Comment automatiser la gestion des visiteurs en 5 étapes simples

Les registres manuels d'inscription des visiteurs créent des failles de sécurité, ralentissent votre équipe d'accueil et vous obligent à deviner qui se trouve réellement dans le bâtiment en cas d'urgence. Ce guide vous explique en 5 étapes comment automatiser votre processus de gestion des visiteurs, de la pré-inscription et l'enregistrement numérique aux notifications en temps réel à l'hôte et aux registres conformes aux normes, qui fonctionnent de manière transparente dans les bureaux hybrides.

Qu'est-ce que la gestion automatisée des visiteurs ?

La gestion automatisée des visiteurs est un système numérique qui remplace les feuilles d'inscription manuelles et les registres papier par un logiciel qui gère les arrivées des invités. Cela signifie que les visiteurs s'enregistrent à l'aide d'une tablette ou de leur téléphone au lieu d'écrire leur nom sur un bloc-notes.

Le système gère l'intégralité de la visite, du début à la fin. Il envoie des e-mails d'invitation avant l'arrivée des invités, les enregistre lorsqu'ils franchissent la porte, en informe immédiatement l'hôte et conserve une trace numérique des personnes présentes sur place. Les méthodes traditionnelles reposent sur des réceptionnistes qui jonglent entre les appels téléphoniques, les registres manuscrits et les notes autocollantes. L'automatisation des tâches administratives élimine complètement ces frictions.

Pourquoi automatiser la gestion des visiteurs dans un bureau hybride ?

Avec 53,1 % des employés pouvant travailler à distance occupant désormais des postes hybrides, les bureaux sont confrontés à des schémas de présence imprévisibles qui rendent la coordination des visiteurs plus difficile. Votre réceptionniste peut ne pas savoir quels employés travaillent à domicile le mardi. Les hôtes oublient qu'ils ont prévu une réunion avec un client. Les visiteurs arrivent et trouvent des bureaux vides et une certaine confusion.

Les processus manuels ne fonctionnent plus lorsque vous ne pouvez pas prédire qui sera présent au bureau. Un invité se présente, mais l'hôte est chez lui, connecté à Zoom. La réceptionniste passe des coups de fil pour trouver quelqu'un qui soit au courant de la réunion. Le visiteur attend dans le hall pendant 15 minutes. Ce n'est pas la première impression que vous souhaitez donner.

L'automatisation résout ce problème en reliant les arrivées des visiteurs aux données en temps réel du bureau.

Le système sait qui a réservé un poste ce jour-là. Il envoie des rappels aux hôtes avant la réunion. Il les alerte dès que leur invité s'enregistre, qu'il se trouve à son poste dans une salle de réunion.

Les avantages pratiques que vous constaterez immédiatement :

• Moins de travail pour le personnel d'accueil : plus besoin de jouer au chat et à la souris avec les hôtes ou de suivre manuellement les allées et venues des visiteurs.
• Expérience plus rapide dans le hall d'accueil : les visiteurs passent quelques secondes à s'enregistrer au lieu de remplir des formulaires.
• Première impression professionnelle : les clients découvrent un processus moderne et organisé qui reflète bien l'image de votre entreprise.
• Visibilité en temps réel : vous savez exactement qui se trouve dans le bâtiment à tout moment, pour plus de sécurité.
• Enregistrements précis : les registres numériques éliminent les écritures manuscrites illisibles et les pertes de documents papier.

Comment fonctionne un flux de travail automatisé pour la gestion des visiteurs

Le processus suit 5 étapes claires qui créent une expérience cohérente pour chaque visiteur qui entre dans votre bâtiment.

Étape 1 : Configurer la réservation et la préinscription des invités

Le processus commence avant l'arrivée du visiteur. Vous ou un membre de votre équipe enregistrez le visiteur dans le système à l'avance. Vous saisissez son nom, son adresse e-mail, le nom de son entreprise et le motif de sa visite.

