Come ottimizzare lo spazio degli uffici: una guida per i direttori finanziari

La maggior parte dei direttori finanziari approva i contratti di locazione degli uffici sulla base delle proiezioni relative all'organico, ma il lavoro ibrido ha stravolto questo modello. Per ottimizzare lo spazio degli uffici è ora necessario adeguare la superficie immobiliare alle effettive abitudini di presenza, anziché al numero di dipendenti in forza, e questo cambiamento richiede dati affidabili sull'utilizzo, un modello di costo che tenga conto della "vacanza nascosta" e delle spese operative, nonché un piano di attuazione graduale che garantisca sia l'efficienza del capitale che l'esperienza dei dipendenti.

TL;DR

Ottimizzare gli spazi degli uffici significa adeguare la superficie immobiliare occupata all'effettiva presenza dei dipendenti, anziché al numero di dipendenti riportato sui registri. Per i direttori finanziari, ciò richiede dati affidabili sull'utilizzo degli spazi, un modello di costo chiaro che includa le spese nascoste come il "shadow vacancy" e un piano di attuazione graduale che eviti interruzioni dell'attività.

• Sono le abitudini di presenza, e non il numero dei dipendenti, a determinare lo spazio effettivamente necessario
• I costi relativi agli spazi non occupati e alle spese di gestione spesso superano l'affitto base in termini di impatto complessivo
• Un approccio graduale della durata di 90 giorni riduce i rischi legati all'attuazione e rafforza la fiducia delle parti interessate

Cosa significa "ridimensionare" un ufficio?

Il "right-sizing" consente di adeguare lo spazio occupato dall'ufficio al numero effettivo di persone presenti ogni giorno. In questo caso contano i dati reali sulle presenze, non il numero di dipendenti in busta paga. Negli ambienti ibridi, il divario tra i posti a sedere affittati e quelli effettivamente utilizzati rappresenta un notevole spreco economico.

Per te, in qualità di CFO, si tratta di una decisione che riguarda l'efficienza del capitale. Vuoi smettere di pagare per spazi inutilizzati, garantendo al contempo che i dipendenti dispongano ancora di tutto il necessario per lavorare in modo efficace. L'obiettivo è ottenere un dato attendibile da presentare al consiglio di amministrazione. Le stime approssimative fornite dal reparto strutture non sono sufficienti.

Fattori determinanti per la scelta della giusta superficie degli uffici

Prima di approvare qualsiasi decisione relativa alla superficie occupata, occorrono dati specifici. Il solo numero dei dipendenti può trarre in inganno, poiché raramente tutti i dipendenti si recano in ufficio contemporaneamente. È il comportamento effettivo a rivelare il reale fabbisogno di spazio.

I dati relativi ai giorni di picco indicano quali sono i giorni con la maggiore affluenza. In genere, i giorni più affollati sono dal martedì al giovedì, con il martedì che registra un tasso di occupazione del 58,6% secondo Workplace Insight. Anche le previsioni di crescita sono importanti: è necessario tenere conto delle assunzioni o delle riduzioni di personale previste nel corso della durata del contratto di locazione. Anche la politica sul lavoro ibrido influisce direttamente sulla domanda di spazi. Un obbligo di presenza in ufficio di 3 giorni richiede una capacità maggiore rispetto a una politica che ne prevede solo 2.

Indicatori di utilizzo rilevanti per il dimensionamento ottimale

Richiedete metriche specifiche al vostro reparto risorse umane o al team addetto alle strutture. La qualità dei dati è fondamentale, poiché le prenotazioni fantasma e le mancate presentazioni distorcono il quadro reale. Da una ricerca di Gable emerge che solo il 7% delle aziende valuta le proprie capacità in materia di dati come eccellenti. Per disporre di dati affidabili è necessario un sistema che i dipendenti utilizzino effettivamente ogni giorno.

