Empresas como TwentyCi, donde los empleados a menudo viven a más de 2 horas de la oficina, utilizan deskbird para hacer que el trabajo híbrido sea práctico. Su equipo se enfrentó al desafío de coordinar la asistencia a la oficina en una fuerza laboral distribuida, con empleados que necesitaban saber si el trayecto valdría la pena antes de realizar el viaje. Al usar deskbird, los empleados pueden verificar quién asistirá antes de comprometerse con el largo trayecto, evitando el arrepentimiento del desplazamiento y asegurando que pasen sus días en la oficina en una colaboración significativa en lugar de un trabajo individual que podrían hacer desde casa.
Me pongo un recordatorio y a veces reservo mi horario con un mes de antelación. Es tan sencillo: ¡haces clic-clic y listo! He configurado a todo el mundo, asignado personas a los escritorios y ya no tengo que pensar en ello.
Rob Taylor, Director de Personal de TwentyCi
Descubre cómo deskbird apoya a los equipos híbridos en este video de 2 minutos. O reserva una demo para ver cómo funciona para tu organización.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto gasta el estadounidense promedio en desplazamientos al trabajo por año?
¿Es más barato trabajar desde casa o desplazarse a la oficina?
Trabajar desde casa suele ser más barato. El viajero promedio gasta 55 $ al día en costos de desplazamiento. El trabajo remoto elimina por completo los gastos de transporte. Los arreglos de trabajo híbrido que reducen los días de oficina pueden disminuir significativamente los costos anuales de desplazamiento. También mantienen la colaboración presencial. Un horario de oficina de 3 días puede reducir los gastos de desplazamiento en aproximadamente un 40%.
¿Qué es el supercommuting?
El super desplazamiento se refiere a desplazamientos de 90 minutos o más por trayecto. Esta tendencia ha crecido a medida que los trabajadores se alejan más de las oficinas para permitirse una vivienda mientras mantienen su empleo. Los mandatos de RTO han acelerado esta tendencia, haciendo que los horarios híbridos sean esenciales para los trabajadores que enfrentan distancias de desplazamiento extremas.
¿Valen la pena los beneficios para el viajero para los trabajadores híbridos?
¿Cómo calculo mi verdadero costo de desplazamiento?
¿Cómo pueden las empresas ayudar a los empleados a reducir los costos de desplazamiento?
Las empresas pueden reducir los costos de desplazamiento de los empleados de varias maneras. Las opciones incluyen políticas de trabajo híbrido, estipendios de desplazamiento, beneficios de tránsito antes de impuestos y programas de coche compartido. Las herramientas de espacio de trabajo que permiten a los empleados coordinar los días de oficina también ayudan a evitar viajes innecesarios. deskbird ayuda a las organizaciones a implementar estas estrategias. Los empleados pueden ver quién estará en la oficina antes de comprometerse a un desplazamiento. Esto asegura que cada viaje valga la pena.
Descubre cómo deskbird hace que cada desplazamiento cuente
- Muestra a los empleados quién está en la oficina antes de que se comprometan con el desplazamiento.
- Coordina los días de oficina para que cada viaje conduzca a una colaboración real.
- Reserva escritorios y aparcamiento con un solo clic, sin necesidad de idas y venidas.