Cette étape de pré-enregistrement vous permet de préparer tout ce dont le visiteur a besoin. Vous pouvez réserver une salle de réunion pour le rendez-vous, réserver une place de parking si votre parking est rapidement complet ou même organiser un service de restauration si la réunion se prolonge pendant l'heure du déjeuner. La complexité survient lorsque les systèmes ne communiquent pas entre eux : vous enregistrez le visiteur une fois, puis vous réservez manuellement sa poste, puis vous réservez manuellement son parking. Une personne, trois entrées, trois systèmes.

Des plateformes telles que deskbird vous deskbird gérer tout cela en un seul endroit. Lorsque vous enregistrez un visiteur via la gestion des visiteurs deskbird, vous pouvez simultanément réserver le poste utilisera, la salle de conférence pour votre présentation et la place de parking près de l'entrée. Tout est connecté, vous n'avez donc pas besoin de passer d'un outil à l'autre.

Étape 2 : Envoyer des e-mails automatisés aux visiteurs avec les instructions d'arrivée

Une fois que vous avez enregistré le client, le système lui envoie automatiquement un e-mail d'invitation professionnel. Cet e-mail lui fournit toutes les informations nécessaires pour arriver préparé.

L'invitation comprend la date et l'heure de la réunion, l'adresse de votre bureau avec un lien vers un plan d'accès, ainsi que des instructions spécifiques pour s'enregistrer à leur arrivée. De nombreux systèmes incluent un code QR unique que le visiteur peut scanner à la borne. L'e-mail fournit également des informations sur le Wi-Fi, des instructions pour se garer et vos coordonnées au cas où ils seraient en retard.

Le système envoie un e-mail de rappel la veille de la visite. Cela réduit le nombre de rendez-vous manqués et garantit que le client dispose des informations nécessaires au moment où il en a besoin. Vous n'avez pas besoin de vous souvenir d'envoyer manuellement des e-mails de suivi.

Étape 3 : Effectuez l'enregistrement sur place en mode kiosque ou via la réceptionniste.

Lorsque le visiteur entre dans votre hall d'accueil, il passe par l'étape d'enregistrement. Mode kiosque.

Le système peut prendre une photo du visiteur et imprimer automatiquement un badge visiteur. Le badge indique son nom, la personne qu'il vient voir et la date. Cela permet à vos employés d'identifier facilement les visiteurs lorsqu'ils se déplacent dans les bureaux.

Si vous préférez une touche personnelle, votre réceptionniste peut enregistrer les visiteurs en un seul clic sur son tableau de bord. Cela fonctionne bien pour les invités VIP ou les réunions de direction où vous souhaitez un accueil humain. L'automatisation en arrière-plan fonctionne toujours, mais l'expérience est plus accueillante.

Étape 4 : Informer les hôtes dans Microsoft Teams surcharger les notifications

Dès que le client a terminé son enregistrement, le système envoie une alerte instantanée à l'hôte. C'est là que l'intégration avec des outils tels que Microsoft Teams toute la différence.

Votre hôte se trouve peut-être dans une salle de réunion à un autre étage. Il est peut-être à son poste un casque audio. Un appel téléphonique à la poste sans réponse. Mais un message direct dans Teams lui parviendra immédiatement.

Microsoft Teams deskbird Microsoft Teams envoie la notification directement là où vos employés travaillent déjà. L'hôte voit s'afficher « Votre invitée Sarah Chen est arrivée » dans son chat Teams. Il peut se rendre immédiatement dans le hall d'accueil sans que la réceptionniste ait besoin de le localiser.

Cela évite une surcharge de notifications à poste. La réceptionniste n'a pas à répondre aux appels et aux messages concernant chaque arrivée. Le système achemine automatiquement chaque notification à la bonne personne.

Étape 5 : Tenez un registre des visiteurs en temps réel avec les heures d'arrivée et de départ.

La dernière étape consiste à conserver un enregistrement précis de la visite. Le système enregistre l'heure exacte à laquelle le client s'est enregistré. Lorsqu'il part, il peut régler sa note au même kiosque, ou votre réceptionniste peut marquer son départ d'un simple clic.

