7 buone pratiche per la gestione multisede

La maggior parte dei responsabili Facilities che gestiscono più uffici affronta lo stesso problema: prende decisioni sul rinnovo dei contratti di locazione basandosi sui dati dei badge e sulle prenotazioni in calendario, pur sapendo che non riflettono l’effettivo utilizzo degli spazi. Le buone pratiche per gestire più uffici si concentrano su tre aspetti: standardizzare ciò che garantisce equità e coerenza dei dati, consolidare gli strumenti per confrontare l’utilizzo tra le sedi e automatizzare le attività manuali necessarie a mantenere accurati i dati.

In poche parole

Gestire efficacemente più sedi significa trovare il giusto equilibrio tra l’uniformità a livello aziendale e la flessibilità locale, utilizzando un’unica piattaforma per tutte le sedi e agendo sulla base di dati reali relativi all’utilizzo.

• Standardizzare le politiche fondamentali a livello centrale, lasciando poi che i team locali le adattino in base alla configurazione specifica dei propri uffici e alle norme regionali
• Raggruppare le prenotazioni di postazioni, sale e risorse in un’unica piattaforma per confrontare i dati tra le diverse sedi
• Automatizzare le registrazioni e il coordinamento degli orari per ridurre il carico di lavoro amministrativo e rilevare le effettive abitudini di presenza

Cosa distingue la gestione di più sedi da quella di una singola sede

La gestione multisede consiste nel coordinare spazi, politiche ed esperienza dei dipendenti in più sedi fisiche. Occorre gestire contemporaneamente modelli di occupazione variabili, culture locali differenti e fonti di dati frammentate.

Gestire un unico ufficio significa che per tutti valgono le stesse regole: si monitora l’utilizzo in un unico sistema e si apportano modifiche a un’unica planimetria.

Tuttavia, l’espansione a più sedi cambia completamente le carte in tavola. Le regole che funzionano nella sede centrale spesso falliscono nelle filiali regionali, poiché ogni sede gestisce l’utilizzo degli spazi in modo diverso, rendendo quasi impossibile effettuare confronti accurati. I team distribuiti tra le varie sedi non riescono a mettersi d'accordo per una collaborazione efficace. Alcune sedi possono sembrare ben gestite, mentre altre non hanno nemmeno le risorse di base.

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Comprendere queste differenze aiuta a capire perché le pratiche descritte di seguito sono importanti. Ognuna di esse colma una lacuna specifica che emerge quando si passa dalla gestione di una singola sede alla gestione di più sedi.

7 buone pratiche per la gestione multisede

Queste pratiche derivano da modelli osservati nelle organizzazioni che gestiscono ambienti di lavoro ibridi su larga scala. Consentono di mantenere il controllo sul patrimonio immobiliare e, allo stesso tempo, favorire il coinvolgimento dei dipendenti in ogni sede.

1. Standardizzare le politiche in tutte le sedi, garantendo al contempo flessibilità a livello locale

Una politica di lavoro ibrido definisce quando e come i dipendenti lavorano in ufficio o da remoto. Occorre stabilire aspettative chiare sulle finestre di prenotazione, sui requisiti di check-in e sul numero minimo di giorni di presenza.

Le politiche centrali dovrebbero essere applicate ovunque per garantire l'equità. Se la sede centrale richiede ai dipendenti di effettuare il check-in entro 30 minuti dalla prenotazione, la stessa regola dovrebbe valere anche nelle sedi regionali. La coerenza evita che ci sia confusione quando i dipendenti si spostano da una sede all'altra.

I team locali devono comunque poter adattare le regole alle proprie esigenze. Una filiale in un fuso orario diverso potrebbe aver bisogno di finestre di prenotazione differenti; allo stesso modo, un ufficio open space potrebbe definire le zone silenziose diversamente da una sede con uffici privati. Imporre regole identiche a spazi completamente equivale a darsi la zappa sui piedi.

