Come misurare l'occupazione degli uffici senza sensori

In poche parole

Puoi misurare l’occupazione reale degli uffici senza installare sensori, usando i segnali già prodotti dall’edificio: connessioni Wi-Fi, attività dei monitor, passaggi di badge e check-in delle prenotazioni.

• I registri delle prenotazioni mostrano ciò che le persone avevano in programma di fare, non ciò che è effettivamente accaduto.
• Il Wi-Fi, le connessioni di rete e la presenza dei dispositivi sono già disponibili nel tuo edificio e possono fornire dati per l’analisi dell’occupazione.
• La raccolta di dati anonimizzati ed esclusivamente aggregati permette di effettuare analisi sull'occupazione conformi al GDPR, senza costi di installazione dei sensori.

Cosa sono i dati di occupazione senza hardware?

Raccogliere dati sull'occupazione senza ricorrere a dispositivi hardware significa misurare l'utilizzo effettivo degli spazi del tuo ufficio analizzando i segnali già presenti nell'edificio. Non sono necessari sensori, telecamere o dispositivi IoT dedicati.

Il tuo ufficio emette già segnali digitali. Le reti Wi-Fi tracciano le connessioni dei dispositivi. I monitor e le docking station rilevano quando i portatili vengono collegati. Questi segnali rivelano le prestazioni dello spazio senza bisogno di aggiungere nuove apparecchiature.

Questo approccio si differenzia dai dati relativi alle prenotazioni, che mostrano solo ciò che le persone avevano in programma di fare. Si differenzia anche dalla sorveglianza: non sono necessarie telecamere ed è possibile continuare a fornire solo dati aggregati. Collegando questi segnali esistenti a una piattaforma di analisi dei dati in tempo reale, si ottiene un quadro chiaro dell’utilizzo dello spazio.

Come misurare l'occupazione degli uffici senza hardware

Segnali di presenza rilevati tramite Wi-Fi

Il monitoraggio della presenza basato sul Wi-Fi conta i dispositivi che si connettono agli access point del tuo ufficio. Quando il telefono o il portatile di qualcuno si collega alla rete, il sistema registra la sua presenza in quella zona.

Questo metodo sfrutta l'infrastruttura già esistente e consente di coprire facilmente aree estese. La sfida è rappresentata dall'accuratezza: una persona con uno smartphone, un laptop e un tablet viene conteggiata come se fossero tre persone, a meno che il sistema non applichi la deduplicazione. È inoltre necessario il coinvolgimento del team di rete e l'accuratezza dipende in larga misura dalla densità dei punti di accesso.

Segnali provenienti dalla rete e dalle connessioni Ethernet

Le connessioni cablate, come le porte Ethernet e le docking station, indicano una presenza a livello di postazione. Quando un laptop si collega a un monitor o a un dock, la rete rileva che qualcuno sta lavorando in quella specifica postazione postazione.

Questo approccio garantisce una precisione a livello di singola postazione senza richiedere alcuna azione da parte tua. Il limite è che funziona solo per le postazioni cablate. Per il rilevamento basato su software è necessaria una distribuzione MDM e la presenza viene registrata solo quando colleghi i tuoi dispositivi.

Dati di prenotazione con regole di check-in

I sistemi di prenotazione con check-in obbligatorio migliorano la qualità dei dati. Se i collaboratori confermano la prenotazione all’arrivo, la differenza tra postazioni prenotate e utilizzate diminuisce. Una regola di rilascio automatico libera la postazione se l’utente non effettua il check-in entro il tempo stabilito.

Non richiede nuove infrastrutture ed è facile da implementare. Rimane però vincolato al comportamento degli utenti: misura un’intenzione confermata al momento del check-in, non la presenza continua durante la giornata.

Segnali di presenza del computer e del monitor

Il rilevamento software usa un agente leggero installato sui laptop dei collaboratori per riconoscere la connessione a un monitor dell’ufficio. È così che funziona deskbird Dock.

Dock rileva la presenza della rete Wi-Fi, l'access point (BSSID) e il gateway predefinito, oltre alle connessioni al monitor e alla docking station. L'access point e il gateway sono gli elementi che consentono di distinguere un dispositivo effettivamente presente in sede da uno collegato alla VPN da casa.

Questo metodo rileva la presenza a livello della singola postazione senza costi hardware. Richiede la distribuzione tramite MDM e registra la presenza solo quando il dispositivo si collega alla postazione. Per l’IT, il vantaggio è l’assenza di manutenzione: nessuna batteria da sostituire, nessun dispositivo da calibrare e nessun parco hardware da gestire.