Certains systèmes enregistrent automatiquement tous les visiteurs à la fin de la journée ouvrable. Cela garantit que votre registre reste à jour même si quelqu'un oublie de s'enregistrer manuellement.

Pourquoi des registres précis sont importants pour votre bureau :

• Évacuations d'urgence : les responsables de la sécurité ont besoin d'une liste en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment lors d'une alerte incendie ou d'une autre situation d'urgence.
• Audits de conformité : de nombreux secteurs exigent des registres détaillés indiquant qui a accédé à vos installations et à quel moment.
• Examens de sécurité : votre équipe de sécurité peut enquêter sur les incidents en vérifiant qui était présent sur place à des moments précis.

Fonctionnalités de réservation et de pré-enregistrement des visiteurs pour automatiser

Au-delà du flux de travail de base, les systèmes modernes de gestion des visiteurs offrent des fonctionnalités spécifiques qui renforcent la sécurité et réduisent la charge administrative.

Les invitations aux visiteurs sont envoyées sous forme d'e-mails personnalisés contenant les détails de leur arrivée, afin de créer une première impression professionnelle avant leur arrivée. La signature de documents permet de recueillir numériquement les accords de confidentialité ou les déclarations de santé avant leur arrivée, afin d'éviter les engorgements à la réception et de garantir la conformité légale. Les workflows d'approbation acheminent les demandes sensibles des visiteurs vers les responsables ou les équipes de sécurité pour une protection supplémentaire, et le filtrage des listes de surveillance signale automatiquement les personnes soumises à des restrictions afin d'alerter la sécurité si elles tentent de s'enregistrer. Pour les visiteurs réguliers, le système enregistre les coordonnées des consultants et des sous-traitants afin d'éviter la saisie répétitive de données lors de leurs prochaines visites.

Ces fonctionnalités fonctionnent ensemble pour créer un système complet, adapté à des opérations plus larges sur le lieu de travail. La réservation de services permet de réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking ou des services de restauration dans le cadre du même flux de travail pour les visiteurs, garantissant ainsi que les besoins opérationnels sont gérés en un seul endroit plutôt que sur plusieurs outils. C'est cette intégration qui distingue l'approche deskbirddes outils autonomes destinés aux visiteurs : lorsque vous enregistrez un prestataire hebdomadaire, le système accélère non seulement ses prochains enregistrements, mais coordonne également son espace de travail, la disponibilité des salles de réunion et la notification de l'hôte sur l'ensemble de votre plateforme. S'il doit signer un accord de confidentialité, le système le lui envoie automatiquement avant sa première visite et se souvient qu'il l'a déjà signé pour les visites futures.

deskbird la gestion des visiteurs à la réservation des salles de réunion et poste , ce qui vous permet de gérer l'espace et la logistique des invités sur une seule et même plateforme. Cela est particulièrement important dans les bureaux hybrides, où vous devez coordonner les arrivées, les places assises et les salles disponibles.

Mode kiosque et options d'enregistrement sans contact des visiteurs

L'enregistrement physique est la première interaction d'un client avec la technologie de votre bureau. Une excellente expérience visiteur dépend de la qualité de cette première interaction. Vous disposez de trois options principales adaptées à différents styles de bureau et volumes de visiteurs.

