Desk sharing al lavoro: guida essenziale per uffici ibridi

Il desk sharing in un ufficio ibrido significa che più dipendenti utilizzano le stesse scrivanie in giorni diversi, adattando lo spazio all'affluenza effettiva piuttosto che al numero di dipendenti. È una risposta pratica alla realtà che la maggior parte degli uffici è semi-vuota nei giorni tranquilli e sovraffollata nei giorni di punta.

La sfida è curare i dettagli. Questa guida ti accompagnerà nell'implementazione del desk sharing in ufficio, assicurandosi che apporti valore a tutti i soggetti coinvolti. Inoltre, parleremo di come deskbird renda la gestione degli spazi condivisi più semplice ed efficiente. Sia che tu stia iniziando o desideri ottimizzare la tua configurazione attuale, ecco come farlo funzionare per il tuo ufficio.

Punti chiave: come far funzionare bene il desk sharing nel tuo ufficio?

• Progettare per i picchi: pianifica il tuo spazio in base ai giorni di massima affluenza (solitamente martedì/mercoledì) piuttosto che alle medie settimanali per evitare il sovraffollamento.
• Rapporti ottimali: punta a un rapporto di desk sharing tra 1.3:1 e 1.7:1 per la maggior parte dei modelli ibridi.
• Uniforma l'attrezzatura: assicurati che ogni scrivania disponga di monitor e docking station identici, in modo che i dipendenti possano lavorare in modo produttivo da qualsiasi postazione.
• Politiche chiare: il successo richiede regole documentate per la prenotazione, le aspettative di "clean desk" e l'etichetta del rumore.
• Tecnologia: utilizza una piattaforma dedicata per la prenotazione delle scrivanie per fornire visibilità in tempo reale e dati per l'ottimizzazione futura dello spazio.

Cosa significa il desk sharing in un ambiente di lavoro ibrido

Il desk sharing è un modello di spazio di lavoro in cui più dipendenti utilizzano le stesse scrivanie in momenti diversi, anziché avere postazioni assegnate in modo permanente. In un ufficio ibrido, questo approccio ha senso perché non tutti vengono in ufficio ogni giorno. Invece di pagare per scrivanie che rimangono vuote, si adatta lo spazio ai modelli di presenza effettivi.

Il desk sharing in ufficio si è evoluto in un approccio strategico per promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e versatile che evidenzia le inefficienze delle scrivanie fisse. Fa parte di un movimento più ampio volto a ottimizzare le risorse e aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Una configurazione di desk sharing che funziona bene combina politiche chiare, un sistema di prenotazione affidabile e una cultura del rispetto. Si coinvolgono i dipendenti fin dalle prime fasi, si forniscono gli strumenti giusti (app di prenotazione, armadietti), si stabiliscono delle regole per la pulizia e il rumore, si progettano spazi di lavoro vari e si utilizzano i dati per adattarsi nel tempo.

Vantaggi del desk sharing in ufficio

Il desk sharing offre vantaggi sia per i dipendenti che per le organizzazioni. Dal lato dei dipendenti, uno spazio di lavoro più flessibile è destinato ad avere un impatto positivo sulla collaborazione e sulla socialità.

• Flessibilità migliorata. Le persone possono scegliere dove sedersi in base alle attività della giornata, che si tratti di un angolo tranquillo per il lavoro di concentrazione o di una zona collaborativa per i progetti di team.
• Miglioramento della collaborazione. Il desk sharing connette naturalmente i membri del team con colleghi diversi ogni giorno, abbattendo le pareti stagne tra i dipartimenti e rafforzando la comunità sul posto di lavoro attraverso lo scambio di idee in tempo reale.

D'altra parte, il desk sharing offre vantaggi finanziari e operativi sostanziali per i datori di lavoro.

• Costi immobiliari ridotti. Meno scrivanie per dipendente significano minori spese di affitto, energia e manutenzione, con un beneficio diretto sul bilancio della tua azienda.
• Migliore utilizzo dello spazio. Ricerche dimostrano che più di un terzo delle scrivanie d'ufficio rimane vuoto ogni giorno. Il desk sharing mette a frutto quello spazio e massimizza il ROI sull'impronta dell'ufficio.
• Spazi di lavoro più puliti. Quando nessuno "possiede" una scrivania, le persone tendono a mantenere gli spazi più ordinati e privi di ingombri, creando un ambiente più professionale per tutti.

