KPI de gestión de instalaciones: un recurso esencial para los gestores de CRE

El facility management desempeña un papel vital para garantizar la eficiencia, el mantenimiento y la rentabilidad de los edificios de oficinas. Para medir y seguir el rendimiento de la gestión del espacio de oficina, los líderes de facility management se basan en estas métricas. Les ayuda a evaluar el nivel de consecución de objetivos empresariales específicos y a proporcionar una hoja de ruta para la mejora continua.

El papel de los gestores de instalaciones no es fácil y a menudo exige supervisar una amplia gama de tareas, desde mantener el edificio en funcionamiento hasta garantizar que los empleados estén contentos. Como veremos, la tecnología y la automatización son fundamentales para el éxito de los futuros lugares de trabajo. 

En este artículo, exploraremos varios KPI de gestión de instalaciones, los distinguiremos de otras métricas y profundizaremos en los más importantes a los que hay que hacer seguimiento. Al comprender estos KPI y su impacto en la gestión del espacio de oficinas, la detección de áreas de mejora, la reducción de costes y la mejora del valor y la satisfacción general de los empleados adquieren mayor relevancia.

¿Qué son los KPI de gestión de instalaciones?

Definición de los KPI de gestión de instalaciones

Empecemos por definir la gestión de instalaciones y los KPI por separado.

En primer lugar, la gestión de instalaciones es el proceso de gestión de la eficiencia y el funcionamiento general de propiedades y edificios. Esto incluye una amplia gama de responsabilidades, como : 

• mantenimiento del edificio y sus recursos;
• integración de la tecnología en el espacio;
• la garantía de comodidad y seguridad. 

En segundo lugar, los KPI, o indicadores clave de rendimiento, son un tipo de métrica utilizada para medir el éxito de determinados objetivos empresariales. Dependiendo de la organización, a menudo se miden durante un periodo de tiempo determinado, como trimestral o anualmente. Por lo tanto, pueden utilizarse para seguir el progreso de objetivos a largo plazo o cuantificar el progreso de una determinada tarea a corto plazo. Además, a menudo sirven como hoja de ruta para el progreso futuro, manteniendo a la organización en el camino hacia un mayor éxito. 

Uniendo estos dos términos, los KPI de gestión de instalaciones miden a su vez el rendimiento del edificio y de las actividades relacionadas con las instalaciones.

Diferencia entre KPI y métrica 

Aunque los KPI son un tipo de métrica, deben definirse indistintamente. Todo KPI es una métrica, pero no toda métrica es un KPI. La diferencia clave es que los KPI se evalúan durante un periodo de tiempo determinado, mientras que las métricas son simplemente una unidad de medida. 

Los KPI son más específicos y se establecen con la intención de analizar el rendimiento de un objetivo concreto. Por eso cada equipo, o incluso cada individuo, tiene su propio conjunto de KPI. En este sentido, es igualmente importante que los responsables de las instalaciones midan su rendimiento en función de objetivos que sean pertinentes para el éxito de su equipo. 

¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes para la gestión de instalaciones?

KPI de gestión de instalaciones centrados en las personas

Uno de los principales objetivos de la gestión de instalaciones es atender las necesidades de los empleados y garantizar que estén satisfechos con su entorno de trabajo. Por lo tanto, es fundamental establecer algunos KPI centrados en los empleados. Veamos algunos de ellos. 

La puntuación de la satisfacción de los empleados representa: 

• el grado de satisfacción de una persona con su trabajo; 
• lo contentos que están con su lugar de trabajo;
• hasta qué punto se cumplen tus expectativas; 
• si su función se ajusta a lo que sería su trabajo ideal. 

Si deseas medir tu propia puntuación de satisfacción de los empleados y no sabes por dónde empezar, nuestro cuestionario de satisfacción de los empleados es un buen punto de partida. 

