Come implementare l'hot desking in un ambiente di lavoro ibrido

Cosa considerare prima dell'introduzione dell'hot desking

Prima di lanciare l'hot desking, assicurati di capire perché lo stai facendo, come viene utilizzato il tuo spazio attuale e se la disposizione del tuo spazio di lavoro può supportare i cambiamenti pianificati. Ecco quali preparativi devi fare prima di iniziare con la tua roadmap e l'implementazione dell'hot desking.

• Valuta le esigenze e la cultura della tua azienda: valuta le dimensioni della forza lavoro, i requisiti di spazio, i tipi di lavoro, la flessibilità desiderata e il supporto gestionale per garantire che l'hot desking sia in linea con il modo in cui opera la tua organizzazione. Prenditi anche il tempo necessario per valutare attentamente i pro e i contro dell'hot desking.
• Definisci lo scopo: chiarisci gli obiettivi principali che desideri raggiungere con l'introduzione dell'hot desking nel tuo ambiente di lavoro (ad esempio, maggiore efficienza dello spazio, controllo dei costi, flessibilità della forza lavoro). Individuare questi obiettivi ti aiuterà a definire i KPI giusti per misurare il successo del progetto, come i tassi di occupazione, i risparmi sui costi e i tassi di soddisfazione dei dipendenti.
• Analizza l'utilizzo attuale dello spazio ufficio: monitora i tassi di occupazione nelle diverse zone dell'ambiente di lavoro utilizzando sensori di presenza o software di check-in e mappa le aree di lavoro per visualizzare le zone ad alto traffico rispetto a quelle sottoutilizzate. Combina questi dati con i risultati dei sondaggi condotti tra i dipendenti per definire la tua strategia di hot desking.
• Valuta lo spazio disponibile nel tuo ufficio: esamina la disposizione dei locali, comprese le aree comuni e gli spazi collaborativi. Utilizza uno strumento di calcolo dello spazio ufficio per stimare il numero di scrivanie necessarie in base al numero di dipendenti e alle modalità di presenza.
• Raccogli il feedback dei dipendenti: organizza colloqui e sondaggi per raccogliere le aspettative e le preferenze dei dipendenti e individuare eventuali preoccupazioni che potrebbero avere riguardo al passaggio a una configurazione di hot desking. Il loro feedback è fondamentale per creare uno spazio di lavoro che migliori l'esperienza lavorativa del tuo team.

Fase 1: Creare una politica di hot desking

L'implementazione di successo dell'hot desking inizia con una politica dettagliata che stabilisce obiettivi e regole chiari per un utilizzo equo e garantisce che tutti comprendano come vengono assegnate e prenotate le scrivanie. Documentate le regole e le procedure di prenotazione ( compresi i tempi per le prenotazioni anticipate e le finestre di prenotazione), collegate l'accesso alle scrivanie e alle risorse alla vostra politica di lavoro ibrido e descrivete chi può accedere a quali zone o scrivanie e quali attrezzature vengono fornite. È inoltre importante affrontare questioni come la riservatezza e la privacy, soprattutto quando i dipendenti trattano informazioni sensibili.

Ecco alcune buone pratiche di etichetta relative all'hot desking da includere nella vostra politica e condividere con il vostro team:

• Prenota la tua scrivania in anticipo per evitare conflitti di programmazione e garantire che tutti possano pianificare workday propria workday .
• Tenete i telefoni in modalità silenziosa o vibrazione e rispondete alle chiamate personali nelle aree designate, in modo da mantenere un livello di rumore confortevole per tutti.
• Portate i vostri dispositivi personali quando possibile e seguite le linee guida BYOD della vostra azienda per lavorare in modo efficiente con attrezzature familiari.
• Rimanete a casa se siete malati e cancellate eventuali prenotazioni di postazioni di lavoro per evitare di diffondere malattie in uno spazio di lavoro condiviso.
• Lascia la scrivania pulita e in ordine rimuovendo gli oggetti personali e igienizzando l'area, in modo che sia pronta per la persona successiva.

