Come misurare l'occupazione degli uffici senza sensori

In poche parole

È possibile misurare l'effettivo tasso di occupazione degli uffici senza installare sensori, semplicemente analizzando i segnali già generati dall'edificio: connessioni Wi-Fi, attività dei monitor, letture dei badge e registrazioni relative alle prenotazioni.

• I registri delle prenotazioni mostrano ciò che le persone avevano in programma di fare, non ciò che è effettivamente accaduto.
• Il Wi-Fi, le connessioni di rete e la presenza dei dispositivi sono già disponibili nel vostro edificio e possono fornire dati per l’analisi dell’occupazione.
• La raccolta di dati anonimizzati e esclusivamente aggregati può supportare analisi sull'occupazione conformi al GDPR, senza costi di installazione dei sensori.

Cosa sono i dati sull'occupazione senza l'hardware?

Raccogliere dati sull'occupazione senza ricorrere a dispositivi hardware significa misurare l'utilizzo effettivo degli spazi del tuo ufficio analizzando i segnali già presenti nell'edificio. Non sono necessari sensori, telecamere o dispositivi IoT dedicati.

Il vostro ufficio emette già segnali digitali. Le reti Wi-Fi tracciano le connessioni dei dispositivi. I monitor e le docking station rilevano quando i portatili vengono collegati. Questi segnali rivelano le prestazioni dello spazio senza bisogno di aggiungere nuove apparecchiature.

Questo approccio si differenzia dai dati relativi alle prenotazioni, che mostrano solo ciò che le persone avevano in programma di fare. Si differenzia anche dalla sorveglianza: non sono necessarie telecamere ed è possibile continuare a fornire solo dati aggregati. Collegando questi segnali esistenti a una piattaforma di analisi dei dati in tempo reale ( gestione dell'ambiente di lavoro ), si ottiene un quadro chiaro dell’utilizzo dello spazio.

Metodi senza hardware per misurare l'occupazione degli uffici

Segnali di presenza basati sul WiFi

Il monitoraggio della presenza basato sul Wi-Fi conta i dispositivi che si connettono agli access point del tuo ufficio. Quando il telefono o il portatile di qualcuno si collega alla rete, il sistema registra la sua presenza in quella zona.

Questo metodo sfrutta l'infrastruttura già esistente. Consente di coprire facilmente aree estese. La sfida è rappresentata dall'accuratezza: una persona con uno smartphone, un laptop e un tablet viene conteggiata come se fossero tre persone, a meno che il sistema non applichi la deduplicazione. È inoltre necessario il coinvolgimento del team di rete e l'accuratezza dipende in larga misura dalla densità dei punti di accesso.

Segnali di rete e di connessione Ethernet

Le connessioni cablate, come le porte Ethernet e le docking station, indicano una presenza a livello di “ postazione ”. Quando un laptop si collega a un monitor o a un dock, la rete rileva che qualcuno sta lavorando in quella specifica postazione postazione.

Questo approccio garantisce un'accuratezza pari a quella dell'postazione, senza richiedere alcun intervento da parte dell'utente. Il limite è che funziona solo con configurazioni cablate. Per il rilevamento basato su software è necessaria l'implementazione di un sistema MDM, che rileva la presenza dei dispositivi solo quando i dipendenti li collegano alla rete.

Dati di prenotazione con regole di check-in

I sistemi di prenotazione con politiche di check-in obbligatorio migliorano la qualità dei dati. Se i dipendenti devono confermare la propria prenotazione su postazione all'arrivo, il divario tra le camere prenotate e quelle effettivamente utilizzate si riduce. Una politica di rilascio automatico libera la camera postazione se l'utente non effettua il check-in entro un intervallo di tempo prestabilito.

Non richiede nuove infrastrutture. Facile da implementare. Lo svantaggio è che dipende comunque dalla collaborazione degli utenti. Si misura l’intenzione tramite una fase di conferma, anziché attraverso un monitoraggio continuo durante la giornata.

Segnali di presenza del computer e del monitor

Il sistema di rilevamento basato su software utilizza un agente leggero installato sui portatili dei dipendenti per rilevare quando un dispositivo si collega a un monitor dell’ufficio. Ecco come deskbird Dock funziona.

Dock rileva la presenza della rete Wi-Fi, l'access point (BSSID) e il gateway predefinito, oltre alle connessioni al monitor e alla docking station. L'access point e il gateway sono gli elementi che consentono di distinguere un dispositivo effettivamente presente in sede da uno collegato alla VPN da casa.

Questo metodo fornisce un segnale di presenza di livello " postazione" a costo zero in termini di hardware. Richiede l'MDM per l'implementazione e rileva la presenza solo quando il dispositivo si connette alla postazione di lavoro. Per i team IT, il vantaggio principale è l'assenza di manutenzione: nessuna batteria da sostituire, nessun dispositivo da calibrare, nessun parco hardware da gestire.

