7 buone pratiche per la gestione di più sedi

La maggior parte manager delle strutture manager più uffici si trova ad affrontare lo stesso problema: prendono decisioni sul rinnovo dei contratti di locazione basandosi sui dati relativi all’accesso tramite badge e alle prenotazioni in calendario, pur sapendo che tali dati non riflettono l’effettivo utilizzo degli spazi. Le migliori pratiche per la gestione di più uffici si riassumono in tre punti: standardizzare gli elementi rilevanti per garantire equità e coerenza dei dati, consolidare gli strumenti per poter confrontare l’utilizzo tra le diverse sedi e automatizzare le attività manuali necessarie a mantenere l’accuratezza dei dati.

In poche parole

Gestire efficacemente più sedi significa trovare il giusto equilibrio tra l’uniformità a livello aziendale e la flessibilità locale, utilizzando un’unica piattaforma per tutte le sedi e agendo sulla base di dati reali relativi all’utilizzo.

• Standardizzare le politiche fondamentali a livello centrale, lasciando poi che i team locali le adattino in base alla configurazione specifica dei propri uffici e alle norme regionali
• Raggruppa le prenotazioni postazione, sala e risorse in un’unica piattaforma, in modo da poter confrontare i dati tra le diverse sedi
• Automatizzare le registrazioni e il coordinamento degli orari per ridurre il carico di lavoro amministrativo e rilevare le effettive abitudini di presenza

Cosa distingue la gestione di più sedi da quella di una singola sede

La gestione multi-sede consiste nel coordinare gli spazi, le politiche e l'esperienza dei dipendenti in diverse sedi fisiche. Ci si trova a dover gestire contemporaneamente modelli di occupazione variabili, culture locali diverse e fonti di dati frammentate.

Gestire un unico ufficio significa che per tutti valgono le stesse regole: si monitora l’utilizzo in un unico sistema e si apportano modifiche a un’unica planimetria.

Tuttavia, l’espansione a più sedi cambia completamente le carte in tavola. Le regole che funzionano nella sede centrale spesso falliscono nelle filiali regionali, poiché ogni sede gestisce l’utilizzo degli spazi in modo diverso, rendendo quasi impossibile effettuare confronti accurati. I team distribuiti tra le varie sedi faticano ad allineare i propri programmi per una collaborazione efficace. Alcune sedi possono sembrare ben gestite, mentre altre sono prive delle risorse di base.

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Comprendere queste differenze aiuta a capire perché le pratiche descritte di seguito sono importanti. Ognuna di esse colma una lacuna specifica che emerge quando si passa dalla gestione di una singola sede alla gestione di più sedi.

7 buone pratiche per la gestione di più sedi

Queste pratiche derivano da modelli osservati in diverse organizzazioni che gestiscono ambienti di lavoro ibridi su larga scala. Ti aiutano a mantenere il controllo sui tuoi spazi, garantendo al contempo il coinvolgimento dei dipendenti in ogni sede.

1. Standardizzare le politiche in tutte le sedi, garantendo al contempo flessibilità a livello locale

Una politica di lavoro ibrida definisce quando e in che modo i dipendenti lavorano in ufficio o da remoto. È necessario stabilire aspettative chiare riguardo alle fasce orarie di prenotazione, ai requisiti di registrazione e al numero minimo di giorni di presenza.

Le politiche centrali dovrebbero essere applicate ovunque per garantire l'equità. Se la sede centrale richiede ai dipendenti di effettuare il check-in entro 30 minuti dalla prenotazione, la stessa regola dovrebbe valere anche nelle sedi regionali. La coerenza evita confusione quando i dipendenti si spostano da una sede all'altra.

I team locali hanno comunque bisogno sala adatti alle loro situazioni specifiche. Una filiale situata in un fuso orario diverso potrebbe necessitare di fasce orarie di prenotazione diverse, oppure un ufficio con una planimetria open space planimetria definire le zone di silenzio in modo diverso rispetto a uno dotato di uffici privati. Imporre regole identiche a spazi completamente diversi crea attriti inutili.