[Table1]

Tasso di occupazione e giorni di punta

I dati sull'occupazione mostrano il livello di affluenza nel tuo ufficio in determinati giorni. Le medie nascondono i picchi, e questo comporta dei rischi. Dimensionare lo spazio in base alla media comporta una carenza di spazio nei giorni di maggiore affluenza. Dimensionarlo in base al picco comporta uno spreco di denaro nei giorni di minore affluenza. Per prendere una decisione, è necessario disporre di entrambi i dati.

tassi scrivania e condivisione scrivania

scrivania mette a confronto il numero di scrivanie prenotate con quello delle scrivanie effettivamente occupate. Il rapportoscrivania indica quanti dipendenti condividono una singola scrivania, ad esempio 1,5 dipendenti per scrivania. I dati di check-in provenienti gestione dell'ambiente di lavoro confermano questi rapporti.

sala riunioni

Spesso sono sale riunioni a rappresentare il vero collo di bottiglia, non le singole postazioni di lavoro. Osservate la composizione sala : sale riunioni di piccole dimensioni sale 2 a 4 persone, sono solitamente sovraffollate, mentre le grandi sale riunioni rimangono vuote. Questi dati vi aiutano a riorganizzare lo spazio esistente prima di procedere all’acquisto di nuovi immobili. Un parametro di riferimento utile: sale riunioni sale occupare dal 15 al 20% della superficie totale dell’ufficio, con un mix di sale di piccole dimensioni sale sale più grandi sale rispecchi la domanda effettiva.

Zone morte e spazi sprecati

Le "zone morte" sono quelle aree dell'ufficio che rimangono costantemente sottoutilizzate. Individuarle ti aiuta a decidere se destinare lo spazio a un altro uso, chiuderlo per risparmiare energia o subaffittarlo. Ogni metro quadrato dovrebbe avere una funzione ben definita.

Come convertire i dati relativi all'occupazione in metratura target

Per convertire i dati relativi alle presenze in un obiettivo numerico è necessario un approccio strutturato. Inizia individuando il giorno di massima affluenza e la media giornaliera delle presenze. La differenza tra questi due valori ti indica di quanto margine hai bisogno.

Prevedere un margine di sicurezza compreso tra il 10% e il 20% per tenere conto di un aumento imprevisto del personale e delle fluttuazioni giornaliere. Moltiplicare il numero di dipendenti così calcolato per la metratura prevista a persona. Gli standard del settore variano da 125 a 250 piedi quadrati a persona, a seconda dello stile di lavoro e delle esigenze di collaborazione. Se desiderate calcolare i dati relativi al vostro ufficio, il calcolatore di spazio per uffici deskbird vi consente di applicare questi parametri di riferimento ai vostri dati effettivi sulle presenze.

Aggiungi la metratura destinata alle aree sale, alle zone di collaborazione e ai servizi. Confrontando questo dato con la superficie attuale, potrai capire esattamente di quanta capacità in eccesso disponi.

Di quanti scrivanie e sale riunioni sale bisogno un ufficio ibrido?

I dipendenti spesso lamentano di non riuscire a trovare una scrivania una sala. Questa percezione di scarsità è solitamente dovuta a un problema di gestione delle prenotazioni, non a una reale carenza di spazio. I dati relativi alle prenotazioni rivelano spesso un enorme divario tra la domanda effettiva e l'accaparramento delle risorse.

In un modello ibrido, raramente è necessario disporre di scrivania ogni dipendente. Il rapporto esatto dipende dalla vostra politica aziendale e dai dati storici relativi alle presenze. La maggior parte degli uffici ibridi funziona efficacemente con un rapporto compreso tra 1,2 e 1,8 dipendenti per scrivania.

E che dire della comune obiezione secondo cui si rischia di rimanere senza posti disponibili? Spesso questa preoccupazione è causata dalle prenotazioni fantasma, ovvero quando i dipendenti prenotano un posto per ogni evenienza e poi non si presentano. L'introduzione di un sistema di verifica all'arrivo risolve questo problema e libera automaticamente i posti disponibili.

Quali costi devono essere inclusi nel business case oltre all'affitto

Un'analisi di fattibilità completa deve includere diverse voci di costo oltre alla rata mensile del contratto di locazione. L'affitto base è la voce più evidente, ma raramente fornisce un quadro completo della situazione.

[Table2]

Lo spazio inutilizzato rappresenta un costo nascosto: si paga per uno spazio che rimane vuoto nei giorni di calma. Le spese operative, come le utenze e le pulizie, aumentano proporzionalmente alla superficie occupata. Una superficie più ampia comporta anche bollette energetiche più elevate, quindi ridurre lo spazio riduce direttamente l'impatto ambientale.

Quale opzione di ridimensionamento è più adatta al tuo portafoglio?

Hai a disposizione diverse strategie per ottimizzare il tuo portafoglio immobiliare. Ciascuna opzione comporta dei compromessi specifici che incidono sul tuo modello finanziario e sui tempi previsti.