Quando il monitoraggio dell'occupazione non funziona

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Quando i responsabili dell’ manager l posto di lavoro mettono in dubbio i dati, smettono del tutto di utilizzarli. Le decisioni tornano ad essere basate su supposizioni. Le aziende continuano a tenere sotto controllo le proprie finanze fino all’ultimo centesimo, mentre valutano l’ambiente di lavoro basandosi solo sulle sensazioni.

Come si presentano i dati sull'occupazione che garantiscono la privacy

La misurazione della presenza solleva una domanda legittima riguardo al monitoraggio dei dipendenti e, per le organizzazioni che operano nell'UE o che dispongono di comitati aziendali, spesso determina se l'implementazione avrà luogo o meno. deskbird Dock risponde a questa domanda proponendo 3 modalità.

Utente autenticato. Il dispositivo è associato a un account deskbird . Analisi complete, oltre a funzioni automatizzate come il check-in automatico e la sostituzione " postazione ".

Anonimo. La presenza si basa su un ID del dispositivo pseudonimizzato, mai su un nome.

Anonimo con rotazione giornaliera. Gli ID dei dispositivi vengono azzerati ogni 24 ore, pertanto non è possibile collegare le visite tra un giorno e l’altro. Questa è la modalità su cui i comitati aziendali solitamente chiedono chiarimenti.

I dati riportati sono aggregati in tutte le modalità. La piattaforma è ospitata in Europa ed è certificata ISO 27001 e SOC 2 Tipo II. Passando alla modalità anonima, i dati storici a livello di utente vengono resi anonimi; è bene tenerlo presente prima di effettuare la scelta.

Il costo dei sensori rispetto ai dati di presenza senza hardware

I sensori richiedono un'installazione professionale piano per piano, seguita dal rifornimento delle batterie e dalla calibrazione per tutto il tempo in cui li si possiede. Il software viene implementato tramite MDM in pochi giorni, è scalabile su nuovi siti praticamente senza costi aggiuntivi e non richiede all'IT alcuna manutenzione, se non gli aggiornamenti.

Quali sono le variazioni dei dati a livello di portafoglio

Eventi relativi ai contratti di locazione. Ogni rinnovo, clausola di rescissione e decisione di espansione diventa una questione di dati concreti piuttosto che di stime. L’utilizzo piano per piano mostra quali edifici giustificano lo spazio occupato prima di impegnarsi per un altro periodo contrattuale.

Consolidamento. I dati sull’utilizzo raccolti in tutte le sedi indicano dove due piani utilizzati solo a metà possono essere unificati in uno solo e quali sedi presentano una domanda sufficiente da giustificarne il mantenimento.

Costo per posto di lavoro utilizzato. Il costo di occupazione diviso per il numero di postazioni effettivamente occupate, anziché per quelle disponibili, è il dato che regge al vaglio del consiglio di amministrazione. È anche il dato che la maggior parte dei dipartimenti non è attualmente in grado di fornire.

Report giornalieri obbligatori. I dati sulle presenze indicano se una politica RTO favorisce la presenza in ufficio e se i team si sovrappongono quando sono presenti. I dati sono aggregati e resi anonimi, in modo da fornire informazioni sulla politica piuttosto che sulle persone.

Spazio prenotato contro spazio utilizzato. Il divario tra i due, a livello di portafoglio, è solitamente il primo dato che fa ricredere qualcuno sulla quantità di spazio di cui ha bisogno.

Come deskbird fornisce dati reali sull’occupazione senza bisogno di hardware

deskbird Intelligence è il livello di analisi del sistema operativo deskbird per gestione dell'ambiente di lavoro.

deskbird Dock trasforma i monitor e l'attività di rete già presenti all'interno dell'edificio in un sistema passivo di rilevamento della presenza. Si installa in modo silenzioso tramite MDM per Windows e macOS, senza richiedere alcuna infrastruttura hardware né modifiche alla rete.

Il livello "agente" è il punto in cui i dati smettono di essere semplicemente un dashboard. Funziona all’interno degli assistenti che i vostri team già utilizzano, tra cui Microsoft Copilot, Claude, ChatGPT e Gemini, quindi non c’è nulla di nuovo da implementare.

Se si chiede in modo chiaro quali risparmi comporterebbe un accorpamento tra 6 sedi, oppure quali piani registrano un tasso di occupazione inferiore al 40% il lunedì, il sistema propone gli indicatori e la disposizione ottimali per rispondere a tali domande, quantificando i risparmi associati a ciascuno scenario.

Se desiderate un sistema di rilevamento della presenza affidabile per la gestione delle decisioni senza sensori, date un’occhiata a deskbird Dock in azione.