La sfida principale consiste nel decidere cosa standardizzare e cosa adattare alle realtà locali. I tempi di prenotazione, le regole relative alle mancate presentazioni e i requisiti minimi di partecipazione funzionano bene come standard globali. Le zone di silenzio, la disponibilità dei servizi e le restrizioni di accesso specifiche per piano sono invece aspetti che è meglio lasciare alla discrezione locale.

2. Centralizzare la visibilità sull'utilizzo degli spazi in tutte le sedi

La visibilità centralizzata significa disporre di un'unica dashboard che mostra l'occupazione, i giorni di picco e le tendenze di utilizzo in tutti i tuoi uffici. Ottieni i dati necessari per prendere decisioni informate in materia di immobili, organico e investimenti negli uffici.

Affidarsi esclusivamente ai dati della sede centrale per prendere decisioni relative alle filiali regionali crea dei punti ciechi. Quando manager delle strutture combina manager i fogli di calcolo provenienti da cinque uffici diversi, i dati sono solitamente già obsoleti prima ancora che l’analisi abbia inizio. Ogni sede potrebbe definire il concetto di “utilizzo” in modo diverso, rendendo i confronti privi di significato.

Le analisi in tempo reale ti aiutano a individuare quali spazi necessitano di razionalizzazione o ampliamento. Il tuo ufficio di Londra potrebbe sembrare pieno il martedì e il mercoledì. Il martedì registra il tasso di occupazione globale più alto, pari al 58,6%. Nel frattempo, il tuo ufficio di Berlino potrebbe rimanere semivuoto proprio in quegli stessi giorni. Senza dati centralizzati, questi andamenti rimangono nascosti.

Gli strumenti di analisi dell'ambiente di lavoro risolvono questo problema raccogliendo i dati relativi alle prenotazioni e alle presenze di tutte le sedi in un'unica vista. È possibile confrontare direttamente gli uffici, individuare le tendenze e prendere decisioni fondate in materia di immobili.

3. Utilizzare un'unica piattaforma per la prenotazione postazione, sala e risorse

Si parla di “proliferazione degli strumenti” quando diversi uffici utilizzano sistemi diversi per svolgere le stesse attività. Il risultato è un’esperienza disomogenea per i dipendenti e un doppio carico di lavoro amministrativo all’interno dell’organizzazione.

Quando i dipendenti si recano in un’altra sede, non dovrebbero dover imparare a utilizzare un nuovo sistema di prenotazione. Lo stesso procedimento che funziona presso la sede centrale dovrebbe funzionare in ogni filiale: la coerenza riduce la confusione e favorisce l’adozione del sistema.

Una piattaforma unica fornisce inoltre alla dirigenza dati comparabili. Se la sede di New York utilizza uno strumentopostazione e quella di Amsterdam ne utilizza un altro, non è possibile confrontare con precisione i tassi di utilizzo. Le metriche potrebbero essere calcolate in modo diverso, oppure i dati potrebbero essere archiviati in formati incompatibili.

Il consolidamento su un’unica gestione dell'ambiente di lavoro semplifica anche la manutenzione IT. Il vostro team IT gestisce un’unica integrazione con il vostro provider di identità, un unico insieme di autorizzazioni e un unico rapporto con il fornitore, riducendo così l’onere di manutenzione continua derivante dalla gestione di più strumenti.

4. Definire ruoli e responsabilità chiari per ciascuna sede

Le strutture con più sedi necessitano di una responsabilità locale dedicata per funzionare correttamente. In ogni sede deve esserci una persona responsabile della gestione degli spazi, della risoluzione dei problemi e delle richieste dei dipendenti. In assenza di una chiara attribuzione delle responsabilità, i problemi si aggravano gradualmente o finiscono per passare del tutto inosservati.

Il responsabile di sede o il responsabile del sito funge da primo punto di contatto per le questioni locali. Conosce le peculiarità specifiche del proprio edificio ed è in grado di risolvere la maggior parte dei problemi senza dover ricorrere ai team centrali. Un team addetto alle strutture si occupa della manutenzione degli impianti, dei protocolli di sicurezza e dei requisiti di conformità. Un referente IT gestisce le integrazioni software, la configurazione del Single Sign-On (SSO) e la gestione degli utenti per quella specifica sede.

