Le 10 principali sfide del lavoro ibrido per i responsabili degli uffici e i leader sul posto di lavoro

Il lavoro ibrido non è più un esperimento. Per molte aziende nella regione DACH, un mix di lavoro in ufficio e lavoro da remoto è diventato parte integrante dell'attività quotidiana. Allo stesso tempo, sta diventando sempre più chiaro che un modello di lavoro ibrido non funziona senza un'organizzazione e un coordinamento attivi.

Nei colloqui con i responsabili degli uffici, i dirigenti sul posto di lavoro, le risorse umane e i team delle strutture, sentiamo ripetere spesso che i processi esistenti non soddisfano le esigenze del lavoro ibrido. La mancanza di trasparenza, i flussi di lavoro manuali e le strutture rigide rendono difficile mantenere una supervisione e creare al contempo un'esperienza lavorativa positiva per i dipendenti.

Sulla base di queste conversazioni, abbiamo riassunto le dieci principali sfide del lavoro ibrido per il 2025, insieme a possibili approcci per superarle che si sono dimostrati efficaci nella pratica.

Punti chiave:

• Le sfide del lavoro ibrido sono simili in molte organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore.
• La mancanza di trasparenza, la flessibilità limitata e l'eccessivo ricorso a processi manuali sono tra i problemi più comuni. 
• I modelli di lavoro ibrido di successo si basano su regole chiare, una solida infrastruttura digitale e un processo decisionale basato sui dati.

1. Mancanza di soluzioni flessibili sul posto di lavoro per i team ibridi

Una delle sfide più comuni del lavoro ibrido è la domanda fluttuante di spazi ufficio. I dipendenti lavorano da casa alcuni giorni e in ufficio altri giorni, spesso a seconda dei giorni di lavoro in team, dei progetti o delle preferenze personali. I concetti rigidi di spazio di lavoro faticano a riflettere questa dinamica. L'assegnazione di scrivanie fisse porta a spazi inutilizzati in alcuni giorni e a carenze di capacità in altri. Molte aziende gestiscono ancora questa complessità utilizzando fogli di calcolo o coordinamento manuale.

Possibili soluzioni:

• Introduzione di scrivanie flessibili al posto delle postazioni di lavoro assegnate in modo permanente
• Utilizzo di un sistema di prenotazione che mostra in modo trasparente la capacità disponibile
• Analisi delle presenze effettive come base per la pianificazione dello spazio di lavoro

2. Nessuna soluzione di condivisione della scrivania disponibile

Una domanda ricorrente che sentiamo dalle aziende è: "Come possiamo implementare il desk sharing se non abbiamo lo strumento giusto?" Senza una soluzione chiara, l'utilizzo delle scrivanie diventa rapidamente confuso e spesso viene percepito come ingiusto. Il risultato è il caos nelle operazioni quotidiane dell'ufficio e il calo di fiducia nel modello di lavoro ibrido. I dipendenti non sanno se troveranno una scrivania e i team dell'ufficio perdono tempo prezioso nel coordinamento manuale.

Possibili soluzioni:

• Sviluppare un codice di comportamento e un concetto chiari e condivisi con regole, zone e ruoli
• Implementazione strutturata del software di prenotazione delle scrivanie, compresa la comunicazione interna
• Sessioni di formazione e linee guida chiare per i dipendenti

3. Nessuna visibilità su chi lavora da remoto o dall'ufficio

Una classica sfida del lavoro ibrido affrontata da molte organizzazioni: i team pianificano di incontrarsi in ufficio, solo per scoprire che in realtà non c'è nessuno. Senza una visibilità trasparente delle presenze, la collaborazione diventa inutilmente complicata. Spesso manca una pianificazione affidabile per le giornate di team, i workshop o il lavoro collaborativo sui progetti, e il coordinamento spontaneo fallisce a causa della mancanza di visibilità.

