Liste de contrôle pour la gestion des visiteurs : bien accueillir les visiteurs au bureau

La première impression est très importante, surtout lorsqu'il s'agit d'accueillir les visiteurs dans votre bureau. Un candidat, un partenaire commercial ou un investisseur : la façon dont vous gérez cette première expérience en dit long sur le professionnalisme, la culture et le souci du détail de votre entreprise. Qu'il s'agisse de faire en sorte que les invités se sentent les bienvenus, d'assurer la sécurité des visiteurs ou d'améliorer l'efficacité opérationnelle, être prêt à accueillir des visiteurs n'est pas seulement une question de bonnes manières : c'est un enjeu majeur pour votre entreprise.

Si le système n'est pas bien rodé, les visiteurs sont obligés d'attendre, ne sont pas correctement enregistrés et peuvent même se déplacer dans les locaux sans être remarqués, risquant ainsi de recueillir des informations qui ne leur étaient pas destinées. Ne sous-estimez pas une mauvaise gestion des visiteurs au risque de nuire à la réputation de votre entreprise, d'affecter la productivité et de causer de graves risques en matière de conformité et de sécurité.‍

Cette liste de contrôle est votre guide étape par étape pour créer un lieu de travail rationalisé, prêt à accueillir les visiteurs et qui ne laisse rien au hasard. Des préparatifs en amont au suivi après la visite, assurez-vous que vous avez tout prévu pour que chaque visite se déroule comme sur des roulettes, en toute sécurité et de manière mémorable.

1. Avez-vous des visites prévues dans vos locaux ?

Pour commencer, l'arrivée des visiteurs devrait être planifiée à l'avance. Évitez de vous précipiter à la dernière minute et adoptez plutôt une stratégie proactive. Cela montre non seulement que vous respectez le temps de vos visiteurs, mais cela contribue également à donner un ton positif à la visite. En réservant à l'avance une place de parking, une salle de réunion et peut-être même un bureau pour vos invités et en recueillant toutes les coordonnées des visiteurs avant leur arrivée, vous éviterez tout désagrément, par exemple des doubles réservations ou des informations manquantes. Par ailleurs, le fait de planifier à l'avance permet à tous les membres du personnel concernés d'être informés et de se préparer à la visite, pour offrir un accueil chaleureux, professionnel et personnalisé et renforcer la sécurité des visiteurs du début à la fin de la visite.

2. Avez-vous attribué des rôles et des responsabilités clairs ?

Une chose est sûre : pour que la gestion quotidienne des visiteurs se déroule au mieux, tout le monde doit connaître son rôle et ses responsabilités. Sans une répartition claire des tâches, la situation devient rapidement chaotique. Pour que l'expérience des visiteurs se passe comme sur des roulettes, veillez à confier des tâches spécifiques à différents membres de l'équipe, par exemple la gestion de la logistique, de l'accueil et des installations techniques. Si vous n'avez pas l'habitude de recevoir des visiteurs dans votre bureau, prenez le temps de répéter les rôles de chacun à l'avance afin d'éviter tout problème lors de la première visite réelle.

3. Votre bureau et votre équipement sont-ils prêts à recevoir des visiteurs ?

Pour être prêt à accueillir les visiteurs, il ne suffit pas de répartir clairement les responsabilité, il faut également que vos bureaux se présentent bien. La première chose que vos visiteurs vont voir dans vos locaux est l'espace d'accueil. Il faut donc le rendre accueillant, moderne et aligné à votre marque et à l'identité de votre entreprise. Viennent ensuite les espaces communs, tels que les salles d'attente pour les visiteurs, les toilettes, les couloirs et les salles de réunion, qui doivent être bien rangés et impeccables pour laisser une bonne première impression. En ce qui concerne les salles de réunion, n'oubliez pas de vérifier l'équipement avant la réunion pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu, des projecteurs aux microphones en passant par les outils vidéo.

4. Les visiteurs sont-ils clairement guidés à leur arrivée ?

Vous connaissez peut-être votre immeuble de bureaux comme votre poche, mais il n'en va pas de même pour les visiteurs qui arrivent sur les lieux pour la première fois. Vos invités doivent être guidés dès leur arrivée sur le parking de l'entreprise. Mettez en place une signalisation claire qui guide les visiteurs vers la réception, où le personnel du bureau d'accueil peut prendre le relais, en accueillant chaleureusement les visiteurs et en leur fournissant les informations nécessaires sur les étapes suivantes. Vous pouvez également utiliser des bornes en libre-service pour un enregistrement rapide et des guides interactifs qui décrivent le parcours du visiteur. L'objectif est de créer un parcours fluide pour les visiteurs, depuis leur arrivée jusqu'à la salle de réunion proprement dite.

📍 Fournir des indications et une signalisation claires est l'un des 5 incontournables pour une bonne expérience du visiteur. Découvrez les autres éléments essentiels qui contribuent à créer une expérience visiteur exceptionnelle dans ce blog.

5. Le processus de suivi des arrivées est-il simple pour les visiteurs comme pour les hôtes ?

Le suivi de l'arrivée et du départ des visiteurs est important pour des raisons de sécurité et de commodité. D'une part, le fait de disposer d'informations précises sur les personnes présentes dans le bâtiment à tout moment permet de s'assurer que tout le monde est présent en cas d'évacuation d'urgence. D'autre part, le suivi des visiteurs améliore l'efficacité opérationnelle en réduisant les temps d'attente et en permettant aux hôtes de savoir exactement quand les visiteurs sont arrivés. L'utilisation de systèmes automatisés qui saisissent les détails concernant les visiteurs (tels que le nom, l'heure et l'hôte) dès qu'ils s'enregistrent soulage la charge de travail du personnel de l'accueil et permet des processus fluides.