I controlli di accesso basati sui ruoli aiutano a formalizzare tali responsabilità. È possibile assegnare agli amministratori locali le autorizzazioni esatte di cui hanno bisogno per le loro sedi specifiche, senza compromettere le impostazioni di sicurezza globali. Il responsabile della sede di Chicago può modificare le regole di prenotazione per il proprio ufficio senza influire sulle impostazioni di Londra.

5. Coordinare gli orari dei team tra le diverse sedi

Il coordinamento ibrido diventa più difficile quando i team sono distribuiti in più sedi. Se un team ha membri in tre uffici diversi, è necessario sapere chi si trova dove e quando. Senza questa trasparenza, le giornate in ufficio diventano imprevedibili e la collaborazione ne risente.

I dipendenti devono poter verificare la presenza dei colleghi prima di decidere di recarsi in ufficio. Quando le persone si recano in ufficio solo per partecipare a videoconferenze con i colleghi di un’altra sede, perdono rapidamente la motivazione a tornarci. L’ufficio dovrebbe essere percepito come un luogo di collaborazione, non come un posto dove svolgere lo stesso lavoro che potrebbero fare da casa.

Gli strumenti di pianificazione del team rendono visibile la presenza in tutte le sedi. I dipendenti possono vedere in quali giorni i loro colleghi hanno in programma di recarsi in ufficio, coordinarsi in base a ritmi condivisi e sviluppare abitudini sostenibili in ufficio. Questa visibilità aiuta i team ad allinearsi senza bisogno di imposizioni o misure coercitive.

6. Automatizzare le registrazioni e la gestione dei no-show

Si parla di “no-show” quando qualcuno prenota una postazione sala riunioni ma non si presenta mai per utilizzarla. In molte organizzazioni, il 20–30% sala riunioni può rimanere inutilizzato a causa dei no-show. La percentuale esatta varia a seconda della sede, delle politiche aziendali e dell’applicazione delle procedure di registrazione.

I check-in automatici confermano la presenza effettiva anziché quella prevista. I dipendenti effettuano il check-in tramite un'app o un codice QR al loro arrivo. Se qualcuno non effettua il check-in entro un intervallo di tempo prestabilito, la sua prenotazione viene automaticamente liberata e resa disponibile per altri.

Questa automazione garantisce l'accuratezza dei dati ed evita colli di bottiglia artificiali nella capacità. Quando i dipendenti vedono che le postazioni non utilizzate si liberano automaticamente, hanno maggiore fiducia nel sistema. Un ufficio "al completo" significa in realtà che le persone sono effettivamente presenti, non solo che avevano programmato di esserci.

I vantaggi amministrativi si accumulano rapidamente. Senza automazione, qualcuno deve tenere traccia manualmente delle assenze e liberare le prenotazioni. Con l’automazione, il sistema gestisce queste operazioni in modo continuo in tutte le sedi senza alcun intervento umano.

7. Esaminare regolarmente i dati relativi all'utilizzo e agire di conseguenza

I dati senza un'azione concreta sono solo semplici resoconti. Limitarci a dare un'occhiata ai numeri una volta sola e poi archiviarli non serve a nulla: occorre stabilire una cadenza regolare per esaminare l'utilizzo in tutte le sedi, che sia mensile o trimestrale.

Durante queste analisi, concentrati sugli schemi che guidano le decisioni.

• Quali sono i giorni di maggiore affluenza in ciascuna sede?
• Qual è il tasso di mancata presentazione e ha subito variazioni?
• Ci sono discrepanze tra le presenze registrate e quelle effettive?
• Quali piani o zone risultano sottoutilizzati mentre altri sembrano sovraffollati?

Una volta individuate le tendenze, utilizzatele per adeguare le politiche o riorganizzare gli spazi. Un ufficio potrebbe aver bisogno di più spazi dedicati alla collaborazione, mentre un altro potrebbe dover ridurre la propria superficie complessiva. Un team specifico potrebbe prenotare costantemente postazioni che non utilizza mai, il che indica la necessità di una migliore comunicazione riguardo alle aspettative.