La sfida principale consiste nel decidere cosa standardizzare e cosa adattare alle realtà locali. I tempi di prenotazione, le regole sui no-show e il numero minimo di giorni di presenza funzionano bene come standard globali. Le zone silenziose, la disponibilità dei servizi e le restrizioni di accesso specifiche per piano sono invece più adatte a una gestione locale.

2. Centralizzare la visibilità sull'utilizzo degli spazi in tutte le sedi

Grazie a una panoramica unica e centralizzata, si riescono a vedere a colpo d'occhio i dati di occupazione, giorni di picco e le tendenze di utilizzo di tutti gli uffici. In questo modo si ottengono i dati necessari per prendere decisioni informate sul patrimonio immobiliare, sull’organico e sugli investimenti negli spazi.

Affidarsi esclusivamente ai dati della sede centrale per decidere cosa fare nelle filiali regionali è una strategia controproducente. Quando i responsabili Facilities combinano manualmente i fogli di calcolo di cinque uffici, i dati sono generalmente già obsoleti prima ancora che inizi l’analisi. Inoltre, ogni sede potrebbe definire l’«utilizzo» in modo diverso, rendendo i confronti privi di significato.

Le analisi in tempo reale aiutano a individuare quali spazi devono essere consolidati o ampliati. L’ufficio di Londra potrebbe sembrare pieno il martedì e il mercoledì: a livello globale, il martedì registra il tasso di occupazione più elevato, pari al 58,6%. Negli stessi giorni, l’ufficio di Milano potrebbe invece rimanere semivuoto. Senza dati centralizzati, questi andamenti restano nascosti.

Gli strumenti di analisi degli spazi di lavoro risolvono il problema riunendo in un’unica vista i dati sulle prenotazioni e sulle presenze di tutte le sedi. È così possibile confrontare direttamente gli uffici, individuare le tendenze e prendere decisioni immobiliari supportate dai dati.

3. Utilizzare un’unica piattaforma per prenotare postazioni, sale e risorse

Si parla di “proliferazione degli strumenti” quando diversi uffici utilizzano sistemi diversi per svolgere le stesse attività. Il risultato è un’esperienza disomogenea per i dipendenti e un doppio carico di lavoro amministrativo all’interno dell’organizzazione.

Quando i dipendenti visitano un’altra sede, non dovrebbero dover imparare a utilizzare un nuovo sistema di prenotazione. Lo stesso flusso adottato nella sede centrale dovrebbe funzionare in ogni filiale: la coerenza riduce la confusione e favorisce l’adozione.

Una piattaforma unica è inoltre garanzia di dati paragonabili per la direzione. Se l’ufficio di Roma utilizza uno strumento per la prenotazione delle postazioni e quello di Ginevra ne utilizza un altro, non è possibile confrontare con precisione i tassi di utilizzo. Le metriche potrebbero essere calcolate diversamente oppure i dati potrebbero essere archiviati in formati incompatibili.

Il consolidamento su un’unica piattaforma di gestione degli spazi di lavoro semplifica anche la manutenzione IT. Il team informatico gestisce una sola integrazione con il provider di identità, un unico insieme di autorizzazioni e un solo rapporto con il fornitore, riducendo la manutenzione continua associata a più strumenti.

4. Definire ruoli e responsabilità chiari per ogni sede

Una configurazione multi-sede funziona correttamente soltanto quando ogni ufficio ha un referente locale chiaramente identificato. In ciascuna sede una persona deve essere responsabile della gestione degli spazi, della risoluzione dei problemi e delle richieste dei dipendenti. Senza responsabilità definite, i problemi rischiano di aggravarsi lentamente o di passare del tutto inosservati.

