Hoe kan je hotdesking implementeren in een hybride werkplek?

Uiteindelijk hangt het succes van de invoering van hot desking af van inzicht in de behoeften van jouw organisatie, het duidelijk communiceren van verwachtingen en het voortdurend verbeteren van jouw opzet op basis van gegevens en feedback van medewerkers.

Waar je rekening mee moet houden voordat je hotdesking invoert

Voordat je met hot desking begint, moet je jouw huidige ruimtegebruik in kaart brengen, duidelijke doelstellingen vaststellen en de mening van jouw medewerkers peilen. Deze drie factoren zijn bepalend voor alle ontwerp- en beleidsbeslissingen die daarna volgen.

Hieronder leg ik uit hoe die voorbereidingen er in de praktijk uitzien, en waarom elke stap belangrijk is voordat je ook maar één bureau aanraakt of een beleid opstelt.

• Beoordeel de behoeften en cultuur van jouw bedrijf: evalueer de omvang van het personeelsbestand, de benodigde ruimte, de soorten werkzaamheden, de gewenste flexibiliteit en de ondersteuning door het management om ervoor te zorgen dat hotdesking aansluit bij de manier waarop jouw organisatie werkt. Neem ook de tijd om de voor- en nadelen van hotdesking zorgvuldig af te wegen.
• Bepaal het doel: Maak duidelijk wat de belangrijkste doelen zijn die je wilt bereiken met de introductie van hotdesking op je werkplek (bijvoorbeeld betere ruimte-efficiëntie, kostenbeheersing, flexibiliteit van het personeel). Door deze doelen te bepalen, kun je de juiste KPI's definiëren om het succes van het project te meten, zoals bezettingsgraad, kostenbesparingen en medewerkerstevredenheid.
• Analyseer het huidige gebruik van kantoorruimte: houd de bezettingsgraad in verschillende werkruimtes bij met behulp van bezettingssensoren of check-in-software en breng jouw werkruimtes in kaart om drukbezochte zones en onderbenutte plekken in kaart te brengen. Combineer deze gegevens met de resultaten van medewerkersenquêtes om jouw hotdeskingstrategie te onderbouwen.
• Evalueer jouw beschikbare kantoorruimte: bekijk de indeling van jouw kantoor, inclusief gemeenschappelijke ruimtes en samenwerkingsruimtes. Gebruik een tool voor het berekenen van kantoorruimte om in te schatten hoeveel bureaus je nodig hebt op basis van jouw personeelsbestand en aanwezigheidspatronen.
• Vraag feedback aan je medewerkers: voer gesprekken en organiseer enquêtes om de verwachtingen en voorkeuren van je medewerkers in kaart te brengen en eventuele zorgen over de overstap naar hotdesking te detecteren. Hun feedback is cruciaal voor het creëren van een werkplek die de werkervaring van je team verbetert.

Hoe voer je hot desking stap voor stap in?

De invoering van hot desking verloopt in vijf stappen: stel een beleid op, herontwerp de indeling van jouw kantoor, kies je software, zorg voor communicatie en training, en tot slot: monitor en verfijn. Elke stap bouwt voort op de voorbereidingen die hierboven zijn beschreven.

Stap 1: Stel een beleid voor hotdesking op

Een duidelijk beleid zorgt ervoor dat iedereen al vóór de eerste werkdag begrijpt hoe werkplekken worden toegewezen en geboekt. Leg de boekingsregels en -procedures vast (inclusief termijnen voor boekingen op voorhand en boekingsperiodes), koppel de toegang tot werkplekken en middelen aan jouw beleid voor hybride werken, en beschrijf wie toegang heeft tot welke zones of bureaus en welke apparatuur ter beschikking wordt gesteld. Het is ook belangrijk om zaken als vertrouwelijkheid en privacy aan te pakken, vooral wanneer medewerkers met gevoelige informatie werken.

