Hoe lang duurt het om software voor het reserveren van bureaus in gebruik te nemen?

Ja, begin eerst met één kantoor als proef. In deskbird stel je het proefkantoor in en publiceer je het, terwijl alle andere kantoren als concept verborgen blijven. We kunnen geen standaard doorlooptijd garanderen. De installatie verloopt volgens een vaste reeks stappen; voor sommige stappen is je IT-team nodig, en bij sommige wijzigingen duurt het enkele uren voordat deze bij alle gebruikers zichtbaar zijn.

Hoe lang duurt het om software voor het reserveren van bureaus in gebruik te nemen?

We kunnen geen standaard doorlooptijd toezeggen. De implementatie verloopt volgens een vaste volgorde: kantoren, verdiepingen en ruimtes, plattegronden, gebruikers en groepen, toegangsregels, vergader vergaderruimtes, en ten slotte publicatie. Voor sommige stappen is de hulp van uw IT-team nodig, en bij sommige wijzigingen duurt het enkele uren voordat deze bij alle gebruikers zijn doorgevoerd. We raden aan om eerst een proefproject in één kantoor uit te voeren en vervolgens uit te breiden.

Zorg dat je het volgende bij de hand hebt voordat je begint:

• De Global Admin- Functie in deskbird voor degene die de installatie uitvoert.
• Kantoorgegevens: de naam, het adres en de openingstijden van elk kantoor.
• Afbeeldingen van de plattegronden: één per verdieping.
• Je teamstructuur: de afdelingen of teams die je als groepen wilt indelen.
• Een beslissing over vergader vergaderruimtes: gesynchroniseerd met agenda’s van Microsoft 365 of Google Workspace, of uitsluitend opgeslagen in deskbird.

Wanneer de software zelf een wachttijd inbouwt:

• SAML single sign-on (uitbreiding ‘User & Data Management Plus’): u stuurt de metagegevens van uw identiteitsprovider naar ons ondersteuningsteam. Wij configureren de verbinding en laten u weten wanneer deze klaar is.
• SCIM-configuratie (dezelfde add-on): de eerste synchronisatie kan 1 tot 2 uur duren.
• Microsoft Teams: het vastzetten van de app ‘ deskbird ’ voor iedereen kan tot 24 uur duren voordat alle gebruikers de wijziging zien.

Zou je het reserveren van bureaus eerst in één kantoor moeten uitproberen?

Ja. Een kleine proefgroep doet als eerste ervaring op met de tool, signaleert problemen en helpt deze op te lossen voordat de rest begint met boeken. In deskbird richt je het proefkantoor in en publiceer je het, terwijl andere kantoren als concept worden opgeslagen. Concepten blijven verborgen voor gebruikers totdat je ze publiceert.

Hoe stel je de piloot in op deskbird:

• Bouw het kantoor voordat iemand het ziet. Sla het kantoor op als concept en voeg vervolgens verdiepingen, ruimtes, bureaus en de plattegrond toe. Als het klaar is, publiceer je het kantoor, de verdiepingen en ruimtes, en de plattegrond. Het publiceren van een ruimte kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Beperk wie er kan reserveren. Stel het pilotkantoor in op ‘Beperkt’, zodat alleen geselecteerde groepen daar kunnen reserveren.
• Test dit als een gewone gebruiker. Algemene beheerders, kantoorbeheerders en managers kunnen elke ruimte reserveren, ongeacht de toegangsregels. Om een ruimte met beperkte toegang te controleren, kun je een collega zonder beheerders Functie vragen om te proberen deze te reserveren.

Kies proefgebruikers uit verschillende teams, afdelingen en functies. Deelnemers aan de proef kunnen later fungeren als ‘tool-ambassadeurs’ die vragen van collega’s beantwoorden wanneer je de tool op grotere schaal gaat invoeren.

Bent u van plan een proefproject op te zetten? Meer dan 250.000 gebruikers in meer dan 80 landen boeken al via deskbird. Vraag een demo aan die is afgestemd op uw kantoren, uitgaande van uw vestigingen en de tools die u momenteel gebruikt.

Hoe ziet een plan voor de geleidelijke uitrol tot volledige implementatie eruit?

We stellen drie fasen voor: een proefproject in één kantoor, een uitbreiding naar andere kantoren en een volledige uitrol naar iedereen. Spreek voorafgaand aan de start van het proefproject succescriteria af en plan een beslissingsmoment aan het einde ervan: opschalen, aanpassen of stoppen. De tabel laat zien wat er in elke fase gebeurt en wie er doorgaans bij betrokken is.

Zet de mijlpalen in een kalender: training, start en einde van de proefperiode, de deadline voor feedback en het beslissingsmoment.

Wat moet je instellen in deskbird?

Je hebt kantoren, verdiepingen en ruimtes, gebruikers en groepen, toegangsregels en vergader vergaderruimtes nodig, die in die volgorde moeten worden ingesteld. Bepaal eerst hoe mensen zich aanmelden en waar de gebruikersaccounts vandaan komen. Stel beide in voordat je gebruikers uitnodigt, zodat niemand een apart e-mail- en wachtwoordaccount aanmaakt. Algemene beheerders kunnen een checklist voor de instellingen in de app volgen.

