Hybride management: Hoe je effectief leiding geeft aan hybride teams

Wat is hybride management?

Hybride management betekent het managen van mensen die op verschillende plaatsen (en mogelijk ook op verschillende tijden) werken op een manier die iedereen verbonden en productief houdt. In de kern is het een leiderschapsstijl gebouwd voor flexibiliteit die de sterke punten en vereisten van zowel in-person als remote management combineert. Dit met de nadruk op het bevorderen van verbinding en het aanpassen aan de diverse behoeften van een hybride personeelsbestand om productiviteit en teamcohesie te garanderen.

Waarin verschilt hybride management van traditionele benaderingen?

In tegenstelling tot traditionele omgevingen op locatie, kunnen hybride managers niet vertrouwen op het kantoor om in contact te blijven met hun teams. Dit probleem is een van de redenen waarom slechts 15% van de managers graag leiding geeft aan hybride teams. Vergeleken met leidinggeven op kantoor of alleen op afstand, moeten hybride managers extra uitdagingen overwinnen die flexibel werk met zich meebrengt. Deze omvatten:

• Samenwerking en communicatie,
• Daling in betrokkenheid en verbinding,
• Neiging tot micromanagement,
• Ongelijkheden door aanwezigheidsvooroordelen,
• Silovorming en geïsoleerde teams, en
• Cyberbeveiligingsrisico's.

Vaardigheden en kwaliteiten die nodig zijn voor het leiden van hybride teams

Leidinggeven aan hybride teams vereist nieuwe leiderschapsvaardigheden en kwaliteiten. Door de intrinsieke uitdagingen van hybride werk, moeten hybride managers bewuster omgaan met zichtbaarheid, verbinding en ondersteuning en sterke communicatieve vaardigheden, empathie, flexibiliteit en inclusiviteit tonen.

1. Transparantie en sterke communicatieve vaardigheden

Hybride managers moeten ideeën uitdrukken op een manier die gemakkelijk te begrijpen is, of het nu via video is, in een e-mail of tijdens een persoonlijke vergadering op kantoor. Dit betekent kort en bondig zijn, maar ook ruimte maken voor dialoog zodat teamleden zich betrokken voelen bij het gesprek.

2. Inlevingsvermogen

Empathie in hybride management gaat over het oprecht begrijpen van de uitdagingen, motivaties en perspectieven van je team. Wanneer managers leiden met empathie, zorgen ze ervoor dat mensen zich gezien en gesteund voelen, wat het moreel en de betrokkenheid versterkt. Aangezien 70% van de teambetrokkenheid toe te schrijven is aan de manager, is leiderschap een krachtige drijfveer.

Wat ik het belangrijkst vind in New Work and New Leadership is menselijkheid, dat wil zeggen nabijheid en verbondenheid. Dat betekent als manager actief in gesprek gaan met mijn medewerkers, contact houden en vragen hoe het met mensen gaat, wat ze nodig hebben, en waar ze hulp bij kunnen gebruiken.
- Nicole Kopp, oprichter bij GoBeyond

3. Flexibiliteit

Flexibiliteit betekent dat je bereid bent om je leiderschapsstijl, prioriteiten en processen aan te passen aan veranderende behoeften en verschillen tussen teamleden. Door open te blijven staan voor nieuwe benaderingen, kunnen managers hun teams productief en gemotiveerd houden ondanks veranderende omstandigheden.

4. Integriteit

Integriteit is hoe je vertrouwen opbouwt in hybride werkomgevingen. Hybride teams hebben alleen vertrouwen in hun manager als de woorden overeenkomen met de daden. Alleen als managers hun beloften nakomen en eerlijk handelen, kunnen ze hun team geruststellen dat ze op hun leiding en beslissingen kunnen vertrouwen.

5. Inclusiviteit

Inclusiviteit is een belangrijke eigenschap voor managers in hybride omgevingen omdat ze zich bewust moeten inspannen om ervoor te zorgen dat ieders stem gehoord wordt. Een managersmentaliteit dat verschillende perspectieven waardeert en die inclusiviteit hoog in het vaandel heeft staan, creëert een gevoel van erbij horen dat betrokkenheid en prestaties stimuleert.

6. Actief luisteren

Actief luisteren als hybride manager betekent je volledige aandacht geven, verduidelijkende vragen stellen en laten zien dat je waardeert wat er wordt gezegd. Het is een krachtige manier om vertrouwen op te bouwen en verborgen boodschappen en signalen te ontdekken die anders misschien over het hoofd worden gezien.

7. Veerkracht

Veerkrachtige managers blijven kalm, positief en gefocust op oplossingen, zelfs wanneer hybride werk technische haperingen of plotselinge planningswijzigingen met zich meebrengt. Deze mentaliteit helpt niet alleen om problemen sneller op te lossen, maar wekt ook vertrouwen in je team.