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Fase 2: Riprogettare la disposizione dell'ufficio e allestire lo spazio di lavoro fisico

Trasformare il tuo spazio di lavorotradizionale in un ufficio con postazioni condivise richiede una riprogettazione e una riorganizzazione degli spazi per garantire flessibilità e adattabilità. La riprogettazione dovrebbe dare priorità alla flessibilità, alla collaborazione e all'efficienza, con varie zone dedicate a diversi stili di lavoro e attività. Integra soluzioni tecnologiche che facilitano l'utilizzo delle postazioni condivise, come i sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni. Poiché la disposizione fisica dell'ufficio può determinare il successo o il fallimento dell'adozione delle postazioni condivise, segui questi passaggi per ottenere il risultato desiderato.

• Suddividete il vostro ufficio in zone (ad esempio, aree silenziose, zone di collaborazione, cubicoli per lavori che richiedono concentrazione) che rispondano a diversi stili di lavoro e compiti.
• Utilizza sistemi di orientamento e planimetrie interattive per semplificare la prenotazione degli spazi di lavoro per i dipendenti e aiutarli a individuare più facilmente le loro scrivanie.
• Dotare le postazioni di lavoro e le aree delle risorse necessarie, tra cui archiviazione sicura, stampanti, monitor, stazioni di ricarica e prodotti per la pulizia.
• Progetta layout degli uffici che consentano ai tuoi team di sedersi insieme quando necessario e che favoriscano sia il lavoro di gruppo che la concentrazione sui compiti individuali.
• Prendete in considerazione pratiche e arredi ergonomici e implementate configurazioni regolabili per soddisfare le diverse esigenze dei dipendenti e garantire un ambiente di lavoro sicuro e salutare.

Passaggio 3: scegli il software di hot desking più adatto alle tue esigenze

Scegliere il software giusto per l'hot desking è essenziale per una facile transizione alla condivisione delle scrivanie. Strumenti come deskbird consentono ai dipendenti di prenotare scrivanie e risorse con facilità e sono fondamentali per integrare senza soluzione di continuità l'hot desking nelle operazioni quotidiane. Se collegate ad altri strumenti tecnologici sul posto di lavoro, come sistemi di calendario, piattaforme di comunicazione e strumenti di gestione dei progetti, queste soluzioni creano un ambiente di lavoro coeso che favorisce la produttività e l'impegno. Lo strumento giusto vi aiuterà a risolvere i comuni punti critici dell'hot desking, quindi concentratevi su:

• Esperienza utente intuitiva: cerca un'interfaccia pulita e facile da navigare con planimetrie visive, in modo che i dipendenti possano prenotare le scrivanie con poca o nessuna formazione.
• Forti integrazioni: assicurati che lo strumento si colleghi perfettamente con i sistemi di uso quotidiano come Slack Microsoft Teams, nonché con strumenti di calendario come Google Calendar o Outlook. deskbird, ad esempio, fornisce un'app intuitiva per la prenotazione delle scrivanie che integra nativamente Outlook e MS Teams.
• Disponibilità in tempo reale: la piattaforma dovrebbe mostrare la disponibilità dei banchi in tempo reale per evitare doppie prenotazioni e frustrazioni quotidiane.
• Accessibilità mobile: un'app mobile consente ai dipendenti di prenotare ed effettuare il check-in da qualsiasi luogo.
• Analisi fruibili: report affidabili sull'utilizzo dello spazio, sui periodi di punta e sulle assenze ti aiuteranno a perfezionare i layout e a orientare le decisioni future relative allo spazio.
• Check-in automatizzati: strumenti come codici QR o sensori possono semplificare la registrazione delle presenze e liberare automaticamente le scrivanie inutilizzate.