Dove il monitoraggio dell’occupazione perde affidabilità

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Quando i responsabili degli spazi di lavoro hanno dei dubbi sui numeri, smettono di usarli. Le decisioni tornano a basarsi sulle intuizioni. Le aziende continuano a controllare le spese fino all’ultimo centesimo, ma valutano gli uffici a sensazione.

Come raccogliere dati sull’occupazione nel rispetto della privacy

Misurare l’occupazione solleva una domanda legittima sul monitoraggio dei collaboratori. Nelle organizzazioni che operano nell’UE o dispongono di rappresentanze dei lavoratori, la risposta spesso determina se il progetto può partire. deskbird Dock offre tre modalità.

Utente autenticato. Il dispositivo è associato a un account deskbird. Questa modalità offre analisi complete e automazioni come il check-in automatico e il cambio di postazione.

Modalità anonima. La presenza viene associata a un ID dispositivo pseudonimizzato, mai a un nome.

Modalità anonima con rotazione giornaliera. Gli ID dei dispositivi vengono azzerati ogni 24 ore, quindi le presenze di giorni diversi non possono essere collegate. È la modalità su cui si concentrano più spesso le rappresentanze dei lavoratori.

I dati riportati sono aggregati in tutte le modalità. La piattaforma è ospitata in Europa ed è certificata ISO 27001 e SOC 2 Tipo II. Passando alla modalità anonima, i dati storici a livello di utente vengono resi anonimi; è bene tenerlo presente prima di effettuare la scelta.

Il costo dei sensori rispetto ai dati di occupazione senza hardware

I sensori richiedono un’installazione professionale piano per piano, oltre alla sostituzione delle batterie e alla calibrazione per tutta la loro durata. Il software si distribuisce tramite MDM in pochi giorni, si estende a nuove sedi con costi marginali quasi nulli e lascia all’IT solo gli aggiornamenti da gestire.

L’impatto dei dati sull’intero portafoglio immobiliare

Scadenze contrattuali. Rinnovi, clausole di recesso ed espansioni possono essere valutati sulla base di dati concreti, non di stime. L’utilizzo piano per piano mostra quali edifici giustificano la superficie occupata prima di assumere un nuovo impegno contrattuale.

Consolidamento. I dati sull’utilizzo raccolti in tutte le sedi indicano dove due piani utilizzati solo a metà possono fondersi in uno solo e quali sedi presentano una domanda sufficiente da giustificarne il mantenimento.

Costo per postazione utilizzata. Il costo di occupazione rapportato alle postazioni effettivamente usate, anziché a quelle disponibili, è il dato che regge all'esame del consiglio di amministrazione. È anche quello che la maggior parte dei portafogli immobiliari non è ancora in grado di calcolare.

Analisi dei giorni di presenza obbligatoria. I dati sulle presenze mostrano se una politica di rientro in ufficio aumenta davvero il tempo trascorso in sede e se i team sono presenti negli stessi giorni. Essendo aggregati e anonimizzati, valutano l’efficacia della politica, non le singole persone.

Prenotato e utilizzato. La differenza tra i due dati, osservata su tutto il portafoglio, è spesso il primo elemento che porta a riconsiderare la quantità di spazio necessaria.

In che modo deskbird fornisce dati reali sull’occupazione senza bisogno di hardware

deskbird Intelligence è il livello di analisi del sistema operativo deskbird per la gestione degli spazi di lavoro.

deskbird Dock trasforma i monitor e l'attività di rete già presenti all'interno dell'edificio in un sistema passivo di rilevamento della presenza. Si installa tramite MDM per Windows e macOS, senza richiedere alcun intervento da parte degli utenti, infrastruttura hardware né modifiche alla rete.

Il livello agentico trasforma i dati in qualcosa di più di una dashboard. Funziona negli assistenti che i tuoi team usano già, tra cui Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT e Gemini: non devi introdurre un nuovo strumento.

Puoi chiedere, in modo naturale, quanto farebbe risparmiare un consolidamento di sei sedi o quali piani restano sotto il 40% di utilizzo il lunedì. Il sistema propone gli indicatori e la visualizzazione più adatti e quantifica il risparmio di ogni scenario.

Se vuoi dati sull’occupazione affidabili per le tue decisioni, senza sensori, scopri deskbird Dock in azione.