Possibili soluzioni:

• Uno strumento di lavoro ibrido con funzioni di pianificazione e una panoramica centrale delle presenze dei membri del team in ufficio.
• Indicatori di stato chiari basati sulle prenotazioni o sui calendari
• Soluzioni mobili che semplificano la pianificazione ibrida settimanale per i dipendenti, come le preferenze settimanali in deskbird.

4. Non ci sono abbastanza scrivanie per i dipendenti che lavorano in sede.

Molte aziende con cui parliamo segnalano una carenza di spazio negli uffici. Alcune hanno ridotto lo spazio ufficio durante la transizione al lavoro ibrido senza basarsi su dati concreti. Il risultato è semplice: in certi giorni non ci sono abbastanza scrivanie disponibili. I giorni di punta causano stress, frustrazione e flussi di lavoro inefficienti. Senza dati affidabili, non è chiaro se si tratti di incidenti isolati o di problemi strutturali.

Possibili soluzioni:

• Utilizzo dell'analisi del posto di lavoro per raccogliere e analizzare i dati sull'utilizzo dell'ufficio per una pianificazione realistica della capacità
• Adattare la disposizione degli uffici introducendo zone specifiche, come aree di concentrazione o spazi di collaborazione.
• Sviluppo di una logica di prioritizzazione per determinati team o ruoli

5. Resistenza alla condivisione della scrivania

Non tutte le sfide del lavoro ibrido sono puramente organizzative. Spesso anche i fattori emotivi giocano un ruolo importante. Per molti dipendenti, perdere la propria scrivania fissa è percepito come un cambiamento significativo, che porta naturalmente a una certa resistenza. Le preoccupazioni relative ai processi sul posto di lavoro, all'ergonomia o alla privacy intensificano questi sentimenti, soprattutto quando la condivisione delle scrivanie viene introdotta senza una comunicazione e un supporto adeguati.

Possibili soluzioni:

• Coinvolgimento tempestivo dei dipendenti e comunicazione aperta
• Regole chiare, standard e armadietti per gli effetti personali
• Gestione mirata del cambiamento a supporto dell'implementazione
• Strategie per introdurre con successo un software di prenotazione delle scrivanie e massimizzare l'accettazione da parte dei dipendenti
• Utilizzo di un'app mobile semplice e intuitiva come deskbird la prenotazione delle scrivanie

6. Difficile ritorno in ufficio

Nelle configurazioni di lavoro ibride, molte organizzazioni hanno ancora difficoltà a motivare i dipendenti a recarsi regolarmente in ufficio. Spesso l'ufficio non è più percepito come un vero valore aggiunto. Senza motivi convincenti, la presenza in ufficio desiderata non si concretizza o viene addirittura percepita come forzata.

Possibili soluzioni:

• Riprogettare l'ufficio come centro sociale e collaborativo dove i dipendenti amano lavorare
• Orari di lavoro ibridi basati sul lavoro di squadra con giorni di ufficio condivisi invece di regole rigide e generiche
• Comunicare chiaramente il "perché" delle aspettative relative alla presenza in ufficio

7. Mancanza di visibilità della posizione per i colleghi

La collaborazione dipende dalla consapevolezza di chi sta lavorando, dove e quando. Quando manca questa trasparenza, sorgono malintesi riguardo alle riunioni, il carico di lavoro raddoppia, i tempi di attesa aumentano e si perdono opportunità. Soprattutto nelle configurazioni ibride, la visibilità della presenza dei colleghi in ufficio è unfattore chiave per una collaborazione fluida. Tuttavia, in molte conversazioni con clienti e potenziali clienti, riscontriamo costantemente che questa trasparenza è semplicemente carente.