Best practices voor hybride management

Om effectief leiding te geven aan een hybride team moeten managers een resultaatgerichte leiderschaps- en prestatiemanagementaanpak volgen, prioriteit geven aan inclusieve en transparante communicatie, de juiste hulpmiddelen bieden, beschikbaar zijn voor hun teams en actief bouwen aan verbinding en teamcultuur.

1. Volg een resultaatgerichte leiderschapsaanpak

Resultaatgericht management betekent het managen en evalueren van teams op basis van de resultaten die ze leveren in plaats van hoeveel uur ze werken, van waaruit ze werken of hoe zichtbaar ze zijn voor hun manager. In de praktijk houdt deze aanpak in dat er duidelijke doelen en deliverables worden gesteld en dat het succes van een project wordt afgemeten aan de resultaten.

2. Houd prestatiebeheer in je hybride team eerlijk en transparant

Prestatiemanagement in een hybride team moet zich richten op wat mensen bereiken en niet op hoeveel uur ze per dag werken. Stel transparante, meetbare doelen en houd de verwachtingen hetzelfde voor zowel teamleden op afstand als teamleden op kantoor. Zorg voor regelmatige check-ins (niet alleen de jaarlijkse beoordeling) om de voortgang te bespreken, feedback te delen en eventuele problemen die kunnen uitgroeien tot wegversperringen vroegtijdig aan te pakken.

3. Vertrouwen opbouwen in externe teams

Wees consistent in je woorden en daden en transparant over je beslissingen. Toon empathie voor verschillende werksituaties en creëer regelmatig mogelijkheden voor communicatie in twee richtingen. Vertrouwen kweken bij medewerkers creëert een sterker gevoel van verbondenheid, stimuleert samenwerking en zorgt ervoor dat teamleden betrokken blijven en vertrouwen hebben in de algemene richting van het team.

Voor een hybride werkmodel zijn de waarden vertrouwen en betrouwbaarheid bijzonder belangrijk. Ik moet erop kunnen vertrouwen dat mijn werknemers thuis betrouwbaar werken, ook al sta ik niet achter ze en kijk ik over hun schouder mee.
- Nicole Kopp, oprichter bij GoBeyond

4. Herzie je communicatiestrategie

Pas je communicatiestrategie aan door je af te vragen of je huidige set-up, je workflows echt ondersteunt, of de regels duidelijk zijn, en of medewerkers toegang hebben tot de communicatietools die ze nodig hebben. Als de communicatie duidelijk is en wordt ondersteund door de juiste tools, kunnen hybride teams effectief samenwerken, ongeacht waar ze werken.

5. Technologie afstemmen op personeelsbehoeften

Bekijk je huidige technologiestapel om er zeker van te zijn dat het gelijke productiviteit vanaf alle werklocaties ondersteunt en dat het voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. De juiste combinatie van communicatie- en projectmanagementtools en een goed werkend bureauboekingssysteem kan een groot verschil maken in hybride efficiëntie.

6. Beschikbaar zijn en prioriteit geven aan een werknemersgerichte aanpak

Hybride managers moeten in gelijke mate beschikbaar zijn voor zowel werknemers op afstand als werknemers op locatie. Regelmatige check-ins laten zien dat je om hun welzijn geeft en helpen hun te begrijpen hoe je hun werk makkelijker en effectiever kunt maken.

7. Versterken van teambanden en hybride teamcultuur

Om de teambanden sterk te houden, moet je extra inspanningen leveren om de relaties te versterken. Een sterke bedrijfscultuur in combinatie met regelmatige teamactiviteiten (bijv. vrijwilligerswerk, wandelen of gamen) helpt werknemers om echte relaties op te bouwen.

Communicatie tips voor hybride teams

Om de communicatie tussen hybride teams te verbeteren, moet je duidelijke richtlijnen en verwachtingen opstellen voor communicatienormen en technologiegebruik, hybride vergaderingen toegankelijker maken voor mensen op afstand, teamdagen op kantoor coördineren en een open feedbackcultuur bevorderen.

• Stel duidelijke richtlijnen op: Definieer communicatiekanalen, reactietijden en vergaderetiquette in je hybride werkbeleid.
• Maak vergaderingen inclusief: Zorg ervoor dat deelnemers op afstand actief betrokken zijn door middel van technische controles, gedeelde tools en gelijke spreekkansen.
• Coördineer kantoordagen: Stem planningen op elkaar af zodat teams elkaar persoonlijk kunnen ontmoeten voor spontane samenwerking en sterkere relaties.
• Moedig feedback aan: Verzamel regelmatig input via gesprekken en enquêtes om het management aan te passen en de teamervaring te verbeteren.

Hoe nabijheidsvooroordelen vermijden door een inclusief hybride management

Nabijheidsveroordeling is een veel voorkomend probleem in hybride werkomgevingen. Dit gebeurt wanneer managers onbewust meer kansen of erkenning geven aan mensen die ze vaker op kantoor zien. Dit kan een "tweedeling" creëren waarbij werknemers op kantoor betere opdrachten krijgen, meer feedback en vaak ook snellere promoties. Managers kunnen deze nabijheidsvooroordelen voorkomen door inclusieve praktijken toe te passen die zorgen voor gelijke kansen, erkenning en zichtbaarheid voor zowel werknemers op afstand als werknemers op kantoor.