Un responsabile di sede rappresenta il primo punto di contatto per le questioni locali. Conosce le particolarità dell'immobile e può risolvere la maggior parte delle richieste senza coinvolgere i team centrali. Il team Facilities gestisce la manutenzione degli impianti, i protocolli di sicurezza e i requisiti di conformità. Un referente IT si occupa invece delle integrazioni software, della configurazione del Single Sign-On (SSO) e del provisioning degli utenti della sede.

I controlli degli accessi basati sui ruoli aiutano a formalizzare queste responsabilità. Agli amministratori locali possono essere assegnate esattamente le autorizzazioni necessarie per le rispettive sedi, senza compromettere le impostazioni di sicurezza globali. Il responsabile della sede di Chicago può così modificare le regole di prenotazione del proprio ufficio senza influire sulle impostazioni di Londra.

5. Coordinare gli orari dei team tra le diverse sedi

Il coordinamento del lavoro ibrido diventa più complesso quando i membri di un team sono distribuiti in più sedi. Se il team opera in tre uffici diversi, occorre sapere chi sarà presente, dove e quando. Senza questa trasparenza, le giornate in ufficio diventano imprevedibili e la collaborazione ne risente.

I dipendenti devono poter verificare la presenza dei colleghi prima di decidere di recarsi in ufficio. Quando le persone si recano in ufficio solo per partecipare a videoconferenze con i colleghi di un’altra sede, non hanno nessuna motivazione a tornarci. L’ufficio dovrebbe essere percepito come un luogo di collaborazione, non come un posto dove svolgere lo stesso lavoro che potrebbero fare da casa.

Gli strumenti per la pianificazione dei team rendono visibili le presenze in tutte le sedi. I dipendenti riescono a sapere quando i loro colleghi hanno previsto di andare in ufficio, possono quindi mettersi d'accordo per incontrarsi di persona e sviluppare abitudini sostenibili. Questa visibilità aiuta i team a coordinarsi senza ricorrere a obblighi o controlli.

6. Automatizzare i check-in e la gestione dei no-show

Si verifica un no-show quando qualcuno prenota una postazione o una sala riunioni ma non si presenta per utilizzarla. In molte organizzazioni, il 20-30% delle prenotazioni delle sale riunioni rimane inutilizzato a causa dei no-show. La percentuale effettiva varia in base alla sede, alle politiche e all’applicazione delle regole di check-in.

I check-in automatici confermano la presenza effettiva, non soltanto quella pianificata. All’arrivo, i dipendenti effettuano il check-in tramite un’app o un codice QR. Se una persona non conferma la presenza entro l’intervallo stabilito, la prenotazione viene annullata automaticamente e la postazione torna disponibile.

Questa automazione garantisce che i dati siano accurati ed evita che ci siano imprecisioni nella disponibilità degli spazi. Quando le postazioni inutilizzate vengono liberate automaticamente, i dipendenti acquistano maggiore fiducia nel sistema. Un ufficio indicato come «al completo» corrisponde così a persone effettivamente presenti, non soltanto a presenze pianificate.

I vantaggi amministrativi non tardano a diventare evidenti. Senza automazione, qualcuno deve individuare manualmente i no-show e liberare le prenotazioni. Con l’automazione, il sistema esegue queste operazioni continuamente in tutte le sedi, senza intervento umano.

7. Analizzare regolarmente i dati sull’utilizzo e intervenire di conseguenza

I dati senza azioni concrete sono soltanto report. Consultare i numeri una volta e poi archiviarli non produce alcun risultato: occorre stabilire una cadenza regolare, mensile o trimestrale, per analizzare l’utilizzo in tutte le sedi.

Durante le analisi, concentrati sui modelli che possono guidare le decisioni.

• Quali sono i giorni di maggiore affluenza in ciascuna sede?
• Qual è il tasso di no-show? È cambiato nel tempo?
• Esistono discrepanze tra le presenze prenotate e quelle effettive?
• Quali piani o zone risultano sottoutilizzati mentre altri sembrano sovraffollati?

