Costo de los desplazamientos: más allá del impacto financiero

Este artículo desglosa el costo real de los desplazamientos al trabajo según el modo de transporte, explica cómo afecta la salud y la productividad de los empleados, y muestra cómo las empresas pueden reducir estos gastos a través de políticas de trabajo híbrido, subsidios de desplazamiento y una mejor coordinación de la oficina.

TL;DR

El costo de los desplazamientos debe considerar el combustible, el mantenimiento y el valor del tiempo invertido en viajar. Más allá del dinero, los desplazamientos también afectan la salud de los empleados, la productividad y el medio ambiente. Esto convierte las políticas de trabajo híbrido en una ventaja estratégica para las empresas que buscan reducir estos costos ocultos.

• Los costos de los desplazamientos en Estados Unidos promedian $55 al día ($9,470 al año) al incluir el tiempo y los gastos
• Los impactos en la salud incluyen mayor estrés, riesgo de burnout y un menor equilibrio entre vida laboral y personal
• El trabajo híbrido y la coordinación inteligente de la oficina pueden reducir significativamente la frecuencia y los costos de los desplazamientos

¿Cuál es el costo económico de los desplazamientos de tus empleados?

El costo de los desplazamientos se acumula más rápido de lo que la mayoría de la gente se da cuenta. Combina los gastos directos con el valor del tiempo perdido, y el trabajador estadounidense promedio gasta aproximadamente $9,470 al año. Eso es aproximadamente $55 al día solo para ir y volver del trabajo.

Así es como se desglosan esos costos por modo de transporte:

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El precio de ir al trabajo en coche

Si disponer de coche es un requisito para tus empleados, esto supone un gasto adicional. El trabajador que se desplaza en coche gasta de media unos 1.249 dólares al año solo en combustible y mantenimiento básico. Y eso es solo el principio.

El panorama completo incluye:

• Pagos por la compra o el alquiler de un vehículo
• Primas de seguro de automóvil
• Mantenimiento y reparaciones periódicas
• costos de combustible costos varían según la región y la eficiencia del vehículo)
• Peajes y aparcamiento costos

Semanalmente, necesitan llenar el tanque de gasolina y a veces pagar peajes para llegar a la oficina. Todos estos gastos deben considerarse al hablar del costo financiero de los desplazamientos, no solo el combustible.

Cómo los costos de aparcamiento se suman a tus gastos de desplazamiento

Los costos de aparcamiento son a menudo el gasto oculto que toma a los viajeros por sorpresa. El aparcamiento mensual en los principales centros urbanos puede costar entre $200 y $500 o más, lo que hace que las soluciones de gestión de aparcamiento efectivas sean esenciales para las oficinas híbridas. Incluso los parques de oficinas suburbanos cobran cada vez más por el aparcamiento o tienen plazas gratuitas limitadas.

El costo varía drásticamente según la ubicación. Una plaza de aparcamiento en Manhattan promedia más de $500 al mes. Un parque de oficinas suburbano podría ser gratuito pero requerir un viaje más largo. De cualquier manera, el aparcamiento añade fricción y gasto a cada visita a la oficina.

Para las empresas que gestionan espacios de trabajo híbridos, el aparcamiento se convierte en un desafío de coordinación. Cuando todos acuden los mismos días, las plazas se llenan rápidamente. Herramientas como deskbird incluyen funciones de reserva de aparcamiento que permiten a los empleados asegurar una plaza antes de comprometerse con el trayecto.

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El costo de los desplazamientos en transporte público

El desplazamiento en coche sigue siendo la forma principal de ir del punto A al B. El transporte público se ha vuelto más común en los últimos años. Según datos recientes, más del 74% de los estadounidenses se desplazan en coche, mientras que alrededor del 15% utiliza soluciones públicas.

Tomar el transporte público cuesta menos que conducir. Los abonos de transporte mensuales en las principales ciudades de EE. UU. oscilan entre $75 y $150, en comparación con más de $400 para los desplazamientos en coche. Para contextualizar, los viajeros de tren del Reino Unido pagan un promedio de $512 al mes, lo que demuestra cómo los costos varían a nivel mundial.