Creare una politica di desk sharing che funziona

Una politica chiara evita confusione e conflitti. Senza di essa, si finirà per avere regole non ufficiali che variano a seconda del team e creano frustrazione.

Il tuo documento di policy funziona al meglio quando copre alcune aree chiave:

• Regole di prenotazione: con quanto anticipo i dipendenti possono prenotare? Esiste una durata massima di prenotazione? Cosa succede se qualcuno non si presenta?
• Aspettative di clean desk: i dipendenti rimuovono gli oggetti personali alla fine di ogni giornata. Mettio a disposizione armadietti o spazi di archiviazione per gli effetti personali.
• Etichetta per rumore e chiamate: definisci quali zone sono silenziose e dove le telefonate sono consentite. Suggerisci alle persone di usare delle cabine telefoniche o sale riunioni per chiamate più lunghe.
• Sicurezza dei dati: i dipendenti si disconnettono dai computer e non lasciano documenti sensibili visibili.
• Sistemazioni per l'accessibilità: riserva delle scrivanie specifiche per i dipendenti che necessitano di configurazioni ergonomiche o postazioni accessibili.

La vera sfida dell'ibrido: picco vs. affluenza media

Ecco l'errore di molti piani per il desk sharing: si basano sull'affluenza media invece che sui giorni di punta. Se il tuo ufficio ha una media del 50% di occupazione durante la settimana, potresti presumere che metà delle tue scrivanie siano sufficienti. Ma le medie nascondono la realtà.

Martedì e mercoledì registrano di solito il più alto traffico in ufficio. In quei giorni, potresti raggiungere il 70-80% di affluenza, mentre lunedì e venerdì si aggirano intorno al 30%. Se dimensionassi il tuo spazio per la media, i tuoi giorni più affollati diventerebbero caotici.

I dati del settore evidenziano la discrepanza tra l'utilizzo di picco e quello medio:

• Secondo i dati di occupazione 2024 di CBRE, il 74% degli uffici registra un'utilizzazione superiore al 60% nei giorni di picco, ma solo il 28% mantiene questo livello settimanalmente.
• Kastle Systems riporta un modello simile: le medie settimanali si attestano intorno al 50% dei livelli pre-pandemia, ma i giorni di punta raggiungono il 60% mentre i giorni di bassa affluenza scendono al 30%.

Questo divario spiega perché i dipendenti a volte arrivano e non trovano scrivanie disponibili, anche quando l'ufficio sembra mezzo vuoto la maggior parte del tempo. Progetta per i giorni di maggiore affluenza, non per la media.

L'importanza del rapporto di desk sharing

Il rapporto di desk sharing è il numero di dipendenti per scrivania disponibile. Un rapporto di 1.5:1 significa che 15 dipendenti condividono 10 scrivanie. Stabilire correttamente questo numero è una delle decisioni più importanti che prenderai. Per orari ibridi moderati di 2 o 3 giorni in ufficio a settimana, la maggior parte delle organizzazioni si attesta tra 1.3:1 e 1.7:1.

Come risolvere le principali criticità della condivisione delle scrivanie

Nonostante i numerosi vantaggi del desk sharing, ci sono anche dei potenziali svantaggi e persino i sistemi ben progettati possono incontrare difficoltà. Per alcuni dipendenti può essere difficile adattarsi a spazi di lavoro in continua evoluzione. La condivisione di una scrivania con altri può anche causare distrazioni e interruzioni che possono influire sulla produttività.