Quando riesci a mostrare esattamente come viene utilizzato lo spazio in tutte le sedi, puoi sostenere con maggiore efficacia le decisioni relative agli immobili. I dati reggono il confronto nelle riunioni del consiglio di amministrazione perché riflettono comportamenti reali, non supposizioni, e ti consentono di acquisire credibilità agli occhi della dirigenza.

Errori comuni nella gestione di più sedi

Evitare le insidie più comuni è importante tanto quanto adottare le migliori pratiche. Molte organizzazioni incontrano difficoltà nella gestione di più sedi perché si affidano a metodi obsoleti o a strumenti frammentati.

• Trattare tutte le sedi allo stesso modo significa ignorare il contesto locale e le differenze culturali. Ciò che funziona in una sede centrale con 5.000 dipendenti potrebbe invece creare frustrazione tra i dipendenti di un centro regionale con 250 dipendenti. Le politiche devono avere un nucleo coerente sala locale.
• I dati relativi ai badge, da soli, offrono un quadro incompleto della situazione. Le registrazioni dei badge indicano l’ingresso nell’edificio, ma non postazione effettivo postazione né le dinamiche di collaborazione all’interno del team. Una persona potrebbe timbrare il badge, prendersi un caffè e poi uscire per partecipare a una riunione fuori sede. I dati la indicherebbero come “presente”, anche se non ha mai utilizzato postazione che aveva prenotato.
• Ritardare l'introduzione dello strumento nelle sedi più piccole crea un'esperienza non uniforme per i dipendenti. Se le sedi principali utilizzano una piattaforma di prenotazione moderna mentre le filiali regionali continuano ad affidarsi ai fogli di calcolo, non è possibile confrontare i dati in modo accurato. I dipendenti che si spostano da una sede all'altra devono affrontare inutili difficoltà.
• Trascurare il coinvolgimento del reparto IT causa problemi in seguito. Dopo l’implementazione emergono problemi di sicurezza e lacune di integrazione, che comportano il bisogno di rielaborazioni e causano frustrazione. Coinvolgere il reparto IT sin dalle prime fasi garantisce che le vostre soluzioni soddisfino i requisiti di sicurezza e si integrino senza intoppi con i sistemi di gestione delle identità esistenti.

In che modo deskbird gestione dell'ambiente di lavoro in più sedi

deskbird la struttura e la visibilità necessarie per gestire in modo efficace più sedi. La piattaforma gestisce postazione, sala, i parcheggi e le prenotazioni dei visitatori in un unico sistema, in modo che i dipendenti possano usufruire dello stesso flusso di lavoro in ogni sede. Le analisi centralizzate ti consentono di confrontare i livelli di utilizzo, i giorni di picco e i modelli di presenza in tutti gli uffici da un'unica dashboard. Puoi impostare regole globali per il lavoro ibrido, consentendo al contempo ai responsabili locali di applicare le deroghe necessarie per le loro sedi specifiche.

La piattaforma soddisfa i requisiti di sicurezza aziendali grazie alle certificazioni ISO 27001 e SOC 2 Tipo II ed è conforme al GDPR. I dati sono ospitati a Francoforte, in Germania, e sono soggetti alla legislazione tedesca. Le integrazioni con Azure AD (Microsoft Entra ), Okta e SCIM (System for Cross-domain Identity Management) consentono il provisioning automatico degli utenti con un carico di lavoro minimo per il reparto IT.

deskbird raggiunge deskbird un tasso di adozione superiore al 90% in oltre 500 aziende, quindi i dati sull’utilizzo sono più accurati e più facili da giustificare nelle decisioni relative agli spazi. Quando i dipendenti utilizzano effettivamente il sistema di prenotazione, i dati sull’utilizzo diventano attendibili. È possibile prendere decisioni relative agli spazi con sicurezza, poiché i dati riflettono il comportamento effettivo in tutte le sedi. Scopri deskbird funziona deskbird tutti gli uffici (deskbird).