Sin embargo, el transporte público a veces lleva más tiempo que conducir. No todo el mundo tiene una parada de autobús, metro o estación de tren cerca de casa. Los beneficios para el viajero, como los programas de tránsito antes de impuestos, pueden ayudar a compensar estos costos.

Deducción fiscal por desplazamiento al trabajo

Muchos empleados se preguntan si pueden deducir los gastos de desplazamiento de sus impuestos. Lamentablemente, esto no es posible. Solo califican los costos de viajes de negocios. Todos los trabajadores deben pagar de su bolsillo el trayecto de casa al lugar de trabajo.

Algunos empleadores ofrecen beneficios antes de impuestos que permiten a los trabajadores reservar dinero para el transporte o el aparcamiento antes de que se calculen los impuestos. Esto puede ahorrar entre un 20 y un 30% en gastos de desplazamiento. Muchos trabajadores híbridos no se dan cuenta de que califican.

Algunos países fomentan activamente el uso compartido del coche (carpooling) mediante incentivos financieros. Por ejemplo, Francia ofreció una bonificación gubernamental de 100 € a los nuevos conductores de carpooling de 2023 a 2024, y ahora apoya los desplazamientos sostenibles a través del Forfait Mobilités Durables, que permite a los empleadores reembolsar los gastos de carpooling hasta 600 € al año libres de impuestos.

Como empresa, también puedes ayudar a tu personal a reducir o cubrir estos costos. Exploraremos esto con más detalle al final del artículo.

La correlación entre trabajadores con bajos ingresos y desplazamientos más largos

Queremos destacar un aspecto importante de los costos de los desplazamientos. Los trabajadores de bajos ingresos a menudo tienen los desplazamientos más largos en la mayoría de las partes del mundo. Ellos terminan pagando la mayor parte.

Los desplazamientos no solo tienen un costo financiero. También influyen en la salud, capacidad y productividad de tu personal. Saber esto es crucial para evitar que las carreras de los miembros de tu equipo se vean afectadas negativamente debido a su lugar de residencia.

¿Cómo afectan los desplazamientos la salud psicológica y física de tus empleados?

Más allá de las cifras monetarias, existe un significativo costo de oportunidad en los desplazamientos. En promedio, los desplazamientos representan 240 horas al año por empleado en EE. UU. Con el salario horario medio, eso es aproximadamente $37.73 al día en tiempo perdido, o más de $9,000 anualmente que los trabajadores no pueden dedicar a sí mismos, a sus familias o a un trabajo productivo.

Esas 240 horas representan tiempo personal perdido. Los trabajadores no pueden usarlo para hacer ejercicio, cuidarse o pasar tiempo con familiares y amigos. Este tiempo perdido socava directamente el bienestar de los empleados y la satisfacción laboral. La imprevisibilidad del tráfico y la falta de sueño aumentan el estrés y la fatiga. También afectan la productividad. Múltiples estudios revisados por pares han analizado los efectos de los desplazamientos en la salud de las personas. Estos estudios muestran consistentemente hallazgos similares. Las principales repercusiones del desplazamiento diario incluyen:

• Niveles de estrés más altos
• Menor equilibrio entre vida laboral y personal
• Más signos de agotamiento
• Un impacto negativo en la productividad
• Un aumento en los riesgos de burnout de los empleados

Aprende más sobre el vínculo entre el trabajo híbrido y la salud mental de los empleados.

La paradoja del impacto de los desplazamientos en la salud mental

En general, los desplazamientos impactan negativamente la salud de los empleados. En situaciones específicas, los desplazamientos pueden ser positivos. Estudios post-COVID muestran que algunos trabajadores extrañan los desplazamientos. Esta parte del día sirve como un ritual para cambiar entre el modo hogar y el modo trabajo.

Las investigaciones sobrela relación entre los desplazamientos diarios al trabajo y los resultados de salud revelan algo interesante. Las personas que tardan 45 minutos en llegar a la oficina se diferencian de aquellas cuyos desplazamientos duran más de una hora. De hecho, el grupo con desplazamientos más largos presenta menos signos de estrés que las personas con desplazamientos más cortos.