Otra medida importante es el índice de ocupación del espacio. Es decir, cuánto espacio de la oficina está ocupado en comparación con el espacio total de la oficina. Esto es fundamental para centrar la atención en los empleados, ya que garantiza que todos tengan un lugar donde sentarse o trabajar cuando llegan a la oficina.

Además, conocer el tiempo medio de realización, ocuánto tarda el equipo en completar una tarea, es crucial para crear un lugar de trabajo centrado en las personas. Sirve como punto de referencia para la eficiencia operativa. Así, si algo puede hacerse más rápidamente, como una reparación, los responsables de las instalaciones saben dónde mejorar. 

Por último, el tiempode respuesta reactiva indica la rapidez con que se resuelven los problemas y mide el tiempo de reacción ante cuestiones que necesitan una solución urgente. Cuanto más rápido se resuelvan las cosas, más contentos estarán los empleados y los clientes.

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Indicadores clave de rendimiento de la gestión de edificios

El siguiente conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) son aquellos a los que nos referimos más a menudo con la gestión de instalaciones, los objetivos que están relacionados con el propio edificio. 

Una de esas medidas es el coste de funcionamiento por metro cuadrado (o pie cuadrado), que es lo que cuesta que el edificio funcione como debe. Esto incluye mantenimiento, reparaciones y seguros. 

Del mismo modo, los costos de servicios públicos por metro cuadrado (o pie cuadrado) son una métrica importante. Se producen por el uso de electricidad, agua y calefacción, que a menudo conlleva el funcionamiento diario de cualquier edificio. 

Además, hay que medir los costos de limpieza por metro cuadrado (o pie cuadrado). Si el edificio se utiliza a diario, hay que limpiarlo con regularidad, lo que es responsabilidad del gestor de las instalaciones. 

Un edificio también necesita seguridad. Así que los costos de seguridad son otro gasto a tener en cuenta. Tanto si se trata de un sistema automatizado como de una persona física, saber cuánto se gasta en ello es importante para la gestión global del presupuesto. 

Por último, el tiempo de inactividad de los equipos, es decir, el tiempo que no se utilizan, es importante para la gestión general de las instalaciones. La clave aquí es entender por qué se produce este tiempo de inactividad. ¿Se debe a que no funciona correctamente y debe sustituirse, o a que no es útil para su empresa?

Otros indicadores clave de gestión de instalaciones

En primer lugar, el trabajo atrasado es el que no se ha completado en la fecha prevista y es bastante común en el mantenimiento de edificios. Con múltiples solicitudes de reparación y mantenimiento simultáneas, es natural que el trabajo se acumule. Sin embargo, hay que establecer un KPI para reducirlo al mínimo y priorizar las tareas más críticas.  

Otro KPI importante para los gestores de instalaciones es el mantenimiento reactivo frente al preventivo. Se distingue entre realizar el mantenimiento cuando se produce y tomar medidas preventivas para evitar que se produzca. Esto último suele ser más rentable. Por tanto, medir el porcentaje de solicitudes que entran en una u otra categoría ayuda a saber cuánto se ahorra y cómo garantizar un coste mínimo a largo plazo.

Por último, la puntuación del promotor neto de los empleados representa el grado de satisfacción de los empleados con el entorno físico de trabajo y la probabilidad de que lo recomienden a otra persona. Por tanto, las empresas pueden ajustar el espacio en consecuencia. 

¿Cómo ayudan los indicadores clave de rendimiento a la gestión del espacio de oficinas?

Detecta áreas de mejora

Los gestores de instalaciones pueden mejorar todos los elementos del lugar de trabajo si conocen las métricas clave. Medir la satisfacción, calcular los costos y estar atento a los plazos de los proyectos son formas de crear una oficina más eficiente, sostenible y rentable. 

Tomemos, por ejemplo, la medición del índice de satisfacción de los empleados. Para recapitular, resume el grado de satisfacción de los empleados en su puesto. Esto se basa en la medida en que se cumplen sus expectativas y en lo contentos que están en general en el lugar de trabajo. Si se mide el índice de satisfacción de los empleados y resulta ser bajo, los gerentes pueden facilitar una investigación más profunda para identificar dónde se necesita mejorar. Esto, a su vez, creará una fuerza laboral más productiva. 

