Workplace Intelligence: il costo reale dei dati inaffidabili sull’occupazione

È mercoledì pomeriggio. Un workplace manager percorre il terzo piano e conta le postazioni vuote. Sul laptop, però, il report indica un’occupazione dell’85%.

Entrambi i dati sono reali ma uno solo avrà un impatto sul rinnovo del contratto di affitto.

Non è un’ipotesi. CBRE ha condotto uno studio di tre mesi confrontando i dati dei badge con quelli dei sensori nello stesso edificio. I badge indicavano un utilizzo giornaliero dell’85%, mentre i sensori misuravano un picco del 59%. L’azienda occupava otto piani, ma secondo i dati ne bastavano sei: accorparli ha permesso di risparmiare circa 240.000 sterline all’anno.

Nessuno ha sbagliato: sono stati usati i dati disponibili, ma quei dati misuravano l’indicatore sbagliato.

È proprio questo divario che ha portato alla progettazione di deskbird Intelligence. Il nostro software rileva la presenza effettiva attraverso la rete e i monitor già presenti in azienda, così i report sull’occupazione riflettono ciò che è accaduto davvero, non ciò che il sistema di prenotazione aveva previsto. Nessun sensore da acquistare e nessuna nuova azione richiesta ai collaboratori.

In poche parole

deskbird Intelligence misura l’occupazione reale degli uffici tramite deskbird Dock, un’app desktop leggera che rileva le connessioni di rete e i segnali dei monitor. Nessun hardware da installare, nessuna azione richiesta ai collaboratori e nessun sensore da manutenere.

• Le prenotazioni misurano le intenzioni, i badge gli ingressi, ma nessuno dei due misura l’utilizzo reale
• deskbird Intelligence misura l’occupazione reale senza costi hardware, contro gli 80-400 € per postazione dei sensori
• Il livello agentico di deskbird trasforma i dati in raccomandazioni economiche all’interno di Copilot, Claude, ChatGPT o Gemini

Decisioni basate su dati di cui nessuno si fida

La parte più sconvolgente è che è diventata la normalità.

Secondo il Global Occupancy Planning Benchmark 2026 di JLL, oggi il 90% delle organizzazioni usa i dati sull’utilizzo per pianificare gli spazi, contro il 70% dell’anno precedente. Eppure, solo il 7% pensa di avere una capacità eccellente di analizzarli.

Nonostante ciò, quei numeri vengono usati lo stesso. La pianificazione dell’occupazione va avanti, si firmano contratti, si chiudono piani e si aggiungono postazioni, mentre tutti sanno che i dati di partenza sono fragili. Se la decisione si rivela sbagliata, la responsabilità ricade su chi ha presentato il report.

Gli uffici si riempiono, ma le medie lo nascondono

Secondo CBRE, nel 2025 l’utilizzo medio globale degli uffici era del 53%, contro il 38% dell’anno precedente. L’immagine degli uffici vuoti è ormai superata.

La stessa ricerca, però, rileva picchi di utilizzo dell’80%. È qui che si nasconde il rischio: la media suggerisce che puoi ridurre gli spazi, ma nei giorni di punta, come il martedì, l’ufficio è già quasi pieno. Se dimensioni gli spazi sulla media, penalizzi proprio le giornate in cui le persone vengono in ufficio.

Per “utilizzo” si intende il fatto che le persone utilizzino effettivamente lo spazio, non il semplice passaggio del badge all’ingresso. Il che ci porta al modo in cui la maggior parte delle aziende lo misura.

Ogni metodo altera i dati a modo suo

Il tuo sistema di prenotazione delle postazioni mostra ciò che i collaboratori avevano intenzione di fare, non ciò che hanno fatto davvero.

I dati di prenotazione registrano i programmi delle persone. Qualcuno prenota una postazione per lunedì e poi lavora da casa: la postazione risulta occupata per tutto il giorno. È un’intenzione registrata in anticipo e tende a sovrastimare l’occupazione.

I passaggi di badge confermano l’ingresso nell’edificio. È un comportamento reale, quindi più affidabile di una prenotazione. Ma entrare non significa usare una postazione: chi passa la giornata nelle sale riunioni appare identico a chi resta otto ore alla propria postazione. Ecco come un edificio può risultare occupato 26 punti percentuali in più del reale.

I sensori fisici misurano con precisione la presenza alla postazione. È questa precisione ad aver rivelato la differenza nello studio CBRE. Il problema è il costo: da 80 a 400 € per postazione, prima ancora di installazione, calibrazione e sostituzione delle batterie. Inoltre, una volta montati, i sensori sono difficili da spostare e vincolano la misurazione alla disposizione esistente.

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Il valore economico della Workplace Intelligence

Una prenotazione non garantisce che una postazione venga utilizzata. Questa differenza ha un costo. Quando puoi misurarla, cambiano tre decisioni.

Puoi dimensionare gli spazi sulla base di dati concreti. L’utilizzo piano per piano mostra quali aree giustificano la superficie occupata e quali vengono mantenute per abitudine. Nell’esempio di CBRE, la differenza valeva due piani e 240.000 sterline all’anno in un solo edificio.

Puoi definire le politiche ibride in base ai comportamenti reali, non alle ipotesi. I giorni di picco, i ritmi settimanali e la compresenza dei team derivano da ciò che le persone hanno fatto davvero, non da ciò che avevano indicato nel sistema di prenotazione.

Puoi difendere la decisione davanti alla direzione. La parte più difficile di una scelta sugli spazi raramente è prenderla: è sostenerla quando la direzione finanziaria chiede da dove provengono i numeri. Le analisi degli spazi basate sulla presenza reale offrono una risposta solida.

Nulla di tutto ciò richiede un budget per l'hardware, che è proprio l'aspetto che solitamente blocca questi progetti prima ancora che prendano il via.

Dai dati sull’occupazione alle decisioni

deskbird Intelligence non si limita a mostrare il divario. Il suo livello agentico analizza i modelli nei tuoi uffici e li trasforma in raccomandazioni, quantificando il risparmio associato a ciascuna. Simula scenari, confronta le tue sedi con aziende simili e fa emergere tendenze che nessuno avrebbe avuto il tempo di cercare.

Funziona negli assistenti che i tuoi team usano già, tra cui Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT e Gemini: non devi introdurre un nuovo strumento.

La decisione resta sempre nelle tue mani e ogni suggerimento è accompagnato dai dati sull’occupazione che lo giustificano. Così puoi presentare una raccomandazione credibile anche alla direzione finanziaria, senza doverti fidare alla cieca.

In che modo deskbird Intelligence misura l’occupazione

deskbird Dock, l’app desktop alla base di deskbird Intelligence, rileva i segnali già prodotti nel tuo ufficio. La connessione di un dispositivo alla rete aziendale indica una presenza; il collegamento a un monitor o a una docking station mappati la associa a una postazione precisa.

L’IT distribuisce l’app tramite il sistema di gestione dei dispositivi esistente, come qualsiasi altra applicazione gestita. Non c’è nulla da installare sulle postazioni e nessuna batteria da sostituire: il costo hardware resta pari a zero.

I dati sono anonimizzati e aggregati fin dalla progettazione, perché l’obiettivo è analizzare spazi e tendenze, non le persone.

Per approfondire, leggi il nostro articolo su come misurare l’occupazione senza sensori: segnali utilizzati, implementazione, limiti di precisione e modalità di privacy.

Prenota una demo: ti mostreremo la differenza tra le postazioni prenotate dai tuoi team e quelle che utilizzano davvero.