La solución a esta contradicción

¿Qué puede hacer su empresa? Adoptar el trabajo híbrido es la mejor opción de cara al futuro. Permitir que los empleados trabajen desde casa reduce la frecuencia de los desplazamientos. Acudir a la oficina solo unas pocas veces a la semana o al mes reduce considerablemente costos económicos y sanitarios. Sea flexible con aquellos que no ven los desplazamientos como algo negativo. Permítales trabajar desde la oficina con la frecuencia que deseen.

¿Qué es el «superdesplazamiento» y por qué es importante?

El «superdesplazamiento» se refiere a los desplazamientos de 90 minutos o más en cada sentido. Esta tendencia ha aumentado considerablemente, ya que costos de la vivienda costos los trabajadores costos cada vez más lejos de los centros urbanos, mientras que las medidas de vuelta a la oficina (RTO) los obligan a regresar a sus puestos de trabajo.

El auge de los desplazamientos de larga distancia se debe a varios factores:

• La falta de asequibilidad de la vivienda obliga a los trabajadores a vivir más lejos de los centros de trabajo
• Las autoridades reguladoras exigen la asistencia presencial tras años de teletrabajo
• Los mercados laborales limitados en determinados sectores concentran las oportunidades en ciudades con un alto coste de vida
• La reticencia a trasladarse por puestos de trabajo en los que las políticas podrían volver a cambiar

Para quienes realizan desplazamientos muy largos, los costos . Un trayecto diario de ida y vuelta de tres horas supone más de 750 horas al año dedicadas a desplazarse. La carga económica, las repercusiones en la salud y la pérdida de productividad se acumulan rápidamente.

El trabajo híbrido ofrece una solución práctica. Cuando los empleados solo tienen que realizar ese largo trayecto 2 o 3 veces a la semana, en lugar de a diario, la carga resulta más llevadera. Un horario de trabajo híbrido bien estructurado es fundamental para aprovechar al máximo esos días en la oficina. La clave está en sacar el máximo partido a esos días en la oficina coordinándose con los compañeros de equipo y asegurándose de que el trayecto dé lugar a una colaboración significativa.

¿Cuánto cuestan al planeta los desplazamientos diarios al trabajo?

costo medioambiental costo los desplazamientos diarios al trabajo va más allá del bolsillo de cada persona. Cada día, cientos de millones de trabajadores se desplazan a sus oficinas en todo el mundo. El impacto medioambiental colectivo es considerable.

Los vehículos personales son los que más contaminan

Desde 1990, el transporte ocupa el tercer lugar entre las fuentes de emisiones de gases de efecto invernadero que más rápido crecen. De todos los medios de transporte, los vehículos particulares son los que generan la mayor cantidad de emisiones de CO₂, con un 58 %. Los expertos estiman que cada galón de gasolina que consume un solo coche libera 19,42 libras (unos 8,8 kg) adicionales de dióxido de carbono a la atmósfera. Con miles de millones de personas desplazándose al trabajo en su propio coche cada día, las cifras son alarmantes. Este grave problema requiere la atención urgente de particulares, empresas y gobiernos.

Viajar en coche sigue siendo la primera opción

Desplazarse en coche es la forma más habitual de ir al trabajo en todo el mundo. El 74 % de los estadounidenses opta por este medio de transporte, de los cuales solo el 5 % comparte coche para llegar a su lugar de trabajo. Reducir la frecuencia con la que los empleados acuden a la oficina puede disminuir el número de vehículos individuales en la carretera. También puede fomentar el uso de opciones de transporte más ecológicas. Añadir un trayecto en autobús de 20 minutos una o dos veces por semana resulta más factible que hacerlo a diario.

¿Cómo puedes reducir los efectos negativos de los desplazamientos para tus trabajadores?

Mide el costoi real de los desplazamientos con una calculadora de costes de desplazamiento

Antes de introducir cambios, es importante conocer cuál es la situación actual. Esto te permitirá evaluar el progreso en función de tus acciones. En Internet hay muchas costo de desplazamiento. Estas herramientas permiten a tus empleados calcular con exactitud cuánto costos desplazarse al trabajo. A continuación te ofrecemos algunos recursos que puedes consultar y utilizar:

• Soluciones para los desplazamientos diarios
• ¡Vamos, Triangle!
• Conexiones para viajeros habituales
• Viaje compartido
• OmniRide

Establecer un estipendio por desplazamiento

Tanto si tu personal viene al trabajo en coche como en transporte público, el desplazamiento diario costos . Compartir estos gastos demuestra que valoras a tus empleados. Mejora su experiencia y satisfacción, sobre todo si exiges la presencia física en la oficina de forma habitual.