Ecco come affrontare alcune delle lamentele più comuni:

• "Non trovo mai una scrivania": questo di solito indica un problema di rapporto o un problema con lo strumento di prenotazione. Monitora la saturazione nei giorni di punta e apporta le modifiche necessarie. Assicurati che il tuo sistema di prenotazione mostri la disponibilità in tempo reale.
• "È troppo rumoroso": crea zone silenziose chiaramente segnalate. Stabilisci norme per le telefonate e le riunioni video. Prevedi alcune cabine telefoniche o piccole sale riunioni per le chiamate.
• "Alcuni si accaparrano le scrivanie": imposta limiti di prenotazione e regole di rilascio automatico. Se qualcuno non effettua il check-in entro 15-30 minuti, la scrivania torna disponibile.
• "Non trovo il mio team": utilizza uno strumento di prenotazione con planimetrie interattive in modo che i dipendenti possano vedere dove sono seduti i colleghi. Le zone scrivania aiutano anche i team a raggrupparsi.
• "Le scrivanie non sono adatte alle mie esigenze": standardizza l'attrezzatura delle scrivanie con monitor, docking station e sedie regolabili. I dipendenti portano i loro laptop e tutto il resto è pronto.

Best practice per implementare la condivisione delle scrivanie nel tuo ufficio ibrido

L'implementazione della condivisione delle scrivanie richiede più di un semplice "interruttore". Richiede un'attenta pianificazione e gestione per avere successo sia per i tuoi dipendenti che per la tua organizzazione. Un approccio graduale riduce la resistenza e individua i problemi precocemente.

Prima di tutto valuta lo spazio del tuo ufficio.

Prima di implementare qualsiasi strategia di condivisione delle scrivanie nel tuo luogo di lavoro, è fondamentale valutare il tuo spazio ufficio. Prendi nota del numero di dipendenti, dei metri quadrati disponibili e delle esigenze della tua azienda. Questo ti aiuterà a determinare quante scrivanie ti servono, come dovrebbero essere disposte e a raggiungere un sano rapporto di condivisione delle scrivanie.

La comunicazione è fondamentale.

La condivisione delle scrivanie può essere percepita come una perdita da quei dipendenti che erano felici di avere la "loro" scrivania. Affronta questo aspetto direttamente spiegando i vantaggi che vanno oltre il risparmio sui costi. Coinvolgili subito nel processo per comprendere le loro preoccupazioni specifiche e gli aspetti che valorizzerebbero in un sistema di condivisione delle scrivanie, incoraggiando una comunicazione aperta su qualsiasi dubbio o problema. Inoltre, cerca di organizzare una riunione aziendale o un'assemblea generale per rispondere a tutte le domande dei dipendenti e di dare spazio a un periodo di prova per consentire ai dipendenti di adattarsi al nuovo sistema prima di implementarlo completamente.

Crea una politica di condivisione delle scrivanie

Creare una politica di condivisione delle scrivanie è fondamentale una volta valutato il tuo spazio ufficio. Questa politica dovrebbe delineare le regole, le linee guida e le aspettative della tua azienda per la condivisione delle scrivanie. Dovrebbe anche includere informazioni sulla prenotazione delle scrivanie, sulla pulizia e l'organizzazione degli spazi di lavoro e altre informazioni importanti sulla pratica.

Progetta uno spazio di lavoro flessibile e accogliente.

Creare un luogo di lavoro flessibile che si adatti a diversi stili di lavoro è importante quando si progetta uno spazio di lavoro con condivisione delle scrivanie. Fornisci vari spazi di lavoro, come scrivanie regolabili, sale silenziose e aree di collaborazione. I dipendenti possono quindi scegliere lo spazio di lavoro che meglio si adatta alle loro esigenze e preferenze. Tieni conto della luce naturale, dei livelli di rumore e la prossimità a risorse condivise come le stampanti, oltre a includere linee guida per la personalizzazione degli spazi di lavoro. Permettere ai dipendenti di portare le proprie piante o decorazioni aiuta a creare un senso di appartenenza e proprietà tra i dipendenti, anche in uno spazio di lavoro condiviso.

Fornisci soluzioni di archiviazione adeguate.

Senza scrivanie dedicate, i dipendenti hanno bisogno di spazio per i loro effetti personali. Metti a disposizione armadietti o schedari per garantire che i dipendenti abbiano un luogo sicuro dove riporre i loro oggetti personali. Questo può anche ridurre il disordine e garantire che gli spazi di lavoro rimangano organizzati e ordinati.

Metti a disposizione un sistema di prenotazione universale.