Hier zijn enkele beste praktijken voor hotdesking-etiquette die je in jouw beleid kunt opnemen en met jouw team kunt delen:

• Boek jouw bureau van tevoren om planningconflicten te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen zijn werkdag kan plannen.
• Zet telefoons op stil of trilstand en voer persoonlijke gesprekken in daarvoor bestemde ruimtes om een comfortabel geluidsniveau voor iedereen te behouden.
• Neem indien mogelijk je eigen apparaten mee en volg de BYOD-richtlijnen van jouw bedrijf om efficiënt te kunnen werken met vertrouwde apparatuur.
• Blijf thuis als je ziek bent en annuleer je bureauboekingen om verspreiding van ziekte in een gedeelde werkruimte te voorkomen.
• Laat het bureau schoon en opgeruimd achter door persoonlijke spullen te verwijderen en het gebied te ontsmetten, zodat het klaar is voor de volgende persoon.

Stap 2: Herontwerp de indeling van jouw kantoor en richt jouw fysieke werkplek in

Om jouw traditionele werkplek om te vormen tot een hotdesking-kantoor, moet je jouw kantoorruimte opnieuw inrichten en uitrusten met het oog op flexibiliteit en aanpasbaarheid. Bij de herinrichting moet prioriteit worden gegeven aan flexibiliteit, samenwerking en efficiëntie, met verschillende zones voor verschillende werkstijlen en taken. Integreer technologische oplossingen die hotdesking vergemakkelijken, zoals boekingssystemen voor werkplekken en vergaderruimtes. Aangezien de fysieke indeling van jouw kantoor bepalend kan zijn voor het al dan niet slagen van hotdesking, volg je best deze stappen om het goed aan te pakken.

• Verdeel jouw kantoor in zones (bijvoorbeeld rustige ruimtes, samenwerkingszones, werkplekken voor geconcentreerd werken) die aansluiten bij verschillende werkstijlen en taken.
• Gebruik bewegwijzeringssystemen en interactieve plattegrondplannen om het boeken van werkplekken voor medewerkers te vereenvoudigen en hen te helpen hun bureau gemakkelijker te vinden.
• Voorzie werkplekken en zones van de nodige middelen, waaronder veilige opslag, printers, beeldschermen, oplaadstations en schoonmaakbenodigdheden.
• Ontwerp kantoorindelingen die het voor jouw teams gemakkelijk maken om bij elkaar te zitten wanneer dat nodig is en die zowel groepswerk als geconcentreerd werken aan individuele taken mogelijk maken.
• Houd rekening met ergonomische werkwijzen en meubilair en implementeer verstelbare opstellingen om tegemoet te komen aan de uiteenlopende behoeften van werknemers en een veilige en gezonde werkplek te ondersteunen.

Stap 3: Kies hotdesking-software die aan jouw behoeften voldoet

Het kiezen van de juiste software voor hot desking is essentieel voor een soepele overgang naar het delen van bureaus. Tools zoals deskbird stellen medewerkers in staat om eenvoudig werkplekken en middelen te boeken en zijn cruciaal voor de integratie van hot desking in de dagelijkse bedrijfsvoering. Wanneer deze oplossingen worden gekoppeld aan andere technologische hulpmiddelen op de werkplek, zoals agendasystemen, communicatieplatformen en projectmanagementtools, creëren ze een samenhangende werkomgeving die de productiviteit en betrokkenheid bevordert. De juiste tool helpt je bij het oplossen van veelvoorkomende knelpunten bij hot desking, dus richt je op:

• Intuïtieve gebruikerservaring: zoek naar een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke interface met visuele plattegronden, zodat medewerkers zonder, of met minimale training een bureau kunnen boeken.
• Goede integraties: Zorg ervoor dat de tool kan worden gekoppeld aan veelgebruikte systemen zoals Slack Microsoft Teams, en aan agendatools zoals Google Agenda of Outlook. deskbird biedt bijvoorbeeld een intuïtieve app voor het boeken van bureaus die automatisch integraties met Outlook en MS Teams heeft.
• Realtime beschikbaarheid: het platform moet de beschikbaarheid van bureaus live weergeven om dubbele boekingen en dagelijkse frustratie te voorkomen.
• Mobiele toegankelijkheid: met een mobiele app kunnen werknemers overal boeken en inchecken.
• Bruikbare analyses: gedegen rapportages over ruimtegebruik, piekmomenten en no-shows helpen je bij het verfijnen van indelingen en het nemen van toekomstige beslissingen over ruimtegebruik.
• Geautomatiseerde check-ins: Tools zoals QR-codes of sensoren kunnen de aanwezigheid stroomlijnen en ongebruikte bureaus automatisch vrijmaken.