Possibili soluzioni:

• Una soluzione di lavoro ibrida come deskbird visibilità diretta dello stato (ad esempio, in ufficio, da remoto, assente) mostrata nel feed del team.
• Panoramica dei team e politiche di lavoro ibrido flessibili per consentire ai manager di pianificare le giornate di lavoro condivise in ufficio
• Integrazione e sincronizzazione automatica con i sistemi HR e gli strumenti di calendario per riflettere le assenze e i giorni di presenza in ufficio pianificati

8. I dipendenti non hanno incentivi per tornare in ufficio

Per molti dipendenti, sapere che i colleghi saranno presenti in sede è una motivazione fondamentale per recarsi in ufficio. Tuttavia, dalle conversazioni con i clienti emerge spesso che, al di là della visibilità della sede, molte aziende non offrono ulteriori incentivi per incoraggiare la presenza in ufficio. Senza vantaggi sociali o collaborativi, la presenza in ufficio è vista come un obbligo piuttosto che come un'opportunità.

Possibili soluzioni:

• Progettazione di uffici basata sull'esperienza, con particolare attenzione alla collaborazione e all'esperienza lavorativa
• Attuare idee creative per riportare le persone in ufficio, come eventi sul posto di lavoro che possono essere pianificati facilmente con un'app come deskbird.
• Una forte attenzione allo scambio, alla collaborazione e alla comunità sul posto di lavoro
• Comunicazione chiara e trasparente della strategia di ritorno in ufficio

9. Nessun partner centrale per le app dei dipendenti e la gestione dell'ambiente di lavoro

Molte organizzazioni si affidano a una vasta gamma di strumenti isolati. La prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, la gestione dei visitatori e la comunicazione vengono gestite attraverso sistemi diversi, o talvolta non in modo digitale. Ciò comporta un carico di lavoro amministrativo aggiuntivo, continui cambiamenti di contesto e frustrazione per tutte le persone coinvolte. In poche parole, molte aziende ci dicono che non hanno il partner tecnologico giusto per la gestione dell'ambiente di lavoro e le app per i dipendenti.

Possibili soluzioni:

• Utilizzo di una piattaforma all-in-one per la gestione dell'ambiente di lavoro
• Una soluzione di lavoro ibrida come deskbird offre un'app mobile semplice e intuitiva per i dipendenti
• Strumenti per l'ambiente di lavoro con integrazioni perfette nei sistemi HR, IT e di calendario esistenti

10. Gestione di spazi di lavoro flessibili e zone ufficio tramite Excel

Una delle sfide più evidenti del lavoro ibrido è che gli spazi di lavoro, le sale e le postazioni condivise sono ancora gestiti manualmente. La gestione delle prenotazioni delle postazioni tramite Excel è soggetta a errori, raramente aggiornata e non fornisce dati affidabili in tempo reale. Ciò non solo complica le operazioni quotidiane, ma impedisce anche di prendere decisioni strategiche relative all'ottimizzazione degli spazi ufficio e alla pianificazione della loro ubicazione.

Possibili soluzioni:

• Sostituzione graduale dei processi manuali con uno strumento di prenotazione online
• Processi automatizzati di prenotazione e rilascio in caso di mancata presentazione
• Uso mirato dei dati per le decisioni relative allo spazio e alla posizione

Come deskbird a risolvere le sfide del lavoro ibrido

L'ampia gamma di sfide che i responsabili degli uffici, i leader sul posto di lavoro e i team delle risorse umane e delle strutture devono affrontare ogni giorno rende chiara una cosa: il lavoro ibrido non funziona senza una gestione attiva. Richiede concetti chiari, processi trasparenti e strumenti che supportino realmente il lavoro ibrido quotidiano.

Una piattaforma integrata per la gestione dell'ambiente di lavoro come deskbird riunisce tutti questi elementi: prenotazione flessibile delle scrivanie, visibilità del team, gestione centralizzata dell'ambiente di lavoro e approfondimenti basati sui dati, il tutto in un unico posto. Questo crea un ambiente di lavoro ibrido che non solo funziona senza intoppi, ma è anche apprezzato dai dipendenti.

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