Las opciones incluyen:

• Una cantidad fija anual para gastos de desplazamiento
• Un sistema de reembolso en el que los trabajadores presentan mensualmente costos su reembolso
• Programas de prestaciones antes de impuestos que reducen la base imponible
• Abonos de transporte subvencionados o aparcamiento

Además, infórmate sobre la ayuda para el teletrabajo y las razones para implantarla.

Propón un sistema de coche compartido

Más del 70 % de la población de EE. UU. va al trabajo en coche. En muchos otros países, el coche también es el principal medio de transporte. Puedes reducir esta cifra animando a los empleados a compartir coche. Si tus compañeros , Charly y Allison viven a menos de 10 minutos unos de otros, pueden reducir fácilmente sus costos de transporte costos un tercio. Compartir coche hace que el trayecto al trabajo sea menos solitario y más social. Además, fomenta el espíritu de equipo y la conexión en el lugar de trabajo.

Fomenta las modalidades de trabajo híbridas

Si aún no has dado este paso, ahora es el momento. Implanta un modelo de trabajo híbrido para reducir costos de desplazamiento. Establecer una política de trabajo híbrido sólida que permita al personal trabajar a distancia con mayor frecuencia reduce costos mejora la satisfacción. Descubre más sobre estas ventajas en nuestro artículo sobre las ventajas del trabajo híbrido.

Permitir modalidades de trabajo flexibles reduce los desplazamientos y el estrés de tu equipo. Trabajar desde casa reduce costos de desplazamiento. Además, contribuye a la satisfacción de los empleados y responde a las necesidades de la fuerza laboral actual.

La coordinación es la clave para que el trabajo híbrido sea eficaz. Cuando los empleados pueden saber quién estará en la oficina antes de decidirse a desplazarse, evitan desplazamientos innecesarios y hacen que sus jornadas en la oficina sean más productivas.

Cómo deskbird reducir costos de desplazamiento

Cuando los empleados pueden coordinar eficazmente sus días de presencia en la oficina, solo se desplazan cuando es necesario. deskbird los equipos híbridos quiénes estarán en la oficina, haciendo que cada desplazamiento merezca la pena.

Así es como deskbird ayuda a reducir costos de desplazamiento:

• Planificación semanal: Los empleados ven qué compañeros estarán en la oficina antes de reservar sus propios días, para que puedan alinear los horarios para la colaboración.
• Reserva de plazas de aparcamiento: Reserva aparcamiento junto con las reservas de escritorios para eliminar el estrés de encontrar una plaza después de un largo trayecto.
• Visibilidad de compañeros: Comprueba quién planea estar en la oficina antes de comprometerte a conducir, evitando viajes innecesarios cuando los compañeros clave están en remoto.
• Análisis para días pico: Los líderes de espacio de trabajo pueden identificar patrones y ayudar a distribuir la asistencia para reducir el hacinamiento y los problemas de aparcamiento.

Empresas como TwentyCi, donde los empleados a menudo viven a más de 2 horas de la oficina, utilizan deskbird para hacer que el trabajo híbrido sea práctico. Su equipo se enfrentó al desafío de coordinar la asistencia a la oficina en una fuerza laboral distribuida, con empleados que necesitaban saber si el trayecto valdría la pena antes de realizar el viaje. Al usar deskbird, los empleados pueden verificar quién asistirá antes de comprometerse con el largo trayecto, evitando el arrepentimiento del desplazamiento y asegurando que pasen sus días en la oficina en una colaboración significativa en lugar de un trabajo individual que podrían hacer desde casa.

Me pongo un recordatorio y a veces reservo mi horario con un mes de antelación. Es tan sencillo: ¡haces clic-clic y listo! He configurado a todo el mundo, asignado personas a los escritorios y ya no tengo que pensar en ello.

Rob Taylor, Director de Personal de TwentyCi

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