Stap 4: Communiceer veranderingen, train medewerkers en start

Effectieve communicatie, verandermanagement en een goede introductie zijn cruciaal voor een succesvolle lancering en langdurige acceptatie van hotdesking. Informeer medewerkers over de veranderingen, waarom ze plaatsvinden en wat de gevolgen voor hen zijn. Geef vervolgens training om hen te helpen begrijpen hoe ze de nieuwe hotdesking-software moeten gebruiken, zich aan het nieuwe beleid moeten houden en optimaal gebruik kunnen maken van hun flexibele werkregeling. Hier volgen enkele nuttige tips om de acceptatie van hotdesking in jouw teams te bevorderen.

• Communiceer de redenen en voordelen van hotdesking aan alle medewerkers. Transparantie vermindert weerstand en verwarring.
• Organiseer live trainingssessies en bied handleidingen voor boekingsprocessen, etiquette voor het delen van bureaus en het oplossen van veelvoorkomende problemen.
• Moedig feedback aan en maak ondersteuning door collega's mogelijk om problemen in een vroeg stadium op te lossen.
• Stel binnen afdelingen hotdesking-kampioenen of influencers aan om betrokkenheid en acceptatie te stimuleren.
• Erken dat scepticisme in het begin normaal is en concentreer je op vroege successen en zichtbare verbeteringen om het moreel van de medewerkers te stimuleren.

Stap 5: Monitor de invoering van hotdesking en verfijn jouw aanpak

Net als hybride werken is hotdesking geen eenmalige maatregel. Om effectief te blijven, moet het continu worden gemonitord en aangepast. Begin na de implementatie met het monitoren van de prestaties via werkplekanalyses om waardevolle gegevens te verzamelen over ruimtegebruik, piekmomenten en voorkeuren van medewerkers. Gebruik deze inzichten om aanpassingen te doen aan jouw indeling, beleid of beschikbare middelen.

• KPI-monitoring: houd KPI's bij, zoals bureaubezetting, frequentie van no-shows en benutting van middelen, idealiter met behulp van de analysefunctie en gegevens uit jouw hotdesking-software.
• Aanpassingen aan de indeling: gebruik de gegevens om de indeling van jouw kantoor aan te passen, voeg indien nodig meer bureaus toe en verfijn de verhouding tussen het aantal bureaus en het aantal gebruikers op basis van het daadwerkelijke gebruik.
• Feedback verzamelen: vraag jouw medewerkers voortdurend om feedback en breng stapsgewijs verbeteringen aan om ervoor te zorgen dat jouw werkruimte zich ontwikkelt in overeenstemming met zowel de behoeften van de organisatie als die van het team.
• Kostenbesparingen: rapporteer regelmatig gebruiksstatistieken aan het managementteam om hun steun te krijgen voor continue verbetering, zodat kostenbesparingen, ROI en medewerkerstevredenheid worden gemaximaliseerd.

Hoe je jouw hotdesking-implementatie tot een succes maakt

Hot desking werkt het beste als een doorlopend proces, niet als een eenmalig project. De organisaties die er het meeste uit halen, zijn degenen die openstaan voor het aanpassen van indelingen, beleid en hulpmiddelen naarmate er actuele gebruiksgegevens en feedback van medewerkers binnenkomen. In het volgende hoofdstuk van deze gids gaan we dieper in op hoe je jouw kantoorruimte kunt inrichten voor hot desking.