• Le kiosque d'enregistrement automatique sur tablette est idéal pour les halls d'accueil très fréquentés ou les bureaux qui ne disposent pas de personnel d'accueil à temps plein. Il suffit de fixer une tablette iPad ou Android sur un support à poste. Les visiteurs s'approchent, tapent sur l'écran, saisissent leur nom et s'enregistrent en moins de 30 secondes. Le kiosque peut être connecté à une imprimante sans fil pour imprimer automatiquement des badges.
• L'enregistrement mobile à l'aide de codes QR offre une expérience entièrement sans contact. Le visiteur reçoit un code QR unique dans son e-mail d'invitation. À son arrivée, il scanne ce code devant la caméra du kiosque ou le présente à la réceptionniste. Le système reconnaît sa réservation et procède immédiatement à son enregistrement. Cela permet de réduire l'encombrement du hall d'entrée pendant les heures de pointe du matin, lorsque plusieurs clients arrivent en même temps.
• L'enregistrement en un clic par la réceptionniste permet de conserver un accueil personnalisé tout en automatisant les tâches en arrière-plan. Votre réceptionniste accueille le client par son nom et clique sur « Enregistrer » sur son écran. Cela déclenche les mêmes automatisations, telles que la notification de l'hôte et l'impression du badge, mais le client bénéficie d'un accueil humain plutôt que d'une borne libre-service. Cette approche fonctionne bien pour les centres de briefing exécutifs ou les bureaux en contact avec la clientèle, où le service personnalisé est important.

Registres des visiteurs et rapports pour les audits, la sécurité et le RGPD

Un système numérique de suivi des visiteurs crée une trace sécurisée des données que les registres papier ne peuvent égaler. Cela est important pour la sécurité, la conformité et la confidentialité.

Les registres papier exposent le nom de chaque visiteur à tous ceux qui s'inscrivent après eux. Toute personne passant devant la poste feuilleter les pages et voir qui s'est rendu dans vos bureaux la semaine dernière. Un système numérique protège ces informations grâce à des contrôles d'accès.

En cas d'évacuation d'urgence, un registre papier est inutile s'il est laissé à la poste. Un système basé sur le cloud fournit à vos agents de sécurité une liste en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment, accessible depuis leur téléphone. Ils peuvent ainsi recenser instantanément chaque visiteur lors d'un appel nominal.

Les audits de conformité exigent souvent de prouver qui a accédé à vos installations. Les systèmes numériques vous permettent d'exporter des journaux détaillés indiquant les noms des visiteurs, les hôtes, les heures d'entrée, les heures de sortie et les documents juridiques signés. Vous pouvez filtrer par période, service ou type de visiteur pour répondre à des questions d'audit spécifiques.

Selon l'enquête 2025 de DLA Piper, les autorités chargées de l'application du RGPD ont infligé des amendes d'un montant total de 5,88 milliards d'euros depuis 2018, ce qui rend la souveraineté des données essentielle. Vous devez savoir où sont stockées les données des visiteurs et combien de temps elles sont conservées. deskbird conçu avec une infrastructure axée sur la confidentialité, notamment la certification ISO 27001 et un hébergement basé dans l'UE. Cela garantit que les données des visiteurs sont traitées conformément aux lois européennes sur la confidentialité, ce qui est important si vous avez des bureaux dans l'UE ou si vous travaillez avec des clients européens.

Intégrations de gestion des visiteurs avec Microsoft Teams, Outlook et Google Agenda

L'adoption est le plus grand défi de tout nouveau logiciel professionnel. Si les employés doivent se connecter à un portail distinct pour inviter un visiteur, ils reviendront à l'envoi d'invitations par e-mail ou SMS. Le bon logiciel de travail hybride résout ce problème en intégrant la gestion des visiteurs dans les outils que votre équipe utilise déjà. Les intégrations résolvent ce problème en intégrant la gestion des visiteurs dans les outils que votre équipe utilise déjà quotidiennement.‍