Il consolidamento dei piani o degli edifici è la soluzione più efficace quando si dispone di una notevole capacità in eccesso e di un contratto di locazione a lungo termine. Il rovescio della medaglia è rappresentato dai disagi e dalla possibile resistenza da parte dei dipendenti. La riprogettazione della disposizione degli spazi è indicata in caso di capacità in eccesso moderata, quando si dispone di flessibilità contrattuale, sebbene richieda investimenti in conto capitale e un impegno nella gestione del cambiamento.

La scelta di spazi flessibili o di coworking è indicata in caso di domanda incerta e di esigenze a breve termine. Si rinuncia al controllo in cambio di flessibilità. Il subaffitto degli spazi inutilizzati è una soluzione valida quando si dispone di capacità in eccesso e il mercato del subaffitto è florido. In cambio, ci si assume il rischio legato agli inquilini e gli oneri amministrativi.

Quali rischi possono compromettere il ridimensionamento dopo l'approvazione

Il rischio di esecuzione è importante tanto quanto l'analisi di fattibilità iniziale. Diversi punti critici possono far fallire il progetto dopo l'approvazione del budget.

Se i dati sull'utilizzo non sono affidabili, la superficie target rimane sostanzialmente una stima. Clausole contrattuali quali opzioni di rescissione, termini di preavviso e restrizioni sul subaffitto possono limitare notevolmente la vostra flessibilità. Gli ostacoli nella gestione del cambiamento emergono quando i dipendenti oppongono resistenza alle modifiche delle loro routine quotidiane.

Il rischio nascosto è l'adozione dello strumento. Se i dipendenti evitano di utilizzare il sistema di prenotazione, i dati rimangono inaffidabili e la pianificazione degli spazi ne risente. Nel valutare gestione dell'ambiente di lavoro , i tassi di adozione sono importanti tanto quanto l'elenco delle funzionalità.

Come calcolare il ROI per il ridimensionamento

Un semplice modello di calcolo del ROI ti aiuta a valutare l'impatto finanziario delle tue decisioni immobiliari. Inizia calcolando il costo totale di occupazione di riferimento, comprensivo di affitto, spese operative e costi energetici.

Stima i costi previsti per la tua struttura dopo averne ridimensionato l'ingombro o aver adottato una configurazione flessibile. Sottrai dai risparmi previsti i costi una tantum, quali gli interventi di allestimento, le spese di trasloco e l'acquisto di nuove tecnologie. In questo modo otterrai il periodo di ammortamento.

Effettate analisi di sensibilità in base a diversi scenari di affluenza: cosa succede se l'affluenza aumenta del 20%? E se il mercato dei subaffitti dovesse indebolirsi? Il vostro modello dovrebbe essere trasparente e facile da aggiornare man mano che le ipotesi cambiano.

Un piano di 90 giorni per ridimensionare l'organico senza interruzioni

Un calendario articolato in fasi con tappe fondamentali ben definite ti aiuta a portare a termine il progetto senza intoppi. La rapidità è importante per ridurre i costi, ma il coinvolgimento degli stakeholder è essenziale per il successo a lungo termine.

1. Verificare i dati relativi all'utilizzo

Nelle prime quattro settimane, verifica la qualità dei dati attuali e metti in atto procedure di verifica delle prenotazioni e regole di cancellazione automatica per i clienti che non si presentano. Questo passaggio garantisce che i tuoi dati di riferimento rispecchino la realtà effettiva anziché le semplici intenzioni di prenotazione.

2. Creare scenari e selezionare un obiettivo

Durante le settimane dalla 5 alla 8, elaborare scenari di gestione degli spazi di tipo conservativo, moderato e aggressivo. Coinvolgere i team delle strutture, delle risorse umane e della finanza per esaminare le opzioni. Scegliere una superficie target che garantisca un equilibrio tra risparmio sui costi ed esperienza dei dipendenti.

3. Applicare le regole di prenotazione e monitorarne i risultati

Introdurre le nuove politiche di prenotazione tra la nona e la dodicesima settimana. Stabilire una cadenza regolare di monitoraggio per valutare l'impatto delle nuove regole sull'utilizzo degli spazi. Adattare la strategia sulla base dei feedback e dei dati raccolti.

Prendi decisioni mirate basandoti su dati affidabili

La parte più difficile del right-sizing consiste nell'ottenere dati affidabili che riflettano l'effettivo utilizzo degli uffici. È possibile ottenere dati precisi sull'utilizzo solo se i dipendenti utilizzano effettivamente gli strumenti messi a disposizione sul posto di lavoro. I tassi di adozione sono importanti tanto quanto le capacità analitiche.

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