Per garantire che la condivisione delle scrivanie funzioni senza intoppi, è essenziale rendere le prenotazioni semplici. Nessuno fa affidamento su sistemi imprecisi come i fogli di calcolo. Se i dipendenti possono prenotare una scrivania direttamente da Outlook, Teams o Slack in pochi secondi, l'adozione aumenta. E quando i manager utilizzano lo stesso sistema e seguono le stesse regole, diventa chiaro che la condivisione delle scrivanie si applica a tutti.

Tieni conto degli aspetti della cybersecurity.

I modelli di condivisione delle scrivanie devono tenere conto della sicurezza informatica, soprattutto se si sta cercando di implementare una politica BYOD. Sebbene questa configurazione sia flessibile, solleva preoccupazioni relative alla privacy dei dati e all'integrità della rete. Investi in una strategia di sicurezza digitale approfondita che includa Wi-Fi protetto, crittografia robusta e autenticazione a più fattori.

‍Incoraggia la pulizia e l'organizzazione

Quando più dipendenti che condividono lo stesso spazio di lavoro, la pulizia e l'organizzazione sono fondamentali. Avere delle regole di buona condotta e linee guida per la scrivania condivisa incoraggia i dipendenti a pulire dopo l'uso e a mantenere organizzati i loro spazi di lavoro. Questo crea un ambiente di lavoro più piacevole, aiuta a prevenire la diffusione di germi e riduce il rischio di incidenti o di farsi male. Puoi prendere spunto dal nostro modello di politica clean desk.

Investire in mobili e attrezzature regolabili

Per creare un ambiente di lavoro condiviso di successo, è fondamentale disporre di arredi e attrezzature regolabili. Questo permette a tutti i membri del team di lavorare in condizioni ottimali, indipendentemente dalle proprie esigenze fisiche o dal compito da svolgere. Una scrivania in piedi, ad esempio, favorisce una postura migliore e riduce il rischio di infortuni. Le sedie ergonomiche aumentano la produttività e il comfort. Rendi il tuo spazio di lavoro completamente personalizzabile con bracci per monitor e ripiani per tastiera personalizzabili. Investire in arredi e attrezzature versatili dimostra il tuo impegno per il benessere dei dipendenti e per la creazione di un ambiente di lavoro più produttivo.

In che modo deskbird potenzia gli ambienti con scrivanie condivise

deskbird è una piattaforma di workplace management che semplifica la prenotazione e la gestione delle scrivanie condivise per dipendenti e amministratori.

• Semplifica la prenotazione: i dipendenti possono prenotare la scrivania giusta in pochi secondi, sfruttando al massimo la collaborazione del team durante i giorni in ufficio‍
• Ottimizza la condivisione delle scrivanie: gli amministratori ottengono una panoramica completa dell'utilizzo delle scrivanie, per una gestione efficiente delle risorse dell'ufficio
• ‍Miglioramenti con dati di utilizzo reali: gli analytics dell'ufficio mostrano come gli spazi vengono effettivamente utilizzati, aiutandovi a individuare schemi e a prendere decisioni più intelligenti su layout e policy.‍
• Integrazione al tuo stack esistente: le integrazioni con i calendari di Microsoft e Google mantengono la prenotazione e la pianificazione nel flusso di lavoro.

Rendi più semplice la condivisione delle scrivanie

Il desk sharing funziona quando i dipendenti si fidano del sistema. Ciò significa che le scrivanie sono disponibili al loro arrivo, la prenotazione richiede pochi secondi e l'ufficio risulta organizzato anziché caotico.

Iniziate cercando di capire il tuo modello di presenza effettivo, senza tirare a indovinare. Imposta un rapporto basato sui giorni di punta, non sulle medie. Scrivi una politica chiara che copra la prenotazione, la buona condotta e le eccezioni. Standardizza le configurazioni delle scrivanie in modo che chiunque possa sedersi ovunque. Infine misura ciò che sta accadendo e agisci di conseguenza.

Infine, gli strumenti giusti fanno davvero la differenza. Quando i dipendenti possono prenotare dal loro calendario, vedere dove è seduto il loro team e star certi che una scrivania è lì che li aspetta, la condivisione delle scrivanie smette di essere un problema e inizia a essere un vantaggio. Strumenti come deskbird semplificano il tuo passaggio a un layout d'ufficio condiviso e adattabile rendendo facile la prenotazione e la gestione delle scrivanie condivise per dipendenti e amministratori.