• La synchronisation du calendrier crée automatiquement des réservations de visiteurs lorsque vous ajoutez un invité externe à une invitation à une réunion dans Outlook ou Google Agenda. Vous planifiez une réunion avec un client pour jeudi à 14 h et ajoutez son adresse e-mail. Le système détecte le participant externe et vous invite à l'enregistrer en tant que visiteur. Vous confirmez d'un simple clic et l'e-mail d'invitation est envoyé automatiquement.
• Les intégrations de communication envoient des notifications hôtes aux applications de chat que vos employés utilisent déjà. Au lieu d'envoyer des notifications par e-mail qui se perdent dans les boîtes de réception, les alertes apparaissent dans Microsoft Teams Slack votre équipe peut les voir immédiatement. deskbird à plus de 50 outils pour rejoindre votre équipe là où elle travaille.‍
• La synchronisation des répertoires extrait les données des employés de votre système RH ou d'Azure Active Directory. Cela garantit que les visiteurs sont associés aux employés actifs et aux adresses e-mail correctes. Lorsqu'une personne quitte votre entreprise, elle disparaît automatiquement du menu déroulant de l'hôte. Vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement les listes d'utilisateurs.‍
• Les intégrations de contrôle d'accès accordent l'accès physique aux portes ou aux tourniquets en fonction du statut d'enregistrement valide. Lorsqu'un visiteur s'enregistre, le système peut envoyer un signal à votre lecteur de badge pour lui accorder temporairement l'accès à certains étages ou salles. Cela élimine le besoin de badges physiques pour les visiteurs dans certains bureaux.

Liste de contrôle pour la mise en œuvre d'un système automatisé de gestion des visiteurs

Le déploiement d'un nouveau système nécessite une planification afin d'assurer une transition en douceur depuis les processus manuels.

1. Définissez vos types de visiteurs : clients, candidats, sous-traitants, livreurs, VIP
2. Planifiez votre processus d'enregistrement : borne libre-service, réceptionniste ou approche hybride.
3. Choisissez le matériel : iPad ou tablette Android, support de fixation sécurisé, imprimante de badges si nécessaire
4. Configurer les intégrations : connectez-vous à Outlook/Google Agenda etSlack recevoir des notifications.
5. Configurer les règles de notification : décider qui sera alerté pour différents types de visiteurs
6. Créer des politiques pour les visiteurs : télécharger les accords de confidentialité ou les déclarations de santé qui doivent être signés
7. Testez l'expérience complète : parcourez le processus en tant que visiteur avant le jour du lancement.
8. Accueil des trains et hôtes : veiller à ce que poste en poste sache comment contourner le système si nécessaire.

Commencez par un groupe pilote avant de déployer le système à l'échelle de l'entreprise. Choisissez un service ou un bureau pour tester le système pendant deux semaines. Recueillez les commentaires des réceptionnistes, des hôtes et des visiteurs. Ajustez votre configuration en fonction des informations recueillies, puis étendez le système au reste de votre organisation.

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Intégrez l'automatisation des visiteurs dans un lieu de travail plus intelligent

L'automatisation de la gestion des visiteurs élimine les étapes manuelles, améliore la sécurité et crée une meilleure expérience pour les invités et les hôtes. La clé est de couvrir l'ensemble du flux de travail, de l'invitation à la déconnexion, et de relier les données des visiteurs à l'ensemble des opérations de votre lieu de travail.

Pour les bureaux hybrides, cela est encore plus important. Le nombre de visiteurs fluctue en fonction des habitudes de présence. Les halls d'entrée sont bondés les jours d'affluence. Et lorsque le poste d'accueil poste occupé, l'enregistrement en libre-service permet de maintenir le bon fonctionnement.

deskbird la gestion des visiteurs dans la même plateforme que celle déjà utilisée par les équipes pour poste , la réservation de salles et l'analyse des espaces de travail, la considérant comme faisant partie intégrante de l'expérience hybride au bureau. Les hôtes peuvent enregistrer les invités, réserver une salle de réunion et réserver une place de parking en une seule fois. Les visiteurs s'enregistrent via une tablette ou une borne, et les hôtes reçoivent des notifications instantanées dans Microsoft Teams.

Comme les données relatives aux visiteurs sont associées aux données de fréquentation et d'utilisation de l'espace, vous pouvez voir comment le trafic des visiteurs affecte vos jours les plus chargés et planifier en conséquence. Toutes les données sont hébergées dans l'UE avec la certification ISO 27001 et sont entièrement conformes au RGPD.

Pour les organisations qui accordent la priorité à l'expérience utilisateur et à la confidentialité des données, deskbird une solution simple pour les employés et puissante pour les administrateurs. Découvrez-la en action : réservez une démonstration de la gestion des visiteurs.