Réserver des salles dans Outlook n’a jamais été aussi simple : le complément deskbird

Nous sommes ravis d'annoncer que le complément deskbird est désormais disponible dans Microsoft Outlook. Dès aujourd'hui, vos équipes peuvent rechercher et réserver des salles de réunion avec une expérience améliorée et plus visuelle, directement là où elles planifient déjà leur journée.

À l’origine de cette fonctionnalité

C'est un film qui se répète plusieurs fois par jour dans les bureaux du monde entier : un employé ouvre Outlook pour planifier une réunion. Il ajoute les participants et fixe l'heure. Il ne reste plus qu'à trouver la bonne salle. Et ça, c'est un vrai défi. 

Il faut un espace pouvant accueillir 8 personnes. Avec un projecteur. Au troisième étage. Le moteur de recherche de salles Outlook, quant à lui, affiche juste une liste de noms de salles et très peu d'informations. Elles sont comment, ces salles ? Où se trouvent-elles exactement ?

Au final, l'employé réserve une salle qui a l'air de bien coller à sa recherche, en espérant qu'il n'y ait pas de mauvaises surprises. Parfois, c'est bien le cas. Mais, le plus souvent, c'est l'inverse. Et, même si au final, la réunion a bien lieu dans l'espace réservé, si l'expérience n'est pas optimale, les participants en gardent un piètre souvenir et perdent du temps dans les détails.

C'est pour résoudre deux problèmes en particulier qu'on a développé le complément deskbird : il fallait maintenir un flux de travail unifié tout en rendant l'expérience de réservation intuitive, visuelle et fiable. La réservation de salles devrait être aussi simple que de parcourir les options avec les bonnes informations : on ne joue pas à deviner, on ne croise pas les doigts en espérant que ça marche. Maintenant, vous pourrez trouver exactement ce dont vous avez besoin.

Comment ça marche

1. Ouvrez le complément lors de la création d'une réunion. Cliquez sur deskbird dans la barre latérale d'Outlook lorsque vous planifiez une réunion.
2. Consultez les disponibilités en temps réel. Affichez toutes les salles disponibles sur l'ensemble de vos sites, filtrées par date et heure de votre réunion.
3. Trouvez l'espace qui vous convient. Filtrez les salles en fonction de leur capacité, de leur étage, de leurs équipements et de leurs installations afin de répondre à vos besoins, que vous recherchiez un espace pour une réunion rapide ou une salle de présentation avec équipement de visioconférence.
4. Réservez en un seul clic. Sélectionnez votre salle et elle sera automatiquement ajoutée à l'invitation à la réunion. Tout se synchronise instantanément entre Outlook et deskbird.
5. Synchronisation automatique : toutes les salles réservées dans le rendez-vous Outlook sont automatiquement transférées vers la réservation deskbird correspondante.

On ne doit plus se connecter deux fois à deux applis différentes. On n'a plus besoin d'insérer deux fois les infos. On ne se pose plus de questions sur la réelle disponibilité de la salle.

À qui s'adresse ce produit ?

Pour les employés : trouvez l'espace de réunion qui vous convient sans interrompre votre flux de travail. Réservez des salles au même endroit où vous planifiez vos réunions. Consultez les plans d'étage pour savoir exactement où vous rendre. Éliminez le stress lié aux doubles réservations et à la recherche de salles à la dernière minute.

Pour les administrateurs du lieu de travail : obtenez enfin des données d'utilisation précises, car toutes les réservations parcourent un système unifié. Réduisez le nombre de tickets d'assistance concernant la disponibilité des salles. Prenez des décisions plus éclairées en matière d'attribution des espaces en vous basant sur les modèles d'utilisation réels. Appliquez automatiquement les politiques de réservation sans supervision manuelle.

Pour les responsables informatiques : déployez une intégration qui ne nécessite aucune formation, car elle s'intègre aux outils que les utilisateurs utilisent déjà quotidiennement. Offrez une expérience cohérente aux utilisateurs Mac et Windows. Réduisez le nombre d'outils tout en améliorant la coordination sur le lieu de travail.

L'impact

Lorsque la réservation des salles de réunion se fait sans heurts, les avantages se répercutent sur l'ensemble de votre organisation :

Gain de temps à grande échelle. Si chaque employé économise seulement 15 minutes par jour dans la recherche et la réservation de salles, cela représente plus de 60 heures par employé par an. Pour une entreprise de 500 personnes, ce sont 30 000 heures qui sont ainsi réaffectées à des activités productives.

Meilleure utilisation de l'espace. Des études montrent que les entreprises n'utilisent généralement que 40 à 60 % de la capacité de leurs salles de réunion. Grâce à des données de réservation précises et en temps réel, vous pouvez identifier les espaces sous-utilisés, optimiser votre empreinte et potentiellement réduire vos coûts immobiliers de 20 à 30 %.

Amélioration de l'expérience des employés. Les petits désagréments s'accumulent et finissent par causer de grandes frustrations. Lorsque vos équipes peuvent trouver et réserver de manière fiable les espaces dont elles ont besoin sans difficulté, cela élimine un point sensible quotidien et renforce la confiance dans vos systèmes de travail.

Des décisions plus éclairées pour votre lieu de travail. Les données d'utilisation réelles vous aident à comprendre quelles sont les commodités les plus importantes, quels emplacements nécessitent plus de capacité et comment planifier votre croissance, autant de décisions qui ont un impact direct sur vos résultats financiers.

Disponible dès maintenant

Le complément deskbird est désormais disponible. Vos équipes peuvent commencer à l'utiliser dès maintenant en l'installant depuis la boutique Outlook. Aucune configuration complexe. Aucune formation fastidieuse. Juste une réservation de salle transparente dans le flux de travail. Nous continuons à améliorer l'intégration en fonction des commentaires des clients, avec des améliorations à venir dans la gestion des réunions récurrentes et des fonctionnalités d'édition avancées.

Prêt à éliminer le chaos des salles de réunion ? La solution est déjà dans votre calendrier.

Commencez dès aujourd'hui

Vous trouverez le complément deskbird pour Outlook ici : Installer le complément Outlook

Besoin d'aide pour le configurer ? Consultez notre article du Centre d'aide.