Una volta individuate le tendenze, utilizzale per adeguare le politiche o riassegnare gli spazi. Un ufficio potrebbe aver bisogno di più aree per la collaborazione, mentre un altro potrebbe dover ridurre la superficie complessiva. Se un team prenota sistematicamente postazioni che poi non utilizza, è probabilmente necessario comunicare meglio le aspettative.

Quando puoi mostrare con precisione come vengono utilizzati gli spazi in tutte le sedi, puoi sostenere più efficacemente le decisioni immobiliari. I dati reggono al confronto durante le riunioni del consiglio di amministrazione perché riflettono comportamenti reali, non supposizioni, e rafforzano la credibilità presso la direzione.

Errori comuni nella gestione di più sedi

Evitare gli errori più comuni è importante quanto adottare buone pratiche. Molte aziende incontrano difficoltà nella gestione multisede perché si affidano a metodi obsoleti o a strumenti frammentati.

• Trattare tutte le sedi allo stesso modo significa ignorare il contesto locale e le differenze culturali. Ciò che funziona in una sede centrale con 5.000 dipendenti potrebbe creare frustrazione in un hub regionale con 250 persone. Le politiche devono avere un nucleo coerente, lasciando spazio agli adattamenti locali.
• I soli dati dei badge offrono un quadro incompleto. I passaggi del badge indicano l’ingresso nell’edificio, ma non l’utilizzo reale delle postazioni né le modalità di collaborazione dei team. Una persona può entrare, prendere un caffè e uscire per una riunione esterna: i dati la mostrerebbero come presente anche se non ha mai utilizzato la postazione prenotata.
• Ritardare l’introduzione dello strumento nelle sedi più piccole crea un’esperienza incoerente per i dipendenti. Se gli uffici principali utilizzano una piattaforma di prenotazione moderna mentre le filiali regionali continuano ad affidarsi ai fogli di calcolo, non è possibile confrontare i dati con precisione. Inoltre, i dipendenti che si spostano tra le sedi incontrano difficoltà inutili.
• Escludere il reparto IT causa problemi in seguito. I dubbi sulla sicurezza e le lacune nelle integrazioni emergono dopo il lancio, generando rilavorazioni e frustrazione. Coinvolgere l’IT sin dall’inizio garantisce che le soluzioni rispettino i requisiti di sicurezza e si integrino correttamente con i sistemi di identità esistenti.

In che modo deskbird permette una migliore gestione degli spazi di lavoro su più sedi

deskbird offre la struttura e la visibilità necessarie per gestire efficacemente più uffici. La piattaforma riunisce in un unico sistema la prenotazione di postazioni, sale, parcheggi e visitatori, così i dipendenti seguono lo stesso flusso in ogni sede. Le analisi centralizzate consentono di confrontare utilizzo, giorni di picco e modelli di presenza di tutti gli uffici in un’unica dashboard. È inoltre possibile definire regole globali per il lavoro ibrido, lasciando ai responsabili locali la possibilità di applicare le eccezioni necessarie.

La piattaforma soddisfa i requisiti di sicurezza aziendali grazie alle certificazioni ISO 27001 e SOC 2 Tipo II ed è conforme al GDPR. I dati sono ospitati a Francoforte, in Germania, e sono soggetti alla legislazione tedesca. Le integrazioni con Azure AD (Microsoft Entra ID), Okta e SCIM (System for Cross-domain Identity Management) consentono il provisioning automatico degli utenti con un carico di lavoro minimo per il reparto IT.

deskbird raggiunge generalmente un tasso di adozione superiore al 90% in oltre 500 aziende, rendendo i dati sull’utilizzo più accurati e più facili da sostenere nelle decisioni immobiliari. Quando i dipendenti utilizzano davvero il sistema di prenotazione, i dati diventano affidabili e consentono di decidere con sicurezza, perché riflettono il comportamento effettivo in tutte le sedi. Scopri deskbird in azione in tutti i tuoi uffici (https://www.deskbird.com/request-demo).