6. Les hôtes sont-ils rapidement informés de la présence de visiteurs ?

L'importance du suivi des visiteurs va de pair avec un autre élément de la liste de contrôle des visiteurs de votre bureau, qui consiste à s'assurer que les hôtes sont prévenus dès l'arrivée de leurs invités. Si les visiteurs doivent attendre dans le salon pendant des heures, ils vont vite oublier l'impression positive laissée par l'accueil chaleureux et professionnel qu'ils ont reçu. C'est là qu'interviennent les systèmes de gestion des visiteurs tels que Visitors de deskbird, qui permettent de notifier les hôtes en temps réel via MS Teams.

7. Votre bureau a tout ce qu'il faut pour respecter les normes de santé et de sécurité pour les visiteurs ?

La santé et la sécurité sur le lieu de travail est toujours un sujet important, mais il l'est encore plus lorsque des visiteurs extérieurs fréquentent les locaux. Dès qu'ils franchissent la porte, leur santé et leur sécurité deviennent votre responsabilité, d'où la nécessité d'établir des protocoles de sécurité clairs, d'être prêt en cas d'urgence et de contrôler les accès. Assurez-vous que les sorties de secours sont clairement visibles et que l'ensemble du personnel est informé des plans d'évacuation et des procédures de premiers secours applicables aux visiteurs. En limitant l'accès des visiteurs à des zones spécifiques, vous pouvez renforcer encore davantage leur sécurité.

8. Donnez-vous des nouvelles à vos visiteurs après leur visite ?

Les visites de bureau ne doivent pas suivre le principe "loin des yeux, loin du cœur". Ne laissez pas vos visiteurs fermer la porte derrière eux sans plus donner de vos nouvelles. Un petit mot de remerciement après une visite montre aux visiteurs que vous appréciez le temps qu'ils ont pris et renforce l'impression positive durable de la visite. Vous pouvez faire en sorte qu'ils se sentent encore plus appréciés et reconnus en adaptant le suivi à chacun d'entre eux, avec un message personnalisé. Ne manquez pas non plus l'occasion d'améliorer l'expérience de vos visiteurs et invitez-les à vous faire part de leurs commentaires.

Comment une solution moderne de gestion des visiteurs peut-elle améliorer l'organisation des visites dans vos locaux ?

Il y a un long cahier des charges pour se préparer à accueillir quelqu'un au bureau. Heureusement, vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Comme pour tous les aspects du lieu de travail moderne, il existe une technologie pour vous aider. Les solutions de gestion des visiteurs rationalisent les visites au bureau et assurent le bon déroulement des opérations en couvrant tous les éléments essentiels.

Ces solutions sont équipées des outils dont vous avez besoin pour faire une bonne première impression tout en assurant un fonctionnement efficace en coulisses. Des fonctionnalités telles que les notifications en temps réel alertent les hôtes dès l'arrivée de leurs invités, tandis que les options d'enregistrement en libre-service aident les invités à se déplacer dans l'espace d'accueil rapidement et en toute sécurité.

De nombreux systèmes de gestion des visiteurs permettent également d'imprimer des badges et de personnaliser les flux de travail en fonction des différents types de visiteurs, qu'il s'agisse d'accueillir un candidat pour un entretien d'embauche ou un investisseur de premier plan pour une importante réunion de présentation. En rationalisant le processus d'enregistrement, ils permettent de gagner du temps, de renforcer la sécurité en conservant un enregistrement en temps réel des personnes présentes sur le site et de fournir des informations précieuses grâce à l'analyse des données relatives aux visiteurs.‍

Souhaitez-vous en savoir plus sur la manière dont les solutions de gestion des visiteurs réduisent les coûts opérationnels ? Consultez notre article sur les coûts cachés d'une mauvaise gestion des visiteurs (et comment les éviter).

Préparez vos prochaines visites au bureau avec deskbird

Bien préparer une visite dans vos locaux n'est pas seulement un avantage : c'est essentiel pour créer une expérience transparente, sûre et professionnelle pour les visiteurs. De la planification de la logistique à l'avance à l'attribution de rôles et de responsabilités clairs, en passant par l'accompagnement des visiteurs de leur arrivée à leur départ, il y a beaucoup à faire.

Une solution moderne de gestion des visiteurs vous aide à maîtriser tous les aspects en automatisant les tâches qui prennent du temps, en renforçant la sécurité et en offrant une expérience aux visiteurs qui laisse une impression durable. Visitors by deskbird facilite l'invitation des visiteurs à l'avance, la réservation de bureaux ou de places de parking et l'envoi de toutes les informations dont ils ont besoin à l'avance. Rationalisez les arrivées et les départs, notifiez les hôtes en temps réel via MS Teams et gérez tout à partir d'un tableau de bord centralisé.

Prêt à améliorer l'expérience de vos visiteurs ?

👉 Réservez une démo dès aujourd'hui et découvrez comment notre nouvelle solution de gestion des visiteurs peut accomoagner votre lieu de travail.