• Evalueer eerlijk: Baseer erkenning, prestatiebeoordelingen en promoties op meetbare output en impact, niet op fysieke aanwezigheid.
• Evenwichtige erkenning: Controleer regelmatig of complimenten, feedback en waardevolle opdrachten gelijk zijn verdeeld over medewerkers op afstand en op locatie.
• Ontwerp inclusieve vergaderingen: Gebruik gewoontes zoals het eerst opbellen van deelnemers op afstand, roterende spreekkansen en het bijhouden van zendtijd om te zorgen voor gelijke stemverhoudingen.
• Communiceer bewust: Deel belangrijke updates schriftelijk en via meerdere kanalen, zodat alle werknemers gelijke toegang tot informatie hebben.
• Train voor het bewust worden van vooroordelen: Leid managers en teamleiders op over onbewuste vooroordelen en rust ze uit met hulpmiddelen om nabijheidsgedreven gedrag te herkennen en te corrigeren.

Hoe deskbird hybride teambeheer ondersteunt

deskbird ondersteunt het beheer van hybride teams door managers en medewerkers duidelijkheid te bieden over planningen, eenvoudige vergaderruimte en bureaureservering, gecoördineerde kantoor dagen, tools voor het naleven van beleidsregels en analyses over ruimtegebruik en voorkeuren van medewerkers.

1. Duidelijkheid over de planning van je team

In hybride teams is het belangrijk om te weten wie er op kantoor is en wie er op afstand werkt. Met de weekplanningsfunctie van deskbird kan je direct zien waar en wanneer iedereen werkt, met meldingen als de plannen veranderen zodat je ze kunt aanpassen.

2. Vereenvoudigde werkplekboeking

Een flexibel kantoor heeft een soepel reserveringssysteem voor bureaus en vergaderruimtes  nodig. Met deskbird kunnen werknemers de bureaus, vergaderruimtes of middelen reserveren die het beste bij hun behoeften passen. Of dat nu een bureau in een rustige hoek is, een plek in de open ruimte of een gezamenlijke vergaderruimte.

3. Gecoördineerde kantoordagen voor teams

deskbird maakt het eenvoudig om agenda`s op elkaar af te stemmen, zodat teamgenoten op dezelfde dagen kunnen komen voor projecten die baat hebben bij persoonlijk teamwerk. Door elkaars geplande kantoordagen te delen en te bekijken, kunnen teams op elkaar afstemmen om de productiviteit en verbinding te verbeteren.

4. Gestroomlijnd beheer van het hybride werkbeleid

Het leiden van hybride teams houdt ook in dat je moet controleren of het bedrijfsbeleid voor dagen op afstand en dagen op kantoor wordt nageleefd en of de ingestelde regels voor iedereen werken. Met het hybride werkbeleid in deskbird kunnen managers en teamleiders eenvoudig aanwezigheidsregels voor hun teams definiëren , de naleving ervan bijhouden en zo nodig wijzigingen in de planning goedkeuren.

5. Analyses om inzicht te krijgen in kantoorgebruik en voorkeuren van werknemers 

Met de analytics van deskbird begrijp je precies hoe jouw kantoorruimte wordt gebruikt en krijgt je inzicht in het boekingsgedrag van jouw team. Je kan patronen herkennen (bijv. een data-analist die altijd hetzelfde rustige bureau in de hoek boekt) en aanpassingen maken om het comfort, de efficiëntie en de algehele ervaring van jouw medewerkers te verbeteren.

6. Kostenbesparingen die opnieuw geïnvesteerd kunnen worden in jouw hybride team

Of het nu gaat om minder kantoorruimte of lagere schoonmaak-, faciliteits- en onderhoudskosten voor ongebruikte ruimtes, deskbird helpt bedrijven geld te besparen terwijl ze flexibel werken omarmen. Het geld dat je bespaart door over te stappen op een hybride werkmodel kan worden gebruikt voor projecten, evenementen of initiatieven die het welzijn van werknemers of teambuilding bevorderen.

Conclusie: Hybride werk vraagt om een nieuw type leiderschap

Als ze willen gedijen in een hybride omgeving, moeten managers flexibiliteit, structuur en empathie combineren en hun leiderschapsstijl afstemmen op de behoeften van teams die op verschillende locaties en op verschillende tijden werken. In hybride omgevingen zijn communicatie, vertrouwen en welzijn essentieel voor succesvol management, net als hulpmiddelen en technologie.

De juiste tools zorgen voor een naadloze samenwerking, houden prestaties eerlijk bij en helpen managers in contact te blijven zonder hun teams te micromanagen. In het volgende hoofdstuk duiken we dieper in software voor hybride werken en tools. Lees verder om te ontdekken hoe hybride werkoplossingen jouw ruimte optimaliseren, wrijving verminderen en elk teamlid ondersteunen.