Une sécurité à la hauteur de vos exigences. La confiance, sans compromis.

Les autres employés ne peuvent pas voir qui a réservé quel poste ou quel espace de travail. Les administrateurs peuvent activer les réservations anonymes globalement comme paramètre par défaut pour toute l’organisation ; aucun employé n’a ainsi besoin d’activer lui-même cette option.

Les profils et l’activité des employés ne sont visibles que par les collègues expressément autorisés par la personne concernée. Sans cette autorisation, aucune donnée de profil ni aucun historique de réservation n’est accessible.

Les réservations de salles peuvent être marquées comme « privées ». Lorsque cette option est activée, le titre de la réunion et la liste des participants sont masqués pour toute personne qui consulte le plan des locaux ou le calendrier de la salle.

Les responsables ont uniquement accès à des données agrégées sur l’utilisation des espaces. deskbird ne fournit aucun tableau de bord de surveillance individuelle des employés. Toutes les analyses sont réalisées au niveau du groupe ; les données d’utilisation ou de comportement individuelles ne sont jamais exposées. Les rapports sont conçus pour éclairer les décisions d’aménagement des espaces, et non pour surveiller les personnes.

Les données transactionnelles personnelles (réservations de postes, réservations de salles et enregistrements) sont automatiquement anonymisées à l’issue d’une période de conservation définie. Elles sont supprimées conformément à une politique de suppression documentée et ne sont jamais conservées indéfiniment. Les clients de l’offre Enterprise peuvent définir des délais d’anonymisation personnalisés afin de répondre à leurs exigences internes en matière de gouvernance des données.

deskbird répond aux exigences de codétermination des comités d’entreprise allemands et autrichiens concernant le partage des postes de travail et les outils de suivi des espaces. L’anonymisation configurable, l’absence de suivi individuel et les pistes d’audit complètes sur l’accès aux données offrent aux comités d’entreprise la transparence nécessaire pour examiner et approuver le déploiement avant sa mise en service.

deskbird met à disposition un modèle non contraignant de charte ou d’accord d’entreprise relatif au partage des postes de travail et au travail flexible. Il couvre notamment le champ d’application et les objectifs, les processus de réservation et les règles d’utilisation, la protection des données et les droits d’accès, la santé au travail, l’ergonomie et l’aménagement des espaces, ainsi que les procédures de résolution des conflits et de gestion du changement. Ce modèle constitue un point de départ et doit être adapté au contexte de chaque organisation. Lorsque la réglementation ou les modalités du dialogue social l’exigent, son contenu peut faire l’objet d’une information, d’une consultation ou d’une négociation avec les instances représentatives compétentes.

Les dispositions relatives à la protection des données, les droits d’accès et les détails de mise en œuvre technique sont documentés de manière à faciliter les procédures d’information, de consultation ou de négociation avec les instances représentatives compétentes. Des dispositions particulières pour les collaborateurs ayant des besoins spécifiques, notamment en matière d’accessibilité ou de santé, peuvent être intégrées.