• Kantoren en verdiepingen. Elk kantoor moet een naam, adres en openingstijden hebben. Upload één plattegrond per verdieping (bij voorkeur in .svg-formaat, maar .pdf, .jpg, .jpeg, .png en .webp zijn ook mogelijk, maximaal 15 MB) en plaats ruimtes en bureaus met behulp van de drag-and-drop-editor.
• Aanmelden. Aanmelden met Microsoft of Google is mogelijk bij elk abonnement. SAML-single sign-on maakt deel uit van de add-on ‘Gebruikers- en gegevensbeheer Plus’.
• Gebruikersaccounts. Nodig mensen uit via e-mail of upload ze via een CSV-bestand. Standaard kunnen collega’s met een e-mailadres van uw bedrijf zich ook zelf registreren. SCIM-provisioning en HRIS-synchronisatie maken deel uit van de add-on ‘User & Data Management Plus’.
• Vergadering vergaderruimtes. Bepaal via vergaderruimte of deze wordt gesynchroniseerd met agenda’s in Microsoft 365 of Google Workspace, of alleen op deskbird staat. Een vergaderruimte die uitsluitend op deskbird is aangemaakt, kan later niet worden omgezet naar een gesynchroniseerde vergaderruimte .
• Microsoft Teams. Uw Microsoft 365-beheerder kan de app ‘ deskbird ’ toestaan in het Teams-beheercentrum en deze voor iedereen installeren en vastzetten.

Onze handleiding voor de basisinstallatie in het Helpcentrum leidt u stap voor stap door het proces.

Wat moet je meten tijdens een proefproject met bureau-reserveringen?

Meet of mensen de tool gebruiken en hoe de kantoorruimte wordt benut. Houd de acceptatiegraad bij, dat wil zeggen het percentage proefgebruikers dat regelmatig reserveert, evenals de bezettingsgraad van de werkplekken en het aantal no-shows. Voeg ondersteuningsvragen en een korte enquête toe. Spreek de doelstellingen af voordat de proef van start gaat, zodat je de proef op het beslissingsmoment aan de hand daarvan kunt beoordelen.

Combineer de cijfers met de feedback uit interviews of een korte workshop met proefgebruikers.

Wie moet er bij de invoering van een reserveringssysteem voor werkplekken worden betrokken?

HR en werkplekbeheerders leiden de implementatie gezamenlijk. HR richt zich op de menselijke kant: communicatie, training en beleid. De werkplekbeheerder is verantwoordelijk voor de technische en organisatorische opzet. Je IT-team regelt het inloggen, het aanmaken van gebruikersaccounts, de agendasynchronisatie en de Teams-app. Managers die zelf afspraken boeken, motiveren hun teams om dit voorbeeld te volgen.

• Beheerder van de werkplek of het gebouw: kantoren, plattegronden, reserveringsregels, toegangsregels.
• IT: aanmeldingsmethode, gebruikersbeheer, vergader vergaderruimte -agenda’s, Teams en Outlook.
• HR: beleid, communicatie, opleiding.
• Tool-ambassadeurs: vroege gebruikers binnen elk team die hun collega’s helpen.
• Uitvoerende sponsor en managers: steun het project en geef het goede voorbeeld door zelf een reservering te maken.

Onze gratis gids, ‘6 strategieën voor een succesvolle implementatie van software voor het delen van werkplekken’, behandelt de rol Functie en van HR- en werkplekmanagers, toolambassadeurs en leidinggevenden, en hoe je de communicatie hieromtrent kunt plannen.

Wat remt de uitrol van een reserveringssysteem voor bureaus af?

De meest voorkomende fouten zijn het overslaan van een evaluatie van het huidige ruimtegebruik, het ontbreken van een schriftelijk reserveringsbeleid en het kiezen van moeilijk te gebruiken software. Een vierde fout is het beschouwen van de lanceringsdag als de eindstreep. Zonder monitoring en aanpassingen raakt zelfs een goed geplande implementatie steeds verder af van de manier waarop teams daadwerkelijk werken.

Ook een paar instellingsdetails kosten tijd als je ze pas laat ontdekt:

• Een kantoor te vroeg beperken. Voordat je een kantoor beperkt, moet je iedereen met een toegewezen bureau of parkeerplaats daar toevoegen aan een toegestane groep. Anders worden hun toewijzingen verwijderd.
• Maak eerst een ‘ vergaderruimtes ’ aan voordat u besluit om de agenda te synchroniseren. Een ‘ vergaderruimte ’ die alleen in deskbird is aangemaakt, moet opnieuw worden aangemaakt om deze later te kunnen synchroniseren.
• Gebruikers worden uitgenodigd voordat single sign-on en provisioning zijn ingesteld. Vervolgens maken ze aparte e-mail- en wachtwoordaccounts aan.

Voor het werkplekgedeelte van de implementatie, van beleid tot kantoorindeling, kun je onze handleiding voor het invoeren van hot desking raadplegen. Om verschillende tools te vergelijken voordat je aan de slag gaat, kun je de beste software voor werkplekreservering bekijken, of ontdekken hoe werkplekreservering in deskbird werkt.