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Fase 4: Comunicare i cambiamenti, formare i dipendenti e avviare il progetto

Una comunicazione efficace, una gestione adeguata del cambiamento e un corretto inserimento dei nuovi dipendenti sono fondamentali per il successo dell'introduzione dell'hot desking e per la sua adozione a lungo termine. Informate i dipendenti sui cambiamenti, sui motivi che li hanno determinati e su come ne saranno influenzati, quindi fornite loro una formazione che li aiuti a comprendere come utilizzare il nuovo software di hot desking, ad aderire alle nuove politiche e a sfruttare al meglio la loro modalità di lavoro flessibile. Ecco alcuni consigli utili per promuovere l'adozione dell'hot desking nei vostri team.

• Comunicate a tutti i dipendenti i motivi e i vantaggi dell'hot desking. La trasparenza riduce la resistenza e la confusione.
• Organizza sessioni di formazione dal vivo e fornisci guide per le procedure di prenotazione, il galateo della condivisione della scrivania e la risoluzione dei problemi più comuni.
• Incoraggiare il feedback e consentire il supporto tra colleghi per risolvere tempestivamente eventuali problemi.
• Nomina dei campioni o degli influencer dell'hot desking all'interno dei reparti per promuovere il coinvolgimento e l'adozione.
• Riconosci che lo scetticismo è normale all'inizio e concentrati sui primi successi e sui miglioramenti visibili per aumentare il morale dei dipendenti.

Fase 5: Monitorare l'implementazione dell'hot desking e perfezionare l'approccio

Analogamente al lavoro ibrido, l'hot desking non è una soluzione che si può impostare una volta per tutte. Richiede un monitoraggio e un adeguamento continui per rimanere efficace. Dopo l'implementazione, iniziate a monitorarne le prestazioni attraverso l'analisi del posto di lavoro per ottenere dati preziosi sull'utilizzo dello spazio, i periodi di punta e le preferenze dei dipendenti e utilizzate queste informazioni per apportare modifiche al layout, alle politiche o alle risorse disponibili.

• Monitoraggio dei KPI: monitora indicatori quali l'occupazione delle scrivanie, la frequenza delle assenze ingiustificate e l'utilizzo delle risorse, idealmente utilizzando la funzione di analisi e i dati del tuo software di hot desking.
• Modifiche alla disposizione: utilizza i dati per modificare la disposizione dei tuoi uffici, aggiungere più scrivanie se necessario e perfezionare il rapporto di condivisione delle scrivanie in base all'utilizzo effettivo.
• Raccolta di feedback: ottieni feedback continui dai tuoi dipendenti e apporta miglioramenti iterativi per garantire che il tuo spazio di lavoro si evolva in base alle esigenze dell'organizzazione e del team.
• Risparmio sui costi: riferisci regolarmente le tendenze di utilizzo al team dirigenziale per ottenere il loro consenso al miglioramento continuo, al fine di massimizzare il risparmio sui costi, il ROI e la soddisfazione dei dipendenti.

Come rendere efficace l'implementazione dell'hot desking

L'hot desking può trasformare il tuo ufficio in un centro di efficienza e collaborazione, ma una sua implementazione di successo richiede pianificazione, preparazione e adeguamenti. Pianifica attentamente lo spazio del tuo ufficio, crea linee guida chiare e utilizza un software di hot desking come deskbird creare una configurazione che funzioni per tutti e promuova la produttività in un ambiente di lavoro ibrido.

Utilizzate la gestione del cambiamento per superare le resistenze e siate flessibili nell'apportare modifiche mentre vi avvicinate a un ufficio con condivisione delle scrivanie. Siate aperti al cambiamento, ascoltate il vostro team e perfezionate il vostro approccio per creare un ambiente di lavoro in cui tutti possano prosperare. Nel prossimo capitolo di questa guida, approfondiremo come organizzare il vostro spazio ufficio per l'hot desking.