Reducir los costos de oficina

Una gran parte de la facilitación de la gestión es la comprensión de los costos, que abarca desde los costos de alquiler hasta el mantenimiento y los servicios públicos. Al medir KPIs como los costos de operación, servicios públicos, limpieza, seguridad y el tiempo de inactividad de los equipos, los facility managers pueden obtener una visión más amplia de dónde se gasta la mayor parte del dinero. Así, saben qué gastos pueden reducirse según las necesidades del espacio de trabajo.

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Añade valor al espacio de oficina

El valor añadido en la oficina procede de mejoras significativas que tienen lugar tras analizar los KPI pertinentes. Por ejemplo, una oficina con la ocupación adecuada para el número de trabajadores que la necesitan crea un entorno de trabajo más cómodo. Además, cuanto más rápido se atienda el mantenimiento y se cumplan las peticiones, más adecuado será el lugar de trabajo.

Contribuir a una mayor satisfacción y productividad de los empleados

Comprender la puntuación neta de los promotores de los empleados contribuye a una mayor satisfacción de los empleados, ya que revela lo contentos que están los empleados con el entorno físico de trabajo. Esto ayuda a crear sugerencias de mejora, lo que en última instancia conduce a una mayor productividad general. 

¿Cómo medir tus KPI de gestión de instalaciones?

Analiza los datos proporcionados por la tecnología de tu edificio inteligente

Por nombrar algunos, es crucial analizar los datos proporcionados por la tecnología de tu edificio inteligente, como: 

• sistemas de automatización de edificios;
• software de reservas;
• sistemas de gestión de la energía. 

Al examinar los datos generados, puede obtener información sobre el consumo de energía, la utilización del espacio y otras métricas importantes que afectan a la gestión de las instalaciones. 

Por ejemplo, la aplicación deskbird proporciona datos sobre:

• ocupación de oficinas; 
• utilización de escritorios y salas de reuniones
• los empleados que acuden a la oficina;
• los días más populares para trabajar in situ. 

Pide a tu personal su opinión y sus comentarios

Además de apoyarse en la tecnología, es importante recabar la opinión del personal. Pedirles su opinión y sus comentarios proporciona información valiosa sobre su satisfacción con el entorno de trabajo. También ayuda a identificar áreas de mejora para aumentar su productividad. 

Habla con tus empleados para saber si el lugar de trabajo físico fomenta su bienestar y detecte cualquier carencia que deba subsanarse para mejorar su experiencia in situ. Además, recoge sus opiniones sobre cómo hacer la oficina más ecológica y ten en cuenta sus ideas para crear un entorno de trabajo más agradable y sostenible.

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Invierte en un software de gestión de instalaciones

Invertir en software de facility management puede facilitar la medición de KPIs. Agiliza varios procesos y proporciona una plataforma centralizada para monitorear y seguir métricas específicas. 

Por ejemplo, puede automatizar tareas, generar informes y ofrecer análisis para evaluar el rendimiento. Con el software de gestión de instalaciones adecuado, puede agilizar el proceso de medición de los KPI. Esto le permitirá supervisar eficazmente el progreso y la eficacia de sus estrategias de gestión de instalaciones. 

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Los KPI de gestión de instalaciones son esenciales tanto para el sector inmobiliario comercial (CRE) como para los gestores de instalaciones. Al medir y analizar estos KPI, los responsables pueden detectar áreas de mejora, reducir costes, añadir valor al espacio de oficinas y contribuir a una mayor satisfacción de los empleados. 

Además, recabar la opinión del personal e invertir en software de gestión de instalaciones son métodos eficaces para recopilar y hacer un seguimiento de estos KPI. Al priorizar el uso de estas métricas, los responsables empresariales pueden mejorar la eficiencia operativa y crear un entorno de trabajo propicio.

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